Autor: kancelaria

Korygowanie faktur to codzienny element pracy w każdej organizacji. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmieni jednak dotychczasowe zasady korygowania faktur. Już od jego wejścia w życie wszystkie faktury korygujące – także zbiorcze – będą musiały mieć postać ustrukturyzowaną i zostać przesłane do KSeF. Poniżej wyjaśniamy, jak działa proces korygowania faktur w KSeF, czym różni się od dotychczasowej praktyki oraz jak uniknąć błędów.

 

Tradycyjna korekta a korekta faktur w KSeF

Dotychczas w przypadku, gdy po wystawieniu faktury m.in. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana na fakturze uległa zmianie lub dokonano zwrotu towarów podatnikowi, sprzedawca wystawiał fakturę korygującą. Jeśli natomiast podatnik otrzymał fakturę zawierającą pomyłki tzw. „mniejszej wagi”, nabywca mógł wystawić notę korygującą sprostowującą nieprawidłowości.

Co istotne, przepis regulujący wystawienie not korygujących zostanie uchylony. Co to oznacza w praktyce? Od momentu wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF, jedynym sposobem na skorygowanie pomyłki lub zmiany danych na fakturze (także tych mniejszej wagi) będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Należy przy tym pamiętać, że faktury raz wysłanej do KSeF nie będzie można już anulować ani wycofać z obiegu. Zatem, w sytuacji wystawienia faktury na błędny podmiot, konieczne będzie jej skorygowanie „do zera”, a następnie wystawienie nowego, prawidłowego dokumentu.

Dla nabywców oznacza to brak możliwości samodzielnego poprawiania formalnych błędów na otrzymanych fakturach. Co więcej, w KSeF nie istnieje obecnie funkcjonalność, która ułatwi zgłaszanie błędów wystawcy faktury ustrukturyzowanej. W praktyce więc, zasadniczo każda nieprawidłowość w fakturze zidentyfikowana przez jej odbiorcę, będzie wymagała kontaktu z wystawcą i w konsekwencji wystawienia przez niego odpowiedniej korekty w KSeF.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że takie podejście ma na celu ujednolicenie i uporządkowanie procesu fakturowania.

 

Kluczowe zasady wystawiania korekt w KSeF

Jedną z podstawowych zasad systemu KSeF jest to, że pierwotna faktura ustrukturyzowana może być skorygowana wyłącznie poprzez fakturę korygującą wystawioną za pośrednictwem KSeF (tzw. tożsamość formy faktury pierwotnej i korekty).

Co istotne, przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków – każda faktura korygująca musi być wprowadzona do systemu jako dokument ustrukturyzowany. Dodatkowo, w treści korekty konieczne będzie wskazanie numeru identyfikującego fakturę pierwotną w KSeF.

Nie będzie to jednak zawsze możliwe od razu. Dotyczy to w szczególności faktur pierwotnych sporządzonych w okresie awarii KSeF – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i samego podatnika.

W takim przypadku faktura korygująca nie będzie mogła zostać wystawiona, dopóki dokument pierwotny nie trafi skutecznie do systemu i nie zostanie mu nadany unikalny numer KSeF. W praktyce oznacza to, że dopiero po zakończeniu awarii oraz przesłaniu pierwotnej faktury do KSeF pojawi się możliwość sporządzenia korekty i powiązania jej z fakturą źródłową. Może to prowadzić do chaosu i spiętrzenia się obowiązków w zespołach księgowych podatników.

 

Zbiorcze faktury korygujące

KSeF dopuszcza także możliwość wystawienia tzw. faktur korygujących zbiorczych. W takim przypadku podatnik będzie mieć obowiązek wskazania w odpowiednich polach kompletnych danych dotyczących wszystkich faktur objętych korektą – w tym podania wszystkich numerów identyfikacyjnych KSeF dla każdej faktury.

Dla wielu podatników może to stanowić poważne wyzwanie organizacyjne – nowe wymogi oznaczają konieczność gromadzenia i ewidencjonowania danych dla każdej faktury oddzielnie, co wymaga dostosowania procesów księgowych i systemów informatycznych.

 

Najważniejsze informacje:

✅ Ta sama forma co faktura pierwotna – jeśli dokument źródłowy był wystawiony w KSeF, jego korekta również musi być ustrukturyzowana i przesłana do systemu.

✅ Obowiązkowe wskazanie numeru faktury pierwotnej w KSeF – każda korekta musi zawierać numer identyfikacyjny dokumentu źródłowego.

✅ Ograniczenia przy awarii – jeśli faktura pierwotna została wystawiona w okresie awarii (po stronie MF lub podatnika), wystawienie korekty będzie możliwe dopiero po przesłaniu faktury źródłowej do KSeF i nadaniu jej unikalnego numeru.

✅ Faktury korygujące zbiorcze – podatnik będzie musiał wskazać wszystkie numery KSeF faktur objętych korektą, co w praktyce oznacza konieczność precyzyjnego ewidencjonowania danych.

 

Korekty do faktur wystawionych przed wdrożeniem KSeF

Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania w postaci ustrukturyzowanej faktur korygujących także do faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF przed rozpoczęciem obowiązywania, tj. faktur pierwotnych w postaci papierowej lub elektronicznej.

W takich sytuacjach pojawi się istotna różnica – faktura pierwotna nie będzie posiadać bowiem numeru KSeF, więc faktura korygująca będzie odwoływać się jedynie do numeru faktury źródłowej (papierowej lub elektronicznej)  nadanej przez podatnika.

 

Korekty „in minus” i dodatkowa dokumentacja

Jedną z istotnych zmian wprowadzanych przez KSeF jest modyfikacja zasad rozliczania faktur korygujących, które zmniejszają podstawę opodatkowania, czyli tzw. korekt in minus. Nowe przepisy znoszą bowiem obowiązek gromadzenia dodatkowej dokumentacji potwierdzającej, że sprzedawca uzgodnił warunki korekty z nabywcą i warunki te zostały spełnione.

W KSeF moment rozliczenia korekty zostanie powiązany bezpośrednio z chwilą jej otrzymania przez nabywcę w systemie, gdzie za datę otrzymania faktury uznaje się dzień, w którym dokumentowi nadano unikalny numer identyfikacyjny w KSeF. W praktyce oznacza to, że sprzedawca i nabywca rozliczają korektę w tym samym momencie – wspólnym i jednoznacznie określonym przez system.

Przepisy przewidują jednak wyjątki od tej reguły. W sytuacji, gdy korekta nie będzie mieć postaci ustrukturyzowanej, obniżenie podstawy opodatkowania będzie mogło nastąpić dopiero w okresie, w którym sprzedawca uzyska potwierdzenie, że nabywca otrzymał fakturę korygującą – czyli analogicznie, jak dotychczas.

 

Podsumowanie

Od wejścia w życie obowiązkowego KSeF każda korekta – zarówno pojedyncza, jak i zbiorcza – będzie musiała zostać wystawiona w KSeF w formie ustrukturyzowanej. Zmienia to dotychczasową praktykę, w której część błędów mogła być poprawiana notą korygującą wystawioną przez nabywcę. W nowym systemie cała odpowiedzialność za poprawianie faktur spoczywa na sprzedawcy.

Nowe zasady wymagają od przedsiębiorców dokładniejszej ewidencji danych, dostosowania systemów księgowych oraz bieżącej kontroli jakości wystawianych faktur. Warto przygotować się do tych zmian zawczasu, aby uniknąć problemów po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Czasu na przygotowanie zostało niewiele – obowiązkowy KSeF zacznie działać już za kilka miesięcy. Aby uniknąć chaosu i ryzyka błędów, lepiej nie zostawiać zmian na ostatnią chwilę.

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>

 

Wprowadzenie KSeF wymaga od organizacji weryfikacji i dostosowania wielu procesów. Jednym z tych, które budzą najwięcej wątpliwości, jest samofakturowanie. Mechanizm ten polega na wystawieniu faktury w imieniu sprzedawcy. Główna zasada pozostaje niezmienna: dokument staje się fakturą dopiero po akceptacji sprzedawcy. KSeF nie zmienia tej reguły, ale sprawia, że jej przestrzeganie staje się w pełni transparentne. W tym artykule wyjaśniamy, jak dostosować proces samofakturowania do nowej rzeczywistości, aby zapewnić zgodność i uniknąć błędów.

 

Samofakturowanie – czym jest i co naprawdę zmienia KSeF?

Samofakturowanie polega na tym, że to nabywca towaru lub usługi – a nie sprzedawca – wystawia fakturę dokumentującą transakcję. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy obie strony zawrą pisemną umowę, a sprzedawca wyrazi zgodę na każdą wystawioną fakturę. Rozwiązanie to bywa stosowane np. w relacjach długoterminowych, przy dużej liczbie powtarzalnych transakcji, bo ułatwia rozliczenia i ogranicza formalności po stronie dostawcy.

KSeF tych zasad nie zmienia. Nowym elementem jest konieczność nadania w systemie specyficznych uprawnień do samofakturowania – nabywca zyskuje możliwość wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, ale wyłącznie po nadaniu takiego prawa.

 

W praktyce oznacza to, że:

✅  faktura wystawiona przez nabywcę trafia do KSeF jako faktura przypisana do NIP sprzedawcy,

✅ w systemie będzie widoczne, kto faktycznie ją przygotował, ale formalnie dokument traktowany jest jako faktura sprzedawcy.

Sprzedawca zachowuje zatem pełną kontrolę – to on decyduje, kto i w jakim zakresie może go „zastępować” w wystawianiu faktur.

 

Czym się różni propozycja faktury od faktury?

W samofakturowaniu kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy propozycją faktury a fakturą. Dokument przygotowany przez nabywcę nie jest fakturą, dopóki nie zostanie zaakceptowany przez sprzedawcę. Dopiero od tego momentu wywołuje skutki podatkowe i może trafić do KSeF.

Obecnie różnica ta jest często bagatelizowana. Przy fakturowaniu „offline” proces odbywa się płynnie – nabywca przygotowuje dokument, sprzedawca go potwierdza (czasem milcząco), a następnie faktura funkcjonuje w obrocie. W KSeF nie będzie to już możliwe – system działa w czasie rzeczywistym i przyjmuje wyłącznie dokumenty, które są już fakturami, czyli po akceptacji.

 

Akceptacja faktury – trzy modele

Przepisy nie wskazują jednego sztywnego modelu akceptacji. Strony mogą przyjąć różne rozwiązania:

✅ akceptacja aktywna – np. kliknięcie w systemie lub potwierdzenie mailowe,

✅ akceptacja dorozumiana (milcząca zgoda) – jeśli tak przewiduje umowa,

✅ akceptacja przez pełnomocnika – możliwy jest model, w którym sprzedawca upoważnia nabywcę (lub inną osobę) nie tylko do wystawiania, ale i do akceptacji faktur w jego imieniu.

Niezależnie od wybranej formy, dopiero moment akceptacji przesądza o tym, że propozycja staje się fakturą i że można ją przesłać do KSeF.

 

Data wystawienia faktury a data przesłania – pułapka terminów

To rozróżnienie ma ogromne znaczenie dla określenia skutków podatkowych.

✅ Data wystawienia faktury (P_1) – wskazana w treści dokumentu, wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego i np. kurs waluty.

✅ Data przesłania do KSeF – to faktyczny moment doręczenia faktury do systemu.

Faktura musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia po jej wystawieniu. Jeżeli więc propozycja faktury powstanie 1 września, a sprzedawca zaakceptuje ją 5 września, to datą P_1 będzie dopiero 5 września. W przeciwnym razie doszłoby do naruszenia obowiązku terminowego przesłania dokumentu i ryzyka sankcji.

Dlatego w praktyce warto dążyć do tego, aby data wystawienia i data przesłania do KSeF były tożsame – minimalizuje to ryzyko błędów i przekroczenia terminów.

 

Propozycje faktur – jak przesyłać je bezpiecznie?

Skoro propozycja faktury nie jest fakturą, to jej przesyłanie musi być odpowiednio oznaczone. Brak takiego rozróżnienia rodzi ryzyko, że organ podatkowy uzna dokument za fakturę wystawioną poza KSeF, a więc z naruszeniem przepisów i bez wymaganego numeru czy kodu QR.

Dlatego propozycje powinny być jednoznacznie opisane, np. jako „propozycja faktury – do akceptacji” lub „draft”, aby nie mogły być potraktowane jako faktury wprowadzone do obrotu.

 

Wnioski – przepisy stare, problemy nowe

Choć przepisy o samofakturowaniu w zasadzie się nie zmieniają, to problemy praktyczne dopiero teraz wychodzą na światło dzienne. Dotychczas nikt realnie nie zastanawiał się, gdzie kończy się propozycja faktury, a zaczyna faktura, która stanowi dokument rozliczeniowy. Nikt nie analizował, jak przesyłać propozycje faktur, jakie daty wskazywać ani jakie znaczenie ma różnica między datą akceptacji a datą wystawienia dokumentu.

W realiach KSeF nie da się tego pominąć. Dlatego firmy powinny dokładnie przejrzeć i uporządkować proces samofakturowania:

✅ określić jasne procedury akceptacji,

✅ zdefiniować sposób obiegu i oznaczania propozycji,

✅ zsynchronizować daty wystawienia i przesłania,

✅ sprawdzić dokumenty i praktyki, aby zidentyfikować, gdzie proces działa poprawnie, a gdzie wymaga zmiay,

✅ przejrzeć umowy dot. samofaktrurowania i zaproponować niezbędne zmiany.

 

To duży temat – organizacyjny i podatkowy zarazem – który wymaga przygotowania jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>

 

ESG w Unii Europejskiej

W dobie dynamicznie zmieniających się przepisów dotyczących zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa w Unii Europejskiej mogą czuć się zagubione w kontekście podejmowania strategicznych decyzji. Z jednej strony słyszymy coraz głośniejsze sygnały o konieczności „pauzy regulacyjnej” np. poprzez wprowadzenie zmian objętych tzw. pakietem Omnibus na początku roku, co skutkowało wstrzymaniem stosowania niektórych regulacji (mechanizm Stop the Clock). Z drugiej strony stawiane są ambitne cele w ramach Clean Industrial Deal i słyszymy sygnały od Komisji Europejskiej o propozycjach nowych celów dekarbonizacyjnych dotyczących obniżenia do 2040 roku emisji gazów cieplarnianych o 90% w porównaniu z poziomem z 1990 roku.

W gąszczu niejednoznacznych komunikatów z Brukseli wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy warto dziś inwestować w transformację klimatyczną, skoro kierunek polityki może się zmieniać. Tymczasem, paradoksalnie, to właśnie teraz pojawia się realna szansa na uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Dekarbonizacja przestaje być jedynie odpowiedzią na regulacje – staje się strategicznym narzędziem przyciągania klientów, partnerów i inwestorów oraz środkiem do wzmacniania pozycji rynkowej.

 

Czym jest dekarbonizacja?

Dekarbonizacja jest to długofalowy proces strategiczny ograniczania emisji gazów cieplarnianych. Realizacja tego procesu wymaga zarówno działań takich jak ograniczenie zapotrzebowania na energię, odchodzenie przedsiębiorstw od źródeł energii opartych na paliwach kopalnych na rzecz energii z OZE, a także wpływanie na swój łańcuch wartości. Celem tych działań jest ograniczenie emisji gazów cieplarnianych na każdym etapie funkcjonowania przedsiębiorstwa i minimalizacja wpływu jej działalności na klimat.

Dla wielu firm dekarbonizacja nie jest już kwestią wyboru, ale coraz częściej – koniecznością biznesową. Coraz większa liczba dużych korporacji stawia konkretne wymagania w zakresie śladu węglowego swoim dostawcom. Spełnienie tych standardów staje się również warunkiem wejścia dla firm dążących do ekspansji na zagraniczne rynki. Duże podmioty często zobowiązują się do zmniejszenia swoich emisji CO2 w ramach inicjatyw takich jak SBTi (Science Based Targets initiative) i stają przed koniecznością wprowadzenia zmian w swoich łańcuchach wartości i wyborem dostawców, którzy reprezentują te same wartości i wybierają ścieżkę dekarbonizacji.

 

Czy warto redukować ślad węglowy? 

Sektor finansowy premiuje przedsiębiorstwa, które w swoich decyzjach i inwestycjach uwzględniają zrównoważony rozwój. Banki i instytucje finansowe wprowadzają kryteria ESG do oceny ryzyka kredytowego, a firmy realizujące strategie dekarbonizacji mogą liczyć na korzystniejsze warunki finansowania np. w produktach finansowych, takich jak Sustainability Linked-Loans (SLL), gdzie niska marża uzależniona jest od KPI opartych o dekarbonizację i wskaźniki ESG. Banki związane wymogami regulacyjnymi będą dążyły do zwiększenia udziału inwestycji zgodnych z zasadami zrównoważonego rozwoju.

W kontekście niestabilnych i rosnących cen energii pochodzącej z paliw kopalnych inwestycje w efektywność energetyczną i energię z odnawialnych źródeł stają się też skutecznym narzędziem do ograniczania ryzyka operacyjnego. Co istotne, wiele z tych działań może być współfinansowanych z krajowych i unijnych programów wsparcia – zarówno w formie dotacji, jak i ulg podatkowych czy instrumentów finansowych dedykowanych transformacji energetycznej. Przykłady takiego wsparcia to m.in. program Energia Plus albo Fundusz Modernizacyjny (oba zarządzane przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej).

Zachęcamy do obejrzenia webinaru: Dekarbonizacja w praktyce – co zyskuje Twoja firma?

 

Bariery na drodze do dekarbonizacji

Niestety, są też pewne bariery, które utrudniają decyzję o podjęciu działań dekarbonizacyjnych. Przede wszystkim są to wysokie koszty inwestycyjne, które mogą być szczególnie problematyczne dla firm z sektora MŚP. Choć dostępne są różne źródła finansowania zielonej transformacji, proces ich pozyskania bywa złożony i czasochłonny.

Innym istotnym problemem mogą być też ograniczone zasoby wewnętrzne – zarówno kadrowe, jak i kompetencyjne. W wielu organizacjach brakuje specjalistów, którzy mogliby zidentyfikować obszary emisji czy opracować strategię dekarbonizacji.

W takim przypadku firmy mogą zwrócić się o pomoc do zewnętrznych podmiotów specjalizujących się we wspieraniu w procesach dekarbonizacji.

Choć coraz więcej firm dostrzega potencjał w działaniach na rzecz zrównoważonego rozwoju, spotykamy się też z podejściem: „to nie nasz problem” albo „to tylko dodatkowy koszt i biurokracja”. Zielony Ład, ESG, dekarbonizacja, ślad węglowy – dla niektórych to wciąż hasła, które budzą dystans, zmęczenie i poczucie zagrożenia.

Dekarbonizacja nie jest jednak tymczasową „modą z Brukseli”, ale fundamentem nowoczesnego, odpornego biznesu. Przedsiębiorstwa, które rozumieją tę zmianę i zaczną działać już teraz, zyskają przewagę – nie tylko wizerunkową, ale również rynkową, a w dalszej perspektywie – finansową.

Jeżeli Państwa firma potrzebuje wsparcia w zakresie dekarbonizacji zapraszamy do kontaktu z nami. W ramach naszych usług możemy przygotować dla Państwa kalkulację śladu węglowego przedsiębiorstwa lub produktu, opracować strategię dekarbonizacji oraz wesprzeć Państwa w innych działaniach związanych z ESG.

Przepisy dot. Krajowego Systemu e-Faktur już niebawem wejdą w życie jako obowiązkowe dla większości podatników. Te będą wymagały wystawiania i przesyłania faktur przez stworzony do tego system IT. Jednak każda technologia czasem zawodzi – co więc robić w razie awarii KSeF, gdy system z jakiegoś powodu nagle przestanie działać? Przepisy przewidują mechanizmy awaryjne, jednak zanim zaczniemy z nich korzystać, warto zastanawiać się, z czym będą się wiązały i jak przygotować się do tego, żeby w każdym przypadku – zarówno awarii występującej po stronie Ministerstwa Finansów, jak i podatnika – postępować zgodnie z prawem.

 

Awaria, prace serwisowe i awaria „całkowita” KSeF. A także awaria po stronie podatnika. Wszystkie z nich wymagają innego sposobu postępowania

Zasadniczo KSeF przewiduje dwa tryby wystawiania faktur – tryb online, w którym faktury wystawiane są w czasie rzeczywistym w KSeF (faktura od razu trafia do systemu e-faktur) oraz tryb offline, który umożliwia wystawienie faktur poza KSeF, a następnie przesłanie ich do systemu w ustawowo określonym terminie. Oznacza to, że w przypadku niedostępności systemu podatnicy wciąż mają możliwość wystawienia faktur – offline.

Z czego może wynikać niedostępność systemu KSeF? Możliwości są trzy:

⚡ zapowiedziane prace serwisowe,

⚡ awarie systemu po stronie Ministerstwa Finansów oraz

⚡ niedostępność KSeF po stronie podatnika.

Każde z nich niesie za sobą różne skutki i zasady postępowania.

 

Co istotne, w zależności od rodzaju niedostępności na podatnikach ciążą inne obowiązki – zatem kluczowe jest rozróżnienie typów awarii.

W przypadku problemów po stornie centralnych systemów MF (punkty 1 i 2) są to:

✅ Prace serwisowe, które będą skutkowały planowaną oraz wcześniej zapowiedzianą przerwą w dostępności do KSeF. Ta będzie komunikowana z wyprzedzeniem wraz z określeniem terminu zakończenia okresu niedostępności. Podatnicy będą o nich informowani w oficjalnych komunikatach ogłoszonych w BIP.

✅ Awaria KSeF, która stanowi nieprzewidzianą sytuację spowodowaną usterką techniczna po stronie Ministerstwa Finansów powodująca nagły brak możliwości korzystania z systemu. O początku i końcu awarii podatnicy zostaną informowani w oficjalnych komunikatach w BIP. Zasadniczo w takich sytuacjach podatnik powinien być także automatycznie informowany przez specjalny interfejs, a okres awarii wyznacza treść otrzymanego za jego pośrednictwem komunikatu.

✅ Awaria „całkowita”, czyli szczególny, nadzwyczajny stan, który może występować w sytuacjach kryzysowych – na przykład w razie zagrożenia bezpieczeństwa kraju lub kluczowej infrastruktury. Informacja o jej wystąpieniu będzie ogłaszana publicznie w środkach masowego przekazu, gdyby jej zamieszczanie w BIP okazało się niemożliwe. Takie przypadki potencjalnie mogą więc pojawiać się jedynie w wyjątkowych, nadzwyczajnych okolicznościach.

Poza tym pojawić może się także niedostępność systemów łączących się z KSeF po stronie podatnika – brak dostępu do Internetu, problem w komunikacji wewnętrznych systemów z KSeF lub inne problemy techniczne.

Różnica pomiędzy powyższymi problemami technicznymi ma istotne przełożenie na praktykę gospodarczą. Wpływa bezpośrednio na terminy przekazywania faktur do systemu oraz na sposób ich udostępniania nabywcom. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą mieć świadomość nie tylko technicznego charakteru awarii, ale także konsekwencji prawnych i organizacyjnych związanych z obsługą dokumentów finansowych w takim okresie.

 

Awaria KSeF po stronie Ministerstwa – jak wystawiać faktury i w jakim terminie przesyłać je do KSeF?

W przypadku awarii KSeF, przedsiębiorcy nie zostają pozbawieni możliwości dokumentowania sprzedaży. Obowiązujące przepisy przewidują mechanizm awaryjny, który pozwala na czasowe wystawianie faktur poza systemem.

Podczas trwania awarii po stronie MF podatnicy będą mieć możliwość wystawiania faktur w postaci elektronicznej zgodnej ze schemą FA(3). Po ustaniu niedostępności systemu przedsiębiorca będzie mieć jednak obowiązek przesłania takiego dokumentu do KSeF w terminie siedmiu dni roboczych liczonych od dnia zakończenia awarii.

Warto podkreślić, że jeżeli w trakcie biegu tego siedmiodniowego terminu zostanie ogłoszona kolejna awaria, obowiązek przekazania faktur przesuwa się i liczony będzie dopiero od momentu zakończenia kolejnego okresu niedostępności. Dzięki temu przedsiębiorcy nie będą narażeni na sankcje wynikające z przyczyn od nich niezależnych.

 

Co istotne, w trakcie trwania awarii możliwe będzie również udostępnienie faktury nabywcy poza KSeF. Należy jednak pamiętać, że jeśli faktura będzie przekazywana poza systemem, należy zastosować odpowiednie oznaczenia kodami QR:

✅ kod OFFLINE, który będzie służył do weryfikacji faktury,

✅ kod CERTYFIKAT, który umożliwi potwierdzenie certyfikatu wystawcy.

Oba oznaczenia będą stanowić obligatoryjny element, który umożliwi nabywcy weryfikację dokumentu w późniejszym terminie.

 

Planowane prace serwisowe i niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur

Inne zasady obowiązują podczas planowanych prac serwisowych. W takim przypadku faktury również będą wystawiane poza KSeF, z zastosowaniem schemy FA(3) i odpowiednimi oznaczeniami kodami QR – analogicznie jak w przypadku awarii.

Zmieni się jednak termin przesłania do KSeF faktury wystawionej poza system, bowiem po zakończeniu niedostępności podatnik będzie miał na to jedynie jeden dzień roboczy.

 

Awaria „całkowita” – kiedy nie trzeba przesyłać faktur do KSeF?

Szczególnym przypadkiem jest tzw. awaria „całkowita”, podczas której przedsiębiorcy nie będą mieli ani obowiązku korzystania z KSeF, ani późniejszego przesyłania do systemu faktur wystawionych w tym okresie.

W praktyce oznacza to powrót do zasad sprzed wdrożenia systemu. W sytuacji awarii całkowitej wystąpi możliwość wystawiania dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej poza KSeF, a także przekazywania ich bezpośrednio kontrahentom innymi kanałami. Co istotne, w tym trybie podatnik nie będzie zobligowany do dodatkowych oznaczeń kodami QR, które będą wymagane w pozostałych trybach awaryjnych.

Taki rodzaj awarii może być jednak związany tylko z nadzwyczajny sytuacjami – klęska żywiołowa, zagrożenie kluczowej infrastruktury, wojna – kiedy normalne działalnie systemów nie będzie możliwe. Tym samym mamy nadzieję, że zasady postepowania w takich przypadkach nigdy nie będą weryfikowane w praktyce.

 

Co w sytuacji, gdy problem z leży po stronie podatnika i jak działa tryb offline24?

Nie każda trudność z wystawieniem czy przesłaniem faktury będzie jednak wynikać z awarii systemu po stronie Ministerstwa Finansów. Źródłem problemów mogą być również okoliczności leżące po stronie podatnika – takie jak brak łączności z Internetem, chwilowe przerwy w działaniu oprogramowania, błędy integracyjne czy ograniczenia techniczne w organizacji. Na takie sytuacje ustawodawca przewidział specjalny mechanizm tzw. tryb offline24.

W trybie offline24 faktury będą wystawiane poza KSeF, w formie elektronicznej zgodnej ze schemą FA(3). Istotne jest jednak, aby tak wystawioną fakturę przesłać do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym od dnia jej wystawienia. Mimo zgłaszanych uwag co do terminu przesłania faktur do KSeF, trudności techniczne po stronie podatnika nie mogą usprawiedliwiać dłuższego opóźnienia, co oznacza, że przekroczenie powyższego terminu może wiązać się z sankcjami.

Zasadniczo faktury wystawiane w trybie offline24 będą podlegać tym samym wymogom, co dokumenty sporządzane w czasie awarii systemu po stronie Ministerstwa. Każdą fakturę przekazywaną poza KSeF podatnik będzie musiał oznaczyć dwoma kodami QR, a dokument będzie musiał być zgodny ze schemą FA(3). Co do zasady jednak faktury do podmiotów zobowiązanych do stosowania KSeF powinny być przekazywane w pierwszej kolejności przez KSeF, a więc dopiero po ich przesłaniu do systemu.

Kluczowe jednak jest dotrzymanie terminu – przesłanie faktury do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego od jej wystawienia. To oznacza, że dłuższe problemy techniczne po stronie podatnika nie będą uzasadniały przesłania faktury do KSeF w późniejszym terminie – w każdym przypadku będzie to stanowiło naruszenie przepisów i może skutkować poważnymi sankcjami.

 

Jak się przygotować do KSeF i co warto przemyśleć wcześniej?

Choć ustawodawca przewidział odroczenie sankcji związanych z obowiązkiem korzystania z KSeF do końca 2026 r., przedsiębiorcy powinni już teraz wypracować prawidłowe procedury, które pozwolą uniknąć problemów, gdy przepisy zaczną być w pełni egzekwowane.

Krajowy System e-Faktur wprowadza zupełnie nowe zasady funkcjonowania przedsiębiorców w obszarze fakturowania. To też nowe wyzwania, o których już teraz trzeba pomyśleć – konieczność oznaczania faktur kodami QR, pilnowania terminów ich przekazania do systemu czy decydowania, czy w ogóle wystawiać faktury w okresie niedostępności KSeF. Każda awaria, niezależnie od tego, czy po stronie Ministerstwa Finansów, czy po stronie podatnika, rodzi bowiem nie tylko wyzwania techniczne, ale przede wszystkim poważne konsekwencje podatkowe.

 

Dlatego kluczowe jest wcześniejsze wypracowanie jasnych procedur awaryjnych:

✅ kto odpowiada za monitorowanie komunikatów o niedostępności systemu,

✅ jak oznaczane są faktury przekazywane kontrahentom,

✅ w jaki sposób i w jakim terminie dokumenty są później kierowane do KSeF?

Bez tego łatwo będzie narazić się na ryzyko opóźnień, błędnego oznaczenia faktury czy nawet zarzut podwójnego fakturowania w razie niezgodności dokumentu przekazanego kontrahentowi z tym przesłanym do KSeF.

Warto przy tym pamiętać, że awarie mogą przybrać różne formy – od chwilowych przerw w dostępie do internetu, przez błędy integracyjne w oprogramowaniu, aż po bardziej skomplikowane problemy związane z przeciążeniem infrastruktury czy długotrwałą awarią centralnych systemów Ministerstwa. W każdym z tych przypadków podatnik będzie musiał reagować w inny sposób, a brak przygotowania może oznaczać sankcje finansowe.

Nowa rzeczywistość wymaga więc nie tylko znajomości przepisów, lecz także praktycznego przemyślenia scenariuszy awaryjnych i wdrożenia wewnętrznych procedur. KSeF stawia przed podatnikami wyzwania, których dotychczas nie znaliśmy – i dlatego już dziś należy się do nich dobrze przygotować. Dzięki temu awarie nie staną się źródłem dodatkowych problemów, lecz sytuacją, w której przedsiębiorstwo działa sprawnie i zgodnie z prawem.

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>