Autor: kancelaria

W świecie podatków jedno jest pewne – nic nie stoi w miejscu. Jeszcze kilka lat temu można było sądzić, że problem wyłudzeń VAT powoli się stabilizuje. Tymczasem najnowsze dane pokazują, że zjawisko wróciło z nową siłą.

Czy to oznacza, że fiskus przygląda się podatnikom bardziej uważnie? Tak – i to w sposób bardzo zdecydowany.

 

Dlaczego VAT znalazł się w centrum uwagi?

VAT to największe źródło dochodów państwa. Każda złotówka „wyparowana” z systemu to realne obciążenie dla finansów publicznych. Dlatego rosnąca luka VAT budzi niepokój:

• 2021 r. – 2,6%,
• 2022 r. – 7,3%,
• 2023 r. – 15,8%.

W odpowiedzi organy skarbowe zintensyfikowały działania. Liczba kontroli rośnie, a coraz większą rolę odgrywają tzw. kontrole celno-skarbowe.

 

Kontrola celno-skarbowa – jak wygląda w praktyce?

Jeszcze niedawno dominowały klasyczne kontrole podatkowe, prowadzone na podstawie Ordynacji podatkowej. Były stosunkowo krótkie (ok. 3–4 miesiące) i dawały podatnikom wyraźnie określone prawa.

Dziś proporcje się zmieniły. Kontrole celno-skarbowe to już blisko 40% wszystkich postępowań. Czym się różnią?

1. trwają dłużej, często blisko rok,
2. mają bardziej szczegółowy zakres,
3. dają urzędnikom szersze uprawnienia,
4. podatnik ma mniej środków ochrony prawnej niż w tradycyjnej kontroli.

 

Co urząd sprawdza podczas kontroli VAT?

Zakres kontroli VAT jest szeroki i zależy od specyfiki działalności. Najczęściej weryfikowane są m.in.:

• rzetelność faktur – czy dokumentują faktyczne zdarzenia gospodarcze,
• prawo do odliczenia VAT – czy podatnik nie odliczył podatku z faktur budzących wątpliwości,
• terminowość i poprawność deklaracji – zgodność raportowania z JPK_VAT,
• transakcje z kontrahentami zagranicznymi – szczególnie w ramach WDT, WNT czy importu usług,
• zgodność stawek VAT – czy właściwie zastosowano stawki obniżone, np. 8% czy 5%,
• transakcje łańcuchowe i karuzele podatkowe – identyfikacja schematów mogących służyć wyłudzeniom.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność dobrej dokumentacji i spójnych procedur – nie tylko w księgowości, ale też w obiegu dokumentów i kontroli kontrahentów.

 

Sankcje VAT – realne ryzyko

Choć ton urzędów staje się coraz bardziej zdecydowany, nie zawsze musi to oznaczać „bat nad głową”. Niemniej w praktyce fiskus chętnie korzysta z możliwości nakładania sankcji. Wysokość dodatkowego zobowiązania może wynosić nawet 30% kwoty nieprawidłowości, a w określonych przypadkach więcej.

Czasem organy kwestionują także status podatnika VAT, co prowadzi do odmowy prawa do odliczenia przy jednoczesnym obowiązku naliczenia VAT od sprzedaży.

 

Deregulacja – więcej elastyczności dla podatników

Na szczęście nie wszystkie zmiany idą w stronę zaostrzenia. Od 1 października 2025 r. wchodzi w życie tzw. pakiet deregulacyjny, który pozwoli m.in.:

• złożyć deklarację pierwotną nawet po rozpoczęciu kontroli (14 dni na działanie),
• składać częściowe korekty deklaracji – wyłącznie w obszarach niekwestionowanych przez urząd.

To rozwiązania, które mogą realnie odciążyć przedsiębiorców i usprawnić komunikację z fiskusem.

 

Co to oznacza dla biznesu?

1. Kontrole stają się bardziej szczegółowe i długotrwałe.
2. Sankcje wciąż są realnym ryzykiem, choć można ich uniknąć poprzez odpowiednie przygotowanie.
3. Organy coraz częściej analizują transakcje nie tylko formalnie, ale też gospodarczo – weryfikując, czy kontrahenci są wiarygodni, a zdarzenia mają realny charakter.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy muszą działać w ciągłym napięciu. Raczej – że potrzebna jest dobra organizacja, bieżąca analiza i wsparcie fachowców.

 

Dlaczego doradca podatkowy od początku?

Doświadczenie pokazuje, że najwięcej problemów powstaje nie wtedy, gdy urząd już kontroluje, ale dużo wcześniej – w codziennych procesach księgowych, obiegu dokumentów i interpretacji przepisów.

Doradca podatkowy:

• identyfikuje ryzyka i przygotowuje procedury,
• pomaga uporządkować dokumentację,
• reprezentuje podatnika w trakcie kontroli,
• wspiera w rozmowach z urzędem i ogranicza ryzyko sankcji.

Można powiedzieć, że doradca działa jak system wczesnego ostrzegania – nie tylko gasi pożary, ale przede wszystkim pomaga im zapobiegać.

 

Podsumowanie

VAT pozostaje w centrum uwagi fiskusa – to obszar, w którym liczba i intensywność kontroli stale rośnie. Z jednej strony mamy bardziej szczegółowe działania organów, z drugiej – nowe narzędzia deregulacyjne, które mogą ułatwić życie podatnikom.

Warto jednak pamiętać: przygotowanie i prewencja to najlepsza strategia.

 

 

Nowy obowiązek – oznaczanie faktur kodem QR

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmianie ulegnie nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, lecz także sposób ich udostępniania. Od przyszłego roku podatnicy będą zobowiązani do oznaczania faktur przekazywanych poza KSeF specjalnym kodem weryfikujący (kod QR), który ułatwi sprawdzenie autentyczności dokumentu i dostęp do jego danych w KSeF. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady, terminy i praktyczne wskazówki.

 

Udostępnianie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF a kody weryfikujące

Faktura ustrukturyzowana stanowi plik XML, który jest wystawiany i otrzymywany przy użyciu KSeF. W pewnych sytuacjach, oprócz obowiązku wystawienia faktury w KSeF, pojawia się jednak dodatkowa konieczność dostarczenia dokumentu nabywcy w uzgodnionej z nim formie. Takie przypadki przewidziano w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT i dotyczą m.in. sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub zagraniczny kontrahent.

Udostępnienie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF niesie za sobą jednak dodatkowe obowiązki. Podatnik będzie bowiem obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze – zarówno w przypadku udostępnienia jej nabywcy, niezobowiązanemu do korzystania z KSeF, jak i użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

 

Co zawiera kod weryfikujący i jak oznaczyć nim fakturę?

Zasadniczo faktura „używana” poza KSeF będzie oznaczana kodem weryfikującym, który będzie zawierać adres zasobu oprogramowania interfejsowego (API), datę wystawienia faktury, NIP sprzedawcy oraz wyróżnik faktury, który stanowi tzw. skrót faktury.

Jak wskazano w projekcie rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF z dn. 26 sierpnia 2025 r., przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym wraz z odpowiednim numerem lub napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy.

Znak graficzny, o którym mowa powyżej to nic innego jak unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

 

Podsumowując powyższe – wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF, w sytuacji, gdy faktura ustrukturyzowana będzie wykorzystywana poza systemem KSeF, wystąpi obowiązek umieszczania odpowiednich kodów QR na fakturach (m.in. odpowiedniego kodu weryfikującego, który umożliwi sprawdzenie autentyczności i poprawności dokumentu). Warto jednak zaznaczyć, że kody QR będą różnić się w zależności od okoliczności, tj. trybu wystawienia faktury.

 

Faktury wystawione w trybie „online” i ich oznaczenie. Numer identyfikujący fakturę.

W przypadku faktury wystawionej w trybie online, która jest następnie przekazywana nabywcy lub wykorzystywana poza systemem KSeF, umieszczany będzie wyłącznie jeden kod QR oraz numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Co istotne, numer identyfikujący fakturę w KSeF powinien zostać umieszczony bezpośrednio pod kodem weryfikującym.

Po zeskanowaniu kodu QR (np. za pomocą telefonu) odbiorca faktury zostanie przekierowany na stronę internetową, na której KSeF wyświetli podstawowe dane z dokumentu. Mechanizm ten umożliwi jednak wyłącznie weryfikację danych, nie zapewniając jednocześnie dostępu do pełnej treści faktury. Dzięki temu odbiorca będzie w stanie w szybki i bezpieczny sposób potwierdzić, czy dokument jest autentyczny – bez ryzyka ujawnienia wszystkich szczegółów transakcji.

 

Udostępnienie faktur wystawionych w trybie „offline” – czy potrzebne są dwa kody QR?

Warto podkreślić, że podatnicy będą mieć również możliwość udostępnienia nabywcy faktury wystawionej poza KSeF – w tzw. trybie awaryjnym lub w przypadku niedostępności systemu. Innymi słowy, nawet jeśli przesłanie faktury do KSeF okaże się chwilowo niemożliwe, przedsiębiorca wciąż zachowa możliwość przekazania dokumentu swojemu kontrahentowi. W takiej sytuacji faktury wystawione w trybie „offline” – w odróżnieniu od trybu online – będą musiały zawierać nie jeden, lecz dwa kody QR:

✅ Kod weryfikujący z oznaczeniem „OFFLINE”, który umożliwi weryfikację podstawowych danych faktury w KSeF oraz

✅ Kod z oznaczeniem „CERTYFIKAT”, który potwierdzi autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Co istotne, do wygenerowania drugiego kodu niezbędne będzie posiadanie specjalnego certyfikatu KSeF, który zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów będzie można uzyskać już od listopada 2025 roku poprzez portal KSeF.

 

Czy przekazanie kodu QR stanowi dostarczenie faktury?

W praktyce jednym z częściej popełnianych błędów jest utożsamianie kodu QR z samą fakturą. Tymczasem przesłanie kontrahentowi wyłącznie kodu weryfikacyjnego nie oznacza prawidłowego dostarczenia faktury. Kod QR stanowi instrument pomocnicy – umożliwia jedynie częściowy podgląd faktury w KSeF – nie daje natomiast dostępu do pełnej treści dokumentu i nie zastępuje jej przekazania.

Aby odbiorca mógł faktycznie zapoznać się z fakturą i ująć ją w księgach, konieczne jest przekazanie jej w ustalony sposób – tj. bezpośrednio poprzez KSeF albo w formie wizualizacji (zawierającej kody QR) przesłanej w pliku PDF drogą mailową. Kod QR należy więc traktować wyłącznie jako narzędzie wspierające, które pełni funkcję pomocniczą i weryfikacyjną, a nie jako samodzielny nośnik faktury.

 

W praktyce podatnicy powinni pamiętać, że:

✅ kod QR nie jest fakturą – a jedynie elementem pomocniczym,

✅ umieszczenie kodu QR stanie się obowiązkiem w każdym przypadku, gdy dokument będzie używany poza systemem KSeF.

 

Obowiązek stosowania kodów QR przy udostępnianiu faktur poza KSeF to kolejny element cyfryzacji obrotu gospodarczego. Rozwiązanie to wzmacnia bezpieczeństwo i transparentność, ale jednocześnie nakłada na podatników nowe wymogi techniczne. Brak prawidłowego oznaczenia faktury może skutkować zakwestionowaniem jej autentyczności – a w konsekwencji problemami księgowymi i podatkowymi.

Wprowadzenie KSeF to wyzwanie, z którym polscy podatnicy mierzą się po raz pierwszy. Dlatego tak istotne jest, by już dziś rozpocząć przygotowania – tym bardziej że temat ten łączy w sobie zarówno kwestie podatkowe, jak i technologiczne.

 

 

 

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>

 

Korygowanie faktur to codzienny element pracy w każdej organizacji. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmieni jednak dotychczasowe zasady korygowania faktur. Już od jego wejścia w życie wszystkie faktury korygujące – także zbiorcze – będą musiały mieć postać ustrukturyzowaną i zostać przesłane do KSeF. Poniżej wyjaśniamy, jak działa proces korygowania faktur w KSeF, czym różni się od dotychczasowej praktyki oraz jak uniknąć błędów.

 

Tradycyjna korekta a korekta faktur w KSeF

Dotychczas w przypadku, gdy po wystawieniu faktury m.in. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana na fakturze uległa zmianie lub dokonano zwrotu towarów podatnikowi, sprzedawca wystawiał fakturę korygującą. Jeśli natomiast podatnik otrzymał fakturę zawierającą pomyłki tzw. „mniejszej wagi”, nabywca mógł wystawić notę korygującą sprostowującą nieprawidłowości.

Co istotne, przepis regulujący wystawienie not korygujących zostanie uchylony. Co to oznacza w praktyce? Od momentu wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF, jedynym sposobem na skorygowanie pomyłki lub zmiany danych na fakturze (także tych mniejszej wagi) będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Należy przy tym pamiętać, że faktury raz wysłanej do KSeF nie będzie można już anulować ani wycofać z obiegu. Zatem, w sytuacji wystawienia faktury na błędny podmiot, konieczne będzie jej skorygowanie „do zera”, a następnie wystawienie nowego, prawidłowego dokumentu.

Dla nabywców oznacza to brak możliwości samodzielnego poprawiania formalnych błędów na otrzymanych fakturach. Co więcej, w KSeF nie istnieje obecnie funkcjonalność, która ułatwi zgłaszanie błędów wystawcy faktury ustrukturyzowanej. W praktyce więc, zasadniczo każda nieprawidłowość w fakturze zidentyfikowana przez jej odbiorcę, będzie wymagała kontaktu z wystawcą i w konsekwencji wystawienia przez niego odpowiedniej korekty w KSeF.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że takie podejście ma na celu ujednolicenie i uporządkowanie procesu fakturowania.

 

 

Kluczowe zasady wystawiania korekt w KSeF

Jedną z podstawowych zasad systemu KSeF jest to, że pierwotna faktura ustrukturyzowana może być skorygowana wyłącznie poprzez fakturę korygującą wystawioną za pośrednictwem KSeF (tzw. tożsamość formy faktury pierwotnej i korekty).

Co istotne, przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków – każda faktura korygująca musi być wprowadzona do systemu jako dokument ustrukturyzowany. Dodatkowo, w treści korekty konieczne będzie wskazanie numeru identyfikującego fakturę pierwotną w KSeF.

Nie będzie to jednak zawsze możliwe od razu. Dotyczy to w szczególności faktur pierwotnych sporządzonych w okresie awarii KSeF – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i samego podatnika.

W takim przypadku faktura korygująca nie będzie mogła zostać wystawiona, dopóki dokument pierwotny nie trafi skutecznie do systemu i nie zostanie mu nadany unikalny numer KSeF. W praktyce oznacza to, że dopiero po zakończeniu awarii oraz przesłaniu pierwotnej faktury do KSeF pojawi się możliwość sporządzenia korekty i powiązania jej z fakturą źródłową. Może to prowadzić do chaosu i spiętrzenia się obowiązków w zespołach księgowych podatników.

 

 

Zbiorcze faktury korygujące

KSeF dopuszcza także możliwość wystawienia tzw. faktur korygujących zbiorczych. W takim przypadku podatnik będzie mieć obowiązek wskazania w odpowiednich polach kompletnych danych dotyczących wszystkich faktur objętych korektą – w tym podania wszystkich numerów identyfikacyjnych KSeF dla każdej faktury.

Dla wielu podatników może to stanowić poważne wyzwanie organizacyjne – nowe wymogi oznaczają konieczność gromadzenia i ewidencjonowania danych dla każdej faktury oddzielnie, co wymaga dostosowania procesów księgowych i systemów informatycznych.

 

Najważniejsze informacje:

✅ Ta sama forma co faktura pierwotna – jeśli dokument źródłowy był wystawiony w KSeF, jego korekta również musi być ustrukturyzowana i przesłana do systemu.

✅ Obowiązkowe wskazanie numeru faktury pierwotnej w KSeF – każda korekta musi zawierać numer identyfikacyjny dokumentu źródłowego.

✅ Ograniczenia przy awarii – jeśli faktura pierwotna została wystawiona w okresie awarii (po stronie MF lub podatnika), wystawienie korekty będzie możliwe dopiero po przesłaniu faktury źródłowej do KSeF i nadaniu jej unikalnego numeru.

✅ Faktury korygujące zbiorcze – podatnik będzie musiał wskazać wszystkie numery KSeF faktur objętych korektą, co w praktyce oznacza konieczność precyzyjnego ewidencjonowania danych.

 

 

Korekty do faktur wystawionych przed wdrożeniem KSeF

Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania w postaci ustrukturyzowanej faktur korygujących także do faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF przed rozpoczęciem obowiązywania, tj. faktur pierwotnych w postaci papierowej lub elektronicznej.

W takich sytuacjach pojawi się istotna różnica – faktura pierwotna nie będzie posiadać bowiem numeru KSeF, więc faktura korygująca będzie odwoływać się jedynie do numeru faktury źródłowej (papierowej lub elektronicznej)  nadanej przez podatnika.

 

Korekty „in minus” i dodatkowa dokumentacja

Jedną z istotnych zmian wprowadzanych przez KSeF jest modyfikacja zasad rozliczania faktur korygujących, które zmniejszają podstawę opodatkowania, czyli tzw. korekt in minus. Nowe przepisy znoszą bowiem obowiązek gromadzenia dodatkowej dokumentacji potwierdzającej, że sprzedawca uzgodnił warunki korekty z nabywcą i warunki te zostały spełnione.

W KSeF moment rozliczenia korekty zostanie powiązany bezpośrednio z chwilą jej otrzymania przez nabywcę w systemie, gdzie za datę otrzymania faktury uznaje się dzień, w którym dokumentowi nadano unikalny numer identyfikacyjny w KSeF. W praktyce oznacza to, że sprzedawca i nabywca rozliczają korektę w tym samym momencie – wspólnym i jednoznacznie określonym przez system.

Przepisy przewidują jednak wyjątki od tej reguły. W sytuacji, gdy korekta nie będzie mieć postaci ustrukturyzowanej, obniżenie podstawy opodatkowania będzie mogło nastąpić dopiero w okresie, w którym sprzedawca uzyska potwierdzenie, że nabywca otrzymał fakturę korygującą – czyli analogicznie, jak dotychczas.

 

 

Podsumowanie

Od wejścia w życie obowiązkowego KSeF każda korekta – zarówno pojedyncza, jak i zbiorcza – będzie musiała zostać wystawiona w KSeF w formie ustrukturyzowanej. Zmienia to dotychczasową praktykę, w której część błędów mogła być poprawiana notą korygującą wystawioną przez nabywcę. W nowym systemie cała odpowiedzialność za poprawianie faktur spoczywa na sprzedawcy.

Nowe zasady wymagają od przedsiębiorców dokładniejszej ewidencji danych, dostosowania systemów księgowych oraz bieżącej kontroli jakości wystawianych faktur. Warto przygotować się do tych zmian zawczasu, aby uniknąć problemów po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Czasu na przygotowanie zostało niewiele – obowiązkowy KSeF zacznie działać już za kilka miesięcy. Aby uniknąć chaosu i ryzyka błędów, lepiej nie zostawiać zmian na ostatnią chwilę.

 

 

 

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>

 

Wprowadzenie KSeF wymaga od organizacji weryfikacji i dostosowania wielu procesów. Jednym z tych, które budzą najwięcej wątpliwości, jest samofakturowanie. Mechanizm ten polega na wystawieniu faktury w imieniu sprzedawcy. Główna zasada pozostaje niezmienna: dokument staje się fakturą dopiero po akceptacji sprzedawcy. KSeF nie zmienia tej reguły, ale sprawia, że jej przestrzeganie staje się w pełni transparentne. W tym artykule wyjaśniamy, jak dostosować proces samofakturowania do nowej rzeczywistości, aby zapewnić zgodność i uniknąć błędów.

 

Samofakturowanie – czym jest i co naprawdę zmienia KSeF?

Samofakturowanie polega na tym, że to nabywca towaru lub usługi – a nie sprzedawca – wystawia fakturę dokumentującą transakcję. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy obie strony zawrą pisemną umowę, a sprzedawca wyrazi zgodę na każdą wystawioną fakturę. Rozwiązanie to bywa stosowane np. w relacjach długoterminowych, przy dużej liczbie powtarzalnych transakcji, bo ułatwia rozliczenia i ogranicza formalności po stronie dostawcy.

KSeF tych zasad nie zmienia. Nowym elementem jest konieczność nadania w systemie specyficznych uprawnień do samofakturowania – nabywca zyskuje możliwość wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, ale wyłącznie po nadaniu takiego prawa.

 

W praktyce oznacza to, że:

✅  faktura wystawiona przez nabywcę trafia do KSeF jako faktura przypisana do NIP sprzedawcy,

✅ w systemie będzie widoczne, kto faktycznie ją przygotował, ale formalnie dokument traktowany jest jako faktura sprzedawcy.

Sprzedawca zachowuje zatem pełną kontrolę – to on decyduje, kto i w jakim zakresie może go „zastępować” w wystawianiu faktur.

 

Czym się różni propozycja faktury od faktury?

W samofakturowaniu kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy propozycją faktury a fakturą. Dokument przygotowany przez nabywcę nie jest fakturą, dopóki nie zostanie zaakceptowany przez sprzedawcę. Dopiero od tego momentu wywołuje skutki podatkowe i może trafić do KSeF.

Obecnie różnica ta jest często bagatelizowana. Przy fakturowaniu „offline” proces odbywa się płynnie – nabywca przygotowuje dokument, sprzedawca go potwierdza (czasem milcząco), a następnie faktura funkcjonuje w obrocie. W KSeF nie będzie to już możliwe – system działa w czasie rzeczywistym i przyjmuje wyłącznie dokumenty, które są już fakturami, czyli po akceptacji.

 

Akceptacja faktury – trzy modele

Przepisy nie wskazują jednego sztywnego modelu akceptacji. Strony mogą przyjąć różne rozwiązania:

✅ akceptacja aktywna – np. kliknięcie w systemie lub potwierdzenie mailowe,

✅ akceptacja dorozumiana (milcząca zgoda) – jeśli tak przewiduje umowa,

✅ akceptacja przez pełnomocnika – możliwy jest model, w którym sprzedawca upoważnia nabywcę (lub inną osobę) nie tylko do wystawiania, ale i do akceptacji faktur w jego imieniu.

Niezależnie od wybranej formy, dopiero moment akceptacji przesądza o tym, że propozycja staje się fakturą i że można ją przesłać do KSeF.

 

Data wystawienia faktury a data przesłania – pułapka terminów

To rozróżnienie ma ogromne znaczenie dla określenia skutków podatkowych.

✅ Data wystawienia faktury (P_1) – wskazana w treści dokumentu, wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego i np. kurs waluty.

✅ Data przesłania do KSeF – to faktyczny moment doręczenia faktury do systemu.

Faktura musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia po jej wystawieniu. Jeżeli więc propozycja faktury powstanie 1 września, a sprzedawca zaakceptuje ją 5 września, to datą P_1 będzie dopiero 5 września. W przeciwnym razie doszłoby do naruszenia obowiązku terminowego przesłania dokumentu i ryzyka sankcji.

Dlatego w praktyce warto dążyć do tego, aby data wystawienia i data przesłania do KSeF były tożsame – minimalizuje to ryzyko błędów i przekroczenia terminów.

 

Propozycje faktur – jak przesyłać je bezpiecznie?

Skoro propozycja faktury nie jest fakturą, to jej przesyłanie musi być odpowiednio oznaczone. Brak takiego rozróżnienia rodzi ryzyko, że organ podatkowy uzna dokument za fakturę wystawioną poza KSeF, a więc z naruszeniem przepisów i bez wymaganego numeru czy kodu QR.

Dlatego propozycje powinny być jednoznacznie opisane, np. jako „propozycja faktury – do akceptacji” lub „draft”, aby nie mogły być potraktowane jako faktury wprowadzone do obrotu.

 

Wnioski – przepisy stare, problemy nowe

Choć przepisy o samofakturowaniu w zasadzie się nie zmieniają, to problemy praktyczne dopiero teraz wychodzą na światło dzienne. Dotychczas nikt realnie nie zastanawiał się, gdzie kończy się propozycja faktury, a zaczyna faktura, która stanowi dokument rozliczeniowy. Nikt nie analizował, jak przesyłać propozycje faktur, jakie daty wskazywać ani jakie znaczenie ma różnica między datą akceptacji a datą wystawienia dokumentu.

W realiach KSeF nie da się tego pominąć. Dlatego firmy powinny dokładnie przejrzeć i uporządkować proces samofakturowania:

✅ określić jasne procedury akceptacji,

✅ zdefiniować sposób obiegu i oznaczania propozycji,

✅ zsynchronizować daty wystawienia i przesłania,

✅ sprawdzić dokumenty i praktyki, aby zidentyfikować, gdzie proces działa poprawnie, a gdzie wymaga zmiay,

✅ przejrzeć umowy dot. samofaktrurowania i zaproponować niezbędne zmiany.

 

To duży temat – organizacyjny i podatkowy zarazem – który wymaga przygotowania jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.

 

 

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>