Błyskawiczne wsparcie Klienta w związku z trudnościami w jego wewnętrznym dziale kadr

Gdy w krótkim czasie przestał funkcjonować dział kadr obsługujący kilkaset osób w Shared Service Center Klienta, konieczne było natychmiastowe wsparcie. ALTO zareagowało błyskawicznie, by zapewnić ciągłość procesów i zapobiec negatywnym skutkom dla pracowników.

WPROWADZENIE I KONTEKST – jakie było tło projektu i dlaczego klient szukał wsparcia?

Klient – z branży usług płatniczych – zatrudnia w Polsce kilkaset osób, w tym w ramach Shared Service Center, które obsługuje też inne spółki w regionie. W okresie wakacyjnym wewnętrzny zespół kadrowy Klienta z dnia na dzień przestał funkcjonować z powodu licznych odejść. Próby rekrutacji nie przynosiły rezultatów, a skrzynka HR była przeciążona wiadomościami od pracowników.

Dodatkowo zbliżał się okres przekazywania danych płacowych zewnętrznemu dostawcy, a dotychczasowi partnerzy nie mogli wesprzeć Klienta z uwagi na okres urlopowy. Konieczne było natychmiastowe działanie.

Co było istotne, zespół kadrowo-płacowy ALTO posiada wieloletnie doświadczenie w kompleksowej obsłudze HR, w tym dostarczaniu w danych na potrzeby procesu przygotowania płac, obsługi pracowników, wsparcia merytorycznego z obszaru prawa pracy mającego zastosowanie do procesów kadrowych.

WYZWANIE – z jakimi wyzwaniami mierzył się klient i jak wyglądała jego sytuacja wyjściowa?

Głównym wyzwaniem była nagła dezorganizacja wewnętrznego działu kadr, który odpowiadał za bieżącą obsługę pracowników i współpracę z zewnętrznym dostawcą usług płacowych.

Kluczowe problemy:

• brak regularnej obsługi skrzynki HR i udzielania pracownikom odpowiedzi,
• brak bieżącego kompletowania dokumentacji do teczek pracowniczych,
• brak koordynacji zbierania danych kadrowych na potrzeby przygotowania listy płac oraz ich przekazania zewnętrznemu partnerowi świadczącemu Klientowi usługi płacowe.

Opóźnienia w procesie płacowym mogły skutkować niewypłaceniem wynagrodzeń na czas. Brak odpowiedzi na zapytania pracowników – wzrostem frustracji i rotacji. Brak nadzoru nad terminami BHP czy badań lekarskich – ryzykiem naruszenia obowiązków pracodawcy.

Klient próbował prowadzić rekrutacje i pozyskać zewnętrzne wsparcie, jednak ze względu na sezon urlopowy działania te były nieskuteczne.

Cel projektu:

Zadaniem ALTO było szybkie zaadresowanie najpilniejszych potrzeb – w szczególności wsparcie w gromadzeniu danych płacowych oraz zapewnienie ciągłości obsługi kadrowej.

NASZE PODEJŚCIE – w jaki sposób podeszliśmy do realizacji projektu?

Wraz z Klientem zidentyfikowaliśmy priorytety, uzgodniliśmy harmonogram i rozpoczęliśmy działania niemal natychmiast po uzyskaniu dostępu do systemów. Doradzaliśmy, które obszary wymagają natychmiastowego zaadresowania i zapewniliśmy elastyczny, wieloosobowy zespół o różnych poziomach doświadczenia.

Wiedzieliśmy, że Klient potrzebuje natychmiastowego wsparcia i każdy dzień zwłoki mógł mieć bardzo poważne konsekwencje dla jego pracowników i prowadzonego biznesu.

Dlatego zamiast jednej – dwóch osób, dedykowaliśmy cały zespół ekspertów o różnym poziomie wiedzy i doświadczenia, na część etatu tak, aby systemowo rozwiązywać problemy Klienta – dzięki temu możliwe było rozłożenie pracy, szybsze reagowanie i ciągłość działań mimo sezonu urlopowego.

Przezwyciężone przeszkody:

• dostęp do zasobów sieciowych Klienta,
• logistyka związana z obsługą dokumentacji papierowej w siedzibie Klienta,
• konieczność szybkiego zamykania list płac w ramach scentralizowanego procesu akceptacji płatności,
• planowanie zastępstw i dostępności w okresie wakacyjnym – po stronie ALTO.

ZASTOSOWANE ROZWIĄZANIA – jakie konkretne działania i rozwiązania wdrożyliśmy?

1. Wsparcie w zbieraniu danych kadrowych – umożliwiające przygotowanie listy płac na czas,
2. Przejęcie obsługi skrzynki kadrowej – z ustalonym harmonogramem odpowiedzi i systemem zastępstw, uwzględniającym okres wakacyjny również po stronie pracowników ALTO.
3. Zaangażowanie zespołu o zróżnicowanym poziomie doświadczenia, co pozwoliło szybko zredukować opóźnienia,
4. Oddelegowanie osoby do siedziby Klienta, w celu bieżącej organizacji dokumentacji papierowej w teczkach pracowniczych.

Projekt został zaprojektowany jako rozwiązanie tymczasowe – odpowiadające na potrzeby przejściowe, tak by Klient mógł skupić się na odbudowie własnego zespołu kadrowego.

EFEKTY – jakie były efekty naszych działań? Jakie mierzalne i niemierzalne korzyści uzyskał klient?

Kluczowe osiągnięcia:

• przekazanie danych płacowych zewnętrznemu dostawcy usług płacowych w wymaganym terminie – wynagrodzenia zostały wypłacone bez opóźnień,
• zaległe zapytania z skrzynki HR zostały zaadresowane, a kolejne realizowane na bieżąco,
• uporządkowano i uzupełniono dokumentację kadrową,
• Klient otrzymał zestaw rekomendacji usprawniających procesy kadrowo-płacowe, co pozwoliło mu na ich bardziej optymalną organizację.

Korzyści biznesowe:

• brak opóźnień w procesie płacowym – wynagrodzenia i zobowiązania publiczno-prawne zostały zrealizowane o czasie
• uporządkowanie i dostosowanie dokumentacji kadrowo-płacowej do wymogów regulacyjnych, co w razie kontroli pozwoliłoby Klientowi na eliminację ryzyka kar,
• zwiększone zaufanie ze strony pracowników dzięki terminowym odpowiedziom i wsparciu, co przyczyniło się do spadku rotacji,
• wsparcie ALTO zyskało również aprobatę globalnego zespołu Klienta, co przełożyło się na wzrost zaufania do polskiej jednostki.

Po zakończeniu projektu doraźnego wsparcia i zażegnaniu kryzysu, Klient otrzymał od ALTO rekomendacje dalszych działań, które pozwoliły uporządkować i zmodernizować procesy kadrowo-płacowe w sposób trwały.

KLUCZOWE CZYNNIKI SUKCESU – co przyczyniło się do sukcesu projektu?

• Elastyczność zespołu ALTO – szybkie uruchomienie, dopasowanie poziomów zaangażowania i kompetencji, liczebność zespołu pozwalająca na płynną obsługę,
• Skoncentrowanie na kluczowych wyzwaniach Klienta i możliwościach ich rozwiązania, bez rozpraszania się na kwestie drugorzędne,
• Bardzo dobra znajomość procesów kadrowo-płacowych, co przełożyło się na efektywność i jakość wsparcia.

Zamiast skupiać się na ograniczeniach (brak dostępnych osób, sezon urlopowy, ograniczone zasoby), postawiliśmy na rozwiązania dopasowane do realnych potrzeb Klienta. Pokazaliśmy, że szybka reakcja i systemowe podejście mogą przynieść wymierne efekty nawet w bardzo trudnych warunkach.

CO DALEJ – jakie działania podjęto po zakończeniu projektu i jaki jest potencjał dalszej współpracy?

Pozostajemy z Klientem w stałym kontakcie i rozważamy kolejne formy współpracy – zarówno w ramach projektów ad hoc, jak i długoterminowej, stałej obsługi kadrowej i płacowej.

Ten projekt jest dowodem na to, że elastyczność, partnerstwo i myślenie poza schematem pozwalają skutecznie rozwiązywać nawet najbardziej palące problemy w obszarze HR.

Rekomendacje dla podobnych przypadków:

Jeśli borykasz się z wyzwaniami w obszarze kadr i płac, nie wiesz, jak zaadresować krótko- lub długookresowe wyzwania związane z brakiem ludzi, bieżącą realizacją procesów, brakami w komunikacji z pracownikami lub dokumentacji pracowniczej – porozmawiajmy. Znajdziemy rozwiązanie dopasowane do Twoich realiów.

📩 Skontaktuj się z nami – wspólnie rozwiążemy Twoje wyzwania.