Transfer procesów finansowo-księgowych

W jakim modelu zazwyczaj jest prowadzona księgowość w firmach i co to oznacza w praktyce?

Księgowość w dużych organizacjach może funkcjonować w różnych modelach organizacyjnych, od wewnętrznego działu finansowego, przez Centrum Usług Wspólnych (CUW; SSC), aż po całkowity outsourcing. Każda jednostka musi wybrać model, który najlepiej odpowiada jej celom i potrzebom.

Spółki wybierają księgowość wewnętrzną (wewnętrzne działy księgowe), gdy ich działalność jest znacząca, złożona (np. spółki produkcyjne), bądź historycznie mają zbudowane wewnętrzne działy wsparcia.

Outsourcing wybierany jest przez podmioty, które dążą do optymalizacji, zarówno operacyjnych jak i kosztowych oraz są przyzwyczajone do współpracy z zewnętrznymi partnerami.

Centrum Usług Wspólnych to wydzielona jednostka organizacyjna świadcząca usługi na rzecz innych jednostek w ramach tej samej organizacji, co pozwala na optymalizację kosztów. Model ten jest popularny zarówno w sektorze publicznym, jak i w dużych spółkach, gdzie prowadzenie księgowości często realizowane jest z poziomu wyspecjalizowanej jednostki.

Na czym polega przenoszenie procesów finansowo-księgowych w firmie?

Przeniesienie procesów finansowo-księgowych przez ALTO to kompleksowe wsparcie firmy w migracji operacji księgowych pomiędzy różnymi modelami organizacyjnymi – od księgowości wewnętrznej, przez centra usług wspólnych (SSC), aż po outsourcing. Obejmuje to zarówno planowanie całego procesu od początku do końca, identyfikację ryzyk, na które narażone może być przedsiębiorstwo, jak i wdrożenie odpowiednich rozwiązań, które zapewnią płynne przejście na nowy model – bez zakłóceń w bieżących operacjach.

Ryzyka związane z przenoszeniem procesów księgowych mogą obejmować m.in. utratę ciągłości realizacji zadań, problemy z dostępem do dokumentacji, trudności w komunikacji między jednostkami obsługiwanymi a nowym centrum usług wspólnych, a także potencjalny spadek jakości świadczonych usług w okresie przejściowym. Istotny jest również aspekt przetwarzania danych oraz zapewnienie pracownikom jednostek odpowiednich szkoleń w zakresie nowych procedur.

Dlaczego warto skorzystać przy nim z profesjonalnego wsparcia?

Migracja procesów księgowych wymaga dokładnego planowania i eksperckiej wiedzy, które pozwolą firmie zminimalizować ryzyko błędów oraz zapewnić ciągłość działania. Najczęstsze błędy podczas przenoszenia procesów to niewystarczające przygotowanie pracowników do nowej roli, brak jasno określonego zakresu obowiązków, niedopasowanie systemów informatycznych wykorzystywanych przez obsługiwane jednostki oraz nieefektywne wykorzystanie zasobów. Konsekwencje takich błędów mogą prowadzić do opóźnień w rozliczeniach, nieprawidłowości w sprawozdawczości finansowej, a nawet problemów prawnych związanych z niedotrzymaniem terminów ustawowych.

Wsparcie specjalistów pozwala na uniknięcie kosztownych przestojów związanych np. z trudnościami w dostępie do danych historycznych, problemami z migracją danych między systemami czy z brakiem odpowiednich kompetencji w nowej strukturze organizacyjnej. Zapewnia również zgodność operacji w nowym modelu z obecnymi regulacjami w obszarze księgowości i podatków, które potrafią dynamicznie się zmieniać.

Co obejmuje wsparcie zespołu księgowego ALTO?

W ramach wsparcia naszych klientów, zespół ekspertów ALTO podejmuje szereg działań, w szczególności takich, jak:

• Analiza procesów księgowych i opracowanie strategii migracji – przeprowadzamy szczegółową analizę obecnych procesów, opierając się na danych historycznych, określamy zakres usług do przeniesienia oraz sporządzamy harmonogram wdrożenia uwzględniający specyfikę każdej jednostki organizacyjnej.
• Identyfikacja ryzyk i opracowanie planów minimalizujących te ryzyka – wskazujemy potencjalne zagrożenia, tworzymy plany awaryjne i projektujemy rozwiązania zapewniające ciągłość obsługi księgowej w okresie przejściowym.
• Koordynacja wdrożenia nowego modelu księgowości – pomagamy w implementacji systemów informatycznych, przygotowujemy procedury współpracy oraz komunikacji.
• Szkolenie zespołów w zakresie nowych procesów – realizujemy kompleksowe programy szkoleń dla pracowników zarówno po stronie świadczącej usługi, jak i obsługiwanych jednostek, zapewniając płynne przejście do nowego modelu funkcjonowania.

W jaki sposób firma korzysta na przeniesieniu swoich procesów finansowo-księgowych?

Właściwie przeprowadzone przeniesienie tych procesów przez doświadczonych ekspertów księgowych oznacza możliwość dopasowania modelu księgowości do realnych, bieżących potrzeb organizacji w sposób płynny i niezakłócający działań operacyjnych.

Pozwala również na optymalizację kosztów księgowości poprzez eliminację dublujących się zadań, redukcję zapotrzebowania na powierzchnię biurową, zmniejszenie liczby licencji na systemy finansowo-księgowe, a także bardziej efektywne wykorzystanie potencjału ludzkiego – badania pokazują, że dobrze wdrożone rozwiązania mogą przynieść znaczące oszczędności w porównaniu z poprzednim modelem organizacyjnym.

Przedsiębiorstwa z jakich branż skorzystają na wsparciu w tym zakresie?

Firmy z rozbudowanymi strukturami międzynarodowymi, wdrażającymi nowe struktury w działach finansowo-księgowych na poziomie globalnym, firmy lokalne, szukające oszczędności w strukturze funkcjonowania działów finansowo-księgowych.

Nasze wsparcie jest szczególnie wartościowe dla dużych spółek z wieloma oddziałami, które chcą scentralizować obsługę finansową, kadrową i płacową w celu zwiększenia efektywności i standaryzacji procesów.