Przeglądy procesów księgowych pod kątem możliwych optymalizacji kosztów w firmie

Na czym polega przegląd procesów księgowych?

Przegląd procesów księgowych to kompleksowa analiza funkcjonujących operacji księgowych, takich jak ewidencjonowanie faktur, rozliczenia z dostawcami, raportowanie czy obsługa dokumentacji rachunkowej. Jej celem jest zidentyfikowanie potencjalnych obszarów, w których optymalizacja przyniesie pozytywne skutki dla organizacji. Przegląd obejmuje zarówno diagnozę obecnej sytuacji przedsiębiorstwa, jak i propozycję wdrożenia usprawnień, takich jak automatyzacja, zmiany organizacyjne czy standaryzacja procesów.

Automatyzacja procesów księgowych pozwala na znaczące zwiększenie efektywności pracy poprzez wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania księgowego. Systemy OCR do rozpoznawania dokumentów, integracja z KSeF czy zastosowanie rozwiązań chmurowych umożliwiają zautomatyzowanie rutynowych czynności, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych.

Zmiany organizacyjne mogą obejmować na przykład przejście na model współpracy z biurem rachunkowym (outsourcing księgowości) zamiast utrzymywania pełnego działu księgowości, lub przeciwnie – zbudowanie wewnętrznego zespołu księgowego zamiast korzystania z zewnętrznych usług. Wybór optymalnego rozwiązania zależy m.in. od specyfiki spółki, branży, skali działalności.

Standaryzacja procesów to ujednolicenie sposobów postępowania z dokumentami księgowymi, co prowadzi do eliminacji niepotrzebnych kroków i zmniejszenia ryzyka błędów. Cyfryzacja obiegu dokumentów, elektroniczne archiwa i jasno określone procedury księgowe to podstawa efektywnego zarządzania finansami firmy.

Dlaczego warto zwiększać efektywność procesów księgowych w firmie i jakie są korzyści?

Optymalizacja procesów księgowych prowadzi do redukcji kosztów, skrócenia czasu operacji oraz zwiększenia dokładności i zgodności z regulacjami – zarówno lokalnymi, jak i międzynarodowymi – które potrafią dynamicznie się zmieniać.

Wśród głównych korzyści można wymienić m.in takie, jak:

• Niższe koszty operacyjne – optymalizacja kosztów w firmie może przynieść znaczne zmniejszenie wydatków związanych z obsługą księgową. Firmy często przeznaczają zbyt wysokie kwoty na utrzymanie nieefektywnych procesów lub płacą za funkcjonalności systemów, których nie wykorzystują. Zaoszczędzone środki można przeznaczyć na kluczowe inwestycje biznesowe lub rozwój firmy.
• Większa efektywność procesów księgowych, takich jak fakturowanie, rozliczenia z kontrahentami czy raportowanie podatkowe i finansowe przekładają się bezpośrednio na płynność finansową firmy i możliwość szybszego podejmowania decyzji biznesowych w oparciu o aktualne dane prowadząc do wzrostu efektywności operacyjnej.
• Redukcja ryzyka błędów księgowych i podatkowych, które mogą prowadzić do kosztownych kar i zaburzeń w relacjach z partnerami biznesowymi lub instytucjami kontrolnymi.

Co obejmuje wsparcie zespołu księgowego ALTO?

W ramach wsparcia naszych klientów, zespół ekspertów ALTO podejmuje szereg działań, takich jak w szczególności:

• Weryfikacja istniejących procesów księgowych – dokładna analiza obecnych procedur, dokumentacji i wydatków związanych z księgowością pozwala zidentyfikować obszary, gdzie występują opóźnienia, dublowanie pracy czy nadmierne koszty.
• Opracowanie rekomendacji optymalizacyjnych – przygotowanie szczegółowego planu zmian, który może obejmować m.in. zmiany w środowisku technologicznym dedykowanym obszarowi księgowości i finansów, czy wdrożenie automatyzacji w obszarach o największym potencjale oszczędności, przekładających się bezpośrednio na rentowność organizacji i zarządzanie kosztami.
• Wdrożenie nowych procedur – wspieramy spółkę w implementacji zaproponowanych rozwiązań, zapewniając szkolenia pracowników, dyskusje z partnerami technicznymi spółki i monitorowanie efektów na każdym etapie procesu.
• Monitorowanie efektów wdrożonych zmian – regularne sprawdzanie efektywności nowych rozwiązań i ich wpływu na organizację, z możliwością dalszych korekt dla osiągnięcia optymalnych rezultatów w zakresie usprawnienia procesów.

Nasza praca nie kończy się na rekomendacjach – wspieramy klientów w pełnym cyklu optymalizacji, od identyfikacji problemów po wdrażanie konkretnych rozwiązań.

Przedsiębiorstwa z jakich branż skorzystają na wsparciu w tym zakresie?

W przypadku tej usługi nie istnieją ograniczenia branżowe co do firm, w których optymalizacja przyniesie pozytywne skutki. Skorzystają na niej zarówno spółki produkcyjne, handlowe, usługowe, jak i firmy z sektora IT czy spółki z o.o. z różnych innych obszarów działalności. Optymalizacja ma szczególne znaczenie dla dużych przedsiębiorstw, w których procesy są często skomplikowane i wpływają na wiele obszarów działalności.