Księgowość dla spółek z o.o.

Księgowość dla spółki z o.o. – jak wygląda pełna księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Pełna księgowość dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest znacznie trudniejszym wyzwaniem niż prowadzenie ksiąg rachunkowych dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Wszystko musi być dokładnie zarejestrowane, a księgowość prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jak to wygląda w praktyce?

Na czym polega prowadzenie pełnej księgowości w spółce z o.o.?

Zgodnie z prawem, funkcjonowanie spółki z o.o. wymaga prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości. Oznacza to, konieczność rejestracji księgowo-podatkowej każdej transakcji gospodarczej realizowanej przez tą spółkę.  Ponadto, Ustawa o Rachunkowości zawiera restrykcyjne regulacje w odniesieniu do samego systemu finansowo-księgowego – konfiguracji, języka, waluty itp.

Forma spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do kapitału zakładowego w spółce, oferuje jednak na tyle dużo korzyści, że staje się coraz bardziej popularna. Wymaga to jednak stosowania się do restrykcyjnych przepisów podatkowych i rachunkowych.

Przede wszystkim każda sp. z o.o., zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązana jest do przygotowania i składania rocznych sprawozdań finansowych, obejmujących m.in. rachunek zysków i strat, bilans oraz informacje dodatkowe. Oprócz tego konieczne jest rozliczanie się z podatków takich jak VAT i CIT.. W zależności od wielkości spółki i branży, w ramach której funkcjonuje, mogą wystąpić dodatkowe obciążenia podatkowe, a także raportowanie do instytucji takich jak GUS i NBP. W przypadku zatrudniania pracowników, w grę wchodzą bieżące rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym (z tytułu podatku PIT), Sprawozdanie finansowe w całości trafia do sądu rejestrowego i jest widoczne w KRS, a także do Urzędu Skarbowego właściwego dla danej spółki.

Prowadzenie księgowości spółki z o.o. – rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat jest obowiązkowym elementem sprawozdania finansowego w przypadku spółki z o.o. Informuje on o przychodach, kosztach, zyskach oraz stratach i obciążeniach wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Jest to istotny i często analizowany element sprawozdania finansowego spółki.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, tworząc rachunek zysków i strat należy pamiętać o zasadzie współmierności przychodów i kosztów oraz o zasadzie memoriałowej.

Obsługa księgowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – bilans

Kolejnym elementem sprawozdania finansowego jest bilans. Jest to zestawienie aktywów i pasywów, dzięki któremu mamy wgląd w aktualny majątek spółki i źródła finansowania. W bilansie suma aktywów musi być równa sumie pasywów.

Sprawozdania finansowe – informacje dodatkowe

W sprawozdaniu finansowym spółki powinny znaleźć się także informacje dodatkowe, czyli wszystko to, co pozwala przedstawić rzetelnie sytuację finansową przedsiębiorstwa. Element ten często przysparza sporo trudności osobom, które chcą samodzielnie prowadzić księgowość zgodnie z ustawą, ponieważ wymaga nie tylko specjalistycznej wiedzy ekspertów podatkowych, ale również doświadczenia w tego typu kwestiach.

W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego mogą znaleźć się między innymi dane dotyczące struktury zatrudnienia, charakteru zawartych umów, struktury majątku trwałego, zapasów, wiekowania należności i zobowiązań, struktury rzeczowej i terytorialnej przychodów netto ze sprzedaży produktów czy inne informacje mające wpływ na ocenę sytuacji majątkowej oraz wynik finansowy spółki.

Dodatkowe elementy sprawozdania

W przypadku większych podmiotów, sprawozdanie finansowe uzupełniane jest o zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Skala ujawnień jest również większa.

Inne aspekty księgowości

Przy prowadzeniu pełnej księgowości sp. z o.o., ważne są również inne aspekty, takie jak m.in. rozliczanie podatku CIT czy VAT. W przypadku podatku VAT rozliczenie następuje w formie regularnego raportowania pliku JPK.

Prowadzenie księgowości wiąże się z ewidencją wszystkich dokumentów spółki, w tym m.in. faktur VAT, umów i innych dowodów księgowych. Ich przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami ma ogromne znaczenie zwłaszcza w trakcie audytu czy ewentualnej kontroli podatkowej. Warto zaznaczyć, że ewidencja na potrzeby rachunkowości zgodnie z Ustawą o Rachunkowości a ewidencja na potrzeby podatkowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami CIT i VAT istotnie się różnią, stąd niezbędna jest wiedza i doświadczenie, aby poprawnie ująć transakcje w systemie finansowo-księgowym i na ich bazie przygotować rzetelne informacje takie jak sprawozdanie finansowe, deklaracje podatkowe.

Jeśli spółka funkcjonuje w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej, mogą dojść tematy związane z raportowaniem grupowym według innych standardów takich jak Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) czy US GAAP. W takich przypadkach doświadczenie w przekształcaniu danych będzie niezbędne.

Ile kosztuje prowadzenie pełnej księgowości spółki z o.o.? Cennik

Ze względu na pełną formę księgowości w przypadku spółek z o.o. najczęstszym i zdecydowanie najwygodniejszym rozwiązaniem jest polecenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej. Warto wybrać podmiot, który ma doświadczenie w prowadzeniu ksiąg rachunkowych dla sp. z o.o. różnych branż i wielkości oraz współpracuje z doradcami podatkowymi i prawnymi w celu zapewnienia kompleksowej obsługi w przypadku bardziej wymagających transakcji.

Koszty związane z prowadzeniem księgowości spółki są bardzo różne i zależą od indywidualnych czynników, takich jak m.in. wielkość spółki, branża, wymogi właścicieli bądź instytucji finansujących, kompleksowość prowadzonych operacji gospodarczych. Miesięczna cena jest najczęściej uzależniona od liczby dokumentów bądź transakcji, będącej miernikiem wielkości spółki. Przy podpisywaniu umowy z podmiotem zewnętrznym niezwykle ważne są również inne kryteria, niż tylko cena, takie jak: doświadczenie firmy rachunkowej w obsłudze podmiotów różnej wielkości i kompleksowości tak, aby wraz z rozwojem działalności spółki tematy rachunkowo-podatkowe były odpowiednio zarządzone, otwartość na zmiany przepisów rachunkowo-podatkowych w celu zapewnienia pełnej zgodności spółki z obowiązującymi wymogami prawnymi, indywidualizm podejścia, aby skierowana oferta była jak najlepiej dostosowana do potrzeb spółki.

Poznaj pełen zakres działania ALTO Advisory:

• Outsourcing księgowy
• Tax Compliance
• Kadry i płace
• Usługi sekretariatu korporacyjnego
• Projekty księgowe