Ulga B+R po dziesięciu latach: przyszedł czas weryfikacji przyjętych założeń i dowodów

Przez lata ulga badawczo-rozwojowa uchodziła za jedną z najbardziej przyjaznych preferencji w polskim systemie podatkowym. Zachęcali do niej ministrowie, interpretacje Dyrektora KIS potwierdzały prawo do ulgi w najróżniejszych modelach biznesowych, a doradcy przekonywali, że nie trzeba wynaleźć koła na nowo, żeby z niej skorzystać. Wszystko to pozostaje prawdą. Coś się jednak zmieniło: organy podatkowe zaczęły znacznie uważniej sprawdzać, czy za liczbami stoją rzeczywiste prace badawczo-rozwojowe i wiarygodne dowody. Nie ma powodu do paniki, ale jest to na pewno sygnał, że do wdrożenia ulgi trzeba podejść z należytą starannością.

W 2026 roku dobrze wdrożona ulga B+R to nie tylko poprawnie wyliczona kwota odliczenia, ale przede wszystkim dokumentacja, która wytrzyma konfrontację z urzędem.

Dekada ulgi, która miała napędzać innowacje

Ulga badawczo-rozwojowa w obecnym kształcie działa od 1 stycznia 2016 r. Pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania koszty poniesione na działalność B+R – czyli te same wydatki, które już raz trafiły do kosztów uzyskania przychodów.

Kto z niej korzysta? Praktycznie każdy, kto coś projektuje, konstruuje, programuje lub ulepsza, np.:

• branża IT i software house’y – nowe aplikacje, systemy, algorytmy;
• branża finansowa i ubezpieczeniowa – zaawansowane algorytmy i rozwiązania IT;
• produkcja – od tworzenia maszyn i narzędzi, przez elektronikę, po branżę spożywczą, chemię i farmację;
• małe firmy rodzinne i duże grupy kapitałowe;
• spółki z kapitałem polskim i zagranicznym, w tym centra R&D międzynarodowych koncernów.

Liczby, które robią wrażenie

Ulga B+R przeszła długą drogę od momentu jej wprowadzenia. W pierwszym roku obowiązywania skorzystało z niej zaledwie 571 podatników PIT i CIT. Kilka lat później zainteresowanie osiągnęło rekordowy poziom i w rozliczeniach za 2020 r. ulgę wykazało już 6 092 podatników. Od tego czasu preferencja pozostaje jednym z najważniejszych instrumentów wspierających działalność innowacyjną przedsiębiorstw. Wartość odliczeń z tytułu ulgi cały czas pozostaje bardzo wysoka i sięga nawet 13 mld zł rocznie.

Dotychczasowa narracja państwa: „innowacje mają się opłacać”

Przez lata komunikat płynący od rządu był jednoznaczny – jednoznacznie zachęcający.

Gdy w 2017 r. przygotowywano drugą ustawę o innowacyjności (projekt powstał we współpracy resortów nauki, rozwoju i finansów), ówczesny wiceminister nauki Piotr Dardziński mówił, że „Innowacja powinna się przedsiębiorcom opłacać”, a nowe regulacje w większym stopniu przenoszą ryzyko na państwo.

W 2021 r. Ministerstwo Finansów, zapowiadając pakiet ulg w ramach Polskiego Ładu, przedstawiało transformację gospodarki w kierunku innowacji jako strategiczny cel rozwoju Polski. Ówczesny wiceminister finansów Jan Sarnowski deklarował: „Chcemy, żeby przedsiębiorca miał podatkowe ulgi na wszystkich etapach inwestycji”.

Do tego dochodziła praktyka interpretacyjna. Dyrektor KIS przez lata wydawał tysiące interpretacji potwierdzających prawo do ulgi w bardzo różnych modelach biznesowych.

Krótko mówiąc: przez blisko dekadę państwo budowało wizerunek ulgi jako prostego, bezpiecznego i pożądanego narzędzia.

Wiatr zmienił kierunek

Od kilku miesięcy obserwujemy jednak pewien trend. Nie wynika on ze zmiany przepisów o uldze – te pozostały takie same – lecz ze zmiany podejścia organów co do oceny dowodów.

Powiedzmy to wprost: sam kierunek jest generalnie słuszny. Przez ostatnie lata na rynku widać było wyraźne poluzowanie. Ulga bywała „naciągana”, a część podmiotów rozliczała ją, choć z rozwojem w rozumieniu ustawy miała niewiele wspólnego. To naturalne, że administracja się tej ulgi „uczy” i zaczyna oddzielać ziarno od plew.

Problem leży w sposobie prowadzenia tych kontroli i tezach, które próbują forsować urzędy.

Wyspecjalizowane zespoły w urzędach? To wciąż tylko mit

W środowisku doradczym od pewnego czasu mówi się o tworzeniu w urzędach celno-skarbowych zespołów specjalizujących się w weryfikacji ulgi B+R. Na rynku widać już efekty większej koncentracji na tej uldze, natomiast trudno dziś mówić o strukturach z realnym zapleczem technicznym – inżynierami, informatykami czy technologami zdolnymi merytorycznie ocenić projekt.

W praktyce oznacza to, że urzędnicy podejmują się oceny innowacyjności i badawczo-rozwojowego charakteru prac bez odpowiedniej wiedzy specjalistycznej. Co więcej, rzadko sięgają po dostępne rozwiązania prawne, takie jak powołanie niezależnego biegłego, woląc opierać swoje rozstrzygnięcia na własnej, często powierzchownej interpretacji dokumentacji technicznej.

Dla podatnika płynie z tego praktyczny wniosek: dokumentacja musi być napisana tak, żeby zrozumiał ją ktoś, kto nie jest specjalistą w danej dziedzinie. Jeśli z opisu projektu nie wynika jasno, jaki problem technologiczny rozwiązywano, dlaczego wymagało to nowej wiedzy i co konkretnie zrobiono, kontrolujący może szukać tych odpowiedzi w sposób, który będzie dla przedsiębiorcy niekorzystny.

Na co dziś zwracają uwagę kontrolujący

Przepisy o uldze B+R nie zmieniły się, ale zmieniło się to, czego organy oczekują w praktyce. Warto znać te oczekiwania i być z nimi na bieżąco. Pozwala to przygotować dokumentację tak, żeby odpowiadała realiom dzisiejszych kontroli. Pozwala też sprawdzić, czy dokumenty, które firma już ma, w tych realiach się obronią. Z naszych obserwacji wynikają dwa obszary, którym urzędy przyglądają się szczególnie uważnie.

Ewidencja czasu pracy

Wynagrodzenia pracowników to zwykle największa pozycja kosztów kwalifikowanych, więc to tutaj kontrola zaczyna się najczęściej. Urzędy oczekują, że podatnik wykaże, ile czasu poszczególne osoby faktycznie poświęciły na prace B+R. Coraz częściej pytają przy tym o ewidencję prowadzoną na bieżąco, w podziale na projekty.

Warto przy tym pamiętać, co mówią przepisy. Ustawy o podatkach dochodowych wymagają wyodrębnienia kosztów działalności B+R w ewidencji, ale nie nakładają obowiązku prowadzenia systemów rejestrujących czas pracy w podziale na projekty na bieżąco. Utrwalona linia interpretacyjna dopuszcza również oszacowanie, uzupełnienie lub ustalenie zaangażowania pracowników w B+R na podstawie wiedzy przełożonych, miesięcznych zestawień, oddelegowań czy list obecności.

Ze sporu o zasady łatwo jednak wpaść w spór o dowody. Im mocniej przyjęta metoda ewidencji osadzona jest w materiałach źródłowych, tym trudniej ją podważyć. Takimi materiałami są np. zadania w systemach do zarządzania projektami, commity w repozytorium, raporty z testów, protokoły ze spotkań czy korespondencja. Jeśli firma dopiero planuje korzystać z ulgi, dobrze od razu ustawić prosty, ale konsekwentny sposób raportowania czasu. Jeśli ulgę już rozlicza, warto sprawdzić, czy przyjęte proporcje i szacunki da się dziś rzeczowo uzasadnić.

Dokumentacja tworzona „po fakcie”

Drugim punktem zapalnym są dokumenty powstające przy rozliczeniu wstecznym, takie jak karty projektów czy raporty opisujące spełnienie przesłanek ulgi. Zdarza się, że organy traktują sam ten fakt rozliczenia ulgi za okres sprzed kilku lat jako argument przeciwko odliczeniu.

Trzeba tu zachować zdrowy rozsądek. W praktyce rynkowej niewiele firm opisuje swoje działania na bieżąco, z dnia na dzień, pod kątem wymogów podatkowych B+R. Standardowy i w pełni uprawniony proces wygląda tak, że dopiero przy wyliczaniu ulgi zbiera się rozproszone po spółce materiały i przeprowadza wywiady z zespołem. Dokumentacja stworzona post factum nie jest przez to przekłamana ani bezwartościowa. To uporządkowanie, synteza i uzupełnienie faktów, które już miały miejsce.

Warunek jest jeden: te fakty muszą być potwierdzone w materiałach źródłowych, takich jak harmonogramy, repozytoria, maile czy specyfikacje. Właśnie w tym miejscu dobra dokumentacja odróżnia się od słabej. Opis projektu, który odwołuje się do konkretnych dowodów z danego okresu, jest dla urzędu znacznie trudniejszy do zakwestionowania niż ogólna narracja o „innowacyjnym charakterze prac”.

Co w tej sytuacji mogą zrobić podatnicy?

Przede wszystkim zadbać o jakość wdrożenia ulgi i nie traktować jej wyłącznie jako ćwiczenia kalkulacyjnego. W obecnych realiach szczególnego znaczenia nabiera wsparcie doświadczonego doradcy, który nie tylko rzetelnie zidentyfikuje działalność B+R i potencjalne obszary ryzyka, ale również będzie potrafił obronić przyjęte podejście w razie kontroli.

• Rzetelna weryfikacja stanu faktycznego.
  Dobre wdrożenie ulgi zaczyna się od rozmów z ludźmi, którzy prowadzą projekty, a nie od arkusza z kosztami. Doradca powinien zrozumieć, co firma faktycznie robi, które projekty spełniają ustawową definicję prac B+R, a które są rutynową działalnością. Bywa, że po takiej analizie kwota ulgi wychodzi niższa niż wstępne szacunki. Jest jednak odliczeniem, które da się obronić, i to jest jego główna wartość.
• Dokumentacja przygotowana „na złe czasy”.
  Dokumentację ulgi B+R warto tworzyć z myślą o tym, że kiedyś przeczyta ją urzędnik, i to nie w najlepszym nastroju. Powinna ona:
• • jasno opisywać cel projektu, problem technologiczny i niepewność, którą trzeba było pokonać;
  • pokazywać, na czym polegała twórczość i systematyczność prac, czyli dlaczego nie była to rutynowa działalność firmy;
  • wiązać każdy opis z konkretnymi dowodami źródłowymi z danego okresu;
  • jednoznacznie przypisywać koszty (zwłaszcza wynagrodzenia) do projektów i wyjaśniać przyjętą metodę alokacji;
  • być spójna wewnętrznie, bo rozbieżności między kartą projektu, ewidencją czasu i księgami to pierwsze miejsca, w których kontrolujący szukają słabych punktów.
• Doradca, który patrzy oczami urzędu.
  Dobry doradca nie tylko liczy ulgę. Przyjmuje też perspektywę kontrolującego i zadaje sobie pytanie, które elementy rozliczenia są najbardziej narażone na zakwestionowanie i dlaczego. Może to być projekt na granicy ustawowej definicji, wysoki udział czasu pracy osób zarządzających, koszty sprzętu wykorzystywanego także poza B+R albo luki w materiałach źródłowych. Takie ryzyka powinny zostać wytypowane i nazwane wprost jeszcze przed złożeniem zeznania.
  Wtedy podatnik może świadomie zdecydować, czy dane koszty uwzględnić, jak je dodatkowo udokumentować albo czy wystąpić o interpretację indywidualną.
• Doświadczenie nie tylko we wdrożeniach, ale i w kontrolach / sporach.
  Warto więc zwracać uwagę nie tylko na doświadczenie doradcy we wdrażaniu i rozliczaniu ulgi B+R, lecz także w kontrolach podatkowych i sporach z organami. Kto prowadził kontrole ulgi B+R, wie, o co pytają urzędnicy, jakich dokumentów żądają i gdzie najczęściej pojawiają się zarzuty. Tę wiedzę można wykorzystać już na etapie przygotowywania dokumentacji. Tym bardziej taka praktyczna wiedza jest nieoceniona w momencie, kiedy przychodzi wezwanie z urzędu o przedstawienie wyjaśnień w zakresie ulgi. Znajomość podejścia fiskusa pozwala bowiem dobrać odpowiednią strategię działania w trakcie kontroli i konsekwentnie egzekwować ją na etapie sprawy, aby ryzyko zakwestionowania rozliczenia jak najbardziej zminimalizować.
• Audyt, jeśli są wątpliwości.
  Jeżeli podatnik nie ma pewności, że jego dokumentacja jest odpowiednio przygotowana i kompleksowa, czy to za bieżący rok, czy za lata już rozliczone, powinien rozważyć audyt ulgi B+R. Audyt nie musi oznaczać, że coś jest nie tak. Często kończy się potwierdzeniem prawidłowości rozliczeń i uzupełnieniem kilku dokumentów. Daje jednak coś bardzo cennego: wiedzę o własnych słabych punktach, zanim pozna je urząd.

Ulga wciąż się opłaca – pod warunkiem, że jest dobrze przygotowana

Nic nie wskazuje na to, by ulga B+R traciła na znaczeniu. Przepisy się nie zmieniły, a odliczenie nadal jest jednym z najkorzystniejszych narzędzi wspierania innowacji w Polsce. Zmieniły się realia jego weryfikacji: organy sprawdzają więcej, dokładniej i coraz częściej sięgają po rozliczenia sprzed kilku lat.

Nie jest to powód, żeby z ulgi rezygnować. Jest to natomiast powód, żeby podejść do niej profesjonalnie. Dobre przygotowanie dokumentacji i świadome zarządzanie ryzykiem od początku może mieć dziś wyjątkowo duże znaczenie.