Obowiązki księgowe fundacji rodzinnej: jak wygląda księgowość w praktyce krok po kroku?

Księgowość fundacji rodzinnej to pełne księgi rachunkowe prowadzone według ustawy o rachunkowości, uzupełnione o ewidencję potrzebną do rozliczeń CIT. Fundacja rodzinna nie może prowadzić uproszczonej księgowości, nawet jeśli tylko zarządza majątkiem. Poniżej pokazujemy, jak ta księgowość wygląda w praktyce, jakie dokumenty są potrzebne i jakich błędów unikać.

Czy fundacja rodzinna musi prowadzić pełną księgowość?

Tak. Fundacja rodzinna jest osobą prawną, a osoby prawne z siedzibą w Polsce stosują ustawę o rachunkowości. Oznacza to obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych i sporządzania rocznego sprawozdania finansowego. Nie ma tu możliwości prowadzenia książki przychodów i rozchodów ani ryczałtu.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej fundacja nabywa osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych. Rejestr prowadzi Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Od tego momentu fundacja działa jak każda inna jednostka stosująca ustawę o rachunkowości.

Pełna księgowość obowiązuje niezależnie od skali działalności. Dotyczy fundacji, która ma jedno mieszkanie na wynajem, i fundacji z portfelem kilkunastu spółek. Różni się tylko liczba zdarzeń do zaksięgowania, a nie sam obowiązek. Jak taką obsługę prowadzimy w ALTO, opisujemy na stronie księgowość fundacji rodzinnej.

Jakie przepisy regulują księgowość fundacji rodzinnej?

Księgowość fundacji rodzinnej opiera się na trzech ustawach. Ustawa o rachunkowości określa zasady prowadzenia ksiąg i sprawozdawczości. Ustawa o fundacji rodzinnej reguluje majątek, spis mienia i beneficjentów, a ustawa o CIT zasady opodatkowania.

Podstawowa zasada podatkowa jest taka, że fundacja rodzinna korzysta ze zwolnienia z CIT. Zwolnienie ma jednak wyjątki. Dlatego księgi muszą pozwalać odróżnić przychody zwolnione od zdarzeń, które rodzą podatek.

Jak wygląda księgowość fundacji rodzinnej w praktyce?

W praktyce księgowość fundacji rodzinnej łączy zwykłe księgowanie zdarzeń z bardzo dokładną ewidencją majątku i świadczeń. System musi pozwolić odtworzyć historię każdego składnika majątku i każdej wypłaty dla beneficjenta. Bez tego trudno prawidłowo rozliczyć CIT i przygotować sprawozdanie.

Punktem wyjścia jest polityka rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, czyli w fundacji zarząd, ustala ją na piśmie i aktualizuje. Obejmuje ona m.in. zakładowy plan kont i zasady wyceny. W fundacji rodzinnej warto ją przygotować przed pierwszym zdarzeniem w księgach. Pomagamy w tym w ramach usługi przygotowania polityki rachunkowości.

Wniesienie mienia i otwarcie ksiąg

Pierwszym zdarzeniem w księgach jest zwykle wniesienie mienia przez fundatora. Fundator wnosi mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o wartości określonej w statucie, nie niższej niż 100 000 zł (art. 17 ustawy o fundacji rodzinnej). Może to być gotówka, nieruchomość, udziały lub akcje.

Księgi otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, czyli dzień pierwszego zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych. Ustawa o rachunkowości daje na to 15 dni od takiego zdarzenia. W fundacji rodzinnej warto od razu ustalić, jak ujmować wkłady od kilku fundatorów, bo te dane będą potrzebne przez cały okres istnienia fundacji.

Bieżące zdarzenia: najem, inwestycje, odsetki, dywidendy

Bieżąca księgowość obejmuje wszystkie zdarzenia związane z majątkiem fundacji. Przy nieruchomościach to m.in. czynsze, media, nakłady, amortyzacja i podatek od nieruchomości. Przy inwestycjach to zakup i sprzedaż papierów wartościowych, dywidendy, odsetki i różnice kursowe.

Kluczowe jest przypisanie każdego przychodu do właściwej kategorii. Art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej zamyka katalog działalności gospodarczej, którą fundacja może prowadzić. Należą do niego m.in.:

• zbywanie mienia, jeśli nie zostało nabyte wyłącznie w celu dalszego zbycia,
• najem, dzierżawa i udostępnianie mienia,
• udział w spółkach i funduszach inwestycyjnych,
• obrót papierami wartościowymi,
• udzielanie pożyczek spółkom kapitałowym, w których fundacja ma udziały lub akcje, spółkom osobowym, w których jest wspólnikiem, oraz beneficjentom,
• obrót zagranicznymi środkami płatniczymi w celu dokonywania płatności związanych z działalnością fundacji,
• określone nieprzemysłowe przetwórstwo produktów rolnych i gospodarka leśna, wyłącznie w związku z prowadzonym gospodarstwem rolnym.

Działalność poza tym katalogiem jest opodatkowana stawką 25% CIT (art. 24r ustawy o CIT). Dlatego analityka przychodów powinna od razu pokazywać, z jakiego źródła pochodzi każda złotówka. Osobnej analizy wymaga najem na rzecz fundatora, beneficjenta lub podmiotów z nimi powiązanych. Zgodnie z art. 6 ust. 8 ustawy o CIT zwolnienie nie obejmuje przychodów z najmu lub dzierżawy, jeśli ich przedmiotem jest przedsiębiorstwo, jego zorganizowana część albo składniki majątku służące działalności takiej osoby lub podmiotu, przy spełnieniu warunków ustawowych. Sam fakt wynajęcia lokalu fundatorowi lub beneficjentowi nie oznacza automatycznie utraty zwolnienia.

Świadczenia dla beneficjentów i ich ewidencja

Świadczenie to środki pieniężne, rzeczy lub prawa przekazane beneficjentowi albo oddane mu do korzystania zgodnie ze statutem i listą beneficjentów (art. 2 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej). Od świadczenia fundacja płaci 15% CIT (art. 24q ustawy o CIT). Tą samą stawką objęte są mienie przekazywane przy rozwiązaniu fundacji oraz świadczenia w postaci tzw. ukrytych zysków, wymienione w art. 24q ust. 1a, np. określone transakcje z fundatorem, beneficjentem lub podmiotami powiązanymi. Podatek wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym świadczenie przekazano lub postawiono do dyspozycji.

Przykład: fundacja wypłaca beneficjentowi 100 000 zł. Zakładamy, że beneficjent należy do tzw. grupy „0” względem fundatora. Beneficjent otrzymuje 100 000 zł, a fundacja rozpoznaje dodatkowo 15 000 zł CIT. Podatek obciąża fundację jako podatnika, więc nie pomniejsza się o niego kwoty świadczenia. Gdyby beneficjent nie należał do tzw. Grupy „0” względem fundatora, wtedy należałoby potrącić odpowiedni podatek PIT od wypłaty tego świadczenia dla beneficjenta.

Dla każdego świadczenia księgi i dokumentacja powinny pokazywać:

• beneficjenta i podstawę świadczenia w statucie,
• rodzaj świadczenia (pieniężne czy niepieniężne),
• wartość i datę przekazania lub postawienia do dyspozycji,
• dane potrzebne do rozliczenia po stronie beneficjenta.

Spis mienia a księgi rachunkowe

Spis mienia to odrębny dokument wymagany przez ustawę o fundacji rodzinnej. Zawiera m.in. osobę wnoszącą mienie, rodzaj i wartość każdego składnika według stanu i cen z chwili wniesienia oraz jego wartość podatkową. Zarząd aktualizuje spis przy kolejnych wkładach.

Spis mienia nie zastępuje ksiąg rachunkowych. Księgi pokazują wszystkie zdarzenia i bieżącą wartość aktywów według zasad rachunkowości. Spis dokumentuje, kto i co wniósł. Dane z obu źródeł powinny się dać ze sobą powiązać, bo są potrzebne m.in. przy rozliczaniu świadczeń.

Jakie dokumenty fundacja rodzinna musi przygotować i przechowywać?

Fundacja rodzinna potrzebuje czterech grup dokumentów: korporacyjnych, majątkowych, rachunkowych i podatkowych. Każdy zapis w księgach musi opierać się na dowodzie księgowym. W fundacji szczególnie ważna jest dokumentacja świadczeń i wkładów, bo od niej zależą rozliczenia podatkowe.

Dokumenty przechowuje się przez okresy wskazane w art. 74 ustawy o rachunkowości. Dłuższe okresy mogą wynikać z przepisów podatkowych, np. z biegu przedawnienia zobowiązań.

Kalendarz obowiązków księgowych i podatkowych fundacji rodzinnej

Obowiązki fundacji rodzinnej układają się w cykl miesięczny i roczny. Co miesiąc zamyka się księgi i rozlicza podatki od zdarzeń z danego miesiąca. Raz w roku sporządza się sprawozdanie finansowe i deklarację CIT-8FR.

Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu kalendarz wygląda tak:

Jeśli fundacja prowadzi działalność poza zakresem art. 5, w tym zakresie składa również zeznanie CIT-8 (art. 27 ust. 1da ustawy o CIT) wraz z informacją CIT/F. Jeżeli jest podatnikiem VAT, dochodzą rozliczenia VAT i obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Fundacja rodzinna nie jest zwolniona z JPK CIT. Ministerstwo Finansów potwierdza, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT wyłącza z tego obowiązku podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi jednak etapami. Fundacja, która składa miesięczny JPK_V7M, przesyła księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r. Pozostałe fundacje za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r. Harmonogram obowiązku opisujemy w artykule JPK_CIT w 2026 roku: terminy, struktura JPK_KR_PD i nowe obowiązki.

Najczęstsze błędy w księgowości fundacji rodzinnej

Najczęstsze błędy wynikają z traktowania fundacji rodzinnej jak zwykłej spółki albo jak prostego „portfela” majątku. W obu przypadkach księgi nie pokazują danych, których wymagają przepisy o fundacji. Skutkiem mogą być błędy w CIT i w sprawozdaniu.

Typowe błędy to:

1. Brak rozdzielenia źródeł przychodów. Jedno konto „przychody” uniemożliwia wykazanie, co mieści się w art. 5, a co podlega 25% CIT.
2. Księgowanie świadczeń jak zwykłych kosztów. Świadczenie to przekazanie majątku beneficjentowi, a nie koszt działalności.
3. Pomniejszanie świadczenia o 15% CIT. Podatek obciąża fundację, a nie beneficjenta.
4. Utożsamianie spisu mienia z księgami. Spis dokumentuje wkłady, ale nie zastępuje ewidencji.
5. Przenoszenie rozwiązań ze spółek bez analizy. Wniesienie mienia do fundacji to nie aport do spółki.
6. Brak dokumentacji transakcji z fundatorem i beneficjentami. Takie transakcje mogą rodzić skutki podatkowe, więc wymagają pełnej dokumentacji.

Kto może prowadzić księgowość fundacji rodzinnej?

Księgi może prowadzić sama fundacja albo biuro rachunkowe. Art. 11 ustawy o rachunkowości pozwala powierzyć prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy, który spełnia warunki ustawowe. Odpowiedzialność za rachunkowość pozostaje jednak po stronie zarządu fundacji.

Wybierając biuro, warto sprawdzić, czy ma doświadczenie w rozliczeniach specyficznych dla fundacji rodzinnych. Chodzi zwłaszcza o świadczenia, 15% CIT, kwalifikację działalności z art. 5 i współpracę przy audycie. Równie ważna jest współpraca księgowości z doradcą podatkowym, bo wiele decyzji księgowych ma bezpośrednie skutki w CIT. Zakres takiej obsługi w ALTO znajdziesz na stronie księgowość dla fundacji rodzinnych. Praktyczne wyzwania rachunkowe fundacji omawiała nasza ekspertka podczas webinaru „Wyzwania rachunkowe i podatkowe w fundacjach rodzinnych”.

FAQ

Czy fundacja rodzinna może prowadzić uproszczoną księgowość?

Nie. Fundacja rodzinna jest osobą prawną, więc stosuje ustawę o rachunkowości i prowadzi pełne księgi rachunkowe. Nie może prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani korzystać z ryczałtu. Obowiązek ten nie zależy od wielkości majątku ani od liczby transakcji. Fundacja z jednym wynajmowanym lokalem prowadzi księgi na tych samych zasadach co fundacja z dużym portfelem inwestycji.

Czy fundacja rodzinna płaci CIT?

Co do zasady fundacja rodzinna jest zwolniona z CIT na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT. Zwolnienie ma jednak wyjątki. Fundacja płaci 15% CIT od świadczeń dla beneficjentów, od mienia przekazywanego przy rozwiązaniu fundacji i od tzw. ukrytych zysków. Płaci też 25% CIT od działalności gospodarczej wykraczającej poza zakres z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej.

Jaką deklarację CIT składa fundacja rodzinna?

Fundacja rodzinna składa deklarację CIT-8FR do końca trzeciego miesiąca roku następnego, elektronicznie (art. 24s ustawy o CIT). Podatek od świadczeń wpłaca na bieżąco, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu przekazania świadczenia. Jeśli prowadzi działalność poza zakresem art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej, w tym zakresie składa także zeznanie CIT-8 z informacją CIT/F.

Czym różni się spis mienia od ksiąg rachunkowych?

Spis mienia to dokument z ustawy o fundacji rodzinnej. Wskazuje, kto wniósł mienie, jakie to były składniki, jaka była ich wartość w chwili wniesienia i jaka jest ich wartość podatkowa. Księgi rachunkowe obejmują natomiast wszystkie zdarzenia gospodarcze i bieżącą wartość aktywów. Oba źródła powinny się dać ze sobą powiązać, ale jedno nie zastępuje drugiego.

Czy fundacja rodzinna musi składać JPK CIT?

Tak. Ministerstwo Finansów wskazuje, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT zwalnia z JPK CIT podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi etapami: fundacje składające miesięczny JPK_V7M przesyłają księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r., a pozostałe za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r.

Czy księgowość fundacji rodzinnej może prowadzić biuro rachunkowe?

Tak. Ustawa o rachunkowości pozwala powierzyć prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu. Zarząd fundacji nadal odpowiada jednak za rachunkowość, w tym za politykę rachunkowości i sprawozdanie finansowe. Warto wybrać biuro, które zna specyfikę fundacji rodzinnych: świadczenia, 15% CIT, kwalifikację działalności z art. 5 oraz przygotowanie do audytu.

Jak ALTO wspiera

Prowadzimy księgowość fundacji rodzinnych od pierwszego dnia ich działalności. Pomagamy przygotować politykę rachunkowości i plan kont, ujmujemy wkłady fundatorów i rozliczamy świadczenia dla beneficjentów. Nasz zespół księgowy współpracuje z doradcami podatkowymi, dzięki czemu kwalifikacja zdarzeń od razu uwzględnia skutki w CIT. Sprawdź, jak wygląda nasza księgowość dla fundacji rodzinnych, oraz wsparcie przy zakładaniu fundacji rodzinnej.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 2, 4, 5, 17, 72
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 2, 10, 11, 52, 53, 69, 74
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 6, 9, 24q, 24r, 24s, 27
• Ministerstwo Finansów, Pytania i odpowiedzi JPK_PD: https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd
• Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, Rejestr Fundacji Rodzinnych: https://piotrkow-tryb.so.gov.pl/rejestr-fundacji-rodzinnych,m,mg,305