Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie?

Korygowanie faktur to codzienny element pracy w każdej organizacji. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmieni jednak dotychczasowe zasady korygowania faktur. Już od jego wejścia w życie wszystkie faktury korygujące – także zbiorcze – będą musiały mieć postać ustrukturyzowaną i zostać przesłane do KSeF. Poniżej wyjaśniamy, jak działa proces korygowania faktur w KSeF, czym różni się od dotychczasowej praktyki oraz jak uniknąć błędów.

Tradycyjna korekta a korekta faktur w KSeF

Dotychczas w przypadku, gdy po wystawieniu faktury m.in. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana na fakturze uległa zmianie lub dokonano zwrotu towarów podatnikowi, sprzedawca wystawiał fakturę korygującą. Jeśli natomiast podatnik otrzymał fakturę zawierającą pomyłki tzw. „mniejszej wagi”, nabywca mógł wystawić notę korygującą sprostowującą nieprawidłowości.

Co istotne, przepis regulujący wystawienie not korygujących zostanie uchylony. Co to oznacza w praktyce? Od momentu wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF, jedynym sposobem na skorygowanie pomyłki lub zmiany danych na fakturze (także tych mniejszej wagi) będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Należy przy tym pamiętać, że faktury raz wysłanej do KSeF nie będzie można już anulować ani wycofać z obiegu. Zatem, w sytuacji wystawienia faktury na błędny podmiot, konieczne będzie jej skorygowanie „do zera”, a następnie wystawienie nowego, prawidłowego dokumentu.

Dla nabywców oznacza to brak możliwości samodzielnego poprawiania formalnych błędów na otrzymanych fakturach. Co więcej, w KSeF nie istnieje obecnie funkcjonalność, która ułatwi zgłaszanie błędów wystawcy faktury ustrukturyzowanej. W praktyce więc, zasadniczo każda nieprawidłowość w fakturze zidentyfikowana przez jej odbiorcę, będzie wymagała kontaktu z wystawcą i w konsekwencji wystawienia przez niego odpowiedniej korekty w KSeF.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że takie podejście ma na celu ujednolicenie i uporządkowanie procesu fakturowania.

Kluczowe zasady wystawiania korekt w KSeF

Jedną z podstawowych zasad systemu KSeF jest to, że pierwotna faktura ustrukturyzowana może być skorygowana wyłącznie poprzez fakturę korygującą wystawioną za pośrednictwem KSeF (tzw. tożsamość formy faktury pierwotnej i korekty).

Co istotne, przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków – każda faktura korygująca musi być wprowadzona do systemu jako dokument ustrukturyzowany. Dodatkowo, w treści korekty konieczne będzie wskazanie numeru identyfikującego fakturę pierwotną w KSeF.

Nie będzie to jednak zawsze możliwe od razu. Dotyczy to w szczególności faktur pierwotnych sporządzonych w okresie awarii KSeF – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i samego podatnika.

W takim przypadku faktura korygująca nie będzie mogła zostać wystawiona, dopóki dokument pierwotny nie trafi skutecznie do systemu i nie zostanie mu nadany unikalny numer KSeF. W praktyce oznacza to, że dopiero po zakończeniu awarii oraz przesłaniu pierwotnej faktury do KSeF pojawi się możliwość sporządzenia korekty i powiązania jej z fakturą źródłową. Może to prowadzić do chaosu i spiętrzenia się obowiązków w zespołach księgowych podatników.

Zbiorcze faktury korygujące

KSeF dopuszcza także możliwość wystawienia tzw. faktur korygujących zbiorczych. W takim przypadku podatnik będzie mieć obowiązek wskazania w odpowiednich polach kompletnych danych dotyczących wszystkich faktur objętych korektą – w tym podania wszystkich numerów identyfikacyjnych KSeF dla każdej faktury.

Dla wielu podatników może to stanowić poważne wyzwanie organizacyjne – nowe wymogi oznaczają konieczność gromadzenia i ewidencjonowania danych dla każdej faktury oddzielnie, co wymaga dostosowania procesów księgowych i systemów informatycznych.

Najważniejsze informacje:

✅ Ta sama forma co faktura pierwotna – jeśli dokument źródłowy był wystawiony w KSeF, jego korekta również musi być ustrukturyzowana i przesłana do systemu.

✅ Obowiązkowe wskazanie numeru faktury pierwotnej w KSeF – każda korekta musi zawierać numer identyfikacyjny dokumentu źródłowego.

✅ Ograniczenia przy awarii – jeśli faktura pierwotna została wystawiona w okresie awarii (po stronie MF lub podatnika), wystawienie korekty będzie możliwe dopiero po przesłaniu faktury źródłowej do KSeF i nadaniu jej unikalnego numeru.

✅ Faktury korygujące zbiorcze – podatnik będzie musiał wskazać wszystkie numery KSeF faktur objętych korektą, co w praktyce oznacza konieczność precyzyjnego ewidencjonowania danych.

Korekty do faktur wystawionych przed wdrożeniem KSeF

Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania w postaci ustrukturyzowanej faktur korygujących także do faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF przed rozpoczęciem obowiązywania, tj. faktur pierwotnych w postaci papierowej lub elektronicznej.

W takich sytuacjach pojawi się istotna różnica – faktura pierwotna nie będzie posiadać bowiem numeru KSeF, więc faktura korygująca będzie odwoływać się jedynie do numeru faktury źródłowej (papierowej lub elektronicznej)  nadanej przez podatnika.

Korekty „in minus” i dodatkowa dokumentacja

Jedną z istotnych zmian wprowadzanych przez KSeF jest modyfikacja zasad rozliczania faktur korygujących, które zmniejszają podstawę opodatkowania, czyli tzw. korekt in minus. Nowe przepisy znoszą bowiem obowiązek gromadzenia dodatkowej dokumentacji potwierdzającej, że sprzedawca uzgodnił warunki korekty z nabywcą i warunki te zostały spełnione.

W KSeF moment rozliczenia korekty zostanie powiązany bezpośrednio z chwilą jej otrzymania przez nabywcę w systemie, gdzie za datę otrzymania faktury uznaje się dzień, w którym dokumentowi nadano unikalny numer identyfikacyjny w KSeF. W praktyce oznacza to, że sprzedawca i nabywca rozliczają korektę w tym samym momencie – wspólnym i jednoznacznie określonym przez system.

Przepisy przewidują jednak wyjątki od tej reguły. W sytuacji, gdy korekta nie będzie mieć postaci ustrukturyzowanej, obniżenie podstawy opodatkowania będzie mogło nastąpić dopiero w okresie, w którym sprzedawca uzyska potwierdzenie, że nabywca otrzymał fakturę korygującą – czyli analogicznie, jak dotychczas.

Podsumowanie

Od wejścia w życie obowiązkowego KSeF każda korekta – zarówno pojedyncza, jak i zbiorcza – będzie musiała zostać wystawiona w KSeF w formie ustrukturyzowanej. Zmienia to dotychczasową praktykę, w której część błędów mogła być poprawiana notą korygującą wystawioną przez nabywcę. W nowym systemie cała odpowiedzialność za poprawianie faktur spoczywa na sprzedawcy.

Nowe zasady wymagają od przedsiębiorców dokładniejszej ewidencji danych, dostosowania systemów księgowych oraz bieżącej kontroli jakości wystawianych faktur. Warto przygotować się do tych zmian zawczasu, aby uniknąć problemów po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Czasu na przygotowanie zostało niewiele – obowiązkowy KSeF zacznie działać już za kilka miesięcy. Aby uniknąć chaosu i ryzyka błędów, lepiej nie zostawiać zmian na ostatnią chwilę.