Kategoria: Bez kategorii

Plan kont fundacji rodzinnej to część polityki rachunkowości, którą zarząd ustala na piśmie. Przepisy nie narzucają gotowego wzoru planu kont dla fundacji rodzinnej, dlatego trzeba go zaprojektować pod jej majątek i rozliczenia podatkowe. Najważniejsze jest rozdzielenie funduszu założycielskiego, źródeł przychodów, świadczeń dla beneficjentów i rozrachunków z tytułu CIT.

Plan kont fundacji rodzinnej a polityka rachunkowości

Plan kont jest elementem dokumentacji zasad rachunkowości, którą każda jednostka musi mieć zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości. Zarząd fundacji ustala tę dokumentację na piśmie i aktualizuje ją. Plan kont określa, jakie konta prowadzi fundacja i jak łączą się z nimi księgi pomocnicze.

Fundacja rodzinna jest osobą prawną, więc prowadzi pełne księgi rachunkowe. Polityka rachunkowości obejmuje m.in.:

• określenie roku obrotowego,
• metody wyceny aktywów i pasywów,
• zakładowy plan kont z zasadami klasyfikacji zdarzeń,
• zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych,
• opis systemu przetwarzania i ochrony danych.

W fundacji rodzinnej polityka powinna dodatkowo określać, jak identyfikuje się fundatora, beneficjenta, rodzaj mienia, źródło przychodu i skutek podatkowy zdarzenia. Te informacje są potrzebne do rozliczeń CIT i do sprawozdania finansowego. Wsparcie w tym zakresie oferujemy w ramach usługi przygotowania polityki rachunkowości.

Czym plan kont fundacji rodzinnej różni się od planu kont spółki?

Podstawowe zasady rachunkowości są dla fundacji i spółki takie same. Różnica leży w treści zdarzeń i ich skutkach podatkowych. W spółce centralną rolę odgrywa kapitał zakładowy i wypłata dywidendy, a w fundacji rodzinnej fundusz założycielski i świadczenia dla beneficjentów.

Wniesienie mienia do fundacji rodzinnej nie jest aportem do spółki. Dlatego nie warto kopiować planu kont spółki bez zmian. Konta trzeba dopasować do konstrukcji fundacji.

Jak zbudować plan kont fundacji rodzinnej?

Plan kont fundacji warto projektować od strony zdarzeń, które naprawdę wystąpią, a dopiero potem nadawać numery. Zespoły kont mogą być typowe, ale analityka musi odzwierciedlać specyfikę fundacji. Poniższe numery kont są przykładowe i powinny wynikać z polityki rachunkowości konkretnej fundacji. Projekt planu kont przygotowujemy w ramach księgowości dla fundacji rodzinnych. Budowę planu kont fundacji omawialiśmy też podczas webinaru „Wyzwania rachunkowe i podatkowe w fundacjach rodzinnych”.

Przykładowa struktura planu kont:

Fundusz założycielski i wniesione mienie

Fundator wnosi mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o wartości określonej w statucie, nie niższej niż 100 000 zł (art. 17 ustawy o fundacji rodzinnej). Fundacja nie może zwracać fundatorowi tego mienia, chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 20). Fundusz założycielski jest jednym funduszem fundacji, ale jego konto warto prowadzić z analityką według fundatorów.

Przy wnoszeniu mienia występują trzy różne wartości:

• wartość mienia na potrzeby ustawy o fundacji rodzinnej, czyli wartość rynkowa składników innych niż pieniądze na dzień wniesienia (art. 19),
• wartość według stanu i cen z chwili wniesienia oraz wartość podatkowa, które wpisuje się do spisu mienia (art. 27),
• wartość bilansowa, ustalana według zasad ustawy o rachunkowości i polityki rachunkowości.

Te wartości nie muszą być równe. Plan kont i księgi pomocnicze powinny pozwolić powiązać każdy składnik ze spisem mienia.

Działalność dozwolona i działalność poza art. 5 ustawy

Art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej wymienia zamknięty katalog działalności gospodarczej fundacji. Obejmuje m.in. najem i dzierżawę, udział w spółkach i funduszach, obrót papierami wartościowymi oraz zbywanie mienia, które nie zostało nabyte wyłącznie w celu dalszego zbycia. W zakresie działalności poza tym katalogiem fundacja płaci 25% CIT (art. 24r ustawy o CIT).

Dlatego jedno konto „przychody” nie wystarczy. Przychody warto rozdzielić co najmniej na:

• najem i dzierżawę,
• przychody z udziałów, akcji i funduszy,
• zbycie mienia,
• odsetki od pożyczek,
• działalność, która może wykraczać poza art. 5.

Osobnej analityki wymaga też najem na rzecz fundatora, beneficjenta lub podmiotów z nimi powiązanych. Zgodnie z art. 6 ust. 8 ustawy o CIT zwolnienie nie obejmuje przychodów z najmu lub dzierżawy, jeśli ich przedmiotem jest przedsiębiorstwo, jego zorganizowana część albo składniki majątku służące działalności takiej osoby lub podmiotu, przy spełnieniu warunków ustawowych. Sam fakt, że najemcą jest fundator lub beneficjent, nie przesądza jeszcze o utracie zwolnienia.

Świadczenia dla beneficjentów i rozliczenia z nimi

Świadczenie dla beneficjenta to przekazanie mu środków, rzeczy lub praw albo oddanie ich do korzystania zgodnie ze statutem i listą beneficjentów (art. 2 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej). Świadczenie nie jest kosztem działalności fundacji. To dystrybucja majątku zgodna z celem fundacji.

W planie kont potrzebne jest osobne konto rozrachunków z beneficjentami, z analityką według beneficjenta i rodzaju świadczenia. Świadczenia niepieniężne, np. bezpłatne lub częściowo odpłatne korzystanie z mieszkania, też muszą być ujęte i wycenione, bo od nich również płaci się 15% CIT. Zasady ich wyceny określa art. 24q ust. 5 ustawy o CIT.

Konta podatkowe: CIT od świadczeń i działalności niedozwolonej

Fundacja rodzinna korzysta ze zwolnienia z CIT, ale płaci podatek w określonych sytuacjach. Najważniejsze to 15% CIT z art. 24q ustawy o CIT, który obejmuje świadczenia, mienie przekazywane przy rozwiązaniu fundacji i tzw. ukryte zyski, oraz 25% CIT od działalności poza art. 5 (art. 24r). Każdy z tych podatków warto rozliczać na osobnym koncie rozrachunkowym, a ukryte zyski wyodrębnić w analityce, np. przy transakcjach z fundatorem lub beneficjentem.

Osobne konta ułatwiają:

• terminową wpłatę 15% CIT do 20. dnia miesiąca następującego po przekazaniu świadczenia,
• przygotowanie rocznej deklaracji CIT-8FR, składanej do końca trzeciego miesiąca roku następnego,
• ustalenie podstawy opodatkowania działalności poza art. 5,
• uzgodnienie podatków z księgami na koniec roku.

Przykładowe księgowania w fundacji rodzinnej

Poniższe przykłady pokazują logikę zapisów, a nie jedyny poprawny wariant. Konkretne konta i sposób prezentacji w wyniku finansowym powinna określać polityka rachunkowości. Przy złożonych zdarzeniach decyzję warto uzgodnić z biegłym rewidentem i doradcą podatkowym.

Wniesienie nieruchomości lub udziałów

Fundator wnosi do fundacji nieruchomość na pokrycie funduszu założycielskiego. Przy wartości bilansowej przyjętej według polityki rachunkowości w kwocie 5 000 000 zł zapis może wyglądać tak:

• Wn Nieruchomości (analityka: nieruchomość X, fundator A) 5 000 000 zł
• Ma Fundusz założycielski (analityka: fundator A) 5 000 000 zł

Przy wniesieniu udziałów po stronie Wn ujmuje się długoterminowe aktywa finansowe. Równolegle trzeba wpisać składnik do spisu mienia z wartością z chwili wniesienia i wartością podatkową.

Przychód z najmu

Fundacja wynajmuje lokal i wystawia fakturę na 10 000 zł netto miesięcznie. Zapis może wyglądać tak:

• Wn Rozrachunki z najemcami 10 000 zł (plus VAT, jeśli najem jest opodatkowany)
• Ma Przychody z najmu (analityka: nieruchomość X, najem na rzecz podmiotu niepowiązanego) 10 000 zł

Analityka pokazuje od razu, czy najem mieści się w art. 5 ustawy i czy nie dotyczy fundatora lub beneficjenta.

Wypłata świadczenia dla beneficjenta

Fundacja wypłaca beneficjentowi świadczenie pieniężne 100 000 zł. Zapis może wyglądać tak:

• Wn Rozliczenie świadczeń dla beneficjentów 100 000 zł
• Ma Rozrachunki z beneficjentem B 100 000 zł
• Wn Rozrachunki z beneficjentem B 100 000 zł
• Ma Rachunek bankowy 100 000 zł

Równolegle fundacja rozpoznaje 15% CIT, czyli 15 000 zł:

• Wn Podatek dochodowy (art. 24q) 15 000 zł
• Ma Rozrachunki publicznoprawne: CIT 15% 15 000 zł

Beneficjent otrzymuje pełne 100 000 zł, bo podatek obciąża fundację. Sposób prezentacji świadczeń i podatku w sprawozdaniu finansowym powinna rozstrzygać polityka rachunkowości.

Plan kont a JPK_KR_PD: znaczniki kont w fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna przesyła księgi w strukturze JPK_KR_PD, mimo że korzysta ze zwolnienia z CIT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT zwalnia z tego obowiązku podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi etapami: fundacje składające miesięczny JPK_V7M przesyłają księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r., a pozostałe za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r. Plan kont warto jednak od początku projektować z myślą o znacznikach kont.

Konta w JPK_KR_PD oznacza się znacznikami ze słowników z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych. MF wyjaśnia, że oznacza się każde konto, którego treść odpowiada znacznikowi. Jeśli na jednym koncie są zdarzenia o różnych znacznikach, MF wskazuje, że należy podzielić je na jednorodne grupy na osobnych kontach analitycznych.

W fundacji rodzinnej oznacza to zwłaszcza rozdzielenie:

• przychodów objętych zwolnieniem,
• przychodów z działalności poza art. 5,
• rozrachunków z tytułu 15% CIT od świadczeń,
• pozostałych operacji majątkowych.

Więcej o znacznikach piszemy w artykule JPK_KR_PD: struktura, znaczniki i raportowanie CIT.

Kiedy zaktualizować plan kont fundacji rodzinnej?

Plan kont trzeba aktualizować za każdym razem, gdy zmienia się działalność fundacji, jej majątek lub przepisy. Ustawa o rachunkowości nie wymaga corocznej aktualizacji, ale przegląd przed początkiem roku obrotowego to dobra praktyka. Plan kont z dnia założenia fundacji rzadko wystarcza na kolejne lata.

Aktualizacja jest potrzebna m.in. wtedy, gdy fundacja:

• nabywa nowy rodzaj aktywów, np. pierwszą nieruchomość na wynajem,
• zaczyna wypłacać świadczenia niepieniężne,
• udziela pożyczek spółkom lub beneficjentom,
• zawiera transakcje z fundatorem lub podmiotami powiązanymi,
• zostaje objęta nowymi obowiązkami, np. JPK CIT.

Zmiany w planie kont wprowadza zarząd przez aktualizację polityki rachunkowości.

FAQ

Czy istnieje wzór planu kont fundacji rodzinnej?

Nie ma urzędowego wzoru planu kont dla fundacji rodzinnej. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby fundacja miała zakładowy plan kont jako część polityki rachunkowości, ale jego treść zależy od jednostki. W praktyce korzysta się z typowych zespołów kont i dostosowuje analitykę do specyfiki fundacji: funduszu założycielskiego, świadczeń, źródeł przychodów i rozliczeń CIT.

Jak zaksięgować wniesienie mienia do fundacji rodzinnej?

Wniesienie mienia na pokrycie funduszu założycielskiego ujmuje się zwykle jako zwiększenie aktywów (np. nieruchomości lub udziałów) i funduszu założycielskiego. Konto funduszu warto prowadzić z analityką według fundatorów. Wartość bilansową ustala się według polityki rachunkowości. Wartość z chwili wniesienia i wartość podatkową wpisuje się dodatkowo do spisu mienia.

Czy świadczenie dla beneficjenta jest kosztem fundacji?

Nie. Świadczenie to przekazanie beneficjentowi majątku fundacji zgodnie ze statutem, a nie koszt uzyskania przychodu. Dlatego warto księgować je na osobnym koncie, oddzielnie od kosztów działalności. Od świadczenia fundacja płaci 15% CIT. Podatek obciąża fundację i nie pomniejsza kwoty wypłacanej beneficjentowi.

Dlaczego plan kont musi rozdzielać źródła przychodów?

Bo fundacja rodzinna może prowadzić działalność tylko w zakresie z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej. Działalność poza tym zakresem jest opodatkowana 25% CIT. Osobne konta dla najmu, udziałów, zbycia mienia i odsetek pozwalają wykazać, które przychody są zwolnione, a które opodatkowane. Ułatwiają też oznaczanie kont w JPK_KR_PD.

Czy plan kont fundacji rodzinnej trzeba dostosować do JPK CIT?

Tak. Fundacja rodzinna nie jest zwolniona z JPK CIT, mimo że korzysta ze zwolnienia z CIT. Konta w JPK_KR_PD oznacza się znacznikami ze słowników Ministerstwa Finansów. Jeśli na jednym koncie są zdarzenia o różnych znacznikach, trzeba je rozdzielić na konta analityczne. Najłatwiej zaprojektować to już przy tworzeniu planu kont.

Jak ALTO wspiera

Projektujemy plany kont i polityki rachunkowości dla fundacji rodzinnych od chwili ich powstania. Pomagamy ująć wkłady fundatorów, rozdzielić źródła przychodów i przygotować konta pod JPK_KR_PD. Nasi księgowi współpracują z doradcami podatkowymi, więc struktura kont od razu uwzględnia rozliczenia 15% i 25% CIT. Sprawdź, jak wygląda nasza księgowość dla fundacji rodzinnych.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO Advisory odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 2, 5, 17, 19, 20, 27
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 10
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 6, 9, 24q, 24r
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024 poz. 1314 ze zm.)
• Ministerstwo Finansów, Pytania i odpowiedzi JPK_PD: https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd

Księgowość fundacji rodzinnej to pełne księgi rachunkowe prowadzone według ustawy o rachunkowości, uzupełnione o ewidencję potrzebną do rozliczeń CIT. Fundacja rodzinna nie może prowadzić uproszczonej księgowości, nawet jeśli tylko zarządza majątkiem. Poniżej pokazujemy, jak ta księgowość wygląda w praktyce, jakie dokumenty są potrzebne i jakich błędów unikać.

Czy fundacja rodzinna musi prowadzić pełną księgowość?

Tak. Fundacja rodzinna jest osobą prawną, a osoby prawne z siedzibą w Polsce stosują ustawę o rachunkowości. Oznacza to obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych i sporządzania rocznego sprawozdania finansowego. Nie ma tu możliwości prowadzenia książki przychodów i rozchodów ani ryczałtu.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej fundacja nabywa osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych. Rejestr prowadzi Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Od tego momentu fundacja działa jak każda inna jednostka stosująca ustawę o rachunkowości.

Pełna księgowość obowiązuje niezależnie od skali działalności. Dotyczy fundacji, która ma jedno mieszkanie na wynajem, i fundacji z portfelem kilkunastu spółek. Różni się tylko liczba zdarzeń do zaksięgowania, a nie sam obowiązek. Jak taką obsługę prowadzimy w ALTO, opisujemy na stronie księgowość fundacji rodzinnej.

Jakie przepisy regulują księgowość fundacji rodzinnej?

Księgowość fundacji rodzinnej opiera się na trzech ustawach. Ustawa o rachunkowości określa zasady prowadzenia ksiąg i sprawozdawczości. Ustawa o fundacji rodzinnej reguluje majątek, spis mienia i beneficjentów, a ustawa o CIT zasady opodatkowania.

Podstawowa zasada podatkowa jest taka, że fundacja rodzinna korzysta ze zwolnienia z CIT. Zwolnienie ma jednak wyjątki. Dlatego księgi muszą pozwalać odróżnić przychody zwolnione od zdarzeń, które rodzą podatek.

Jak wygląda księgowość fundacji rodzinnej w praktyce?

W praktyce księgowość fundacji rodzinnej łączy zwykłe księgowanie zdarzeń z bardzo dokładną ewidencją majątku i świadczeń. System musi pozwolić odtworzyć historię każdego składnika majątku i każdej wypłaty dla beneficjenta. Bez tego trudno prawidłowo rozliczyć CIT i przygotować sprawozdanie.

Punktem wyjścia jest polityka rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, czyli w fundacji zarząd, ustala ją na piśmie i aktualizuje. Obejmuje ona m.in. zakładowy plan kont i zasady wyceny. W fundacji rodzinnej warto ją przygotować przed pierwszym zdarzeniem w księgach. Pomagamy w tym w ramach usługi przygotowania polityki rachunkowości.

Wniesienie mienia i otwarcie ksiąg

Pierwszym zdarzeniem w księgach jest zwykle wniesienie mienia przez fundatora. Fundator wnosi mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o wartości określonej w statucie, nie niższej niż 100 000 zł (art. 17 ustawy o fundacji rodzinnej). Może to być gotówka, nieruchomość, udziały lub akcje.

Księgi otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, czyli dzień pierwszego zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych. Ustawa o rachunkowości daje na to 15 dni od takiego zdarzenia. W fundacji rodzinnej warto od razu ustalić, jak ujmować wkłady od kilku fundatorów, bo te dane będą potrzebne przez cały okres istnienia fundacji.

Bieżące zdarzenia: najem, inwestycje, odsetki, dywidendy

Bieżąca księgowość obejmuje wszystkie zdarzenia związane z majątkiem fundacji. Przy nieruchomościach to m.in. czynsze, media, nakłady, amortyzacja i podatek od nieruchomości. Przy inwestycjach to zakup i sprzedaż papierów wartościowych, dywidendy, odsetki i różnice kursowe.

Kluczowe jest przypisanie każdego przychodu do właściwej kategorii. Art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej zamyka katalog działalności gospodarczej, którą fundacja może prowadzić. Należą do niego m.in.:

• zbywanie mienia, jeśli nie zostało nabyte wyłącznie w celu dalszego zbycia,
• najem, dzierżawa i udostępnianie mienia,
• udział w spółkach i funduszach inwestycyjnych,
• obrót papierami wartościowymi,
• udzielanie pożyczek spółkom kapitałowym, w których fundacja ma udziały lub akcje, spółkom osobowym, w których jest wspólnikiem, oraz beneficjentom,
• obrót zagranicznymi środkami płatniczymi w celu dokonywania płatności związanych z działalnością fundacji,
• określone nieprzemysłowe przetwórstwo produktów rolnych i gospodarka leśna, wyłącznie w związku z prowadzonym gospodarstwem rolnym.

Działalność poza tym katalogiem jest opodatkowana stawką 25% CIT (art. 24r ustawy o CIT). Dlatego analityka przychodów powinna od razu pokazywać, z jakiego źródła pochodzi każda złotówka. Osobnej analizy wymaga najem na rzecz fundatora, beneficjenta lub podmiotów z nimi powiązanych. Zgodnie z art. 6 ust. 8 ustawy o CIT zwolnienie nie obejmuje przychodów z najmu lub dzierżawy, jeśli ich przedmiotem jest przedsiębiorstwo, jego zorganizowana część albo składniki majątku służące działalności takiej osoby lub podmiotu, przy spełnieniu warunków ustawowych. Sam fakt wynajęcia lokalu fundatorowi lub beneficjentowi nie oznacza automatycznie utraty zwolnienia.

Świadczenia dla beneficjentów i ich ewidencja

Świadczenie to środki pieniężne, rzeczy lub prawa przekazane beneficjentowi albo oddane mu do korzystania zgodnie ze statutem i listą beneficjentów (art. 2 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej). Od świadczenia fundacja płaci 15% CIT (art. 24q ustawy o CIT). Tą samą stawką objęte są mienie przekazywane przy rozwiązaniu fundacji oraz świadczenia w postaci tzw. ukrytych zysków, wymienione w art. 24q ust. 1a, np. określone transakcje z fundatorem, beneficjentem lub podmiotami powiązanymi. Podatek wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym świadczenie przekazano lub postawiono do dyspozycji.

Przykład: fundacja wypłaca beneficjentowi 100 000 zł. Zakładamy, że beneficjent należy do tzw. grupy „0” względem fundatora. Beneficjent otrzymuje 100 000 zł, a fundacja rozpoznaje dodatkowo 15 000 zł CIT. Podatek obciąża fundację jako podatnika, więc nie pomniejsza się o niego kwoty świadczenia. Gdyby beneficjent nie należał do tzw. Grupy „0” względem fundatora, wtedy należałoby potrącić odpowiedni podatek PIT od wypłaty tego świadczenia dla beneficjenta.

Dla każdego świadczenia księgi i dokumentacja powinny pokazywać:

• beneficjenta i podstawę świadczenia w statucie,
• rodzaj świadczenia (pieniężne czy niepieniężne),
• wartość i datę przekazania lub postawienia do dyspozycji,
• dane potrzebne do rozliczenia po stronie beneficjenta.

Spis mienia a księgi rachunkowe

Spis mienia to odrębny dokument wymagany przez ustawę o fundacji rodzinnej. Zawiera m.in. osobę wnoszącą mienie, rodzaj i wartość każdego składnika według stanu i cen z chwili wniesienia oraz jego wartość podatkową. Zarząd aktualizuje spis przy kolejnych wkładach.

Spis mienia nie zastępuje ksiąg rachunkowych. Księgi pokazują wszystkie zdarzenia i bieżącą wartość aktywów według zasad rachunkowości. Spis dokumentuje, kto i co wniósł. Dane z obu źródeł powinny się dać ze sobą powiązać, bo są potrzebne m.in. przy rozliczaniu świadczeń.

Jakie dokumenty fundacja rodzinna musi przygotować i przechowywać?

Fundacja rodzinna potrzebuje czterech grup dokumentów: korporacyjnych, majątkowych, rachunkowych i podatkowych. Każdy zapis w księgach musi opierać się na dowodzie księgowym. W fundacji szczególnie ważna jest dokumentacja świadczeń i wkładów, bo od niej zależą rozliczenia podatkowe.

Dokumenty przechowuje się przez okresy wskazane w art. 74 ustawy o rachunkowości. Dłuższe okresy mogą wynikać z przepisów podatkowych, np. z biegu przedawnienia zobowiązań.

Kalendarz obowiązków księgowych i podatkowych fundacji rodzinnej

Obowiązki fundacji rodzinnej układają się w cykl miesięczny i roczny. Co miesiąc zamyka się księgi i rozlicza podatki od zdarzeń z danego miesiąca. Raz w roku sporządza się sprawozdanie finansowe i deklarację CIT-8FR.

Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu kalendarz wygląda tak:

Jeśli fundacja prowadzi działalność poza zakresem art. 5, w tym zakresie składa również zeznanie CIT-8 (art. 27 ust. 1da ustawy o CIT) wraz z informacją CIT/F. Jeżeli jest podatnikiem VAT, dochodzą rozliczenia VAT i obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Fundacja rodzinna nie jest zwolniona z JPK CIT. Ministerstwo Finansów potwierdza, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT wyłącza z tego obowiązku podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi jednak etapami. Fundacja, która składa miesięczny JPK_V7M, przesyła księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r. Pozostałe fundacje za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r. Harmonogram obowiązku opisujemy w artykule JPK_CIT w 2026 roku: terminy, struktura JPK_KR_PD i nowe obowiązki.

Najczęstsze błędy w księgowości fundacji rodzinnej

Najczęstsze błędy wynikają z traktowania fundacji rodzinnej jak zwykłej spółki albo jak prostego „portfela” majątku. W obu przypadkach księgi nie pokazują danych, których wymagają przepisy o fundacji. Skutkiem mogą być błędy w CIT i w sprawozdaniu.

Typowe błędy to:

1. Brak rozdzielenia źródeł przychodów. Jedno konto „przychody” uniemożliwia wykazanie, co mieści się w art. 5, a co podlega 25% CIT.
2. Księgowanie świadczeń jak zwykłych kosztów. Świadczenie to przekazanie majątku beneficjentowi, a nie koszt działalności.
3. Pomniejszanie świadczenia o 15% CIT. Podatek obciąża fundację, a nie beneficjenta.
4. Utożsamianie spisu mienia z księgami. Spis dokumentuje wkłady, ale nie zastępuje ewidencji.
5. Przenoszenie rozwiązań ze spółek bez analizy. Wniesienie mienia do fundacji to nie aport do spółki.
6. Brak dokumentacji transakcji z fundatorem i beneficjentami. Takie transakcje mogą rodzić skutki podatkowe, więc wymagają pełnej dokumentacji.

Kto może prowadzić księgowość fundacji rodzinnej?

Księgi może prowadzić sama fundacja albo biuro rachunkowe. Art. 11 ustawy o rachunkowości pozwala powierzyć prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy, który spełnia warunki ustawowe. Odpowiedzialność za rachunkowość pozostaje jednak po stronie zarządu fundacji.

Wybierając biuro, warto sprawdzić, czy ma doświadczenie w rozliczeniach specyficznych dla fundacji rodzinnych. Chodzi zwłaszcza o świadczenia, 15% CIT, kwalifikację działalności z art. 5 i współpracę przy audycie. Równie ważna jest współpraca księgowości z doradcą podatkowym, bo wiele decyzji księgowych ma bezpośrednie skutki w CIT. Zakres takiej obsługi w ALTO znajdziesz na stronie księgowość dla fundacji rodzinnych. Praktyczne wyzwania rachunkowe fundacji omawiała nasza ekspertka podczas webinaru „Wyzwania rachunkowe i podatkowe w fundacjach rodzinnych”.

FAQ

Czy fundacja rodzinna może prowadzić uproszczoną księgowość?

Nie. Fundacja rodzinna jest osobą prawną, więc stosuje ustawę o rachunkowości i prowadzi pełne księgi rachunkowe. Nie może prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani korzystać z ryczałtu. Obowiązek ten nie zależy od wielkości majątku ani od liczby transakcji. Fundacja z jednym wynajmowanym lokalem prowadzi księgi na tych samych zasadach co fundacja z dużym portfelem inwestycji.

Czy fundacja rodzinna płaci CIT?

Co do zasady fundacja rodzinna jest zwolniona z CIT na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT. Zwolnienie ma jednak wyjątki. Fundacja płaci 15% CIT od świadczeń dla beneficjentów, od mienia przekazywanego przy rozwiązaniu fundacji i od tzw. ukrytych zysków. Płaci też 25% CIT od działalności gospodarczej wykraczającej poza zakres z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej.

Jaką deklarację CIT składa fundacja rodzinna?

Fundacja rodzinna składa deklarację CIT-8FR do końca trzeciego miesiąca roku następnego, elektronicznie (art. 24s ustawy o CIT). Podatek od świadczeń wpłaca na bieżąco, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu przekazania świadczenia. Jeśli prowadzi działalność poza zakresem art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej, w tym zakresie składa także zeznanie CIT-8 z informacją CIT/F.

Czym różni się spis mienia od ksiąg rachunkowych?

Spis mienia to dokument z ustawy o fundacji rodzinnej. Wskazuje, kto wniósł mienie, jakie to były składniki, jaka była ich wartość w chwili wniesienia i jaka jest ich wartość podatkowa. Księgi rachunkowe obejmują natomiast wszystkie zdarzenia gospodarcze i bieżącą wartość aktywów. Oba źródła powinny się dać ze sobą powiązać, ale jedno nie zastępuje drugiego.

Czy fundacja rodzinna musi składać JPK CIT?

Tak. Ministerstwo Finansów wskazuje, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT zwalnia z JPK CIT podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi etapami: fundacje składające miesięczny JPK_V7M przesyłają księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r., a pozostałe za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r.

Czy księgowość fundacji rodzinnej może prowadzić biuro rachunkowe?

Tak. Ustawa o rachunkowości pozwala powierzyć prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu. Zarząd fundacji nadal odpowiada jednak za rachunkowość, w tym za politykę rachunkowości i sprawozdanie finansowe. Warto wybrać biuro, które zna specyfikę fundacji rodzinnych: świadczenia, 15% CIT, kwalifikację działalności z art. 5 oraz przygotowanie do audytu.

Jak ALTO wspiera

Prowadzimy księgowość fundacji rodzinnych od pierwszego dnia ich działalności. Pomagamy przygotować politykę rachunkowości i plan kont, ujmujemy wkłady fundatorów i rozliczamy świadczenia dla beneficjentów. Nasz zespół księgowy współpracuje z doradcami podatkowymi, dzięki czemu kwalifikacja zdarzeń od razu uwzględnia skutki w CIT. Sprawdź, jak wygląda nasza księgowość dla fundacji rodzinnych, oraz wsparcie przy zakładaniu fundacji rodzinnej.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 2, 4, 5, 17, 72
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 2, 10, 11, 52, 53, 69, 74
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 6, 9, 24q, 24r, 24s, 27
• Ministerstwo Finansów, Pytania i odpowiedzi JPK_PD: https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd
• Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, Rejestr Fundacji Rodzinnych: https://piotrkow-tryb.so.gov.pl/rejestr-fundacji-rodzinnych,m,mg,305

Zapraszamy do lektury kolejnego wpisu z naszej nowej serii pt. „Ulgowy kalejdoskop” – czyli zestawienia najciekawszych rozstrzygnięć w obszarze podatków i innowacji. W ramach comiesięcznego przeglądu analizujemy wyroki oraz interpretacje, które realnie wpływają na portfele przedsiębiorców.

Ulga B+R: Zakaz stosowania mieszanych metod zaliczania wydatków do KUP w ramach jednego projektu rozwojowego

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 14 września 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.268.2026.2.DK

Czy w ramach jednego projektu rozwojowego podatnik może stosować różne metody zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów (np. amortyzację środków trwałych rozliczać bieżąco, a koszty pracownicze i materiałowe skapitalizować do wartości WNiP)?

Organ uznał, że:

• Podatnik ma swobodę wyboru jednej z trzech metod rozliczania kosztów prac rozwojowych w KUP (na bieżąco, jednorazowo po zakończeniu prac lub poprzez odpisy amortyzacyjne od WNiP – art. 15 ust. 4a ustawy o CIT).
• Wybór metody musi dotyczyć całości kosztów danego projektu rozwojowego. Przepisy nie pozwalają na stosowanie tzw. metod mieszanych, czyli rozliczania części kosztów jednego projektu na bieżąco (np. odpisów amortyzacyjnych środków trwałych na podstawie art. 15 ust. 4a pkt 1 ustawy o CIT), a pozostałych wydatków dopiero przez amortyzację powstałej WNiP (art. 15 ust. 4a pkt 3 ustawy o CIT).

Interpretacja nakłada na podatników istotny obowiązek zachowania konsekwencji metodologicznej przy planowaniu rozliczenia prac rozwojowych. Przedsiębiorca realizujący dany projekt B+R musi zdecydować się na jeden spójny model podatkowego ujęcia wszystkich jego kosztów. Łączenie bieżącego zaliczania niektórych wydatków do KUP z jednoczesną kapitalizacją reszty do wartości początkowej WNiP zostanie zakwestionowane przez organ skarbowy.

Ulga B+R: Podwyższona wysokość limitu odliczenia kosztów wynagrodzeń przy amortyzacji zakończonych prac rozwojowych

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 14 września 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.267.2026.2.DK

W jakiej wysokości limit odliczenia (100% czy 200%) należy zastosować do odpisów amortyzacyjnych od zakończonych prac rozwojowych (WNiP), w których wartości początkowej ujęte zostały koszty pracownicze?

Organ uznał, że:

• Koszty osobowe (wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców) zachowują swój charakter prawny bez względu na to, czy podatnik zalicza je do KUP na bieżąco, czy rozlicza je w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej zakończonych prac rozwojowych.
• Przy ustalaniu wysokości kosztów kwalifikowanych odliczanych przez odpisy amortyzacyjne od WNiP należy zastosować proporcję:
  • limit 200% – w odniesieniu do tej części odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada udziałowi kosztów pracowniczych w wartości początkowej WNiP,
  • limit 100% – w odniesieniu do części odpisu odpowiadającej pozostałym kosztom kwalifikowanym.
• Wybór podatkowego sposobu rozliczania kosztów prac rozwojowych (na bieżąco vs. poprzez amortyzację WNiP) nie może prowadzić do nieuzasadnionego obniżenia limitu odliczenia dla kosztów osobowych.

Interpretacja jest korzystna dla podatników komercjalizujących wyniki prac rozwojowych. Potwierdza, że aktywowanie kosztów wynagrodzeń w wartości początkowej WNiP nie pozbawia podatnika prawa do wyższego, 200-procentowego limitu odliczenia ulgi B+R dla tej części odpisu. Pozwala to uniknąć dyskryminacji podatników w zależności od wybranej metody rachunkowego i podatkowego ujęcia prac rozwojowych.

Ulga B+R: Amortyzacja praw autorskich do komponentów oprogramowania jako koszt kwalifikowany

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 1 września 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.437.2026.2.AN

Czy odpisy amortyzacyjne od wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) w postaci autorskich praw majątkowych do modułów, komponentów i bibliotek oprogramowania, nabywanych od zewnętrznych kontrahentów i wykorzystywanych w działalności B+R, stanowią koszty kwalifikowane ulgi B+R?

Organ uznał, że:

• Odpisy amortyzacyjne od praw autorskich do modułów, komponentów, bibliotek lub innych funkcjonalności oprogramowania nabytych od zewnętrznych podmiotów stanowią koszty kwalifikowane na podstawie art. 18d ust. 3 ustawy o CIT.
• Warunkiem zaliczenia tych odpisów do ulgi B+R jest ich bezpośrednie wykorzystywanie w realizowanych projektach badawczo-rozwojowych oraz jednoznaczne wyodrębnienie nabytego oprogramowania w dokumentacji/ewidencji jako odrębne WNiP w części, w jakiej służy ono działalności B+R.

Interpretacja jest bardzo ważna dla firm z sektora IT oraz przedsiębiorstw rozwijających własne oprogramowanie z wykorzystaniem zewnętrznych podwykonawców. Potwierdza, że zakupy gotowych modułów czy kodów źródłowych na podstawie umów przenoszących autorskie prawa majątkowe, po ujęciu w ewidencji jako WNiP, pozwalają na rozliczanie ich amortyzacji w ramach ulgi B+R.

Ulga B+R: Rozliczenie wydatków na wytworzenie prototypu przeznaczonego na sprzedaż

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 10 września 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.407.2026.2.DW

Czy koszty materiałów i surowców poniesione na wytworzenie prototypu w ramach prac badawczo-rozwojowych stanowią koszty kwalifikowane ulgi B+R w sytuacji, gdy ostatecznie prototyp okaże się sukcesem i zostanie sprzedany klientowi?

Organ uznał, że:

• Działania polegające na opracowaniu i budowie prototypu (np. nowej maszyny), podejmowane w sposób uporządkowany, zaplanowany i metodyczny na podstawie harmonogramu prac, stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT.
• Wydatki na materiały i surowce niezbędne do zbudowania prototypu (zarówno elementy konstrukcyjne, jak i materiały eksploatacyjne typu smary, farby, układy scalone), zaliczone do KUP i nie zwrócone w żadnej formie, stanowią koszty kwalifikowane na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT.
• Prawo do odliczenia tych kosztów przysługuje niezależnie od tego, czy wytworzony prototyp zostanie w przyszłości ostatecznie sprzedany.

Interpretacja jest bardzo korzystna dla przedsiębiorców prowadzących działalność produkcyjną i inżynieryjną. Potwierdza, że fakt zakończania prac B+R sukcesem oraz komercjalizacja ich efektu (sprzedaż gotowego prototypu do klienta jako produktu) w żaden sposób nie przekreśla ich badawczo-rozwojowego charakteru. W konsekwencji koszty surowców i materiałów zużytych do budowy udanego prototypu nadal mogą zostać rozliczone w ramach ulgi B+R.

Ulga na innowacyjnych pracowników: Kluczowy jest moment wpłaty PIT do urzędu, a nie termin wypłaty wynagrodzeń

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 9 września 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.433.2026.2.DW

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 września 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.564.2024.10.MBD

W jakich dokładnie miesiącach podatnik ma prawo pomniejszać wpłacane zaliczki na PIT z tytułu ulgi na innowacyjnych pracowników i czy system wypłaty wynagrodzeń (z dołu / z góry) lub późniejsza korekta CIT-8 wpływają na ten okres?

Organ uznał, że:

• O prawie do skorzystania z ulgi decyduje termin wpłaty zaliczki PIT do urzędu skarbowego, a nie przyjęty w firmie system wypłaty wynagrodzeń („z góry” czy „z dołu”). Ulga przysługuje w odniesieniu do zaliczek podlegających wpłacie od miesiąca następującego po miesiącu złożenia CIT-8 aż do ostatniego miesiąca tego samego roku podatkowego.
• Dla podatników o roku kalendarzowym, którzy złożą CIT-8 w marcu, okresem stosowania ulgi są zaliczki PIT podlegające wpłacie do urzędu od kwietnia do grudnia. Grudzień jest ostatnim miesiącem, w którym można dokonać pomniejszenia przelewu do urzędu skarbowego.
• Złożenie korekty CIT-8 wykazującej nadwyżkę ulgi B+R nie przesuwa początkowego momentu korzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników – o prawie do stosowania ulgi decyduje data złożenia pierwotnego zeznania CIT-8.

Interpretacja precyzyjnie porządkuje zasady kalendarzowe stosowania ulgi na innowacyjnych pracowników w rozliczeniach płatnika PIT. Potwierdza, że uwaga płatnika powinna być skupiona na datach przelewów zaliczek do urzędu skarbowego, a nie na miesiącach, za które należne jest wynagrodzenie. Co więcej, ponowne potwierdzenie zasady dotyczącej korekty CIT-8 chroni podatników przed utratą miesięcy uprawniających do odliczenia, jeśli nadwyżka ulgi B+R zostanie wykazana dopiero w korekcie.

Ulga na robotyzację: Sukcesja prawa do ulgi w ramach podziału spółki przez wydzielenie

Wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 17 września 2026 r., sygn. I SA/Wr 330/26

Czy w przypadku podziału spółki przez wydzielenie, spółka nowo zawiązana przejmuje prawo do rozliczenia ulgi na robotyzację, nawet jeśli spółka dzielona przed dniem podziału nie rozpoczęła jeszcze faktycznie korzystania z tego odliczenia?

Sąd orzekł, że:

• Sukcesja podatkowa w przypadku podziału spółki przez wydzielenie obejmuje „wszelkie prawa”, w tym także prawa potencjalne oraz ekspektatywy uprawnień podatkowych przysługujące spółce dzielonej.
• Przejście na spółkę nowo zawiązaną prawa do rozliczenia ulgi na robotyzację nie jest uzależnione od tego, czy spółka dzielona przed dniem podziału faktycznie rozpoczęła korzystanie z tego odliczenia.

Rozstrzygnięcie to ma kluczowe znaczenie dla procesów reorganizacyjnych. Potwierdza, że sukcesja podatkowa przy podziale przez wydzielenie dotyczy również nieuruchomionych jeszcze praw i ekspektatyw ulg. Co istotne, wnioski płynące z tego wyroku mają zastosowanie nie tylko do ulgi na robotyzację, ale również do ulgi B+R, ze względu na analogiczny mechanizm i konstrukcję obu tych preferencji podatkowych.

Kilka tygodni po zdobyciu tytułu „Poland Transfer Pricing Advisory Firm of the Year” w ramach ITR Europe Tax Awards ALTO otrzymało kolejne wyróżnienie. W tegorocznej edycji rankingu ITR World Tax utrzymaliśmy status „Recommended firm” oraz pozycję w trzech obszarach praktyki. Indywidualne wyróżnienia otrzymało także ośmiu naszych ekspertów.

Pozycja ALTO w rankingu ITR World Tax

ITR World Tax to jeden z najbardziej rozpoznawalnych międzynarodowych rankingów firm doradztwa podatkowego. W tym roku ALTO zostało sklasyfikowane w następujących kategoriach:

• Transfer Pricing: Tier 2
• General Corporate Tax: Tier 3
• Tax Controversy: Tier 3

Utrzymanie pozycji w rankingu potwierdza, że nasi klienci mogą liczyć na stałą jakość doradztwa, zarówno w bieżących sprawach podatkowych, jak i w obszarze cen transferowych czy sporów z organami podatkowymi.

Wyróżnieni eksperci ALTO

W tym roku wyróżnienia indywidualne otrzymało 8 ekspertów ALTO, o jedną osobę więcej niż przed rokiem. Dwa z nich są zupełnie nowe: otrzymali je Aneta Grzyb i Mateusz Paliszewski z zespołu cen transferowych. To dla nas szczególnie ważne, bo zbiega się z tegoroczną nagrodą ITR Europe Tax Awards w obszarze TP.

• Aleksandra Bońkowska: Women in Tax Leader oraz Notable Practitioner (General Corporate Tax)
• Sylwia Kulczycka: Highly Regarded oraz Women in Tax Leader (General Corporate Tax)
• Karolina Mazurkiewicz-Grzybowska: Rising Star oraz Women in Tax Leader (General Corporate Tax)
• Tobiasz Dolny: Notable Practitioner (General Corporate Tax)
• Aneta Grzyb: Notable Practitioner (Transfer Pricing)
• Dominik Niewadzi: Rising Star (Tax Controversy)
• Łukasz Kalisz: Rising Star (General Corporate Tax)
• Mateusz Paliszewski: Rising Star (Transfer Pricing)

Co to oznacza dla naszych klientów

Wyróżnienia w ITR World Tax to dla nas przede wszystkim potwierdzenie zaufania, którym obdarzają nas klienci. Dziękujemy za każdą wspólnie prowadzoną sprawę i projekt. Gratulujemy też wyróżnionym ekspertom i całym zespołom, które na co dzień pracują na pozycję ALTO.

Jeśli chcesz porozmawiać z naszymi ekspertami o cenach transferowych, podatkach korporacyjnych lub sporach podatkowych, skontaktuj się z nami.

Przez lata wielu przedsiębiorców zakładało, że współpraca ze studentami/uczniami na podstawie umów zlecenia należy do bezpiecznych modeli współpracy. Pierwsze interpretacje wydawane przez Głównego Inspektora Pracy pokazują jednak, że status studenta/ucznia nie stanowi argumentu rozstrzygającego. Co więcej, nawet znaczna elastyczność współpracy może okazać się niewystarczająca, jeżeli sposób wykonywania obowiązków przypomina funkcjonowanie pracownika w strukturze przedsiębiorstwa.

Szczególnie interesująca jest jedna z pierwszych negatywnych interpretacji dotycząca spółki z branży produkcyjno-handlowej współpracującej ze studentami jako sprzedawcami oraz zatrudniającej pracowników produkcji. Analiza tego rozstrzygnięcia pozwala lepiej zrozumieć, jakie obszary mogą obecnie znaleźć się w centrum zainteresowania organów kontrolnych.

Jak wyglądał model współpracy ze studentami?

Przedsiębiorca wskazał, że studenci samodzielnie zgłaszali swoją dostępność i decydowali, w jakich dniach oraz godzinach mogą wykonywać czynności. Harmonogram był dostosowywany do planu zajęć, sesji egzaminacyjnych czy praktyk. Studenci mogli również przez kilka tygodni nie wykonywać żadnych czynności.

Na pierwszy rzut oka model ten odpowiada wielu rozwiązaniom stosowanym obecnie w handlu, gastronomii, logistyce czy produkcji.

Co przekonało GIP do wydania negatywnej interpretacji?

Co ciekawe, organ nie zakwestionował samej elastyczności współpracy. Wręcz przeciwnie, w rozstrzygnięciu wskazano, że możliwość samodzielnego określania dostępności, brak obowiązku wykonywania określonej liczby godzin czy możliwość czasowego zawieszenia współpracy są okolicznościami przemawiającymi za cywilnoprawnym charakterem relacji.

Mimo to interpretacja okazała się negatywna. Zdaniem GIP kluczowe znaczenie miało to, kto faktycznie organizował pracę i kto decydował o bieżących zadaniach wykonywanych przez studentów.

Organ zwrócił przede wszystkim uwagę na to, że:

• studenci wykonywali czynności stanowiące element podstawowej działalności przedsiębiorstwa,
• zakres wykonywanych przez nich zadań był każdorazowo określany przez przedsiębiorcę,
• rodzaj powierzanych usług zależał od aktualnych potrzeb operacyjnych firmy.

Innymi słowy, student mógł zdecydować, kiedy będzie dostępny, ale po rozpoczęciu wykonywania czynności nie miał już wpływu na to, jakie zadania będzie realizował. To właśnie ten element został uznany przez GIP za najistotniejszy.

Na co faktycznie może patrzeć PIP podczas kontroli?

Analizowana interpretacja pokazuje, że kontrole koncentrują się przede wszystkim na praktycznym funkcjonowaniu zleceniobiorcy w organizacji.

W szczególności ryzyko może wzrastać, gdy:

• studenci wykonują te same lub bardzo podobne zadania co pracownicy etatowi,
• zakres ich obowiązków jest na bieżąco wyznaczany przez „przełożonych”,
• wykonują usługi stanowiące element podstawowego procesu operacyjnego przedsiębiorstwa,
• nie realizują samodzielnej, wyodrębnionej usługi, lecz działają jako część organizacji przedsiębiorcy.

To właśnie te elementy stanowiły podstawę negatywnego rozstrzygnięcia GIP.

Dlaczego warto przeanalizować model współpracy już teraz?

W praktyce przedsiębiorcy często koncentrują się na treści umów. Tymczasem pierwsze interpretacje GIP pokazują, że organ może badać znacznie szerzej rzeczywisty sposób organizacji pracy.

Dodatkowo należy pamiętać, że skutki ewentualnego zakwestionowania umowy nie ograniczają się wyłącznie do prawa pracy. Konsekwencją reklasyfikacji umowy może być konieczność uregulowania zaległych należności publicznoprawnych, w szczególności (w przypadku studentów) składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W praktyce często wiąże się to również z koniecznością skorygowania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz rozliczeń i zgłoszeń przekazanych do ZUS. W efekcie przedsiębiorcy mogą zostać zmuszeni do przeprowadzenia wielomiesięcznych korekt, generujących istotne obciążenia organizacyjne i finansowe.

Jak wspieramy naszych klientów

Nasze doświadczenia pokazują, że największe ryzyka ujawniają się nie w treści umowy, lecz w codziennej praktyce współpracy. Dlatego pomagamy klientom ocenić, jak funkcjonują ich modele zatrudnienia studentów w rzeczywistości, identyfikujemy obszary potencjalnego ryzyka oraz rekomendujemy działania ograniczające możliwość ich zakwestionowania przez organy. Wspieramy również klientów poprzez symulacje kontroli (mock control), które pozwalają spojrzeć na model współpracy dokładnie z perspektywy PIP, ZUS lub organów podatkowych. Dzięki temu potencjalne problemy można zidentyfikować i zaadresować jeszcze przed rozpoczęciem kontroli.

W trakcie takich kontroli wspieramy naszych klientów, występując jako pełnomocnicy. Opracowujemy z klientami strategię działania i bronimy interesów kontrolowanych na każdym etapie sprawy: przygotowujemy wyjaśnienia dla organu, bierzemy udział w przesłuchaniach świadków oraz reprezentujemy kontrolowane podmioty przed urzędem i w sądzie. Proaktywne działanie od samego początku sprawy w praktyce znacząco zwiększa szanse pozytywnego jej zakończenia.

Źródło:

1. Decyzja w sprawie interpretacji indywidualnej Głównego Inspektora Pracy, GIP-GPP.50.18.2026.2

Stan prawny na 17 września 2026 r.

Wynagrodzenie za urlop oraz finansowane przez pracodawcę wynagrodzenie za czas choroby mogą być uwzględniane przy rozliczeniu kosztów kwalifikowanych ulgi B+R. Nie oznacza to jednak, że okres nieobecności traktuje się tak, jak czas wykonywania prac badawczo-rozwojowych.

Po najnowszych wyrokach NSA i interpretacjach KIS zasada kalkulacji jest znacznie bardziej klarowna: w liczniku proporcji należy uwzględnić rzeczywisty czas przeznaczony na działalność B+R, natomiast w mianowniku nominalny wymiar czasu pracy pracownika w danym miesiącu, obejmujący także dni usprawiedliwionej nieobecności.

Koszty osobowe w uldze badawczo-rozwojowej: co mówi ustawa?

Art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT pozwala zaliczać do kosztów kwalifikowanych należności pracowników, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Do kosztów wchodzą też finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne od tych należności. Warunkiem jest zachowanie proporcji: uwzględniasz tylko taką część, w jakiej czas B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Analogiczna regulacja znajduje się w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT.

Do puli kosztów mogą należeć m.in. wynagrodzenie zasadnicze, premie, nagrody, dodatki czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, o ile stanowią należności ze stosunku pracy i spełnione są pozostałe warunki ulgi.

Samo zatrudnienie pracownika w dziale R&D nie przesądza jednak o wysokości odliczenia. Liczy się jego rzeczywiste zaangażowanie w prace B+R. W jednej z najnowszych interpretacji, z 24 sierpnia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.379.2026.2.AN, Dyrektor KIS potwierdził możliwość kwalifikowania wynagrodzeń i składek w części odpowiadającej czasowi pracy nad działalnością B+R.

Zasady kwalifikacji kosztów osobowych i sposób ich udokumentowania warto ustalić na wczesnym etapie, najlepiej wspólnie z doradcą prowadzącym analizę ulgi B+R w firmie.

Wynagrodzenie za urlop i chorobę: czy jest kosztem kwalifikowanym B+R?

Co do zasady wynagrodzenia za usprawiedliwioną nieobecność, których ciężar ponosi pracodawca, nie są automatycznie wyłączone z kosztów kwalifikowanych.

Przez wiele lat kwestia ta była przedmiotem sporu między podatnikami a administracją skarbową. Historię tego zagadnienia opisaliśmy szerzej w analizie wynagrodzeń za czas nieobecności a ulga B+R.

W praktyce trzeba jednak odróżnić wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę od zasiłku chorobowego finansowanego z ubezpieczenia społecznego.

Pracodawca finansuje wynagrodzenie chorobowe zasadniczo za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. W przypadku pracownika, który ukończył 50 lat, okres ten wynosi 14 dni, przy czym skrócony okres stosuje się począwszy od roku następującego po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 lat. Następnie przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach ubezpieczenia społecznego.

Interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów zakończyła spór o samą kwalifikowalność

Kluczowe znaczenie ma interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021, ogłoszona 21 lutego 2024 r. w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów pod poz. 16. Na 17 września 2026 r. interpretacja pozostaje obowiązująca.

Minister Finansów uznał, że jeżeli obowiązek poniesienia określonej należności za czas usprawiedliwionej nieobecności wynika ze stosunku pracy, to nie ma podstaw do automatycznego wyłączania takiego wynagrodzenia z kosztów kwalifikowanych tylko dlatego, że pracownik w czasie urlopu lub choroby nie wykonywał pracy.

Stanowisko korzystne dla podatników potwierdził następnie NSA. W wyroku z 12 sierpnia 2025 r., II FSK 1515/22, sąd zaakceptował możliwość uwzględniania należności związanych z usprawiedliwioną nieobecnością, jednocześnie szczegółowo wypowiadając się o sposobie kalkulowania proporcji czasu B+R.

Także w wyroku z 20 sierpnia 2025 r., II FSK 1535/22, NSA potwierdził, że należności wypłacone za czas urlopu i choroby mogą stanowić koszty kwalifikowane ulgi B+R.

Wcześniejsze korzystne podejście znalazło również odzwierciedlenie w ponownie wydanej po wyroku sądu interpretacji KIS z 3 września 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.475.2020.11.JKU.

Spór dotyczący samej możliwości uwzględniania wynagrodzeń za usprawiedliwioną nieobecność można więc obecnie uznać za w dużym stopniu rozstrzygnięty. Najnowsze orzecznictwo doprecyzowało natomiast drugą, bardzo istotną kwestię: jak należy obliczać proporcję kosztów osobowych.

Jak obliczyć „ogólny czas pracy” pracownika?

Najważniejszym aktualnym rozstrzygnięciem jest wyrok NSA z 12 sierpnia 2025 r., II FSK 1515/22.

NSA uznał, że „ogólny czas pracy” powinien oznaczać nominalny, czyli normatywny wymiar czasu pracy pracownika w danym miesiącu, a nie wyłącznie liczbę godzin faktycznie przepracowanych. W liczniku proporcji pozostaje natomiast czas rzeczywiście przeznaczony na działalność badawczo-rozwojową.

W praktyce wzór można zapisać następująco:

koszt kwalifikowany = kwalifikowana pula należności pracowniczych i składek × (rzeczywiste godziny B+R / nominalny wymiar czasu pracy w miesiącu)

Załóżmy, że nominalny wymiar czasu pracy pracownika wynosi 160 godzin. Pracownik przez 16 godzin korzystał z urlopu, a spośród pozostałego czasu 120 godzin faktycznie poświęcił na B+R.

Prawidłowa proporcja to:

120 / 160 = 75%

Nie należy przyjmować proporcji 120/144 tylko dlatego, że 144 godziny zostały faktycznie przepracowane.

Jeżeli pula należności pracowniczych i odpowiednich składek wynosi 20 000 zł, koszt kwalifikowany wyniesie w tym przykładzie 15 000 zł.

Wynagrodzenie urlopowe pozostaje zatem częścią puli należności pracowniczych, ale sam urlop nie zwiększa czasu B+R w liczniku.

Podejście to zostało następnie zastosowane przez Dyrektora KIS. W interpretacji z 2 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.469.2021.8.PC, wydanej po wyroku WSA we Wrocławiu i wyroku NSA II FSK 1515/22, organ wskazał wprost, że ogólny czas pracy należy ustalać według nominalnego wymiaru czasu pracy, a wyłączanie urlopów i choroby z mianownika jest nieprawidłowe.

Jeszcze wyraźniej stanowisko to widać w interpretacji z 23 marca 2026 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.699.2025.3.JF. Podatnik chciał doliczać do licznika część godzin usprawiedliwionej nieobecności proporcjonalnie odpowiadającą wcześniejszemu zaangażowaniu w B+R. Dyrektor KIS uznał takie podejście za nieprawidłowe: absencja może znajdować się w mianowniku, lecz nie jest czasem faktycznie przeznaczonym na realizację działalności B+R.

Firmy, które dotąd liczyły proporcję jako godziny B+R podzielone wyłącznie przez czas faktycznie przepracowany, powinny zweryfikować swój model kalkulacji. To ważny sygnał zmiany podejścia organów i sądów.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy B+R?

Przepisy podatkowe nie wprowadzają jednego obowiązkowego wzoru ewidencji godzin B+R. Ustawa o CIT wymaga jednak wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej w ewidencji rachunkowej, a w przypadku kosztów osobowych podatnik powinien być w stanie wykazać, jaka część czasu pracownika została faktycznie przeznaczona na B+R.

W interpretacji z 22 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.809.2025.1.ZK, Dyrektor KIS zaakceptował rozliczanie wynagrodzeń w oparciu o wyodrębniony czas pracy dotyczący B+R. Interpretacja ta dotyczyła głównie sposobu dokumentowania i przypisywania kosztów do działalności B+R. Kwestię kosztów wynagrodzeń za nieobecności organ wyłączył w tym postępowaniu do odrębnego rozstrzygnięcia. Dlatego nie należy traktować tej interpretacji jako źródła stanowiska w sprawie urlopów czy L4.

W praktyce dokumentacja powinna pozwalać na odtworzenie dla każdego pracownika w danym miesiącu:

• nominalnego wymiaru czasu pracy,
• rzeczywistych godzin poświęconych na B+R,
• czasu przeznaczonego na pozostałe zadania,
• okresów urlopu, choroby i innych nieobecności.

Nie musi to być osobny system informatyczny. Można korzystać z timesheetów, danych systemu projektowego, kart pracy albo innej wiarygodnej ewidencji pomocniczej, o ile można ją uzgodnić z dokumentacją kadrową i listą płac.

Ryzykowne jest natomiast:

• automatyczne uznawanie 100% czasu osoby zatrudnionej w dziale R&D za działalność B+R,
• stosowanie jednego niezmiennego procentu rocznego bez miesięcznych danych źródłowych,
• odtwarzanie czasu pracy dopiero podczas kontroli.

Rzetelna ewidencja czasu pracy powinna być powiązana z prawidłowo prowadzoną obsługą kadrowo-płacową, ponieważ kalkulacja ulgi wymaga połączenia informacji projektowych z nominalnym wymiarem czasu pracy, danymi o nieobecnościach i listą płac.

Co wynika z aktualnej praktyki na wrzesień 2026 r.?

Obecny kierunek wykładni można uznać za stosunkowo stabilny.

Wynagrodzenie urlopowe oraz wynagrodzenie za usprawiedliwioną nieobecność chorobową finansowane przez pracodawcę mogą być elementem puli kosztów pracowniczych w uldze B+R. Potwierdzają to interpretacja ogólna MF z 13 lutego 2024 r. oraz wyroki NSA z 12 i 20 sierpnia 2025 r.

Jednocześnie nie można utożsamiać nieobecności z wykonywaniem działalności B+R. Przy aktualnym podejściu NSA i KIS licznik obejmuje faktyczny czas B+R, a mianownik nominalny wymiar czasu pracy w danym miesiącu. Interpretacje z 2 lutego i 23 marca 2026 r. pokazują, że organy stosują tę wykładnię również w bieżącej praktyce.

Dla działów finansowych oznacza to konieczność połączenia danych z trzech obszarów: ewidencji projektowej B+R, systemu kadrowego oraz listy płac. Dopiero ich zestawienie pozwala prawidłowo ustalić koszt kwalifikowany.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wlicza się do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R?

Co do zasady może ono wejść do puli należności uwzględnianych przy kalkulacji ulgi. Sam czas urlopu nie jest jednak czasem B+R i nie zwiększa licznika proporcji.

Czy zasiłek chorobowy można rozliczyć jako koszt osobowy B+R?

Zasiłku chorobowego finansowanego z ubezpieczenia społecznego nie należy utożsamiać z wynagrodzeniem chorobowym finansowanym przez pracodawcę. Nawet jeśli zakład pracy technicznie wypłaca zasiłek jako płatnik, nie ponosi jego ekonomicznego ciężaru w taki sposób jak wynagrodzenia z art. 92 Kodeksu pracy.

Jak liczyć „ogólny czas pracy” po wyroku NSA II FSK 1515/22?

Jako nominalny wymiar czasu pracy pracownika w danym miesiącu. W liczniku ujmuje się rzeczywisty czas B+R. Urlop i choroba nie wchodzą do licznika, ale też nie pomniejszają nominalnego mianownika.

Czy trzeba prowadzić specjalną ewidencję godzin B+R?

Przepisy nie narzucają jednego wzoru takiej ewidencji. Dokumentacja musi jednak umożliwiać wiarygodne ustalenie rzeczywistego czasu B+R w poszczególnych miesiącach oraz uzgodnienie go z kosztami wynagrodzeń.

Czy premie i dodatki mogą być kosztami kwalifikowanymi?

Tak, jeżeli stanowią należności ze stosunku pracy i spełniają pozostałe warunki art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT. Ich kwalifikacja również podlega odpowiedniemu przypisaniu do czasu działalności B+R.

Czy interpretacja ogólna MF z 2024 r. nadal obowiązuje?

Tak. Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021, ma według oficjalnego serwisu Ministerstwa Finansów status obowiązującej.

Co może się stać, jeżeli proporcja czasu B+R została zawyżona?

Jeżeli zawyżenie spowodowało nadmierne odliczenie ulgi, może powstać konieczność korekty rozliczenia i zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami. Dlatego szczególnie w przypadku starszych modeli kalkulacyjnych warto sprawdzić, czy sposób liczenia mianownika jest zgodny z wyrokiem NSA II FSK 1515/22 i praktyką KIS z 2026 r.

Jak ALTO wspiera rozliczenie kosztów osobowych w uldze B+R

Nasz zespół doradztwa podatkowego łączy analizę podatkową z praktyką kadrowo-płacową. Pomagamy ustalić prawidłową metodę kalkulacji czasu pracy B+R, zweryfikować istniejące modele rozliczeń oraz zaprojektować dokumentację i ewidencję, które można obronić w razie kontroli.

Wspieramy także przy przygotowywaniu wniosków o interpretacje indywidualne i analizie bardziej złożonych modeli wynagradzania, w których występują premie, absencje, zmienny czas pracy lub osoby wykonujące jednocześnie zadania B+R i pozostałą działalność.

Najważniejsze źródła

Art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.; art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT; art. 92 Kodeksu pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.; interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021, Dz.Urz. MF z 2024 r. poz. 16; wyrok NSA z 12 sierpnia 2025 r., II FSK 1515/22; wyrok NSA z 20 sierpnia 2025 r., II FSK 1535/22; interpretacja indywidualna DKIS z 3 września 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.475.2020.11.JKU; interpretacja indywidualna DKIS z 22 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.809.2025.1.ZK; interpretacja indywidualna DKIS z 2 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.469.2021.8.PC; interpretacja indywidualna DKIS z 23 marca 2026 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.699.2025.3.JF; interpretacja indywidualna DKIS z 24 sierpnia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.379.2026.2.AN.

Stan prawny na 17 września 2026 r.

Ulga B+R nie oznacza zwrotu 100% albo 200% poniesionego wydatku. Wskazane w przepisach procenty określają wysokość dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania. Dopiero od tej kwoty można obliczyć rzeczywistą oszczędność podatkową, stosując właściwą dla podatnika stawkę CIT albo PIT.

Podstawowe limity odliczeń i stawki w uldze badawczo-rozwojowej

Podatnik CIT lub PIT, który nie ma statusu centrum badawczo-rozwojowego, może odliczyć 200% kosztów wynagrodzeń pracowników oraz osób wykonujących umowy zlecenia i o dzieło, wraz z odpowiednią częścią składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez płatnika, oraz 100% pozostałych kosztów kwalifikowanych. Aktualne zasady potwierdza także Ministerstwo Finansów.

200% kosztu nie oznacza 200% zwrotu. Jeżeli podatnik poniesie 100 tys. zł kosztów pracowniczych spełniających warunki ulgi, może, przy spełnieniu pozostałych przesłanek, dodatkowo odliczyć 200 tys. zł od podstawy opodatkowania. Przy stawce CIT 19% odpowiada to 38 tys. zł oszczędności podatkowej z samej ulgi.

Zasady odliczenia wynikają przede wszystkim z art. 18d ustawy o CIT oraz art. 26e ustawy o PIT. Katalog kosztów kwalifikowanych obejmuje między innymi koszty osobowe, materiały i surowce, określony sprzęt specjalistyczny, ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i równorzędne nabywane od podmiotów wskazanych w przepisach, korzystanie z aparatury naukowo-badawczej oraz określone odpisy amortyzacyjne.

Podatnicy PIT liczą efekt analogicznie przy podatku liniowym. Przy skali podatkowej rzeczywista korzyść zależy natomiast od wysokości dochodu i tego, jaka część podstawy opodatkowania przed i po odliczeniu znajduje się w poszczególnych progach.

Jak krok po kroku skalkulować wysokość ulgi B+R?

Krok 1: ustal, które projekty rzeczywiście są działalnością B+R. Punktem wyjścia jest definicja działalności badawczo-rozwojowej z art. 4a pkt 26 do 28 ustawy o CIT albo art. 5a pkt 38 do 40 ustawy o PIT. Prace powinny mieć charakter twórczy, być prowadzone systematycznie i służyć zwiększaniu zasobów wiedzy albo wykorzystywaniu wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Rutynowe i okresowe zmiany nie stają się pracami rozwojowymi tylko dlatego, że prowadzą do ulepszenia produktu. Nie trzeba natomiast posiadać formalnie wydzielonego działu B+R.

Krok 2: wyodrębnij wyłącznie koszty objęte ustawowym katalogiem. Ulga nie obejmuje każdego wydatku związanego z projektem. W przypadku zwykłego podatnika katalog jest zamknięty i wynika z art. 18d ust. 2 i 3 ustawy o CIT albo odpowiednich regulacji ustawy o PIT. Koszty działalności B+R trzeba ponadto wyodrębnić w prowadzonej ewidencji rachunkowej lub podatkowej, zgodnie z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT.

Krok 3: w przypadku wynagrodzeń ustal miesięczną proporcję czasu B+R. Koszt osobowy kwalifikuje się w takiej części, w jakiej rzeczywisty czas przeznaczony na działalność B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Przykładowo, jeżeli miesięczna pula wynagrodzenia i kwalifikowanych składek wynosi 15 tys. zł, a prawidłowo obliczona proporcja czasu B+R wynosi 60%, kosztem kwalifikowanym jest 9 tys. zł. Przy limicie 200% dodatkowe odliczenie wyniesie 18 tys. zł.

Przy kalkulacji trzeba uwzględnić również usprawiedliwione nieobecności. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021, potwierdził, że wynagrodzenia za okres urlopu lub usprawiedliwionej nieobecności chorobowej, których ciężar ponosi pracodawca, nie są automatycznie wyłączone z kosztów kwalifikowanych. Interpretacja nadal obowiązuje i wskazuje, że ogólny czas pracy w mianowniku proporcji obejmuje cały wymiar czasu pracy pracownika w danym miesiącu, łącznie z okresem urlopu i choroby. Sam czas nieobecności nie staje się jednak czasem B+R w liczniku, bo w liczniku uwzględnia się wyłącznie rzeczywisty czas przeznaczony na prace badawczo-rozwojowe.

Kosztem kwalifikowanym może być również wynagrodzenie kadry kierowniczej, o ile dana osoba rzeczywiście wykonuje czynności pozostające w bezpośrednim związku z działalnością B+R. Potwierdził to NSA w wyroku z 21 marca 2023 r., II FSK 2217/20. Samo stanowisko menedżerskie nie wyłącza zatem kosztu z ulgi.

Szczególnych zasad wymagają premie i nagrody dotyczące okresów dłuższych niż miesiąc. NSA w wyroku z 21 listopada 2024 r., II FSK 226/22, potwierdził, że proporcję czasu B+R należy w takim przypadku ustalać na podstawie miesiąca, w którym premia lub nagroda została rozliczona jako koszt uzyskania przychodów, a nie poprzez odtworzenie proporcji za cały okres, którego premia dotyczy.

Krok 4: zastosuj właściwy procent odliczenia. Dla zwykłego podatnika jest to obecnie 200% dla kosztów osobowych objętych art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT oraz 100% dla pozostałych kosztów kwalifikowanych.

Krok 5: przelicz odliczenie na realny podatek. Dodatkowe odliczenie należy przemnożyć przez właściwą stawkę CIT lub PIT. W CIT odliczenie jest ograniczone do wysokości dochodu z przychodów innych niż zyski kapitałowe. Jeżeli podatnik ponosi stratę albo ma zbyt niski dochód, niewykorzystaną część ulgi może co do zasady rozliczyć w kolejnych sześciu latach podatkowych.

Najczęstsze błędy w dokumentowaniu prac i kosztów B+R opisaliśmy w artykule Dokumentacja projektów B+R pod lupą sądów.

Przykład 1: ulga B+R w firmie produkcyjnej

Załóżmy, że spółka produkcyjna opodatkowana CIT według stawki 19%, bez statusu centrum badawczo-rozwojowego, opracowuje nowy prototyp urządzenia.

Oszczędność wynikająca z ulgi wynosi 500 000 zł × 19%, czyli 95 000 zł.

Nie oznacza to, że firma odzyskuje koszty w wysokości 300 tys. zł. Wydatki te, jeżeli spełniają warunki kosztów uzyskania przychodów, zostały wcześniej rozliczone na zasadach ogólnych. Ulga B+R daje dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania.

W przypadku materiałów i surowców trzeba wykazać ich związek z prowadzoną działalnością B+R. Samo przypisanie zakupu do działu technicznego czy projektowego nie przesądza o prawie do odliczenia.

Przykład 2: kalkulacja ulgi B+R dla branży IT

W firmach technologicznych podstawową kategorią kosztów kwalifikowanych są często wynagrodzenia programistów, testerów, analityków czy osób zarządzających techniczną stroną projektów.

Załóżmy, że firma zatrudnia zespół na umowę o pracę, a kwalifikowane wynagrodzenia i składki wynoszą łącznie 500 000 zł rocznie. Dla uproszczenia przyjmijmy, że po prawidłowym miesięcznym rozliczeniu czasu pracy łączny koszt przypisany do B+R wyniósł 70% tej kwoty.

W praktyce nie należy jednak przyjmować jednego rocznego procentu zaangażowania bez danych źródłowych. Proporcję dla kosztów pracowniczych ustala się w odniesieniu do poszczególnych miesięcy, a następnie sumuje wyniki.

Honorarium autorskie będące elementem należności pracowniczej może pozostawać częścią kosztu osobowego, jeżeli spełnione są warunki art. 18d ustawy o CIT. Nie należy natomiast liczyć go ponownie jako odrębnego kosztu kwalifikowanego.

Faktura wystawiona przez programistę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą nie jest kosztem pracowniczym z art. 18d ust. 2 pkt 1 lub 1a ustawy o CIT. Ewentualna możliwość kwalifikacji takiego wydatku na innej podstawie wymaga odrębnego spełnienia warunków właściwych dla danej kategorii kosztów. Sam związek usługi B2B z projektem B+R nie wystarcza.

Nieoczywiste kategorie kosztów, które firmy IT często przeoczają, opisaliśmy w artykule Nieoczywiste koszty ulgi B+R w branży IT. Jeżeli firma ponosi stratę lub ma zbyt niski dochód, warto także przeanalizować możliwość wykorzystania ulgi na innowacyjnych pracowników w ramach PIT.

O ile realnie zmniejszy się podatek?

Przy wystarczającym dochodzie do odliczenia maksymalny efekt podatkowy dla zwykłego podatnika CIT wygląda następująco:

Jeżeli spółce przysługuje na przykład 1 mln zł dodatkowego odliczenia, lecz ma w danym roku jedynie 300 tys. zł dochodu z działalności innej niż zyski kapitałowe, bieżące odliczenie zostanie ograniczone do 300 tys. zł. Przy CIT 19% bieżący efekt podatkowy wyniesie 57 tys. zł. Pozostałą część można, przy spełnieniu ustawowych warunków, rozliczyć w kolejnych sześciu latach.

Ulga B+R i IP Box, można je łączyć także przy dochodzie z kwalifikowanego IP

Od 1 stycznia 2022 r. przepisy pozwalają na tak zwane symultaniczne stosowanie ulgi B+R i IP Box. Art. 24d ust. 9a ustawy o CIT pozwala od dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej odliczyć koszty kwalifikowane B+R, które doprowadziły do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia tego prawa. Analogiczne rozwiązanie przewiduje ustawa o PIT.

Nie oznacza to jednak możliwości dwukrotnego wykorzystania tego samego odliczenia. Kosztów kwalifikowanych odliczonych przy kalkulacji dochodu z kwalifikowanego IP nie można jednocześnie ponownie odliczyć w ramach ulgi B+R od dochodu opodatkowanego na zasadach ogólnych.

Zasady łączenia obu preferencji opisaliśmy szerzej w artykule o łączeniu ulgi B+R i IP Box.

Kalkulator ulgi B+R to za mało, dlaczego warto zweryfikować dane wejściowe?

Samo obliczenie ulgi jest stosunkowo proste. Największe ryzyko leży w ustaleniu, które projekty i koszty rzeczywiście spełniają ustawowe warunki.

Kalkulator nie rozstrzygnie, czy dany projekt stanowi działalność badawczo-rozwojową, czy jedynie rutynową modyfikację. Nie oceni również prawidłowo charakteru pracy menedżera, sposobu przypisania kosztów osobowych, wydatków B2B czy materiałów wykorzystanych przy prototypach.

Kalkulator pokazuje potencjalną skalę korzyści. Audyt pozwala ustalić, jaka część tej korzyści znajduje oparcie w przepisach, dokumentacji i aktualnej praktyce organów oraz sądów.

Jeśli chcesz sprawdzić, ile realnie może zyskać Twoja firma i czy baza kosztowa jest odpowiednio zabezpieczona, zapoznaj się z ofertą audytu i wsparcia w uldze B+R ALTO Advisory.

Jak ALTO wspiera w rozliczeniu ulgi B+R

Zespół ALTO analizuje, czy realizowane projekty spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej, pomaga zbudować prawidłową bazę kosztową oraz przygotować zasady alokacji kosztów. Wspieramy w zakresie dokumentacji, interpretacji indywidualnych i rozliczeń ulgi, a także reprezentujemy klientów w postępowaniach dotyczących B+R.

FAQ

Czy 200% ulgi B+R oznacza zwrot 200% kosztu?

Nie. Jest to dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania. Przy CIT 19% i odliczeniu 200% maksymalna korzyść z samej ulgi odpowiada 38% kwalifikowanego kosztu osobowego.

Czy trzeba mieć formalny dział B+R lub laboratorium?

Nie. O prawie do ulgi decyduje rzeczywisty charakter działalności, a nie nazwa działu lub struktura organizacyjna przedsiębiorstwa.

Czy wynagrodzenie za urlop i chorobę wchodzi do kosztów kwalifikowanych?

Wynagrodzenie za urlop oraz wynagrodzenie za usprawiedliwioną nieobecność chorobową finansowane przez pracodawcę mogą być częścią kosztów kwalifikowanych. Nie oznacza to jednak, że czas nieobecności jest czasem B+R. Przy obliczaniu proporcji w liczniku uwzględnia się rzeczywisty czas prac B+R, a w mianowniku nominalny wymiar czasu pracy.

Czy programista na B2B jest kosztem pracowniczym B+R?

Nie. Zwykły kontrakt B2B nie mieści się w kategorii wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców ani wykonawców dzieła z art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT. Ewentualne zakwalifikowanie wydatku do innej kategorii wymaga odrębnej analizy.

Co się dzieje, jeżeli firma ma stratę lub za mały dochód?

Niewykorzystane odliczenie można co do zasady rozliczać przez kolejne sześć lat podatkowych. W określonych sytuacjach przepisy przewidują również inne mechanizmy, między innymi ulgę na innowacyjnych pracowników.

Czy ulgę B+R można łączyć z IP Box?

Tak. Od 2022 r. możliwe jest również odliczenie określonych kosztów kwalifikowanych B+R od dochodu z kwalifikowanego IP objętego IP Box. Nie można natomiast wykorzystać tego samego odliczenia dwukrotnie, zarówno przy dochodzie IP Box, jak i ponownie przy dochodzie opodatkowanym na zasadach ogólnych.

Czy trzeba prowadzić specjalną ewidencję godzinową B+R?

Ustawa nie narzuca jednego wzoru timesheetu. Podatnik musi jednak wyodrębnić koszty działalności B+R w ewidencji rachunkowej lub podatkowej, a w odniesieniu do wynagrodzeń powinien posiadać dane pozwalające wiarygodnie ustalić miesięczną proporcję czasu faktycznie przeznaczonego na B+R.

Najważniejsze źródła

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności art. 4a pkt 26 do 28, art. 9 ust. 1b, art. 18d, art. 19 oraz art. 24d ust. 9a; ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 5a pkt 38 do 40, art. 26e i art. 30ca ust. 9a; interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021; wyrok NSA z 21 marca 2023 r., II FSK 2217/20; wyrok NSA z 21 listopada 2024 r., II FSK 226/22; serwis podatki.gov.pl, „Ulga B+R CIT” oraz „Ulga badawczo-rozwojowa PIT”.

Status centrum badawczo-rozwojowego może istotnie zwiększyć podatkową wartość ulgi B+R, ale nie oznacza, że każdy przedsiębiorca ze statusem CBR odliczy 200% każdego wydatku. Zakres preferencji zależy między innymi od wielkości przedsiębiorcy, rodzaju kosztu oraz warunków dotyczących pomocy publicznej. Pełne 200% wszystkich kategorii kosztów dotyczy mikro, małych i średnich przedsiębiorców ze statusem CBR. U dużych przedsiębiorców ze statusem CBR jest wyjątek: koszty uzyskania i utrzymania praw własności przemysłowej wciąż podlegają limitowi 100%.

Czym jest status CBR i jakie korzyści podatkowe ze sobą niesie?

Status centrum badawczo-rozwojowego nie jest odrębną formą prawną przedsiębiorstwa ani certyfikatem jakości dla jednego laboratorium czy działu R&D. To szczególny status przedsiębiorcy, nadawany przez ministra właściwego do spraw gospodarki na podstawie art. 17 do 20 ustawy z 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz.U. z 2022 r. poz. 2474 ze zm.). Zgodnie z art. 17 ust. 1 status może otrzymać przedsiębiorca prowadzący badania lub prace rozwojowe, z wyłączeniem instytutu badawczego, Centrum Łukasiewicz oraz instytutów Sieci Badawczej Łukasiewicz. Status przyznaje się przedsiębiorcy jako całości, a nie jego wyodrębnionej jednostce organizacyjnej.

Najbardziej wymierną korzyścią jest rozszerzenie ulgi badawczo-rozwojowej. W CIT podstawą jest art. 18d ustawy z 15 lutego 1992 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.), w PIT analogicznie art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.). Status daje dwie korzyści: podwyższone limity odliczenia dla części kosztów oraz szerszy katalog kosztów kwalifikowanych, niedostępny zwykłym podatnikom. Dokładny podział limitów w zależności od wielkości firmy pokazuje tabela w dalszej części artykułu.

Poza CIT i PIT status może umożliwiać zwolnienie z podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego dla przedmiotów opodatkowania zajętych na prowadzenie badań i prac rozwojowych, na zasadach pomocy de minimis. Zwolnienie nie obejmuje całego majątku firmy, tylko część faktycznie wykorzystywaną do działalności B+R.

Sam status nie zwalnia z ogólnych warunków ulgi B+R. Wydatek nadal musi mieścić się w ustawowym katalogu, dotyczyć działalności spełniającej definicję B+R i nie może być podatnikowi zwrócony w części podlegającej odliczeniu. Przy działalności objętej zwolnieniem strefowym ulga dotyczy tylko kosztów nieuwzględnionych w dochodzie zwolnionym, zgodnie z art. 18d ust. 5 i 6 CIT.

Warto też rozwiać jedno nieporozumienie: art. 18da CIT nie jest specjalną preferencją dla CBR. To odrębny mechanizm zwrotu gotówkowego dla podatnika rozpoczynającego działalność, który ma stratę albo zbyt niski dochód, by wykorzystać ulgę, pod warunkiem posiadania statusu mikro, małego lub średniego przedsiębiorcy. Kwota ta stanowi pomoc de minimis, a status CBR nie zwiększa jej wysokości. W PIT odpowiada mu art. 26ea. Art. 18e CIT ma z kolei charakter sprawozdawczy: nakłada obowiązek wykazania kosztów kwalifikowanych w zeznaniu i załączniku CIT/BR. Status administracyjny nie zastępuje więc podatkowego rozliczenia ulgi.

„Super-ulga” B+R dla posiadaczy statusu CBR – jakie koszty można odliczyć na preferencyjnych warunkach?

Kiedy CBR może odliczyć 200% wszystkich kosztów kwalifikowanych?

Wysokość odliczenia zależy od statusu firmy i jej wielkości:

Podstawą tego podziału jest art. 18d ust. 7 CIT, z analogicznym mechanizmem w PIT. Przewaga CBR jest więc widoczna głównie przy kosztach innych niż wynagrodzenia, bo te zwykły podatnik już odlicza w 200%. Status pozwala podwoić między innymi wydatki na materiały, surowce, określone usługi zewnętrzne, aparaturę naukowo-badawczą, sprzęt specjalistyczny i amortyzację.

Przykład: zwykły podatnik CIT ponoszący 1 mln zł kwalifikowanych kosztów materiałowych odlicza w uldze B+R dodatkowy 1 mln zł. CBR będący MŚP przy tym samym koszcie odlicza 2 mln zł. Przy stawce CIT 19% różnica między 100% a 200% odliczenia odpowiada potencjalnie 190 tys. zł dodatkowej oszczędności na każdy 1 mln zł kosztu. Rzeczywisty efekt zależy jednak od wysokości dochodu, zasad pomocy publicznej i tego, czy koszt nie został zwrócony.

Status CBR a pomoc publiczna. Podwyższona część preferencji CBR podlega regulacjom pomocy publicznej. Art. 18d ust. 3d i następne CIT wiążą ją z reżimem rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 (GBER), co oznacza limity intensywności pomocy, zasady kumulacji i obowiązek zgłoszenia informacji naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania. Maksymalny procent z tabeli powyżej nie jest więc automatycznym prawem do całej preferencji bez dalszej analizy.

Dodatkowe koszty kwalifikowane dostępne wyłącznie dla centrów badawczo-rozwojowych

Status CBR otwiera dostęp do kosztów niedostępnych zwykłemu podatnikowi:

Zwykły podatnik nie może zaliczyć do kosztów kwalifikowanych amortyzacji budowli, budynków i lokali (art. 18d ust. 3 CIT wprost to wyłącza), a wyłączenie dotyczące samochodów osobowych pozostaje odrębnym ograniczeniem, którego status CBR nie znosi. Zwykły podatnik może też rozliczać ekspertyzy i usługi doradcze tylko wtedy, gdy świadczy je podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki, natomiast CBR może korzystać też z podmiotów komercyjnych spoza tego katalogu. To jedna z najbardziej praktycznych przewag statusu. Nie należy jej mylić z kosztami utrzymania własnego patentu z art. 18d ust. 2 pkt 5, to odrębna kategoria z osobnym limitem, pokazanym w tabeli wyżej.

Status CBR nie oznacza automatycznej akceptacji każdego wydatku. W interpretacji indywidualnej z 29 lipca 2025 r. (0114-KDIP2-1.4010.290.2025.2.JF) Dyrektor KIS zakwestionował część rozliczenia amortyzacji zakończonych prac rozwojowych przez spółkę ze statusem CBR, co pokazuje, że konieczna pozostaje odrębna analiza każdego kosztu. Do kosztów pracowniczych CBR stosuje się też interpretację ogólną Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r. (DD8.8203.1.2021), dotyczącą uwzględniania należności za usprawiedliwioną nieobecność pracownika. Wymogi dokumentacyjne sprawdzane przez sądy administracyjne opisujemy szerzej w artykule Dokumentacja projektów B+R pod lupą sądów.

Jakie kryteria musi spełnić firma, aby uzyskać status CBR?

Podstawowe warunki określa art. 17 ust. 2 ustawy o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej:

Przedsiębiorca musi też stosować przepisy o rachunkowości i nie mieć zaległości podatkowych ani składkowych. Warunki weryfikuje się na podstawie zatwierdzonego i zbadanego sprawozdania finansowego za poprzedni rok, przy czym badanie sprawozdania jest wymagane na potrzeby wniosku nawet wtedy, gdy firma normalnie mu nie podlega.

Jak rozumieć przychody B+R? To najbardziej wrażliwy element procedury. Liczą się przychody ze sprzedaży własnych usług klasyfikowanych w dziale 72 PKWiU, zgodnie z klasyfikacją z rozporządzenia Rady Ministrów z 17 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1829). Nie liczy się sprzedaż gotowych produktów opartych na wynikach B+R ani dotacje unijne, bo dotacja nie jest przychodem ze sprzedaży. Częstym problemem są też przychody licencyjne: ustawa wymienia obok usług B+R przychody ze sprzedaży praw własności przemysłowej udzielonych przez właściwy urząd, więc nie każdy przychód związany z IP jest wykluczony, ale trzeba odróżnić sprzedaż kwalifikowanego prawa własności przemysłowej od zwykłego licencjonowania produktu czy oprogramowania. Firmy oparte na komercjalizacji IP powinny przeanalizować tę strukturę szczególnie dokładnie.

Przepisy nie wymagają minimalnej liczby pracowników B+R ani wyodrębnionego laboratorium, ale firma musi wykazać rzeczywisty charakter prac: ich nowatorstwo, oryginalność i rezultaty, pomocniczo w oparciu o standardy Podręcznika Frascati.

Procedura uzyskania statusu centrum badawczo-rozwojowego

Wniosek składa się do ministra właściwego do spraw gospodarki, obecnie Ministra Finansów i Gospodarki. Powinien zawierać dane identyfikacyjne firmy, informacje o przychodach oraz opis prowadzonych badań i prac rozwojowych wraz z rezultatami, akredytacjami, patentami czy wdrożeniami. Do wniosku dołącza się zatwierdzone i zbadane sprawozdanie finansowe, oświadczenia o braku zaległości oraz sprawozdanie o działalności B+R przekazane do GUS. Od 1 stycznia 2026 r. wniosek składa się przez e-Doręczenia lub tradycyjnie, bo korespondencja przez ePUAP ministerstwa nie wywołuje już skutków prawnych.

Kluczowe terminy w procedurze:

Braki formalne we wniosku mogą wydłużyć postępowanie ponad wskazane 30 dni. Do decyzji stosuje się ogólne reguły KPA. Utrata warunków lub niedopełnienie obowiązku corocznego potwierdzenia prowadzi do decyzji o pozbawieniu statusu. Odrębne, szczególne zasady dotyczą spółek powstałych z komercjalizacji lub prywatyzacji instytutów badawczych.

Bilans korzyści i obowiązków – kiedy status CBR może być szczególnie istotny?

Status jest najbardziej wartościowy dla firm ponoszących wysokie, powtarzalne koszty B+R inne niż wynagrodzenia, bo te zwykły podatnik już odlicza w 200%. Dodatkowa wartość CBR pojawia się przy materiałach, amortyzacji, specjalistycznym sprzęcie, usługach zewnętrznych oraz kosztach dostępnych wyłącznie dla CBR, w tym amortyzacji nieruchomości i szerszym outsourcingu badawczym.

Z drugiej strony status wymaga stałego monitorowania struktury przychodów, dokumentacji rachunkowej i finansowej, corocznego badania sprawozdania i raportowania do ministra. Firma może prowadzić intensywne B+R i ponosić wysokie nakłady, a mimo to nie spełnić kryteriów CBR, jeśli zarabia głównie na sprzedaży gotowych produktów, a nie na usługach B+R.

Sam status nie zastępuje też oceny konkretnego kosztu. Wyrok NSA z 16 kwietnia 2026 r. (II FSK 866/23), wydany po wyroku WSA w Krakowie z 30 listopada 2022 r. (I SA/Kr 822/22), zaakceptował możliwość uwzględnienia kosztów budowy prototypu przy ustalaniu wartości początkowej zakończonych prac rozwojowych jako WNiP, jeśli prototyp był konieczny do zakończenia prac. To dobry przykład, że rozliczenie rezultatów B+R wymaga analizy niezależnie od posiadania statusu.

Obecne progi przychodowe pozostają w mocy, choć od 7 kwietnia 2026 r. trwa ankieta ministerstwa „Reforma statusu Centrum Badawczo-Rozwojowego” oceniająca skuteczność instrumentu. Samo jej przeprowadzenie nie oznacza zmiany przepisów ani konkretnego terminu reformy.

Dla dużych grup kapitałowych istotny jest też globalny podatek minimalny. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje ustawa z 6 listopada 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1685), wdrażająca Pillar II dla grup o skonsolidowanych przychodach od 750 mln euro, z celem zapewnienia efektywnego opodatkowania na poziomie minimum 15% w danej jurysdykcji. Ulga B+R obniża bieżący CIT, co przy dużej skali odliczeń może zbliżyć efektywną stawkę grupy w Polsce do tego progu, a część korzyści może zostać ekonomicznie zrównoważona podatkiem wyrównawczym. Wynik zależy jednak od wielu elementów kalkulacji GloBE, w tym jurysdykcyjnego łączenia wyników i dostępnych bezpiecznych przystani. Piszemy o tym szerzej w artykule Ulga B+R a globalny podatek minimalny. Dlatego od 2025 r. Ministerstwo Finansów konsultuje możliwą przebudowę ulgi B+R, rozważając zwrot gotówkowy, mechanizm B+R Tax Credit albo podział na część wynagrodzeniową i materiałową, z rozważanym terminem 1 stycznia 2026 r. Do dziś zmiany te nie zostały uchwalone i obowiązuje dotychczasowy mechanizm odliczenia.

Decyzja o ubieganiu się o CBR powinna więc uwzględniać nie tylko nominalną wysokość odliczenia, ale też strukturę przychodów firmy, trwałość spełniania kryteriów, reżim pomocy publicznej i dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. Firmom łączącym ulgę B+R z dotacjami unijnymi lub zwolnieniem w Polskiej Strefie Inwestycji polecamy artykuł Ulga B+R, dotacje unijne i PSI: jak łączyć ulgi.

FAQ

Czy status CBR podnosi odliczenie kosztów pracowniczych do 200%?

Nie. Koszty wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w prace B+R można odliczyć w wysokości 200% także bez statusu CBR. Status daje przewagę przy innych kosztach, na przykład materiałach, aparaturze, usługach zewnętrznych czy amortyzacji nieruchomości wykorzystywanych do B+R. Tam limit rośnie ze 100% do 200%, zależnie od wielkości firmy.

Jakie przychody liczą się do progu przychodowego CBR?

Liczą się przychody netto ze sprzedaży własnych usług badawczo-rozwojowych sklasyfikowanych w dziale 72 PKWiU oraz z wybranych praw własności przemysłowej. Nie liczą się przychody ze sprzedaży gotowych produktów opartych na wynikach B+R ani dotacje unijne, ponieważ dotacja nie jest przychodem ze sprzedaży. Osobno warto zweryfikować charakter przychodów licencyjnych.

Czy art. 18da ustawy o CIT to specjalna preferencja dla CBR?

Nie. Przepis dotyczy odrębnego mechanizmu zwrotu gotówkowego dla podatników rozpoczynających działalność, którzy mają stratę albo zbyt niski dochód, by wykorzystać ulgę B+R. Warunkiem jest status mikro, małego lub średniego przedsiębiorcy. Sam status CBR nie zwiększa kwoty tego zwrotu. W PIT odpowiada mu art. 26ea.

Ile trwa uzyskanie statusu CBR?

Jeśli wniosek jest kompletny i nie budzi wątpliwości, ministerstwo deklaruje wydanie decyzji w ciągu około 30 dni. Braki formalne i wezwania do uzupełnienia dokumentów wydłużają ten czas. Decyzja staje się co do zasady ostateczna po 14 dniach od doręczenia, jeśli firma nie złoży odwołania.

Czy status CBR trzeba co roku potwierdzać?

Tak. W ciągu dwóch miesięcy od zatwierdzenia sprawozdania finansowego firma musi przedstawić ministrowi aktualne dane o przychodach, kosztach B+R i zatrudnieniu. Brak tego zgłoszenia albo utrata progów przychodowych może prowadzić do decyzji o pozbawieniu statusu.

Czy duża grupa kapitałowa straci korzyść z ulgi B+R przez globalny podatek minimalny?

Niekoniecznie, ale warto to policzyć. Od 2025 r. duże grupy o przychodach powyżej 750 mln euro podlegają globalnemu podatkowi minimalnemu. Jeśli ulga B+R obniży efektywną stawkę CIT w Polsce poniżej 15%, część korzyści może zostać zrównoważona podatkiem wyrównawczym. Skutek zależy od konkretnej sytuacji grupy.

Czy status CBR zwalnia z podatku od nieruchomości?

Może zwolnić, ale tylko częściowo. Administracja wskazuje możliwość zwolnienia z podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego dla obiektów faktycznie wykorzystywanych do prac B+R, na zasadach pomocy de minimis. Zwolnienie nie obejmuje całego majątku firmy, tylko część związaną z działalnością badawczą.

Jak ALTO wspiera

ALTO Advisory pomaga ocenić, czy firma spełnia progi przychodowe i organizacyjne wymagane do uzyskania statusu CBR, oraz przygotowuje kompletną dokumentację wniosku. Wspieramy przy identyfikacji kosztów kwalifikowanych, w tym tych dostępnych wyłącznie dla centrów badawczo-rozwojowych, i przy zabezpieczeniu rozliczenia dokumentacją odporną na kontrolę. Firmom łączącym ulgę B+R z dotacjami unijnymi lub zwolnieniem strefowym doradzamy, jak rozdzielić koszty zgodnie z zakazem podwójnego finansowania. Firmom należącym do dużych grup kapitałowych pomagamy oszacować, jak korzyść z ulgi B+R i statusu CBR wpływa na efektywną stawkę podatkową w modelu globalnego podatku minimalnego.

Źródła

• Ustawa z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz.U. z 2022 r. poz. 2474 ze zm.), art. 17 do 20
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.), art. 18d, 18da, 18e
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.), art. 26e, 26ea
• Ustawa z dnia 6 listopada 2024 r. o opodatkowaniu wyrównawczym jednostek składowych grup międzynarodowych i krajowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1685)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 17 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1829)
• Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014
• Materiały Ministerstwa Finansów i Gospodarki, FAQ dotyczące statusu centrum badawczo-rozwojowego, gov.pl
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 lipca 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.290.2025.2.JF
• Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r., nr DD8.8203.1.2021
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 kwietnia 2026 r., sygn. II FSK 866/23
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 30 listopada 2022 r., sygn. I SA/Kr 822/22
• Komunikat Ministerstwa Finansów z 28 lutego 2025 r. w sprawie konsultacji reformy ulgi B+R

JPK CIT – Twoje księgi pod lupą fiskusa

JPK CIT to potoczna nazwa nowych obowiązków raportowania ksiąg i ewidencji w podatkach dochodowych. Dla podatników CIT najważniejsza jest przede wszystkim struktura JPK_KR_PD, czyli elektroniczna postać ksiąg rachunkowych uzupełniona o dane podatkowe.

Raportowanie JPK CIT obejmuje dwie struktury: JPK_KR_PD, dotyczącą ksiąg rachunkowych, oraz JPK_ST_KR, obejmującą ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Z perspektywy analizy rozliczeń podatkowych oraz terminów raportowania, szczególne znaczenie ma JPK_KR_PD. Zawiera on m.in. dane o kontach i zapisach księgowych, kontrahentach oraz różnicach między wynikiem finansowym a podatkowym. Daje to organom podatkowym szersze możliwości weryfikacji spójności rozliczeń i identyfikowania obszarów wymagających wyjaśnienia.

JPK_KR_PD nie jest zwykłym eksportem danych z systemu księgowego. To plik przygotowany w taki sposób, aby administracja skarbowa mogła go automatycznie przetwarzać i analizować. Wynika to z art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym struktura logiczna elektronicznych ksiąg podatkowych i dowodów księgowych ma uwzględniać możliwość automatycznej analizy danych. Innymi słowy: już w przepisach ustawodawca przewidział, że JPK ma służyć automatycznej analizie danych, a nie jedynie stanowić cyfrową wersję papierowej księgi.

Podstawą obowiązku po stronie podatników CIT jest art. 9 ust. 1c ustawy o CIT. Przepis ten nakazuje prowadzić księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych i przesyłać je po zakończeniu roku podatkowego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w strukturze zgodnej z art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej. Dla spółek niebędących osobami prawnymi odpowiednie zasady wynikają z art. 9 ust. 1e ustawy o CIT, a dla podatkowych grup kapitałowych – z art. 9 ust. 1g ustawy o CIT.

Obowiązek JPK_KR_PD jest wdrażany etapami. W 2026 r. JPK_KR_PD przekazywali najwięksi podatnicy CIT oraz podatkowe grupy kapitałowe. Pełny harmonogram, progi i terminy opisujemy w artykule Nowe obowiązki podatników CIT: JPK CIT. W tym kontekście najważniejsze jest to, że fiskus zaczyna otrzymywać dane księgowe w formacie, który nadaje się do automatycznego przetwarzania i porównywania.

Zakres danych w JPK_KR_PD jest szerszy niż sam zapis księgowy. Rozporządzenie MF z 16 sierpnia 2024 r. wymaga uzupełnienia ksiąg m.in. o dane kontrahentów, znaczniki kont według słowników MF oraz dane potrzebne do uzgodnienia wyniku bilansowego z podstawą opodatkowania. W strukturze pojawia się także pole D_12, czyli numer identyfikujący fakturę lub fakturę korygującą w KSeF. Nie dotyczy ono jednak każdej faktury. Pole D_12 jest wymagane dla operacji dokumentowanych fakturą albo fakturą korygującą wystawioną przy użyciu KSeF przez podmiot składający JPK.

W praktyce oznacza to, że JPK_KR_PD pozwala spojrzeć nie tylko na same księgowania. Pozwala też analizować, jak podatnik kwalifikuje przychody, koszty i różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym.

Co Ministerstwo Finansów robi z plikami JPK CIT? Automatyzacja kontroli

Nie ma oficjalnego opisu algorytmu, który pokazywałby, jak MF lub KAS analizuje JPK_KR_PD i na tej podstawie typuje firmy do kontroli. Są natomiast oficjalne komunikaty potwierdzające, że administracja skarbowa korzysta z analizy ryzyka, narzędzi analitycznych, Big Data i modeli statystycznych – szczególnie w VAT.

To ważne rozróżnienie. Można powiedzieć, że JPK_KR_PD daje fiskusowi materiał do analizy. Nie można jednak twierdzić, że znamy konkretny algorytm kontroli JPK CIT, bo taki mechanizm nie został publicznie opisany.

Najbezpieczniej patrzeć na ten temat w trzech krokach.

• Po pierwsze, przepisy wprost zakładają automatyczną analizę danych z JPK (art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej). Ponadto, z uzasadnienia do wprowadzenia raportowania JPK CIT wprost wynika, że celem zmian było „umożliwienie administracji skarbowej weryfikacji prawidłowości rozliczeń i wykrywania nadużyć w formie zdalnej, bez konieczności przeprowadzania czynności na miejscu oraz zwiększenie ich efektywności.”
• Po drugie, KAS publicznie mówi o wykorzystywaniu analityki, Big Data i analizy ryzyka przy kierowaniu działań weryfikacyjnych. Departament Analiz KAS zajmuje się m.in. analizą ryzyka w obszarze działania administracji skarbowej.
• Po trzecie, z tych dwóch faktów można wyciągnąć praktyczny wniosek: dane z JPK_KR_PD mogą być używane do typowania czynności sprawdzających lub kontroli. Nadal nie oznacza to jednak, że MF ujawniło konkretną listę reguł, alertów albo punktację ryzyka dla JPK CIT.

Najwięcej oficjalnych informacji mamy dziś nie o JPK CIT, lecz o wcześniejszych doświadczeniach z JPK_VAT i STIR. MF informowało o wykorzystywaniu JPK_VAT do automatycznych czynności sprawdzających, a KAS opisywała tzw. Silnik Analiz, który w obszarze VAT korzystał z modelowania statystyczno-ekonometrycznego i uczenia maszynowego. To dobry punkt odniesienia, ale nie dowód, że taki sam mechanizm działa już dla JPK CIT.

Analiza krzyżowa danych: JPK CIT kontra JPK_VAT

Nie ma publicznego potwierdzenia, że MF stosuje konkretny, nazwany mechanizm krzyżowania JPK_KR_PD z JPK_VAT. Takie porównywanie danych jest jednak technicznie możliwe, bo oba zestawy informacji trafiają do administracji skarbowej i dotyczą m.in. transakcji, kontrahentów, dokumentów oraz okresów rozliczeniowych.

W VAT wykorzystanie JPK do analiz jest już opisane w publicznych materiałach NIK i MF. NIK wskazywała, że JPK umożliwił szeroką analizę danych o kontrahentach i transakcjach, a administracja rozwijała raporty porównujące JPK_VAT podatnika i jego kontrahentów. MF podkreślało też, że JPK_VAT zawiera dane potrzebne do analizy poprawności rozliczenia VAT, a rozliczenia VAT są automatycznie weryfikowane pod kątem prawidłowości podatku należnego i naliczonego.

Dla JPK CIT trzeba jednak zachować ostrożność. Prawdą jest, że fiskus m.in. dzięki narzędziom takim jak ARANEA ma zapewne techniczne możliwości porównywania danych z różnych struktur. Niemniej, przynajmniej na teraz, nie istnieje publicznie znany algorytm, który automatycznie zestawia konkretne pola JPK_KR_PD z konkretnymi polami JPK_VAT.

Trzeba też rozróżniać oznaczenia właściwe dla różnych struktur. Oznaczenia MPP czy TP są elementami JPK_VAT/JPK_V7 i dotyczą procedur lub typów transakcji. W JPK_KR_PD istotne są inne elementy: węzeł Kontrahent, plan kont, Dziennik zapisów oraz znaczniki kont, w tym S_12_1, S_12_2 i S_12_3 w węźle ZOiS, czyli w zestawieniu obrotów i sald.

Warto odnotować, że interpelacja poselska nr 9710 z 2025 r. dotyczyła automatycznej analizy i algorytmów w JPK_VAT. Pokazuje to, że temat automatyzacji JPK jest obecny także w debacie publicznej. Nie jest to jednak źródło potwierdzające konkretny mechanizm typowania kontroli w JPK CIT.

Odchylenia wskaźników finansowych i algorytmy ostrzegawcze

MF nie opublikowało listy wskaźników ostrzegawczych dla JPK CIT. Dlatego ewentualne przykłady takich wskaźników trzeba opisywać jako możliwe obszary analizy ryzyka, a nie jako znane reguły działania systemu.

W praktyce do takich obszarów mogą należeć m.in. zgodność wyniku bilansowego z podstawą opodatkowania, poziom kosztów trwale niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, przychody zwolnione i niepodlegające opodatkowaniu w bieżącym roku, salda rozrachunków z podmiotami powiązanymi, powtarzające się straty przy wysokich przychodach czy nietypowe relacje między księgami a deklaracją CIT-8.

To są obszary, które naturalnie wynikają z treści JPK_KR_PD i logiki analizy ryzyka. Nie należy jednak przedstawiać ich jako oficjalnej checklisty MF. Bezpieczna teza jest prostsza: im więcej uporządkowanych danych trafia do fiskusa, tym łatwiej wychwycić nietypowe relacje, rozbieżności i punkty wymagające wyjaśnienia.

Na jakie błędy w oznaczaniu kont może zareagować system MF?

Najważniejsze jest rozróżnienie błędów technicznych i merytorycznych. Błędy techniczne mogą zostać wykryte już przy walidacji pliku. Błędy merytoryczne mogą wywołać ryzyko analityczne, ale ich ocena wymaga sprawdzenia zapisów księgowych, polityki rachunkowości i rzeczywistego charakteru transakcji.

Nadmiernie optymistycznym byłoby twierdzić, że „automat nigdy nie wykryje błędu merytorycznego”. Narzędzia analityczne mogą wskazywać niespójności, odchylenia albo nietypowe dane. Automat nie rozstrzyga jednak sam, czy dane konto zostało prawidłowo przypisane do znacznika podatkowego. Do tego potrzebna jest ocena dokumentów, zasad rachunkowości i sposobu działania firmy.

Struktura JPK_KR_PD obejmuje m.in. węzły Naglowek, Podmiot1, Kontrahent, ZOiS, Dziennik, Ctrl i RPD. W nagłówku znajduje się pole CelZlozenia, w którym wartość „1” oznacza pierwsze złożenie, a „2” korektę. W 2026 r. należy odwoływać się do struktury JPK_KR_PD(1) oraz aktualnego schematu v1-1 opublikowanego przez MF. Aktualizacja do wersji v1-1 wynikała z dostosowania słowników do rozporządzenia Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r.

Błędy techniczne to np. niezgodność ze schemą XSD, brak wymaganego pola, błędny typ danych, nieprawidłowy format daty, nieprawidłowa wartość słownikowa, przekroczenie limitu znaków albo niespójność danych kontrolnych. Taki błąd może skutkować odrzuceniem pliku, brakiem UPO albo koniecznością technicznej korekty.

Błędy merytoryczne są trudniejsze. Plik może być poprawny technicznie, ale nadal zawierać błędną kwalifikację podatkową. Przykładowo konto może zostać przypisane do niewłaściwego znacznika, koszt może zostać błędnie potraktowany jako podatkowy, a różnica między wynikiem bilansowym i podatkowym może zostać nieprawidłowo ujęta. MF w FAQ do JPK_KR_PD wskazuje, że ze względu na różne polityki rachunkowości i różne sposoby ewidencji nie da się stworzyć jednej uniwersalnej instrukcji wypełniania pól S_12_1–S_12_3. Podatnik musi więc samodzielnie przeanalizować zapisy księgowe i rzeczywisty charakter zdarzeń gospodarczych.

Ważna jest też „opcjonalność” pól. To, że dane pole może być technicznie opcjonalne, nie oznacza dowolności. MF wskazuje, że pola S_12_1, S_12_2 i S_12_3 mogą pozostać puste tylko w określonych przypadkach, np. przy szczególnych zwolnieniach dla jednostek stosujących MSSF. Co do zasady podatnik powinien zastosować właściwy znacznik, jeżeli wynika to z treści ksiąg i charakteru konta.

Bezpieczny wniosek jest następujący: system może zatrzymać lub wskazać problemy techniczne, a dane z poprawnie złożonego JPK_KR_PD mogą później trafić do analizy ryzyka. Sam błąd w pliku nie oznacza jednak automatycznej kary. Sankcja wymaga osobnej podstawy prawnej, właściwego trybu i ustalenia, kto odpowiada za naruszenie.

Od prewencji do kontroli celowanej – jak przygotować zespół na pytania z urzędu?

Dane z JPK_KR_PD mogą prowadzić do różnych reakcji organu: od czynności sprawdzających, przez kontrolę podatkową, aż po kontrolę celno-skarbową w poważniejszych sprawach. To, który tryb zostanie wybrany, zależy od rodzaju nieprawidłowości i oceny ryzyka przez organ.

Czynności sprawdzające są najmniej sformalizowane. Organ może w ich ramach sprawdzić m.in. terminowość składania deklaracji i zapłaty podatku, formalną poprawność dokumentów oraz zgodność danych z przedstawionymi dokumentami.

W praktyce może to oznaczać wezwanie do wyjaśnień, prośbę o korektę albo próbę uzgodnienia danych z deklaracją CIT-8.

Kontrola podatkowa to już formalny tryb przewidziany w Ordynacji podatkowej. Jej celem jest sprawdzenie, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków podatkowych. Co do zasady organ zawiadamia wcześniej o zamiarze wszczęcia kontroli, ale przepisy przewidują od tej zasady wyjątki. JPK_KR_PD może skrócić etap przygotowania kontroli, bo część danych, które kiedyś organ uzyskiwał dopiero w toku sprawy, dostaje już po zakończeniu roku.

Kontrola celno-skarbowa jest odrębnym trybem, uregulowanym w ustawie o KAS. Obejmuje m.in. sprawdzanie przestrzegania przepisów podatkowych. KAS publicznie wskazuje, że działania kontrolne są kierowane tam, gdzie analiza ryzyka pokazuje większe prawdopodobieństwo nieprawidłowości.

Na ocenę efektów wykorzystania JPK_KR_PD w kontrolach podatkowych jest jeszcze za wcześnie. Pierwszy cykl raportowania zakończył się 31 lipca 2026 r., a dostępne publicznie dane KAS nie pozwalają wyodrębnić kontroli, w których wykorzystano ten plik. Doświadczenia z JPK_VAT mogą pokazywać potencjał analityczny raportowania, ale nie dowodzą jeszcze skuteczności JPK CIT.

Przed wysyłką warto sprawdzić spójność danych w JPK_KR_PD z kalkulacją podatku i zeznaniem CIT-8, wyjaśnić ewentualne rozbieżności oraz zweryfikować poprawność merytoryczną pliku. Warto również uporządkować dokumentację pozwalającą odtworzyć sposób ustalenia kwot wykazanych zbiorczo. Dzięki temu, jeśli urząd zapyta o konkretne pozycje, łatwiej będzie szybko przygotować spójne i udokumentowane wyjaśnienia.

Skontroluj swój JPK CIT, zanim zrobi to urząd skarbowy

Zanim JPK_KR_PD trafi do urzędu, warto sprawdzić go tak, jak zrobiłby to dział podatkowy przy kontroli wewnętrznej: technicznie, podatkowo i procesowo.

ALTO wspiera klientów narzędziem ALTOOL JPK CIT, dostępnym w wariancie SaaS oraz on-premise. Aplikacja pomaga automatyzować kluczowe etapy raportowania: od pobierania danych, przez walidację, aż po generowanie raportów zgodnych z aktualnymi wymogami. Umożliwia także mapowanie danych finansowych, dodawanie danych spoza systemu księgowego oraz odrębne dodanie znaczników księgowych i podatkowych do kont. To szczególnie ważne w firmach, które pracują na rozbudowanych lub mało elastycznych systemach ERP.

Sprawdź, jak ALTOOL JPK CIT może pomóc Twojej firmie >>

ALTO oferuje także kompleksowe wsparcie wdrożeniowe, obejmujące m.in. analizę procesów rozliczania CIT, analizę kompletności danych oraz identyfikację obszarów wymagających dostosowania w celu przypisania odpowiednich znaczników.

Zobacz zakres wsparcia >>

FAQ: Najczęściej zadawane pytania o kontrolę JPK CIT

Czy fiskus automatycznie wykrywa błędy w JPK CIT?

Na etapie wysyłki i walidacji wykrywane są przede wszystkim błędy techniczne, np. niezgodność ze schemą XML albo brak wymaganych danych. Błędy merytoryczne mogą zwrócić uwagę systemów analitycznych, ale ich ocena wymaga analizy ksiąg, dokumentów i zasad rachunkowości podatnika.

Czy JPK CIT jest krzyżowany z JPK_VAT?

Nie ma oficjalnego potwierdzenia konkretnego mechanizmu krzyżowania JPK_KR_PD z JPK_VAT. Takie porównywanie jest technicznie możliwe, ale nie należy przedstawiać go jako ujawnionego algorytmu MF.

Czy istnieje publiczna lista wskaźników, które MF sprawdza w JPK CIT?

Nie. MF nie opublikowało listy alertów dla JPK CIT. Można wskazywać obszary istotne dla analizy ryzyka, ale nie jako oficjalną checklistę fiskusa.

Co grozi za błąd w pliku JPK CIT?

Sankcje z Kodeksu karnego skarbowego zależą od rodzaju błędu, jego skutków podatkowych oraz tego, komu można przypisać odpowiedzialność.

Źródła

1. Art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej.
2. Art. 9 ust. 1c, 1e i 1g ustawy o CIT.
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, Dz.U. 2024 poz. 1314.
4. Strona MF/KAS „JPK_PD” oraz „Struktury JPK w podatkach dochodowych”.
5. Broszura informacyjna JPK_KR_PD(1), schemat JPK_KR_PD(1) v1-1 oraz FAQ MF dotyczące JPK_PD.
6. Komunikaty KAS o analizie ryzyka, Big Data, JPK_VAT, STIR i Silniku Analiz.
7. Interpelacja poselska nr 9710/2025 dotycząca procedur weryfikacyjnych JPK_VAT.
8. Materiały ALTO dotyczące ALTOOL JPK CIT oraz kompleksowego przygotowania do JPK CIT.

Artykuł zaktualizowano: wrzesień 2026 r.