Kategoria: Bez kategorii

Koszt księgowości fundacji rodzinnej zależy głównie od liczby dokumentów oraz od rodzajów prowadzonej działalności gospodarczej w fundacji. Przepisy nie określają ceny księgowości, ale nakładają obowiązki, które decydują o jej zakresie: pełne księgi, sprawozdanie finansowe, rozliczenia CIT i okresowy audyt. Poniżej rozkładamy koszty prowadzenia fundacji na stałe, okresowe i zależne od zdarzeń.

Z czego składają się koszty prowadzenia fundacji rodzinnej?

Koszty prowadzenia fundacji rodzinnej dzielą się na koszty usług i koszty wynikające z przepisów. Do usług należą księgowość, doradztwo podatkowe, obsługa prawna i audyt. Z przepisów wynikają opłaty sądowe i podatki.

Ustawa o fundacji rodzinnej nie przewiduje żadnej stałej „opłaty za utrzymanie fundacji”. Największą część kosztów tworzą zwykle usługi i podatki związane z konkretnymi zdarzeniami.

Według informacji Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim do wniosku o złożenie sprawozdania finansowego (formularz RFR-Z30) dołącza się opłatę sądową 250 zł. Za samo zgłoszenie fundacji do rejestru pobiera się jednorazowo 500 zł (art. 64a ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Przygotowanie sprawozdania i dokumentów do rejestru można powierzyć zespołowi, który zapewnia wsparcie procesu raportowania.

Podatek od nieruchomości zależy od gminy. Rada gminy ustala stawki w granicach maksymalnych stawek ogłaszanych co roku przez Ministra Finansów.

Ile kosztuje księgowość fundacji rodzinnej i od czego zależy cena?

Cena księgowości fundacji rodzinnej zależy przede wszystkim od liczby zdarzeń do zaksięgowania i od ich złożoności. Fundacja rodzinna zawsze prowadzi pełne księgi rachunkowe, więc nie ma tańszego wariantu z książką przychodów i rozchodów. Różnica w cenie wynika z tego, co dzieje się w fundacji w ciągu roku.

Orientacyjna cena księgowości fundacji rodzinnej: od 1 000 zł netto miesięcznie. Dokładną wycenę przygotowujemy po analizie planowanej skali i zdarzeń. Zakres obsługi opisujemy na stronie księgowość dla fundacji rodzinnych.

Zakres typowej obsługi księgowej obejmuje:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych i ksiąg pomocniczych,
• rozliczenie 15% CIT od świadczeń,
• deklarację CIT-8FR,
• przygotowanie JPK CIT, gdy fundacja jest już objęta obowiązkiem (fundacje składające JPK_V7M za lata od 2026 r., pozostałe od 2027 r.),
• sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego,
• wsparcie przy złożeniu sprawozdania do rejestru fundacji rodzinnych.

Liczba dokumentów i rodzaj majątku

Im więcej dokumentów i rodzajów aktywów, tym więcej pracy księgowej. Fundacja, która posiada wyłącznie udziały w jednej spółce, ma zwykle niewiele zdarzeń w roku. Fundacja z kilkoma nieruchomościami na wynajem ma co miesiąc faktury, media, nakłady i rozliczenia z najemcami.

Na zakres pracy wpływa m.in.:

• liczba nieruchomości i umów najmu,
• liczba rachunków bankowych i maklerskich,
• transakcje na papierach wartościowych,
• pożyczki udzielane spółkom lub beneficjentom,
• liczba fundatorów i wkładów do fundacji.

Świadczenia dla beneficjentów i rozliczenia podatkowe

Każde świadczenie dla beneficjenta wymaga ujęcia w księgach, wyceny i rozliczenia 15% CIT. Podatek wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu przekazania świadczenia (art. 24q ustawy o CIT). Świadczenia niepieniężne, np. bezpłatne korzystanie z nieruchomości, wymagają dodatkowo ustalenia ich wartości.

Fundacja, która wypłaca świadczenia co miesiąc wielu beneficjentom, ma więc więcej rozliczeń niż fundacja, która tylko gromadzi majątek. To jeden z głównych czynników ceny obsługi.

Majątek za granicą, VAT i wynagrodzenia zarządu

Dodatkowe obowiązki pojawiają się, gdy fundacja ma aktywa za granicą, jest podatnikiem VAT albo wypłaca wynagrodzenia. Aktywa zagraniczne oznaczają rozliczenia walutowe i często dodatkowe analizy podatkowe. Opodatkowany VAT najem oznacza rozliczenia VAT i obowiązki w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Członkowie zarządu mogą pełnić funkcję za wynagrodzeniem (art. 62 ustawy o fundacji rodzinnej). Jeśli fundacja je wypłaca, dochodzą rozliczenia płacowe. Każdy z tych elementów może zwiększać zakres i cenę obsługi.

Badanie sprawozdania finansowego i audyt: kiedy są obowiązkowe?

Fundacja rodzinna ma dwa odrębne obowiązki kontrolne: audyt z ustawy o fundacji rodzinnej i badanie sprawozdania z ustawy o rachunkowości. Audyt przeprowadza się co najmniej raz na cztery lata (art. 79 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej). Jeśli sprawozdanie fundacji podlega badaniu, audyt przeprowadza się co roku, przed zatwierdzeniem sprawozdania (art. 79 ust. 2).

Badanie sprawozdania jest obowiązkowe, jeśli w poprzednim roku obrotowym fundacja spełniła co najmniej dwa z trzech warunków: średnio co najmniej 50 osób zatrudnienia, suma aktywów co najmniej 3,125 mln euro, przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów co najmniej 6,25 mln euro. Fundacja, która nie spełnia dwóch z tych warunków, nie podlega badaniu, a audyt z ustawy o fundacji rodzinnej przeprowadza co najmniej raz na cztery lata.

Koszt badania sprawozdania finansowego: od 1 400 zł netto.

Podatki jako koszt fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna jest co do zasady zwolniona z CIT (art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). Podatki pojawiają się dopiero przy określonych zdarzeniach. Dlatego koszt podatkowy fundacji zależy od tego, jak fundacja korzysta ze swojego majątku.

Najważniejsze podatki fundacji rodzinnej:

• 15% CIT od świadczeń dla beneficjentów, od mienia przekazywanego przy rozwiązaniu fundacji i od tzw. ukrytych zysków (art. 24q ustawy o CIT),
• 25% CIT od działalności poza zakresem art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej (art. 24r ustawy o CIT),
• 19% CIT od działalności najmu, kiedy przedmiotem najmu, dzierżawy lub podobnej umowy są składniki majątku służące prowadzeniu działalności gospodarczej przez beneficjenta, fundatora lub podmiot z nimi powiązany,
• podatek od nieruchomości, jeśli fundacja ma nieruchomości,
• w przypadkach określonych w ustawie podatek od przychodów z budynków (art. 24b ustawy o CIT), bo zwolnienie fundacji go nie obejmuje (art. 6 ust. 6),
• VAT, jeśli fundacja wykonuje czynności opodatkowane VAT, np. opodatkowany najem.

Przykład: fundacja wypłaca w ciągu roku beneficjentom świadczenia o łącznej wartości 300 000 zł. CIT od tych świadczeń wynosi 45 000 zł. Jeśli fundacja nie wypłaca świadczeń i działa tylko w zakresie art. 5, nie płaci CIT od przychodów z tego zakresu.

Przykład: roczny budżet fundacji rodzinnej

Budżet fundacji rodzinnej warto układać według zdarzeń, a nie jednej stałej kwoty. Poniższy przykład dotyczy fundacji z jedną nieruchomością na wynajem, bez działalności poza art. 5 i bez obowiązku badania sprawozdania. Fundacja wypłaca beneficjentom świadczenia o łącznej wartości 120 000 zł rocznie.

W roku, w którym fundacja zmienia statut, skład zarządu lub listę danych w rejestrze, dochodzi opłata 250 zł od każdego wniosku o wpis. Jeśli fundacja wynajmuje nieruchomość z VAT, dochodzi też obsługa VAT.

Kiedy koszty fundacji rodzinnej się opłacają?

Przepisy nie wskazują progu majątku, od którego fundacja rodzinna się opłaca. Opłacalność zależy od wartości i rodzaju majątku, planów wypłat dla beneficjentów i celów sukcesyjnych. Stałe koszty obsługi mają mniejsze znaczenie przy dużym majątku niż przy małym.

Na opłacalność wpływają przede wszystkim:

• odroczenie podatku: fundacja płaci 15% CIT dopiero przy świadczeniu, a nie od bieżących przychodów z działalności z art. 5,
• plan wypłat: regularne świadczenia oznaczają regularny podatek,
• zakres działalności: działalność poza art. 5 jest opodatkowana 25% CIT,
• cele sukcesyjne: ochrona majątku i jego przekazanie kolejnym pokoleniom.

Decyzję o założeniu fundacji warto poprzedzić analizą kosztów i podatków dla konkretnego majątku. Taką analizę przygotowujemy w ramach doradztwa przy zakładaniu fundacji rodzinnych.

FAQ

Jak ALTO wspiera

Prowadzimy księgowość fundacji rodzinnych i przygotowujemy wycenę obsługi po planowanej skali dokumentów i zdarzeń. Pomagamy zaplanować budżet fundacji, w tym podatki od świadczeń i koszty audytu. Łączymy w jednym zespole księgowość, doradztwo podatkowe i obsługę prawną, co ułatwia współpracę przy audycie z ustawy o fundacji rodzinnej. Sprawdź, jak wygląda nasza księgowość dla fundacji rodzinnych.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 5, 62, 77-79
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 64
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 6, 24q, 24r
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, art. 64a i 64b
• Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, Rejestr Fundacji Rodzinnych: https://piotrkow-tryb.so.gov.pl/rejestr-fundacji-rodzinnych,m,mg,305

Przez lata ulga badawczo-rozwojowa uchodziła za jedną z najbardziej przyjaznych preferencji w polskim systemie podatkowym. Zachęcali do niej ministrowie, interpretacje Dyrektora KIS potwierdzały prawo do ulgi w najróżniejszych modelach biznesowych, a doradcy przekonywali, że nie trzeba wynaleźć koła na nowo, żeby z niej skorzystać. Wszystko to pozostaje prawdą. Coś się jednak zmieniło: organy podatkowe zaczęły znacznie uważniej sprawdzać, czy za liczbami stoją rzeczywiste prace badawczo-rozwojowe i wiarygodne dowody. Nie ma powodu do paniki, ale jest to na pewno sygnał, że do wdrożenia ulgi trzeba podejść z należytą starannością.

W 2026 roku dobrze wdrożona ulga B+R to nie tylko poprawnie wyliczona kwota odliczenia, ale przede wszystkim dokumentacja, która wytrzyma konfrontację z urzędem.

Dekada ulgi, która miała napędzać innowacje

Ulga badawczo-rozwojowa w obecnym kształcie działa od 1 stycznia 2016 r. Pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania koszty poniesione na działalność B+R – czyli te same wydatki, które już raz trafiły do kosztów uzyskania przychodów.

Kto z niej korzysta? Praktycznie każdy, kto coś projektuje, konstruuje, programuje lub ulepsza, np.:

• branża IT i software house’y – nowe aplikacje, systemy, algorytmy;
• branża finansowa i ubezpieczeniowa – zaawansowane algorytmy i rozwiązania IT;
• produkcja – od tworzenia maszyn i narzędzi, przez elektronikę, po branżę spożywczą, chemię i farmację;
• małe firmy rodzinne i duże grupy kapitałowe;
• spółki z kapitałem polskim i zagranicznym, w tym centra R&D międzynarodowych koncernów.

Liczby, które robią wrażenie

Ulga B+R przeszła długą drogę od momentu jej wprowadzenia. W pierwszym roku obowiązywania skorzystało z niej zaledwie 571 podatników PIT i CIT. Kilka lat później zainteresowanie osiągnęło rekordowy poziom i w rozliczeniach za 2020 r. ulgę wykazało już 6 092 podatników. Od tego czasu preferencja pozostaje jednym z najważniejszych instrumentów wspierających działalność innowacyjną przedsiębiorstw. Wartość odliczeń z tytułu ulgi cały czas pozostaje bardzo wysoka i sięga nawet 13 mld zł rocznie.

Dotychczasowa narracja państwa: „innowacje mają się opłacać”

Przez lata komunikat płynący od rządu był jednoznaczny – jednoznacznie zachęcający.

Gdy w 2017 r. przygotowywano drugą ustawę o innowacyjności (projekt powstał we współpracy resortów nauki, rozwoju i finansów), ówczesny wiceminister nauki Piotr Dardziński mówił, że „Innowacja powinna się przedsiębiorcom opłacać”, a nowe regulacje w większym stopniu przenoszą ryzyko na państwo.

W 2021 r. Ministerstwo Finansów, zapowiadając pakiet ulg w ramach Polskiego Ładu, przedstawiało transformację gospodarki w kierunku innowacji jako strategiczny cel rozwoju Polski. Ówczesny wiceminister finansów Jan Sarnowski deklarował: „Chcemy, żeby przedsiębiorca miał podatkowe ulgi na wszystkich etapach inwestycji”.

Do tego dochodziła praktyka interpretacyjna. Dyrektor KIS przez lata wydawał tysiące interpretacji potwierdzających prawo do ulgi w bardzo różnych modelach biznesowych.

Krótko mówiąc: przez blisko dekadę państwo budowało wizerunek ulgi jako prostego, bezpiecznego i pożądanego narzędzia.

Wiatr zmienił kierunek

Od kilku miesięcy obserwujemy jednak pewien trend. Nie wynika on ze zmiany przepisów o uldze – te pozostały takie same – lecz ze zmiany podejścia organów co do oceny dowodów.

Powiedzmy to wprost: sam kierunek jest generalnie słuszny. Przez ostatnie lata na rynku widać było wyraźne poluzowanie. Ulga bywała „naciągana”, a część podmiotów rozliczała ją, choć z rozwojem w rozumieniu ustawy miała niewiele wspólnego. To naturalne, że administracja się tej ulgi „uczy” i zaczyna oddzielać ziarno od plew.

Problem leży w sposobie prowadzenia tych kontroli i tezach, które próbują forsować urzędy.

Wyspecjalizowane zespoły w urzędach? To wciąż tylko mit

W środowisku doradczym od pewnego czasu mówi się o tworzeniu w urzędach celno-skarbowych zespołów specjalizujących się w weryfikacji ulgi B+R. Na rynku widać już efekty większej koncentracji na tej uldze, natomiast trudno dziś mówić o strukturach z realnym zapleczem technicznym – inżynierami, informatykami czy technologami zdolnymi merytorycznie ocenić projekt.

W praktyce oznacza to, że urzędnicy podejmują się oceny innowacyjności i badawczo-rozwojowego charakteru prac bez odpowiedniej wiedzy specjalistycznej. Co więcej, rzadko sięgają po dostępne rozwiązania prawne, takie jak powołanie niezależnego biegłego, woląc opierać swoje rozstrzygnięcia na własnej, często powierzchownej interpretacji dokumentacji technicznej.

Dla podatnika płynie z tego praktyczny wniosek: dokumentacja musi być napisana tak, żeby zrozumiał ją ktoś, kto nie jest specjalistą w danej dziedzinie. Jeśli z opisu projektu nie wynika jasno, jaki problem technologiczny rozwiązywano, dlaczego wymagało to nowej wiedzy i co konkretnie zrobiono, kontrolujący może szukać tych odpowiedzi w sposób, który będzie dla przedsiębiorcy niekorzystny.

Na co dziś zwracają uwagę kontrolujący

Przepisy o uldze B+R nie zmieniły się, ale zmieniło się to, czego organy oczekują w praktyce. Warto znać te oczekiwania i być z nimi na bieżąco. Pozwala to przygotować dokumentację tak, żeby odpowiadała realiom dzisiejszych kontroli. Pozwala też sprawdzić, czy dokumenty, które firma już ma, w tych realiach się obronią. Z naszych obserwacji wynikają dwa obszary, którym urzędy przyglądają się szczególnie uważnie.

Ewidencja czasu pracy

Wynagrodzenia pracowników to zwykle największa pozycja kosztów kwalifikowanych, więc to tutaj kontrola zaczyna się najczęściej. Urzędy oczekują, że podatnik wykaże, ile czasu poszczególne osoby faktycznie poświęciły na prace B+R. Coraz częściej pytają przy tym o ewidencję prowadzoną na bieżąco, w podziale na projekty.

Warto przy tym pamiętać, co mówią przepisy. Ustawy o podatkach dochodowych wymagają wyodrębnienia kosztów działalności B+R w ewidencji, ale nie nakładają obowiązku prowadzenia systemów rejestrujących czas pracy w podziale na projekty na bieżąco. Utrwalona linia interpretacyjna dopuszcza również oszacowanie, uzupełnienie lub ustalenie zaangażowania pracowników w B+R na podstawie wiedzy przełożonych, miesięcznych zestawień, oddelegowań czy list obecności.

Ze sporu o zasady łatwo jednak wpaść w spór o dowody. Im mocniej przyjęta metoda ewidencji osadzona jest w materiałach źródłowych, tym trudniej ją podważyć. Takimi materiałami są np. zadania w systemach do zarządzania projektami, commity w repozytorium, raporty z testów, protokoły ze spotkań czy korespondencja. Jeśli firma dopiero planuje korzystać z ulgi, dobrze od razu ustawić prosty, ale konsekwentny sposób raportowania czasu. Jeśli ulgę już rozlicza, warto sprawdzić, czy przyjęte proporcje i szacunki da się dziś rzeczowo uzasadnić.

Dokumentacja tworzona „po fakcie”

Drugim punktem zapalnym są dokumenty powstające przy rozliczeniu wstecznym, takie jak karty projektów czy raporty opisujące spełnienie przesłanek ulgi. Zdarza się, że organy traktują sam ten fakt rozliczenia ulgi za okres sprzed kilku lat jako argument przeciwko odliczeniu.

Trzeba tu zachować zdrowy rozsądek. W praktyce rynkowej niewiele firm opisuje swoje działania na bieżąco, z dnia na dzień, pod kątem wymogów podatkowych B+R. Standardowy i w pełni uprawniony proces wygląda tak, że dopiero przy wyliczaniu ulgi zbiera się rozproszone po spółce materiały i przeprowadza wywiady z zespołem. Dokumentacja stworzona post factum nie jest przez to przekłamana ani bezwartościowa. To uporządkowanie, synteza i uzupełnienie faktów, które już miały miejsce.

Warunek jest jeden: te fakty muszą być potwierdzone w materiałach źródłowych, takich jak harmonogramy, repozytoria, maile czy specyfikacje. Właśnie w tym miejscu dobra dokumentacja odróżnia się od słabej. Opis projektu, który odwołuje się do konkretnych dowodów z danego okresu, jest dla urzędu znacznie trudniejszy do zakwestionowania niż ogólna narracja o „innowacyjnym charakterze prac”.

Co w tej sytuacji mogą zrobić podatnicy?

Przede wszystkim zadbać o jakość wdrożenia ulgi i nie traktować jej wyłącznie jako ćwiczenia kalkulacyjnego. W obecnych realiach szczególnego znaczenia nabiera wsparcie doświadczonego doradcy, który nie tylko rzetelnie zidentyfikuje działalność B+R i potencjalne obszary ryzyka, ale również będzie potrafił obronić przyjęte podejście w razie kontroli.

• Rzetelna weryfikacja stanu faktycznego.
  Dobre wdrożenie ulgi zaczyna się od rozmów z ludźmi, którzy prowadzą projekty, a nie od arkusza z kosztami. Doradca powinien zrozumieć, co firma faktycznie robi, które projekty spełniają ustawową definicję prac B+R, a które są rutynową działalnością. Bywa, że po takiej analizie kwota ulgi wychodzi niższa niż wstępne szacunki. Jest jednak odliczeniem, które da się obronić, i to jest jego główna wartość.
• Dokumentacja przygotowana „na złe czasy”.
  Dokumentację ulgi B+R warto tworzyć z myślą o tym, że kiedyś przeczyta ją urzędnik, i to nie w najlepszym nastroju. Powinna ona:
• • jasno opisywać cel projektu, problem technologiczny i niepewność, którą trzeba było pokonać;
  • pokazywać, na czym polegała twórczość i systematyczność prac, czyli dlaczego nie była to rutynowa działalność firmy;
  • wiązać każdy opis z konkretnymi dowodami źródłowymi z danego okresu;
  • jednoznacznie przypisywać koszty (zwłaszcza wynagrodzenia) do projektów i wyjaśniać przyjętą metodę alokacji;
  • być spójna wewnętrznie, bo rozbieżności między kartą projektu, ewidencją czasu i księgami to pierwsze miejsca, w których kontrolujący szukają słabych punktów.
• Doradca, który patrzy oczami urzędu.
  Dobry doradca nie tylko liczy ulgę. Przyjmuje też perspektywę kontrolującego i zadaje sobie pytanie, które elementy rozliczenia są najbardziej narażone na zakwestionowanie i dlaczego. Może to być projekt na granicy ustawowej definicji, wysoki udział czasu pracy osób zarządzających, koszty sprzętu wykorzystywanego także poza B+R albo luki w materiałach źródłowych. Takie ryzyka powinny zostać wytypowane i nazwane wprost jeszcze przed złożeniem zeznania.
  Wtedy podatnik może świadomie zdecydować, czy dane koszty uwzględnić, jak je dodatkowo udokumentować albo czy wystąpić o interpretację indywidualną.
• Doświadczenie nie tylko we wdrożeniach, ale i w kontrolach / sporach.
  Warto więc zwracać uwagę nie tylko na doświadczenie doradcy we wdrażaniu i rozliczaniu ulgi B+R, lecz także w kontrolach podatkowych i sporach z organami. Kto prowadził kontrole ulgi B+R, wie, o co pytają urzędnicy, jakich dokumentów żądają i gdzie najczęściej pojawiają się zarzuty. Tę wiedzę można wykorzystać już na etapie przygotowywania dokumentacji. Tym bardziej taka praktyczna wiedza jest nieoceniona w momencie, kiedy przychodzi wezwanie z urzędu o przedstawienie wyjaśnień w zakresie ulgi. Znajomość podejścia fiskusa pozwala bowiem dobrać odpowiednią strategię działania w trakcie kontroli i konsekwentnie egzekwować ją na etapie sprawy, aby ryzyko zakwestionowania rozliczenia jak najbardziej zminimalizować.
• Audyt, jeśli są wątpliwości.
  Jeżeli podatnik nie ma pewności, że jego dokumentacja jest odpowiednio przygotowana i kompleksowa, czy to za bieżący rok, czy za lata już rozliczone, powinien rozważyć audyt ulgi B+R. Audyt nie musi oznaczać, że coś jest nie tak. Często kończy się potwierdzeniem prawidłowości rozliczeń i uzupełnieniem kilku dokumentów. Daje jednak coś bardzo cennego: wiedzę o własnych słabych punktach, zanim pozna je urząd.

Ulga wciąż się opłaca – pod warunkiem, że jest dobrze przygotowana

Nic nie wskazuje na to, by ulga B+R traciła na znaczeniu. Przepisy się nie zmieniły, a odliczenie nadal jest jednym z najkorzystniejszych narzędzi wspierania innowacji w Polsce. Zmieniły się realia jego weryfikacji: organy sprawdzają więcej, dokładniej i coraz częściej sięgają po rozliczenia sprzed kilku lat.

Nie jest to powód, żeby z ulgi rezygnować. Jest to natomiast powód, żeby podejść do niej profesjonalnie. Dobre przygotowanie dokumentacji i świadome zarządzanie ryzykiem od początku może mieć dziś wyjątkowo duże znaczenie.

Za sporządzenie sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej odpowiada Zarząd Fundacji w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (w okresie Fundacji Rodzinnej w organizacji odpowiada Fundator/Fundatorzy), a zatwierdza sprawozdanie finansowe zgromadzenie beneficjentów w ciągu 6 miesięcy. Zatwierdzone sprawozdanie składa się w ciągu 15 dni do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, a nie do KRS. Poniżej opisujemy cały proces krok po kroku, z dokumentami i terminami.

Jakie sprawozdanie finansowe sporządza fundacja rodzinna?

Fundacja rodzinna sporządza roczne sprawozdanie finansowe na zasadach ustawy o rachunkowości, bo jest osobą prawną. Ustawa o fundacji rodzinnej nie tworzy odrębnego wzoru sprawozdania. Zakres sprawozdania zależy od wielkości fundacji i od tego, czy podlega ono badaniu.

Elementy sprawozdania

Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe obejmuje:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informację dodatkową, czyli wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Fundacja, która nie jest jednostką mikro ani małą, dołącza dodatkowo zestawienie zmian w funduszu własnym i rachunek przepływów pieniężnych (art. 45 ust. 3). Od 2025 r. obowiązek ten nie zależy już od tego, czy sprawozdanie podlega badaniu. Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f).

Czy fundacja rodzinna może skorzystać z uproszczeń dla jednostek mikro i małych?

Forma prawna fundacji rodzinnej sama w sobie nie wyklucza uproszczeń dla jednostek mikro i małych. O możliwości skorzystania z nich decydują kryteria z art. 3 ustawy o rachunkowości: suma aktywów, przychody i zatrudnienie. Trzeba też sprawdzić, czy nie zachodzi któreś z ustawowych wyłączeń.

Dlatego możliwość uproszczeń warto sprawdzać co roku, na podstawie danych za poprzedni rok obrotowy. Przyjęte rozwiązanie powinno znaleźć się w polityce rachunkowości fundacji.

Czy fundacja rodzinna sporządza sprawozdanie z działalności?

Co do zasady nie. Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności wynika z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek tam wymienionych, przede wszystkim spółek. Sam status fundacji rodzinnej takiego obowiązku nie tworzy.

Wyjątkiem jest likwidacja. Zgodnie z art. 97 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej likwidatorzy po każdym roku obrotowym składają zgromadzeniu beneficjentów sprawozdanie ze swojej działalności oraz sprawozdanie finansowe.

Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej?

Za sporządzenie sprawozdania odpowiada zarząd fundacji jako kierownik jednostki (w trakcie okresu „w organizacji” wtedy to Fundator/Fundatorzy). Sprawozdanie trzeba sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu termin mija 31 marca.

Sprawozdanie podpisują dwie strony (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości):

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy lub biuro rachunkowe,
• kierownik jednostki, czyli zarząd fundacji; przy zarządzie wieloosobowym wszyscy członkowie, chyba że ustawa przewiduje inny sposób.

Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania. Samo podpisanie sprawozdania nie jest jeszcze jego zatwierdzeniem.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej?

Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej zatwierdza zgromadzenie beneficjentów. Wynika to z art. 72 pkt 1 ustawy o fundacji rodzinnej. Zatwierdzenie powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości), czyli przy roku kalendarzowym do 30 czerwca.

Uchwały zgromadzenia beneficjentów

Art. 72 ustawy o fundacji rodzinnej wymienia sprawy, które wymagają uchwały zgromadzenia beneficjentów. W kontekście sprawozdania są to:

1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
2. udzielenie absolutorium członkom organów fundacji,
3. podział lub pokrycie wyniku finansowego netto,
4. wybór firmy audytorskiej, jeśli sprawozdanie podlega badaniu.

W praktyce te uchwały podejmuje się na jednym posiedzeniu i dokumentuje w protokole. Sąd rejestrowy wymaga złożenia zarówno uchwał, jak i protokołu.

Co, jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie?

Przekroczenie terminu 6 miesięcy nie znosi obowiązku zatwierdzenia sprawozdania. Niezatwierdzone sprawozdanie trzeba jednak złożyć do rejestru w ciągu 15 dni po upływie terminu na zatwierdzenie (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy roku kalendarzowym oznacza to złożenie do 15 lipca. Po późniejszym zatwierdzeniu dokumenty składa się ponownie, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia (art. 69 ust. 1).

Opóźnienie oznacza jednak naruszenie ustawowego terminu przez organy fundacji. Dlatego harmonogram zgromadzenia warto zaplanować z wyprzedzeniem, zwłaszcza gdy sprawozdanie wymaga badania i audytu przed zatwierdzeniem.

Gdzie i jak złożyć sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej?

Fundacja rodzinna składa sprawozdanie do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim (art. 4 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej). Termin to 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W rejestrze zamieszcza się wzmianki o złożeniu sprawozdania, sprawozdania z badania i uchwały zatwierdzającej (art. 117 ust. 1 pkt 15-17 ustawy o fundacji rodzinnej).

Według informacji sądu rejestrowego do wniosku dołącza się:

1. papierową kopię sprawozdania finansowego,
2. sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (plik XML na płycie CD),
3. uchwałę zgromadzenia beneficjentów o zatwierdzeniu sprawozdania,
4. uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
5. uchwałę o udzieleniu absolutorium członkom zarządu,
6. protokół z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów,
7. sprawozdanie z badania, jeśli sprawozdanie podlega badaniu,
8. formularz RFR-ZN, jeśli składa się dokumenty za różne okresy,
9. dowód uiszczenia opłaty sądowej 250 zł.

Rejestr fundacji rodzinnych jest odrębny od Krajowego Rejestru Sądowego. Dlatego fundacja nie składa sprawozdania przez portal e-KRS, tylko na formularzu RFR-Z30 do sądu w Piotrkowie Trybunalskim. Aktualną listę dokumentów i dane do przelewu warto sprawdzić na stronie sądu przed każdym złożeniem.

Najczęstsze braki przy składaniu dokumentów to:

• brak protokołu z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów,
• niezgodność wersji papierowej i elektronicznej sprawozdania,
• brak sprawozdania z badania, gdy sprawozdanie podlegało badaniu,
• brak dowodu uiszczenia opłaty.

Kiedy sprawozdanie fundacji rodzinnej podlega badaniu?

Sprawozdanie fundacji rodzinnej podlega badaniu, jeśli w poprzednim roku obrotowym fundacja spełniła co najmniej dwa z trzech warunków z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Samo bycie fundacją rodzinną nie rodzi obowiązku badania. Badania sprawozdania nie należy jednak mylić z audytem z ustawy o fundacji rodzinnej.

Progi badania sprawozdania:

Niezależnie od badania każda fundacja podlega audytowi z art. 77 ustawy o fundacji rodzinnej. Audyt obejmuje zarządzanie aktywami, zaciąganie i spełnianie zobowiązań oraz zobowiązania publicznoprawne. Przeprowadza go firma audytorska albo zespół złożony z biegłego rewidenta, doradcy podatkowego oraz adwokata lub radcy prawnego.

Raport z audytu zarząd przedstawia radzie nadzorczej, a jeśli jej nie ma, zgromadzeniu beneficjentów na najbliższym posiedzeniu (art. 81).

Harmonogram: sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej krok po kroku

Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu cały proces trwa od stycznia do połowy lipca. Najwięcej czasu wymaga zamknięcie ksiąg i, jeśli jest wymagane, badanie oraz audyt. Poniższy harmonogram pokazuje terminy dla sprawozdania za 2026 r. Przygotowanie sprawozdania jest częścią naszej obsługi w ramach księgowości dla fundacji rodzinnych.

Przykład: zgromadzenie beneficjentów zatwierdza sprawozdanie 20 czerwca 2027 r. Zarząd ma wtedy czas na złożenie dokumentów do rejestru do 5 lipca 2027 r. Jeśli zgromadzenie nie zatwierdzi sprawozdania do 30 czerwca 2027 r., niezatwierdzone sprawozdanie trzeba złożyć do 15 lipca 2027 r., a po zatwierdzeniu złożyć dokumenty ponownie.

W praktyce warto przyjąć kilka zasad:

• termin zgromadzenia beneficjentów ustal już w pierwszym kwartale,
• jeśli sprawozdanie podlega badaniu, wybierz firmę audytorską z wyprzedzeniem, bo wymaga tego uchwała zgromadzenia,
• zaplanuj audyt z ustawy o fundacji rodzinnej tak, aby raport był gotowy przed posiedzeniem zatwierdzającym,
• przygotuj projekty uchwał i protokołu razem ze sprawozdaniem.

FAQ

Jak ALTO wspiera fundacje rodzinne?

Przygotowujemy sprawozdania finansowe fundacji rodzinnych i prowadzimy zarząd przez cały proces: od zamknięcia ksiąg, przez zgromadzenie beneficjentów, po złożenie dokumentów do rejestru. Pomagamy zaplanować harmonogram tak, aby zdążyć z badaniem i audytem przed zatwierdzeniem. Łączymy kompetencje księgowe, podatkowe i prawne, co ułatwia współpracę przy audycie z ustawy o fundacji rodzinnej. Sprawdź naszą księgowość dla fundacji rodzinnych oraz wsparcie procesu raportowania.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 4, 72, 77-81, 97, 117
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 3, 45, 49, 52, 53, 64, 69
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 24s
• Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, Rejestr Fundacji Rodzinnych: https://piotrkow-tryb.so.gov.pl/rejestr-fundacji-rodzinnych,m,mg,305

Przygotowanie danych do JPK CIT polega na uporządkowaniu planu kont, kartoteki kontrahentów i zapisów księgowych przed wygenerowaniem pierwszego pliku JPK_KR_PD. Powtarzające się błędy świadczą zwykle o nieskutecznych procesach, a nie o braku narzędzia. Data Cleansing warto więc traktować jako przegląd procesów, a nie jednorazowe porządki przed wysyłką.

Czy narzędzie do JPK CIT poprawi błędy w danych?

Tak. Narzędzie do JPK CIT może wykryć błędy w danych i umożliwić ich korektę przed wygenerowaniem pliku – takie, jak ALTOOL JPK CIT. Docelowo jednak dane powinny być poprawne już w systemie źródłowym.

Jeżeli te same błędy pojawiają się przy każdym kolejnym pliku, ich źródłem jest sposób, w jaki dane powstają w systemie finansowo-księgowym. Korekty na etapie raportowania usuwają wówczas skutek, ale nie przyczynę. Dotyczy to wszystkich elementów pliku JPK_KR_PD, który zawiera m.in.:

1. dane kontrahentów,
2. zestawienie obrotów i sald (ZOiS) ze znacznikami kont,
3. dziennik z zapisami księgowymi,
4. sumy kontrolne,
5. część RPD, czyli dane o różnicach między wynikiem bilansowym a podatkowym.

Harmonogram wejścia obowiązku w życie opisujemy w artykule JPK_CIT w 2026 roku: terminy, struktura JPK_KR_PD i nowe obowiązki.

Jakie dane sprawdzić przed wysyłką JPK CIT?

Przed wysyłką JPK CIT należy sprawdzić przede wszystkim dane kontrahentów, plan kont ze znacznikami oraz spójność danych pochodzących z różnych systemów.

Jakie dane kontrahenta wykazuje się w JPK_KR_PD?

W części Kontrahent wykazuje się podmioty, którym nadano NIP i z którymi firma zawierała transakcje w raportowanym okresie. Każdy z nich ma unikalny kod nadawany przez jednostkę (pole T_1), a NIP podaje się, o ile został nadany.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów kod w polu T_1 musi jednoznacznie identyfikować podmiot w systemie finansowo-księgowym. Weryfikacja powinna objąć:

• unikalność kodów w polu T_1,
• poprawność NIP-u, bez błędów i zbędnych znaków,
• kod kraju i numer podatkowy kontrahentów zagranicznych,
• zgodność danych w kartotece z danymi na fakturach.

Jak sprawdzić plan kont przed JPK CIT?

Należy sprawdzić, czy każde konto ma przypisany właściwy znacznik i czy na jednym koncie nie są ujmowane zdarzenia, którym odpowiadają różne znaczniki.

Plan kont trafia do pliku przez zestawienie obrotów i sald, w którym konta oznacza się znacznikami ze słowników określonych w rozporządzeniu o dodatkowych danych. Jeżeli na jednym koncie ujmowane są zdarzenia o różnych znacznikach, MF zaleca podział zdarzeń na jednorodne grupy i ujęcie każdej z nich na osobnym koncie analitycznym. Opis pól przedstawiamy w artykule JPK_KR_PD: struktura, znaczniki i raportowanie CIT, a proces przypisywania znaczników w osobnym artykule o mapowaniu planu kont.

Dane pochodzące z różnych systemów księgowych i źródeł

Dane z kilku systemów księgowych lub z okresu przed migracją i po niej trzeba połączyć w jeden kompletny plik JPK_KR_PD za cały rok.

Tak wyjaśnia MF. Przed połączeniem należy sprawdzić spójność zapisów w zakresie kont, kontrahentów i okresów. Ten temat omawiamy szerzej w osobnym artykule o JPK CIT przy kilku systemach księgowych.

Jak uporządkować bazę kontrahentów przed JPK CIT?

Bazę kontrahentów porządkuje się przez eliminację duplikatów, weryfikację identyfikatorów i ustalenie zasad zakładania nowych kartotek, bez zacierania historii zmian.

Kartoteka kontrahentów to kluczowy element master data, czyli danych podstawowych, ponieważ jej kody łączą zapisy w dzienniku z konkretnymi podmiotami.

Co zrobić z duplikatami kontrahentów?

Należy wybrać jeden kod wiodący dla nowych zapisów, a rekordy z historią transakcji oznaczyć jako nieaktywne zamiast je usuwać.

Duplikat to ten sam kontrahent zapisany pod dwoma lub więcej kodami, np. po zmianie nazwy firmy, przy ręcznym zakładaniu kartotek lub po połączeniu baz z kilku systemów. Usuwanie lub nadpisywanie rekordów jest ryzykowne, ponieważ według MF, jeżeli dane kontrahenta zmieniły się w trakcie roku, w pliku wykazuje się wszystkie zestawy danych z raportowanego okresu. Porządkowanie obejmuje pięć kroków:

1. Wyszukanie rekordów z tym samym NIP-em lub zbliżoną nazwą.
2. Wybór jednego kodu wiodącego dla nowych zapisów i udokumentowanie, które dotychczasowe kody mu odpowiadają.
3. Oznaczenie rekordów nieaktywnych bez ich usuwania, jeżeli mają historię transakcji.
4. Uzupełnienie brakujących danych w rekordach pozostających w użyciu, z zachowaniem śladu zmian.
5. Wprowadzenie zasad zakładania nowych kartotek, np. weryfikacji NIP-u w bazie przed utworzeniem rekordu.

Czy w JPK CIT trzeba podać NIP kontrahenta?

Tak. Za lata podatkowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r. NIP kontrahenta jest obowiązkowy, o ile został nadany.

Za 2025 r. podatnicy byli zwolnieni z obowiązku podawania m.in. NIP-u kontrahenta i numeru faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obecnie dane te są wymagane w zakresie określonym w rozporządzeniu o dodatkowych danych. Numer KSeF podaje się dla faktur wystawionych przez podatnika, które stanowią dowód księgowy, jeżeli numer nadano do dnia przekazania księgi.

Do najczęstszych błędów w identyfikatorach należą NIP z prefiksem kraju w polu, które go nie przewiduje, przestawione cyfry oraz zagraniczny numer podatkowy bez kodu kraju. Jeżeli błędy się powtarzają, należy ustalić, na którym etapie powstają: przy ręcznym zakładaniu kartoteki, imporcie danych czy migracji z innego systemu.

Czy trzeba poprawiać dane z poprzednich lat przed JPK CIT?

Nie. Zamkniętych lat, których nie obejmuje obowiązek JPK CIT, nie trzeba poprawiać. Uporządkowania wymagają jednak dane z przeszłości, które wpływają na raportowany rok.

Dotyczy to w szczególności:

• sald otwarcia: przypisania do właściwych kont i znaczników,
• nieużywanych kont: możliwości zamknięcia lub przeniesienia salda przed nowym rokiem,
• dawnych kartotek: poprawności identyfikatorów kontrahentów z rozrachunkami z lat poprzednich.

Ręcznych zmian w zapisach zamkniętego roku obrotowego należy unikać, ponieważ wymagają dokumentacji i mogą budzić wątpliwości. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uporządkowanie danych na początku nowego roku, np. przez przeksięgowanie sald na nowe konta z właściwymi znacznikami.

Jak przeprowadzić Data Cleansing przed JPK CIT?

Data Cleansing przed JPK CIT przeprowadza się w trzech etapach: audyt danych, przypisanie odpowiedzialności i testowe wygenerowanie pliku.

Taki podział pozwala rozpocząć porządki kilka miesięcy przed terminem wysyłki, a wnioski z pierwszego roku raportowania wykorzystać do poprawy procesów.

Co obejmuje audyt danych przed JPK CIT?

Audyt obejmuje plan kont, kartoteki kontrahentów, salda otwarcia i dane z modułów pomocniczych.

Jego wynikiem jest lista problemów z oceną wpływu na plik oraz wskazaniem procesu, w którym dany problem powstaje.

Kto w firmie odpowiada za dane do JPK CIT?

Za dane do JPK CIT odpowiadają wspólnie księgowość, dział podatkowy i IT, przy czym każdy obszar danych powinien mieć jednego właściciela.

Bez jasnego podziału ról błędy wykryte w audycie wracają przy kolejnym pliku. Przykładowy podział:

• księgowość: plan kont, znaczniki bilansowe, salda i ciągłość zapisów,
• dział podatkowy: znaczniki podatkowe i dane do części RPD,
• IT: integracja systemów, eksport danych i generowanie pliku,
• zakupy i sprzedaż: zakładanie i aktualizacja kartotek kontrahentów.

Jak przetestować plik JPK_KR_PD przed wysyłką?

Plik JPK_KR_PD testuje się, generując go z rzeczywistych danych z pierwszych miesięcy roku. Test warto powtórzyć przed zamknięciem roku.

Test powinien potwierdzić, że:

• plik jest zgodny ze schemą XSD opublikowaną przez Ministerstwo Finansów,
• sumy kontrolne zgadzają się z danymi w systemie,
• każdy zapis z kontrahentem ma poprawny kod,
• kwoty w części RPD wprowadzane ręcznie uzgadniają się z kontami wynikowymi i pozabilansowymi oznaczonymi znacznikami podatkowymi.

Jak uniknąć powtarzających się błędów w JPK CIT?

Każdy błąd wykryty przy walidacji należy poprawić u źródła, czyli w systemie, imporcie danych lub procedurze, a nie tylko w pliku.

Błędy wykryte w pierwszym roku raportowania wskazują, które procesy wymagają zmian. Techniczne i merytoryczne kontrole pliku omawiamy w artykule Walidacja XML jako kluczowy element procesu generowania JPK_KR_PD. Aby błędy nie wracały, należy:

• prowadzić rejestr błędów wykrytych przy walidacji,
• dla każdego błędu ustalić przyczynę w danych źródłowych,
• usunąć przyczynę u źródła,
• zaktualizować procedury i dodać regułę kontrolną, która wychwyci ten błąd w przyszłości.

Czas na korekty jest dłuższy niż w przypadku CIT-8, ale ograniczony. Od 1 lipca 2026 r. ustawa o CIT przewiduje przesłanie ksiąg do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

Jak ALTOOL wspiera przygotowanie danych do JPK CIT?

ALTOOL JPK CIT to aplikacja ALTO Advisory, która wychwytuje błędy w danych i umożliwia ich korektę przed wygenerowaniem pliku JPK CIT.

Aplikacja służy do mapowania danych, walidacji i generowania plików JPK CIT. Działa poza systemem księgowym, bez przebudowy całego ERP. ALTOOL JPK CIT umożliwia m.in.:

• mapowanie kont do znaczników księgowych i podatkowych,
• automatyczne pobieranie danych z systemów finansowych,
• walidację danych przed wygenerowaniem pliku,
• automatyczne wyliczenie części RPD i sum kontrolnych,
• wdrożenie w modelu SaaS lub on-premise.

FAQ

Co to jest Data Cleansing?

Data Cleansing, czyli czyszczenie danych, to proces wykrywania i korygowania błędów oraz niespójności w danych księgowych. W kontekście JPK CIT obejmuje przede wszystkim porządkowanie kartotek kontrahentów, weryfikację numerów NIP, uzupełnianie brakujących informacji oraz eliminowanie zduplikowanych danych. Celem jest zapewnienie odpowiedniej jakości danych wykorzystywanych do przygotowania i raportowania JPK_KR_PD.

Czy dane trzeba porządkować, jeśli system ERP ma moduł JPK CIT?

Tak. Moduł JPK CIT generuje plik z danych zapisanych w systemie, a za ich poprawność odpowiada podatnik. Niektóre narzędzia, w tym ALTOOL JPK CIT, wychwytują błędy i umożliwiają ich korektę. Jeżeli jednak te same błędy wymagają korekty przy każdym pliku, świadczy to o nieskutecznych procesach.

Czy brak NIP-u kontrahenta to błąd w JPK CIT?

Nie zawsze. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów z 24 czerwca 2026 r., kontrahentów, którym nie nadano numeru identyfikacji podatkowej, nie wykazuje się w węźle „Kontrahent” struktury JPK_KR_PD. Nie wypełnia się również dotyczącego ich pola D_3 w węźle „Dziennik”.

W ramach czyszczenia danych do JPK CIT należy jednak odróżnić sytuację, w której kontrahent nie posiada identyfikatora podatkowego, od przypadku, gdy numer ten nie został uzupełniony w systemie księgowym. Ten drugi przypadek wymaga weryfikacji i uzupełnienia danych.

Jak wcześnie rozpocząć przygotowanie danych do JPK CIT?

Przygotowania do JPK CIT najlepiej rozpocząć z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, jeszcze przed początkiem roku objętego obowiązkiem raportowania. Nie oznacza to jednak, że rozpoczęcie prac w trakcie roku jest zbyt późne.

W przypadku podatników przygotowujących JPK CIT za 2026 r. kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie prac, w tym weryfikacja danych księgowych, uporządkowanie kartotek kontrahentów, mapowanie kont i przypisanie wymaganych znaczników. Ważnym etapem jest również testowe wygenerowanie pliku JPK_KR_PD i uzgodnienie danych z księgami rachunkowymi oraz kalkulacją CIT.

Im wcześniej zostaną zidentyfikowane ewentualne błędy i braki, tym więcej czasu pozostanie na ich usunięcie przed terminem raportowania.

Co zrobić z błędami wykrytymi w pierwszym roku raportowania?

Należy potraktować je jako sygnał do zmiany procesów. Dla każdego powtarzalnego błędu trzeba ustalić miejsce jego powstawania, usunąć przyczynę, zaktualizować procedurę i dodać regułę kontrolną.

Jak ALTO wspiera

Pomagamy firmom przygotować dane do JPK CIT przed wygenerowaniem pierwszego pliku. Łączymy kompetencje księgowe, podatkowe i technologiczne: analizujemy plan kont, przypisujemy znaczniki, porządkujemy dane kontrahentów i testujemy pliki. Na podstawie błędów wykrytych w pierwszym roku pomagamy również usprawnić procesy, aby te same błędy nie wracały. Korzystamy przy tym z własnej aplikacji ALTOOL JPK CIT. Szczegóły przedstawiamy na stronie kompleksowe przygotowanie do JPK CIT.

Źródła

• Ministerstwo Finansów, Księgi rachunkowe JPK_KR_PD. Broszura informacyjna dotycząca struktury JPK_KR_PD (1), sierpień 2024: https://www.podatki.gov.pl/media/if5hycxm/broszura_informacyjna-dotycz%C4%85ca-struktury-jpk_kr_pd-1-26082024.pdf
• Ministerstwo Finansów, Pytania i odpowiedzi JPK_PD: https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd
• Ministerstwo Finansów, Nowe zasady cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT, 26 sierpnia 2024 r.: https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-cyfryzacji-dokumentacji-ksiegowej-w-podatku-cit
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 9 ust. 1c
• Ustawa z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. 2026 poz. 779)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024 poz. 1314)
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 15 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dodatkowych danych (Dz.U. 2025 poz. 1828)

Mapowanie planu kont do JPK CIT to przypisanie każdemu kontu z obrotami lub saldem znaczników ze słownika Ministerstwa Finansów. Od tego etapu zależy, czy plik JPK_KR_PD pokaże księgi tak, jak widzi je firma. W tym artykule pokazujemy, jak przeprowadzić mapowanie krok po kroku i jak sprawdzić dane, zanim powstanie plik.

Czym jest mapowanie planu kont w JPK CIT?

Mapowanie planu kont to przypisanie kontom znaczników, które w pliku JPK_KR_PD mówią, jaką treść ma dane konto. Znaczniki pochodzą ze słowników w załącznikach do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe. Przypisuje się je do kont, a nie do pojedynczych zapisów. O wyborze znacznika decyduje jednak treść zdarzeń księgowanych na koncie, a nie sama jego nazwa.

Mapowanie nie musi oznaczać zmiany planu kont. Firma zwykle zachowuje swój zakładowy plan kont i dodaje do niego warstwę oznaczeń. Potrzeba zmian pojawia się zwykle wtedy, gdy jedno konto łączy zdarzenia o różnej treści, o czym piszemy niżej.

Osobna sytuacja dotyczy podatników, którzy sporządzają sprawozdania według MSSF/MSR. Do 1 stycznia 2028 r. nie muszą oni uzupełniać ksiąg o znaczniki kont. Wynika to z rozporządzenia zmieniającego z 15 grudnia 2025 r. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że u tych podatników pola ze znacznikami (S_12_1, S_12_2 i S_12_3) mogą pozostać puste. Plik JPK_KR_PD nadal jednak składają.

Znaczenie poszczególnych pól ze znacznikami opisujemy w artykule JPK_KR_PD: struktura, znaczniki i raportowanie CIT. Tutaj skupiamy się na tym, jak te znaczniki przypisać i sprawdzić.

Które konta trzeba zmapować?

Mapowaniu podlegają konta wykazywane w zestawieniu obrotów i sald (ZOiS) w pliku JPK_KR_PD. Do ZOiS trafiają konta, na których w raportowanym okresie wystąpiły obroty lub których saldo jest różne od zera. Wykazuje się także konta pozabilansowe, jednak nie ma obowiązku ujmowania wszystkich. W praktyce raportuje się najczęściej te, które dotyczą wartości niezbędnych do kalkulacji podatku CIT.

Zakres mapowania zależy od rodzaju znacznika:

• S_12_1: znacznik trzeba przypisać do wszystkich kont ujętych w pliku. Brak znacznika w tym polu zablokuje wysyłkę.
• S_12_2: znacznik przypisuje się tylko tam, gdzie jest to potrzebne.
• S_12_3: znacznik przypisuje się wyłącznie do kont, które dotyczą kalkulacji podatku CIT.

Jaki poziom szczegółowości wybrać: konto syntetyczne czy analityczne?

Szczegółowość ZOiS zależy od zakładowego planu kont danej firmy. Struktura nie narzuca jednego wzorca analityki. Plik pokazuje jednak powiązania między kontami: pole S_3 wskazuje konto nadrzędne dla konta wykazanego w polu S_1.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia to na przykładzie konta 403 z analityką 403-1 i 403-1-1:

W praktyce mapowanie warto zacząć od najniższego poziomu analityki, na którym treść konta jest jednorodna. Znacznik konta nadrzędnego wynika z mapowania jego kont analitycznych:

• jeżeli wszystkie konta analityczne mają ten sam znacznik, konto nadrzędne otrzymuje ten sam znacznik,
• jeżeli konta analityczne mają różne znaczniki, kontu nadrzędnemu przypisuje się znacznik „Inne”.

Co zrobić z kontem, na którym są zdarzenia wymagające różnych znaczników?

Jeżeli na jednym koncie ujmowane są operacje o różnym charakterze podatkowym, np. koszty uzyskania przychodów (KUP) i koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP), konieczne może być ich wyodrębnienie. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że takie operacje należy podzielić na jednorodne grupy, ująć na osobnych kontach analitycznych i przypisać im odpowiednie znaczniki PD w JPK_KR_PD.

Przykładem jest amortyzacja. Zgodnie z wyjaśnieniami MF konta, na których ujmowane są odpisy amortyzacyjne stanowiące koszty podatkowe, co do zasady nie wymagają znacznika PD (wyjątek dotyczy ulgi B+R). Odpowiednim znacznikiem należy natomiast oznaczyć konta służące do ewidencji amortyzacji niestanowiącej kosztów uzyskania przychodów.

Do ewidencji różnic między wynikiem bilansowym a podatkowym można również wykorzystać konta pozabilansowe. Jeżeli służą one wykazywaniu takich różnic, ich raportowanie w JPK_KR_PD jest obowiązkowe. Konta te oznacza się odpowiednim znacznikiem PD z oznaczeniem „POZABILANSOWE” w polu S_12_3 oraz znacznikiem „INNE” w polu S_12_1. Pozostałe konta pozabilansowe można raportować dobrowolnie.

Warto pamiętać, że struktura JPK_KR_PD dopuszcza w wyjątkowych sytuacjach przypisanie do jednego konta dwóch znaczników księgowych (pola S_12_1 i S_12_2). Możliwość ta nie dotyczy jednak znaczników podatkowych PD wykazywanych w polu S_12_3.

Jak potraktować konta historyczne i nieaktywne?

Konta bez obrotów i sald w raportowanym okresie nie trafiają do ZOiS, więc nie wymagają mapowania na ten rok. Inaczej jest z kontami, które od lat nie mają nowych zapisów, ale nadal mają saldo. Takie konto pojawi się w pliku i potrzebuje znaczników.

Przed nowym rokiem warto przejrzeć stare konta z saldami. Część z nich da się zamknąć albo przenieść saldo na konto z właściwą treścią. Zmniejsza to liczbę kont do mapowania i ryzyko błędów.

Jak zmapować plan kont krok po kroku?

Mapowanie najlepiej przeprowadzić jako projekt z jasnymi etapami i jednym koordynatorem. Poniższa kolejność sprawdza się zarówno przy pierwszym raportowaniu, jak i przy przeglądzie mapowania na kolejny rok.

1. Przegląd planu kont i obrotów. Wygeneruj listę kont z obrotami i saldami za raportowany rok. To jest zakres mapowania.
2. Wybór słowników. Ustal, które słowniki z rozporządzenia dotyczą Twojej firmy. Zrób z nich tabelę roboczą z kodami i opisami znaczników.
3. Reguły przypisania. Dla grup kont (np. przychody, koszty rodzajowe, rozrachunki) zapisz zasadę, który znacznik dostają. Reguła pozwala mapować nowe konta w ten sam sposób.
4. Przypisanie i uzasadnienie. Przypisz znaczniki do kont. Przy kontach niejednoznacznych zapisz krótkie uzasadnienie decyzji.
5. Przegląd podatkowy. Dział podatkowy sprawdza konta wynikowe i pozabilansowe pod kątem znaczników podatkowych.
6. Zatwierdzenie wersji. Zamroź mapowanie na dany rok. Każde nowe konto w trakcie roku przechodzi tę samą ścieżkę: reguła, przypisanie, przegląd.

Przykład: spółka ma 2 400 kont z obrotami w roku. Po pogrupowaniu okazuje się, że 2 100 kont da się zmapować regułami grupowymi. Ręcznej decyzji wymaga ok. 300 kont, głównie kosztowych i pozabilansowych. To na nich warto skupić czas działu podatkowego.

Każdą decyzję o znaczniku warto zapisać w rejestrze mapowania: konto, przypisany znacznik, reguła albo uzasadnienie, osoba, która zatwierdziła, i data. Rejestr pozwala odtworzyć, dlaczego konto ma dany znacznik, także po zmianie osób w zespole. Przyda się też, gdy urząd zada pytania o plik. O tym, jak organy wybierają firmy do sprawdzenia, piszemy w artykule Kontrola JPK CIT: jak fiskus typuje firmy do sprawdzenia?.

Co zrobić, gdy planu kont nie da się zmienić?

Gdy system nie pozwala dodać kont analitycznych, mapowanie można oprzeć na wymiarach analitycznych i przeprowadzić poza systemem księgowym. Dane z systemu trafiają wtedy do narzędzia, które buduje z kont i wymiarów rozszerzony, tzw. „wirtualny” plan kont. Na tej warstwie przypisuje się znaczniki.

Tak rozwiązaliśmy problem jednego z klientów ALTO Advisory. Jego system miał całkowicie zamknięty plan kont, ale bogate wymiary i dodatkowe oznaczenia w księgowaniach. Na ich podstawie powstała dodatkowa warstwa analityczna, która pozwoliła przypisać znaczniki księgowe i podatkowe bez zmian w systemie źródłowym. Opis projektu znajdziesz w case study ALTOOL JPK CIT: pomoc w raportowaniu mimo ograniczeń systemowych.

Takie rozwiązanie wymaga dyscypliny w samym systemie. Wymiary, na których opiera się mapowanie, muszą być wypełniane konsekwentnie przy każdym księgowaniu. Inaczej część zapisów może nie odzwierciedlać prawidłowo salda konta analitycznego.

Ponadto, wdrożenie takiego rozwiązania powinno uwzględniać stanowisko Ministerstwa Finansów, które opowiada się za wyodrębnianiem kont analitycznych bezpośrednio w księgach rachunkowych.

Bywa też, że część danych potrzebnych do JPK CIT w ogóle nie jest prowadzona w systemie księgowym, tylko w dodatkowych ewidencjach i zestawieniach. W innym projekcie ALTO takie dane zaimportowaliśmy z zewnętrznych plików i połączyliśmy z danymi księgowymi. Mapowanie objęło wtedy oba źródła, a firma nie musiała przebudowywać systemu.

Jak sprawdzić dane po zmapowaniu?

Po zakończeniu mapowania kont do JPK_CIT warto przeprowadzić cztery kontrole: sprawdzić kompletność i poprawność przypisania znaczników PD, uzgodnić salda i obroty z księgami rachunkowymi, zweryfikować spójność raportowanych danych z kalkulacją CIT oraz przeprowadzić walidację techniczną pliku JPK_KR_PD.

Warto przy tym pamiętać, że pozytywny wynik walidacji technicznej nie oznacza jeszcze poprawności podatkowej danych. Plik może być zgodny ze schemą JPK_CIT, a mimo to zawierać błędy w przypisaniu znaczników podatkowych lub rozbieżności wymagające wyjaśnienia.

Czy każde konto z obrotami ma znacznik?

To najprostsza i najważniejsza kontrola. Porównaj listę kont z obrotami lub saldami w roku z listą kont, którym przypisano znaczniki. Każda różnica to konto do uzupełnienia.

Kontrolę warto powtarzać co miesiąc. Nowe konta zakładane w trakcie roku to najczęstsze źródło braków w mapowaniu.

Czy salda zgadzają się ze sprawozdaniem i bilansem otwarcia?

Przy kontach bilansowych suma sald kont z tym samym znacznikiem powinna dać się uzgodnić z odpowiednią pozycją sprawozdania finansowego. Jeśli różnica się pojawia, zwykle oznacza konto przypisane do złego znacznika.

Przykład: w bilansie pozycja należności z tytułu dostaw i usług wynosi 4,2 mln zł. Suma sald kont z odpowiadającym jej znacznikiem daje 3,9 mln zł. Różnica 300 tys. zł prowadzi do konta rozrachunków z odbiorcami zagranicznymi, które założono w trakcie roku i któremu nie przypisano znacznika.

Inaczej jest, gdy spółka raportuje dane z zestawienia obrotów i sald (ZOiS) po przeniesieniu sald kont wynikowych na konto wyniku finansowego. Wtedy konta wynikowe nie mają sald, więc samo porównanie sald nic nie da. Zapisy trzeba najpierw uzgodnić ze znacznikami z pominięciem tego księgowania zamykającego. Dopiero potem uzgadnia się je ze sprawozdaniem finansowym i z rozliczeniem CIT.

Sprawdź też bilans otwarcia. Salda otwarcia powinny zgadzać się z bilansem zamknięcia poprzedniego roku, a konta, na które je przeniesiono, powinny mieć znaczniki. Jest to szczególnie ważne po migracji systemu albo przebudowie planu kont.

Czy dane pasują do rozliczenia podatkowego?

Plik JPK_KR_PD zawiera część RPD, czyli dane o różnicach między wynikiem bilansowym a podatkowym. Jest w niej osiem pól (K_1 do K_8). Części RPD nie da się w całości wyliczyć z kont ze znacznikami podatkowymi. Pola K_7 i K_8 obejmują przychody i koszty podatkowe, których nie ujmuje się na kontach bilansowych ani wynikowych. Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania o JPK_CIT wskazuje jednak, że te wartości należy wykazywać na kontach pozabilansowych. Takie konta warto więc zaplanować już przy przebudowie planu kont.

Dlatego warto uzgodnić RPD z kalkulacją podatku, a konta ze znacznikami podatkowymi traktować jako jedno ze źródeł tej kontroli. W praktyce dział podatkowy porównuje sumy tych kont z odpowiednimi pozycjami kalkulacji. Niewyjaśniona różnica może wskazywać konto bez znacznika albo ze złym znacznikiem.

Gdzie kończy się mapowanie, a zaczyna walidacja XML?

Walidacja XML sprawdza, czy plik ma poprawną strukturę i zgadza się ze schemą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Plik może przejść walidację XML, mimo że mapowanie jest błędne, bo schema nie sprawdza, czy dany znacznik pasuje do treści konta. Wyjątkiem jest znacznik przeznaczony dla innego rodzaju spółki. Taki błąd zablokuje wysyłkę pliku. Dlatego kontrole opisane wyżej wykonuje się przed walidacją techniczną.

Przykłady walidacji technicznych i merytorycznych omawiamy w artykule Walidacja XML jako kluczowy element procesu generowania JPK_KR_PD.

Jakie błędy w mapowaniu planu kont JPK CIT zdarzają się najczęściej?

Najczęstsze błędy w mapowaniu wynikają z kont o mieszanej treści i z kont zakładanych w trakcie roku. Większość z nich da się wykryć prostymi kontrolami, zanim powstanie plik.

Kto w firmie odpowiada za mapowanie planu kont?

Mapowanie łączy wiedzę księgową, podatkową i techniczną, więc każda z tych ról powinna mieć jasno opisany zakres. Bez tego decyzje o znacznikach zapadają przypadkiem, a błędy wracają co roku.

FAQ

Czy trzeba zmieniać plan kont pod JPK CIT?

Wszystko zależy od tego, jak zbudowany jest obecny plan kont i czy pozwala prawidłowo przypisać znaczniki podatkowe PD. Problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy na jednym koncie ujmowane są operacje o różnym charakterze podatkowym, np. koszty stanowiące i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (KUP i NKUP).

Ministerstwo Finansów wskazuje w takich przypadkach na potrzebę wyodrębnienia odpowiednich kont analitycznych, umożliwiających prawidłowe przypisanie znaczników PD.

Alternatywą może być wykorzystanie wymiarów analitycznych i mapowanie danych poza systemem księgowym. Takie rozwiązanie wymaga jednak weryfikacji pod kątem zgodności z wymaganiami JPK CIT oraz stanowiskiem MF.

Czy konto amortyzacji zawsze potrzebuje znacznika podatkowego?

Nie. Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów konto amortyzacji, która w całości jest kosztem uzyskania przychodów, nie wymaga znacznika podatkowego. Jeśli część amortyzacji nie jest kosztem podatkowym, tę część ujmuje się na koncie z odpowiednim znacznikiem podatkowym. Dlatego warto rozdzielić amortyzację podatkową i niepodatkową na osobne konta analityczne.

Kto powinien przypisywać znaczniki podatkowe?

Przypisywanie znaczników podatkowych PD powinno odbywać się we współpracy działu księgowego i podatkowego. Księgowość zna strukturę planu kont i sposób ewidencji operacji, natomiast specjaliści podatkowi odpowiadają za prawidłową kwalifikację przychodów i kosztów na potrzeby CIT. Dlatego mapowanie kont do JPK_CIT warto powiązać z weryfikacją kalkulacji podatku dochodowego. Doradcy podatkowi ALTO wspierają firmy w tym procesie, pomagając prawidłowo przypisać znaczniki PD oraz uzgodnić dane raportowane w JPK_KR_PD z rozliczeniem CIT.

Czy mapowanie planu kont trzeba powtarzać co roku?

Pełnego mapowania nie trzeba robić od nowa, ale warto je przeglądać przed każdym rokiem. Zmieniają się plan kont, zakres działalności i przepisy. Rozporządzenie o dodatkowych danych było już zmieniane, np. w grudniu 2025 r. Przegląd obejmuje nowe konta, konta o zmienionej treści i aktualność słowników.

Czy można zmapować dane bez zmian w systemie ERP?

Nie zawsze. Jeśli system finansowo-księgowy umożliwia eksport zapisów księgowych wraz z wymiarami analitycznymi, mapowanie danych do JPK_KR_PD można w wielu przypadkach przeprowadzić w zewnętrznym narzędziu, takim jak ALTOOL JPK CIT. Pozwala to ograniczyć zakres zmian w systemie ERP i wykorzystać istniejące dane do przypisania wymaganych znaczników.

Kluczowe jest jednak zapewnienie zgodności raportowanych danych z księgami rachunkowymi oraz prawidłowe wyodrębnienie operacji wymagających różnych znaczników podatkowych PD. W świetle aktualnego stanowiska Ministerstwa Finansów samo techniczne rozdzielenie zapisów na etapie generowania JPK_KR_PD może być niewystarczające. Dlatego zakres niezbędnych zmian należy ocenić indywidualnie.

Jak ALTO może Ci pomóc?

Pomagamy firmom zmapować plan kont do JPK CIT i sprawdzić dane przed ich przekazaniem do administracji skarbowej. Łączymy wiedzę księgową i podatkową z technologią: przygotowujemy reguły mapowania, przeglądamy znaczniki podatkowe i uzgadniamy dane z kalkulacją CIT. Gdy system nie pozwala na zmiany planu kont, korzystamy z naszej aplikacji ALTOOL JPK CIT. Sprawdź, jak wygląda kompleksowe przygotowanie do JPK CIT.

Źródła

• Ministerstwo Finansów, Pytania i odpowiedzi JPK_PD (aktualizacja 17.07.2026): https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd
• Ministerstwo Finansów, Księgi rachunkowe JPK_KR_PD. Broszura informacyjna dotycząca struktury JPK_KR_PD: https://www.gov.pl/attachment/22010dbd-5e27-433b-84c5-ec99cee7487c
• Ministerstwo Finansów, Struktury JPK w podatkach dochodowych: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 9 ust. 1 i ust. 1c
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024 poz. 1314)
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 15 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dodatkowych danych (Dz.U. 2025 poz. 1828)

Najnowsze orzecznictwo sądów administracyjnych oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) otwiera przedsiębiorcom drogę do odzyskania istotnych nadpłat CIT z tytułu limitowania w przeszłości odsetek w kalkulacji podatku dochodowego. Powala ono również na zaliczanie do kosztów podatkowych w całości odsetek, które będą płacone w przyszłości.

Korzystne orzecznictwo może być w szczególności zastosowane przez podmioty działające w branży energetycznej, w odniesieniu do pożyczek zaciągniętych na realizacje inwestycji w odnawialne źródła energii (fotowoltaika, lądowe i morskie farmy wiatrowe, elektrownie wodne, etc.).

Jeśli Twoja firma ponosiła lub ponosi wysokie koszty finansowania dłużnego możesz być uprawniony do ubiegania się o zwrot środków. Dowiedz się, jak wykorzystać obecną linię orzeczniczą, by poprawić płynność finansową swojego przedsiębiorstwa.

Zwrot nadpłaty CIT: Zmiana podejścia do art. 15c ustawy o CIT

Od 2018 roku polscy podatnicy CIT muszą mierzyć się z art. 15c, który limituje możliwość zaliczania kosztów finansowania dłużnego (takich jak odsetki, prowizje czy opłaty za gwarancje) do kosztów uzyskania przychodów. Przez lata organy podatkowe prezentowały niekorzystną dla biznesu interpretację, zmuszając firmy do stosowania bardzo niskich limitów.

Jakie projekty są poza limitem

Jednym z punktów sporu był wyjątek od obowiązku limitowania odsetek do limitu.

Przepisy przewidują bowiem, że dochodu wynikającego z długoterminowego projektu z zakresu infrastruktury publicznej nie uwzględnia się w kalkulacji limitu (wymagane jest przy tym spełnienie również innych przesłanek, zgodnie z którymi – w uproszczeniu – aktywa/koszty/przychody powinny być zlokalizowane i rozpoznane podatkowo w UE)

Organy przez wiele lat interpretowały ten przepis bardzo konserwatywnie, zawężając w praktyce zastosowanie wyjątku. Ostatecznie sądy stanęły po stronie podatników. Zgodnie z orzeczeniami, pojęcie to należy rozumieć w sposób językowy, co oznacza, że w wielu wypadkach koszty odsetek nie powinny podlegać pod ten limit.

Jako inwestycje, które nie podlegają limitowaniu powinny być zwłaszcza uznane takie, które mają na celu przyniesienie korzyści nie tylko samemu przedsiębiorcy, ale też szerszej społeczności.

Świetnym przykładem takich inwestycji są inwestycje w OZE. Głównym argumentem to popierającym jest fakt, że pożądanym z perspektywy całego społeczeństwa (państwa) jest aby w miksie energetycznym Polski znalazła się energia z możliwie różnych źródeł. Budowa nowych inwestycji OZE zwiększa więc możliwości i niezależność energetyczną kraju, a zatem powinna być uznana za inwestycję z zakresu infrastruktury publicznej.

Oznacza to, że koszty odsetek zaciągniętych na takie cele jak inwestycje energetyczne (w tym w OZE) nie powinny podlegać pod limit.

W konsekwencji firmy, które pod naciskiem fiskusa stosowały mniej korzystną wykładnię, mogą teraz skorygować swoje deklaracje CIT za lata ubiegłe i wystąpić o zwrot nadpłaty.

Jednocześnie, jeśli firma zakłada, że tego typu koszty pojawią się w przyszłości, zdecydowanie rekomendowanym jest zabezpieczenie w formie interpretacji indywidualnej możliwości zaliczenia w całości odsetek do kosztów podatkowych. Ostatecznie bowiem, organy przez lata nie zgadzały się aby przyznać przedsiębiorcom to prawo. Własna interpretacja pozwoli upewnić się, że w indywidualnej sprawie konkretnej spółki nie zostanie jej to prawo „odebrane” w sytuacji, gdzie w przyszłości organy po raz kolejny „zmieniłyby zdanie”.

Kalkulacja limitu (3 mln zł + 30% EBITDA)

Innym punktem sporu była kwestia, czy limit wynosi 3 mln zł ALBO 30% podatkowej EBITDA, czy też kwoty te należy sumować. Również tutaj wykształciła się linia orzecznicza zgodnie z którą limit kosztów finansowania dłużnego powinien być obliczany jako suma kwoty wolnej (3 mln zł) oraz 30% wskaźnika EBITDA.

Dlaczego warto działać teraz?

Ustrukturyzowanie podejścia do kosztów finansowania na przyszłość pozwala nie tylko odzyskać nadpłacone należności, ale również optymalnie planować przyszłe inwestycje finansowane długiem.

W okresie, gdy występowały wysokie stopy procentowe, różnica w rozliczeniu może wynosić miliony złotych w skali roku.

Jak możemy pomóc Twojej firmie?

Proces odzyskiwania środków wymaga precyzyjnej strategii i głębokiej analizy historycznych rozliczeń. Podobnie aby zabezpieczyć przyszłe rozliczenia konieczne jest uwzględnienie wszystkich okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę podatkową.

Nasz zespół ekspertów oferuje kompleksowe wsparcie w trzech krokach:

• ANALIZA: Szczegółowo sprawdzimy Twoje rozliczenia CIT i sytuację.
• OCENA: Zidentyfikujemy konkretne kwoty możliwe do odzyskania i ocenimy szanse powodzenia.
• STRATEGIA: Przygotujemy wnioski o stwierdzenie nadpłaty, korekty deklaracji, wnioski o interpretację oraz będziemy reprezentować firmę przed organami podatkowymi oraz – jeśli będzie to konieczne – sądami administracyjnymi.

Nie pozwól, by nadpłacone środki pracowały dla fiskusa. Skonsultuj się z nami i dowiedz się, ile możesz odzyskać

Plan kont fundacji rodzinnej to część polityki rachunkowości, którą zarząd ustala na piśmie. Przepisy nie narzucają gotowego wzoru planu kont dla fundacji rodzinnej, dlatego trzeba go zaprojektować pod jej majątek i rozliczenia podatkowe. Najważniejsze jest rozdzielenie funduszu założycielskiego, źródeł przychodów, świadczeń dla beneficjentów i rozrachunków z tytułu CIT.

Plan kont fundacji rodzinnej a polityka rachunkowości

Plan kont jest elementem dokumentacji zasad rachunkowości, którą każda jednostka musi mieć zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości. Zarząd fundacji ustala tę dokumentację na piśmie i aktualizuje ją. Plan kont określa, jakie konta prowadzi fundacja i jak łączą się z nimi księgi pomocnicze.

Fundacja rodzinna jest osobą prawną, więc prowadzi pełne księgi rachunkowe. Polityka rachunkowości obejmuje m.in.:

• określenie roku obrotowego,
• metody wyceny aktywów i pasywów,
• zakładowy plan kont z zasadami klasyfikacji zdarzeń,
• zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych,
• opis systemu przetwarzania i ochrony danych.

W fundacji rodzinnej polityka powinna dodatkowo określać, jak identyfikuje się fundatora, beneficjenta, rodzaj mienia, źródło przychodu i skutek podatkowy zdarzenia. Te informacje są potrzebne do rozliczeń CIT i do sprawozdania finansowego. Wsparcie w tym zakresie oferujemy w ramach usługi przygotowania polityki rachunkowości.

Czym plan kont fundacji rodzinnej różni się od planu kont spółki?

Podstawowe zasady rachunkowości są dla fundacji i spółki takie same. Różnica leży w treści zdarzeń i ich skutkach podatkowych. W spółce centralną rolę odgrywa kapitał zakładowy i wypłata dywidendy, a w fundacji rodzinnej fundusz założycielski i świadczenia dla beneficjentów.

Wniesienie mienia do fundacji rodzinnej nie jest aportem do spółki. Dlatego nie warto kopiować planu kont spółki bez zmian. Konta trzeba dopasować do konstrukcji fundacji.

Jak zbudować plan kont fundacji rodzinnej?

Plan kont fundacji warto projektować od strony zdarzeń, które naprawdę wystąpią, a dopiero potem nadawać numery. Zespoły kont mogą być typowe, ale analityka musi odzwierciedlać specyfikę fundacji. Poniższe numery kont są przykładowe i powinny wynikać z polityki rachunkowości konkretnej fundacji. Projekt planu kont przygotowujemy w ramach księgowości dla fundacji rodzinnych. Budowę planu kont fundacji omawialiśmy też podczas webinaru „Wyzwania rachunkowe i podatkowe w fundacjach rodzinnych”.

Przykładowa struktura planu kont:

Fundusz założycielski i wniesione mienie

Fundator wnosi mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o wartości określonej w statucie, nie niższej niż 100 000 zł (art. 17 ustawy o fundacji rodzinnej). Fundacja nie może zwracać fundatorowi tego mienia, chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 20). Fundusz założycielski jest jednym funduszem fundacji, ale jego konto warto prowadzić z analityką według fundatorów.

Przy wnoszeniu mienia występują trzy różne wartości:

• wartość mienia na potrzeby ustawy o fundacji rodzinnej, czyli wartość rynkowa składników innych niż pieniądze na dzień wniesienia (art. 19),
• wartość według stanu i cen z chwili wniesienia oraz wartość podatkowa, które wpisuje się do spisu mienia (art. 27),
• wartość bilansowa, ustalana według zasad ustawy o rachunkowości i polityki rachunkowości.

Te wartości nie muszą być równe. Plan kont i księgi pomocnicze powinny pozwolić powiązać każdy składnik ze spisem mienia.

Działalność dozwolona i działalność poza art. 5 ustawy

Art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej wymienia zamknięty katalog działalności gospodarczej fundacji. Obejmuje m.in. najem i dzierżawę, udział w spółkach i funduszach, obrót papierami wartościowymi oraz zbywanie mienia, które nie zostało nabyte wyłącznie w celu dalszego zbycia. W zakresie działalności poza tym katalogiem fundacja płaci 25% CIT (art. 24r ustawy o CIT).

Dlatego jedno konto „przychody” nie wystarczy. Przychody warto rozdzielić co najmniej na:

• najem i dzierżawę,
• przychody z udziałów, akcji i funduszy,
• zbycie mienia,
• odsetki od pożyczek,
• działalność, która może wykraczać poza art. 5.

Osobnej analityki wymaga też najem na rzecz fundatora, beneficjenta lub podmiotów z nimi powiązanych. Zgodnie z art. 6 ust. 8 ustawy o CIT zwolnienie nie obejmuje przychodów z najmu lub dzierżawy, jeśli ich przedmiotem jest przedsiębiorstwo, jego zorganizowana część albo składniki majątku służące działalności takiej osoby lub podmiotu, przy spełnieniu warunków ustawowych. Sam fakt, że najemcą jest fundator lub beneficjent, nie przesądza jeszcze o utracie zwolnienia.

Świadczenia dla beneficjentów i rozliczenia z nimi

Świadczenie dla beneficjenta to przekazanie mu środków, rzeczy lub praw albo oddanie ich do korzystania zgodnie ze statutem i listą beneficjentów (art. 2 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej). Świadczenie nie jest kosztem działalności fundacji. To dystrybucja majątku zgodna z celem fundacji.

W planie kont potrzebne jest osobne konto rozrachunków z beneficjentami, z analityką według beneficjenta i rodzaju świadczenia. Świadczenia niepieniężne, np. bezpłatne lub częściowo odpłatne korzystanie z mieszkania, też muszą być ujęte i wycenione, bo od nich również płaci się 15% CIT. Zasady ich wyceny określa art. 24q ust. 5 ustawy o CIT.

Konta podatkowe: CIT od świadczeń i działalności niedozwolonej

Fundacja rodzinna korzysta ze zwolnienia z CIT, ale płaci podatek w określonych sytuacjach. Najważniejsze to 15% CIT z art. 24q ustawy o CIT, który obejmuje świadczenia, mienie przekazywane przy rozwiązaniu fundacji i tzw. ukryte zyski, oraz 25% CIT od działalności poza art. 5 (art. 24r). Każdy z tych podatków warto rozliczać na osobnym koncie rozrachunkowym, a ukryte zyski wyodrębnić w analityce, np. przy transakcjach z fundatorem lub beneficjentem.

Osobne konta ułatwiają:

• terminową wpłatę 15% CIT do 20. dnia miesiąca następującego po przekazaniu świadczenia,
• przygotowanie rocznej deklaracji CIT-8FR, składanej do końca trzeciego miesiąca roku następnego,
• ustalenie podstawy opodatkowania działalności poza art. 5,
• uzgodnienie podatków z księgami na koniec roku.

Przykładowe księgowania w fundacji rodzinnej

Poniższe przykłady pokazują logikę zapisów, a nie jedyny poprawny wariant. Konkretne konta i sposób prezentacji w wyniku finansowym powinna określać polityka rachunkowości. Przy złożonych zdarzeniach decyzję warto uzgodnić z biegłym rewidentem i doradcą podatkowym.

Wniesienie nieruchomości lub udziałów

Fundator wnosi do fundacji nieruchomość na pokrycie funduszu założycielskiego. Przy wartości bilansowej przyjętej według polityki rachunkowości w kwocie 5 000 000 zł zapis może wyglądać tak:

• Wn Nieruchomości (analityka: nieruchomość X, fundator A) 5 000 000 zł
• Ma Fundusz założycielski (analityka: fundator A) 5 000 000 zł

Przy wniesieniu udziałów po stronie Wn ujmuje się długoterminowe aktywa finansowe. Równolegle trzeba wpisać składnik do spisu mienia z wartością z chwili wniesienia i wartością podatkową.

Przychód z najmu

Fundacja wynajmuje lokal i wystawia fakturę na 10 000 zł netto miesięcznie. Zapis może wyglądać tak:

• Wn Rozrachunki z najemcami 10 000 zł (plus VAT, jeśli najem jest opodatkowany)
• Ma Przychody z najmu (analityka: nieruchomość X, najem na rzecz podmiotu niepowiązanego) 10 000 zł

Analityka pokazuje od razu, czy najem mieści się w art. 5 ustawy i czy nie dotyczy fundatora lub beneficjenta.

Wypłata świadczenia dla beneficjenta fundacji rodzinnej

Fundacja wypłaca beneficjentowi świadczenie pieniężne 100 000 zł. Zapis może wyglądać tak:

• Wn Rozliczenie świadczeń dla beneficjentów 100 000 zł
• Ma Rozrachunki z beneficjentem B 100 000 zł
• Wn Rozrachunki z beneficjentem B 100 000 zł
• Ma Rachunek bankowy 100 000 zł

Równolegle fundacja rozpoznaje 15% CIT, czyli 15 000 zł:

• Wn Podatek dochodowy (art. 24q) 15 000 zł
• Ma Rozrachunki publicznoprawne: CIT 15% 15 000 zł

Beneficjent otrzymuje pełne 100 000 zł, bo podatek obciąża fundację. Sposób prezentacji świadczeń i podatku w sprawozdaniu finansowym powinna rozstrzygać polityka rachunkowości.

Plan kont a JPK_KR_PD: znaczniki kont w fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna przesyła księgi w strukturze JPK_KR_PD, mimo że korzysta ze zwolnienia z CIT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT zwalnia z tego obowiązku podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi etapami: fundacje składające miesięczny JPK_V7M przesyłają księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r., a pozostałe za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r. Plan kont warto jednak od początku projektować z myślą o znacznikach kont.

Konta w JPK_KR_PD oznacza się znacznikami ze słowników z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych. MF wyjaśnia, że oznacza się każde konto, którego treść odpowiada znacznikowi. Jeśli na jednym koncie są zdarzenia o różnych znacznikach, MF wskazuje, że należy podzielić je na jednorodne grupy na osobnych kontach analitycznych.

W fundacji rodzinnej oznacza to zwłaszcza rozdzielenie:

• przychodów objętych zwolnieniem,
• przychodów z działalności poza art. 5,
• rozrachunków z tytułu 15% CIT od świadczeń,
• pozostałych operacji majątkowych.

Więcej o znacznikach piszemy w artykule JPK_KR_PD: struktura, znaczniki i raportowanie CIT.

Kiedy zaktualizować plan kont fundacji rodzinnej?

Plan kont trzeba aktualizować za każdym razem, gdy zmienia się działalność fundacji, jej majątek lub przepisy. Ustawa o rachunkowości nie wymaga corocznej aktualizacji, ale przegląd przed początkiem roku obrotowego to dobra praktyka. Plan kont z dnia założenia fundacji rzadko wystarcza na kolejne lata.

Aktualizacja jest potrzebna m.in. wtedy, gdy fundacja:

• nabywa nowy rodzaj aktywów, np. pierwszą nieruchomość na wynajem,
• zaczyna wypłacać świadczenia niepieniężne,
• udziela pożyczek spółkom lub beneficjentom,
• zawiera transakcje z fundatorem lub podmiotami powiązanymi,
• zostaje objęta nowymi obowiązkami, np. JPK CIT.

Zmiany w planie kont wprowadza zarząd przez aktualizację polityki rachunkowości.

FAQ

Czy istnieje wzór planu kont fundacji rodzinnej?

Nie ma urzędowego wzoru planu kont dla fundacji rodzinnej. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby fundacja miała zakładowy plan kont jako część polityki rachunkowości, ale jego treść zależy od jednostki. W praktyce korzysta się z typowych zespołów kont i dostosowuje analitykę do specyfiki fundacji: funduszu założycielskiego, świadczeń, źródeł przychodów i rozliczeń CIT.

Jak zaksięgować wniesienie mienia do fundacji rodzinnej?

Wniesienie mienia na pokrycie funduszu założycielskiego ujmuje się zwykle jako zwiększenie aktywów (np. nieruchomości lub udziałów) i funduszu założycielskiego. Konto funduszu warto prowadzić z analityką według fundatorów. Wartość bilansową ustala się według polityki rachunkowości. Wartość z chwili wniesienia i wartość podatkową wpisuje się dodatkowo do spisu mienia.

Czy świadczenie dla beneficjenta jest kosztem fundacji?

Nie. Świadczenie to przekazanie beneficjentowi majątku fundacji zgodnie ze statutem, a nie koszt uzyskania przychodu. Dlatego warto księgować je na osobnym koncie, oddzielnie od kosztów działalności. Od świadczenia fundacja płaci 15% CIT. Podatek obciąża fundację i nie pomniejsza kwoty wypłacanej beneficjentowi.

Dlaczego plan kont musi rozdzielać źródła przychodów?

Bo fundacja rodzinna może prowadzić działalność tylko w zakresie z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej. Działalność poza tym zakresem jest opodatkowana 25% CIT. Osobne konta dla najmu, udziałów, zbycia mienia i odsetek pozwalają wykazać, które przychody są zwolnione, a które opodatkowane. Ułatwiają też oznaczanie kont w JPK_KR_PD.

Czy plan kont fundacji rodzinnej trzeba dostosować do JPK CIT?

Tak. Fundacja rodzinna nie jest zwolniona z JPK CIT, mimo że korzysta ze zwolnienia z CIT. Konta w JPK_KR_PD oznacza się znacznikami ze słowników Ministerstwa Finansów. Jeśli na jednym koncie są zdarzenia o różnych znacznikach, trzeba je rozdzielić na konta analityczne. Najłatwiej zaprojektować to już przy tworzeniu planu kont.

Jak ALTO wspiera

Projektujemy plany kont i polityki rachunkowości dla fundacji rodzinnych od chwili ich powstania. Pomagamy ująć wkłady fundatorów, rozdzielić źródła przychodów i przygotować konta pod JPK_KR_PD. Nasi księgowi współpracują z doradcami podatkowymi, więc struktura kont od razu uwzględnia rozliczenia 15% i 25% CIT. Sprawdź, jak wygląda nasza księgowość dla fundacji rodzinnych.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO Advisory odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 2, 5, 17, 19, 20, 27
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 10
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 6, 9, 24q, 24r
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024 poz. 1314 ze zm.)
• Ministerstwo Finansów, Pytania i odpowiedzi JPK_PD: https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd

Księgowość fundacji rodzinnej to pełne księgi rachunkowe prowadzone według ustawy o rachunkowości, uzupełnione o ewidencję potrzebną do rozliczeń CIT. Fundacja rodzinna nie może prowadzić uproszczonej księgowości, nawet jeśli tylko zarządza majątkiem. Poniżej pokazujemy, jak ta księgowość wygląda w praktyce, jakie dokumenty są potrzebne i jakich błędów unikać.

Czy fundacja rodzinna musi prowadzić pełną księgowość?

Tak. Fundacja rodzinna jest osobą prawną, a osoby prawne z siedzibą w Polsce stosują ustawę o rachunkowości. Oznacza to obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych i sporządzania rocznego sprawozdania finansowego. Nie ma tu możliwości prowadzenia książki przychodów i rozchodów ani ryczałtu.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej fundacja nabywa osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych. Rejestr prowadzi Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Od tego momentu fundacja działa jak każda inna jednostka stosująca ustawę o rachunkowości.

Pełna księgowość obowiązuje niezależnie od skali działalności. Dotyczy fundacji, która ma jedno mieszkanie na wynajem, i fundacji z portfelem kilkunastu spółek. Różni się tylko liczba zdarzeń do zaksięgowania, a nie sam obowiązek. Jak taką obsługę prowadzimy w ALTO, opisujemy na stronie księgowość fundacji rodzinnej.

Jakie przepisy regulują księgowość fundacji rodzinnej?

Księgowość fundacji rodzinnej opiera się na trzech ustawach. Ustawa o rachunkowości określa zasady prowadzenia ksiąg i sprawozdawczości. Ustawa o fundacji rodzinnej reguluje majątek, spis mienia i beneficjentów, a ustawa o CIT zasady opodatkowania.

Podstawowa zasada podatkowa jest taka, że fundacja rodzinna korzysta ze zwolnienia z CIT. Zwolnienie ma jednak wyjątki. Dlatego księgi muszą pozwalać odróżnić przychody zwolnione od zdarzeń, które rodzą podatek.

Jak wygląda księgowość fundacji rodzinnej w praktyce?

W praktyce księgowość fundacji rodzinnej łączy zwykłe księgowanie zdarzeń z bardzo dokładną ewidencją majątku i świadczeń. System musi pozwolić odtworzyć historię każdego składnika majątku i każdej wypłaty dla beneficjenta. Bez tego trudno prawidłowo rozliczyć CIT i przygotować sprawozdanie.

Punktem wyjścia jest polityka rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, czyli w fundacji zarząd, ustala ją na piśmie i aktualizuje. Obejmuje ona m.in. zakładowy plan kont i zasady wyceny. W fundacji rodzinnej warto ją przygotować przed pierwszym zdarzeniem w księgach. Pomagamy w tym w ramach usługi przygotowania polityki rachunkowości.

Wniesienie mienia i otwarcie ksiąg

Pierwszym zdarzeniem w księgach jest zwykle wniesienie mienia przez fundatora. Fundator wnosi mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o wartości określonej w statucie, nie niższej niż 100 000 zł (art. 17 ustawy o fundacji rodzinnej). Może to być gotówka, nieruchomość, udziały lub akcje.

Księgi otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, czyli dzień pierwszego zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych. Ustawa o rachunkowości daje na to 15 dni od takiego zdarzenia. W fundacji rodzinnej warto od razu ustalić, jak ujmować wkłady od kilku fundatorów, bo te dane będą potrzebne przez cały okres istnienia fundacji.

Bieżące zdarzenia: najem, inwestycje, odsetki, dywidendy

Bieżąca księgowość obejmuje wszystkie zdarzenia związane z majątkiem fundacji. Przy nieruchomościach to m.in. czynsze, media, nakłady, amortyzacja i podatek od nieruchomości. Przy inwestycjach to zakup i sprzedaż papierów wartościowych, dywidendy, odsetki i różnice kursowe.

Kluczowe jest przypisanie każdego przychodu do właściwej kategorii. Art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej zamyka katalog działalności gospodarczej, którą fundacja może prowadzić. Należą do niego m.in.:

• zbywanie mienia, jeśli nie zostało nabyte wyłącznie w celu dalszego zbycia,
• najem, dzierżawa i udostępnianie mienia,
• udział w spółkach i funduszach inwestycyjnych,
• obrót papierami wartościowymi,
• udzielanie pożyczek spółkom kapitałowym, w których fundacja ma udziały lub akcje, spółkom osobowym, w których jest wspólnikiem, oraz beneficjentom,
• obrót zagranicznymi środkami płatniczymi w celu dokonywania płatności związanych z działalnością fundacji,
• określone nieprzemysłowe przetwórstwo produktów rolnych i gospodarka leśna, wyłącznie w związku z prowadzonym gospodarstwem rolnym.

Działalność poza tym katalogiem jest opodatkowana stawką 25% CIT (art. 24r ustawy o CIT). Dlatego analityka przychodów powinna od razu pokazywać, z jakiego źródła pochodzi każda złotówka. Osobnej analizy wymaga najem na rzecz fundatora, beneficjenta lub podmiotów z nimi powiązanych. Zgodnie z art. 6 ust. 8 ustawy o CIT zwolnienie nie obejmuje przychodów z najmu lub dzierżawy, jeśli ich przedmiotem jest przedsiębiorstwo, jego zorganizowana część albo składniki majątku służące działalności takiej osoby lub podmiotu, przy spełnieniu warunków ustawowych. Sam fakt wynajęcia lokalu fundatorowi lub beneficjentowi nie oznacza automatycznie utraty zwolnienia.

Świadczenia dla beneficjentów i ich ewidencja

Świadczenie to środki pieniężne, rzeczy lub prawa przekazane beneficjentowi albo oddane mu do korzystania zgodnie ze statutem i listą beneficjentów (art. 2 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej). Od świadczenia fundacja płaci 15% CIT (art. 24q ustawy o CIT). Tą samą stawką objęte są mienie przekazywane przy rozwiązaniu fundacji oraz świadczenia w postaci tzw. ukrytych zysków, wymienione w art. 24q ust. 1a, np. określone transakcje z fundatorem, beneficjentem lub podmiotami powiązanymi. Podatek wpłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym świadczenie przekazano lub postawiono do dyspozycji.

Przykład: fundacja wypłaca beneficjentowi 100 000 zł. Zakładamy, że beneficjent należy do tzw. grupy „0” względem fundatora. Beneficjent otrzymuje 100 000 zł, a fundacja rozpoznaje dodatkowo 15 000 zł CIT. Podatek obciąża fundację jako podatnika, więc nie pomniejsza się o niego kwoty świadczenia. Gdyby beneficjent nie należał do tzw. Grupy „0” względem fundatora, wtedy należałoby potrącić odpowiedni podatek PIT od wypłaty tego świadczenia dla beneficjenta.

Dla każdego świadczenia księgi i dokumentacja powinny pokazywać:

• beneficjenta i podstawę świadczenia w statucie,
• rodzaj świadczenia (pieniężne czy niepieniężne),
• wartość i datę przekazania lub postawienia do dyspozycji,
• dane potrzebne do rozliczenia po stronie beneficjenta.

Spis mienia a księgi rachunkowe

Spis mienia to odrębny dokument wymagany przez ustawę o fundacji rodzinnej. Zawiera m.in. osobę wnoszącą mienie, rodzaj i wartość każdego składnika według stanu i cen z chwili wniesienia oraz jego wartość podatkową. Zarząd aktualizuje spis przy kolejnych wkładach.

Spis mienia nie zastępuje ksiąg rachunkowych. Księgi pokazują wszystkie zdarzenia i bieżącą wartość aktywów według zasad rachunkowości. Spis dokumentuje, kto i co wniósł. Dane z obu źródeł powinny się dać ze sobą powiązać, bo są potrzebne m.in. przy rozliczaniu świadczeń.

Jakie dokumenty fundacja rodzinna musi przygotować i przechowywać?

Fundacja rodzinna potrzebuje czterech grup dokumentów: korporacyjnych, majątkowych, rachunkowych i podatkowych. Każdy zapis w księgach musi opierać się na dowodzie księgowym. W fundacji szczególnie ważna jest dokumentacja świadczeń i wkładów, bo od niej zależą rozliczenia podatkowe.

Dokumenty przechowuje się przez okresy wskazane w art. 74 ustawy o rachunkowości. Dłuższe okresy mogą wynikać z przepisów podatkowych, np. z biegu przedawnienia zobowiązań.

Kalendarz obowiązków księgowych i podatkowych fundacji rodzinnej

Obowiązki fundacji rodzinnej układają się w cykl miesięczny i roczny. Co miesiąc zamyka się księgi i rozlicza podatki od zdarzeń z danego miesiąca. Raz w roku sporządza się sprawozdanie finansowe i deklarację CIT-8FR.

Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu kalendarz wygląda tak:

Jeśli fundacja prowadzi działalność poza zakresem art. 5, w tym zakresie składa również zeznanie CIT-8 (art. 27 ust. 1da ustawy o CIT) wraz z informacją CIT/F. Jeżeli jest podatnikiem VAT, dochodzą rozliczenia VAT i obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Fundacja rodzinna nie jest zwolniona z JPK CIT. Ministerstwo Finansów potwierdza, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT wyłącza z tego obowiązku podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi jednak etapami. Fundacja, która składa miesięczny JPK_V7M, przesyła księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r. Pozostałe fundacje za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r. Harmonogram obowiązku opisujemy w artykule JPK_CIT w 2026 roku: terminy, struktura JPK_KR_PD i nowe obowiązki.

Najczęstsze błędy w księgowości fundacji rodzinnej

Najczęstsze błędy wynikają z traktowania fundacji rodzinnej jak zwykłej spółki albo jak prostego „portfela” majątku. W obu przypadkach księgi nie pokazują danych, których wymagają przepisy o fundacji. Skutkiem mogą być błędy w CIT i w sprawozdaniu.

Typowe błędy to:

1. Brak rozdzielenia źródeł przychodów. Jedno konto „przychody” uniemożliwia wykazanie, co mieści się w art. 5, a co podlega 25% CIT.
2. Księgowanie świadczeń jak zwykłych kosztów. Świadczenie to przekazanie majątku beneficjentowi, a nie koszt działalności.
3. Pomniejszanie świadczenia o 15% CIT. Podatek obciąża fundację, a nie beneficjenta.
4. Utożsamianie spisu mienia z księgami. Spis dokumentuje wkłady, ale nie zastępuje ewidencji.
5. Przenoszenie rozwiązań ze spółek bez analizy. Wniesienie mienia do fundacji to nie aport do spółki.
6. Brak dokumentacji transakcji z fundatorem i beneficjentami. Takie transakcje mogą rodzić skutki podatkowe, więc wymagają pełnej dokumentacji.

Kto może prowadzić księgowość fundacji rodzinnej?

Księgi może prowadzić sama fundacja albo biuro rachunkowe. Art. 11 ustawy o rachunkowości pozwala powierzyć prowadzenie ksiąg przedsiębiorcy, który spełnia warunki ustawowe. Odpowiedzialność za rachunkowość pozostaje jednak po stronie zarządu fundacji.

Wybierając biuro, warto sprawdzić, czy ma doświadczenie w rozliczeniach specyficznych dla fundacji rodzinnych. Chodzi zwłaszcza o świadczenia, 15% CIT, kwalifikację działalności z art. 5 i współpracę przy audycie. Równie ważna jest współpraca księgowości z doradcą podatkowym, bo wiele decyzji księgowych ma bezpośrednie skutki w CIT. Zakres takiej obsługi w ALTO znajdziesz na stronie księgowość dla fundacji rodzinnych. Praktyczne wyzwania rachunkowe fundacji omawiała nasza ekspertka podczas webinaru „Wyzwania rachunkowe i podatkowe w fundacjach rodzinnych”.

FAQ

Czy fundacja rodzinna może prowadzić uproszczoną księgowość?

Nie. Fundacja rodzinna jest osobą prawną, więc stosuje ustawę o rachunkowości i prowadzi pełne księgi rachunkowe. Nie może prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani korzystać z ryczałtu. Obowiązek ten nie zależy od wielkości majątku ani od liczby transakcji. Fundacja z jednym wynajmowanym lokalem prowadzi księgi na tych samych zasadach co fundacja z dużym portfelem inwestycji.

Czy fundacja rodzinna płaci CIT?

Co do zasady fundacja rodzinna jest zwolniona z CIT na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT. Zwolnienie ma jednak wyjątki. Fundacja płaci 15% CIT od świadczeń dla beneficjentów, od mienia przekazywanego przy rozwiązaniu fundacji i od tzw. ukrytych zysków. Płaci też 25% CIT od działalności gospodarczej wykraczającej poza zakres z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej.

Jaką deklarację CIT składa fundacja rodzinna?

Fundacja rodzinna składa deklarację CIT-8FR do końca trzeciego miesiąca roku następnego, elektronicznie (art. 24s ustawy o CIT). Podatek od świadczeń wpłaca na bieżąco, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu przekazania świadczenia. Jeśli prowadzi działalność poza zakresem art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej, w tym zakresie składa także zeznanie CIT-8 z informacją CIT/F.

Czym różni się spis mienia od ksiąg rachunkowych?

Spis mienia to dokument z ustawy o fundacji rodzinnej. Wskazuje, kto wniósł mienie, jakie to były składniki, jaka była ich wartość w chwili wniesienia i jaka jest ich wartość podatkowa. Księgi rachunkowe obejmują natomiast wszystkie zdarzenia gospodarcze i bieżącą wartość aktywów. Oba źródła powinny się dać ze sobą powiązać, ale jedno nie zastępuje drugiego.

Czy fundacja rodzinna musi składać JPK CIT?

Tak. Ministerstwo Finansów wskazuje, że art. 9 ust. 1d pkt 1 ustawy o CIT zwalnia z JPK CIT podatników zwolnionych z CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych. Obowiązek wchodzi etapami: fundacje składające miesięczny JPK_V7M przesyłają księgi za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r., a pozostałe za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r.

Czy księgowość fundacji rodzinnej może prowadzić biuro rachunkowe?

Tak. Ustawa o rachunkowości pozwala powierzyć prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu. Zarząd fundacji nadal odpowiada jednak za rachunkowość, w tym za politykę rachunkowości i sprawozdanie finansowe. Warto wybrać biuro, które zna specyfikę fundacji rodzinnych: świadczenia, 15% CIT, kwalifikację działalności z art. 5 oraz przygotowanie do audytu.

Jak ALTO wspiera

Prowadzimy księgowość fundacji rodzinnych od pierwszego dnia ich działalności. Pomagamy przygotować politykę rachunkowości i plan kont, ujmujemy wkłady fundatorów i rozliczamy świadczenia dla beneficjentów. Nasz zespół księgowy współpracuje z doradcami podatkowymi, dzięki czemu kwalifikacja zdarzeń od razu uwzględnia skutki w CIT. Sprawdź, jak wygląda nasza księgowość dla fundacji rodzinnych, oraz wsparcie przy zakładaniu fundacji rodzinnej.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 2, 4, 5, 17, 72
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 2, 10, 11, 52, 53, 69, 74
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 6, 9, 24q, 24r, 24s, 27
• Ministerstwo Finansów, Pytania i odpowiedzi JPK_PD: https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd
• Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, Rejestr Fundacji Rodzinnych: https://piotrkow-tryb.so.gov.pl/rejestr-fundacji-rodzinnych,m,mg,305