Harmonogram wdrożenia KSeF utrzymany

17 listopada opublikowano nowe rozporządzenie, w którym Ministerstwo Finansów podtrzymało harmonogram wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zgodnie z przyjętym planem, najwięksi podatnicy – osiągający obroty powyżej 200 mln zł – zostaną objęci obowiązkiem korzystania z systemu od 1 lutego 2026 r.

Pozostali podatnicy, z nielicznymi wyjątkami, dołączą do nich od 1 kwietnia 2026 r. Choć KSeF ma docelowo charakter powszechny, ustawodawca przewidział katalog wyłączeń, które ograniczają zakres obowiązkowego fakturowania w systemie.

Wyłączenia te można uporządkować w trzy zasadnicze grupy.

📌 Po pierwsze, obejmują one czynności, które w ogóle nie podlegają fakturowaniu w KSeF.

📌 Po drugie, wskazano czynności, które nie muszą być dokumentowane w systemie, jednak podatnik może zdecydować się na ich ujęcie dobrowolnie.

📌 Po trzecie, część transakcji została objęta jedynie zwolnieniem czasowym, co oznacza, że obowiązek ich fakturowania w KSeF zostanie wprowadzony na późniejszym etapie.

Takie rozróżnienie ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia planowania wdrożenia KSeF w organizacji i pozwala właściwie ocenić, które procesy fakturowe należy dostosować już teraz, a które będą wymagały zmian dopiero w kolejnych krokach.

Kto nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF ze względu na specyfikę transakcji lub uwarunkowania techniczne?

W określonych sytuacjach – z uwagi na specyfikę branżową albo ograniczenia techniczne KSeF – ustawodawca przewidział brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (§ 2 projektu rozporządzenia). Wyłączenie to obejmuje transakcje, przy których standardowy model fakturowania w systemie jest w praktyce utrudniony lub niewykonalny.

W szczególności obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy dokumentów pełniących funkcję faktury w postaci biletów jednorazowych. Z systemu wyłączono m.in. usługi przejazdu płatnymi autostradami oraz usługi przewozu osób – koleją, autobusem, samolotem czy promem – o ile są one potwierdzane biletami jednorazowymi. Uzasadnieniem takiego rozwiązania jest przede wszystkim konieczność zapewnienia sprawnej i szybkiej obsługi pasażerów (np. na bramkach autostradowych czy w punktach sprzedaży biletów), a także uwarunkowania formalne, w tym wieloletnie umowy koncesyjne funkcjonujące w sektorze transportowym.

Jednocześnie należy wyraźnie podkreślić, że wyłączenie ma charakter wąski i obejmuje wyłącznie bilety jednorazowe. W przypadku biletów okresowych – przykładowo miesięcznych – faktury będą już musiały być wystawiane w KSeF na zasadach ogólnych.

Poza wskazanymi przypadkami, obowiązek nie obejmuje również wybranych usług o charakterze międzynarodowym, które ze swojej natury funkcjonują poza krajowymi schematami fakturowania. Przykładem są opłaty trasowe za kontrolę ruchu lotniczego, fakturowane przez EUROCONTROL, które także pozostają poza zakresem obowiązkowego KSeF.

Wyłączenia z KSeF dla usług finansowych i ubezpieczeniowych

Projektowane przepisy przewidują, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie obejmie także określonych usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT, a więc w szczególności usług finansowych i ubezpieczeniowych. Zwolnienie to ma jednak charakter warunkowy: dotyczy wyłącznie sytuacji, w których czynności te są rozliczane na podstawie dokumentów (np. polis), zawierających zakres danych węższy niż standardowa faktura wskazana w art. 106e ustawy. Innymi słowy, jeśli dokument potwierdzający wykonanie usługi ma ograniczoną treść – typową dla branżowych dokumentów finansowych czy ubezpieczeniowych – nie powstaje obowiązek jego wystawienia w KSeF.

Jednocześnie regulacja ta rodzi istotne wątpliwości interpretacyjne. Literalna treść projektu sugeruje bowiem, że „pełna” (standardowa) faktura wystawiona do polisy, zawierająca komplet elementów wymaganych art. 106e ustawy o VAT, będzie już podlegała obowiązkowi ujęcia w KSeF. Analogicznie, faktury z pełnym zakresem danych dokumentujące usługi finansowe zwolnione z VAT również powinny być wystawiane w systemie. W praktyce oznacza to, że o zakresie obowiązku przesądza nie tyle rodzaj świadczonej usługi, co forma dokumentu i poziom szczegółowości zawartych na nim danych.

Samofakturowanie a ograniczenia techniczne KSeF

Projekt rozporządzenia przewiduje ponadto wyłączenie z obowiązku KSeF określonych przypadków samofakturowania. Wynika to bezpośrednio z technicznej konstrukcji systemu, który opiera się na uwierzytelnieniu stron transakcji przy użyciu polskiego numeru NIP. W konsekwencji wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest technicznie niewykonalne w sytuacji, gdy:

1. nabywca wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy nie posługuje się polskim numerem NIP,
2. sprzedawca będący podmiotem zagranicznym nie posiada polskiego NIP, a tym samym nie ma możliwości autoryzowania w KSeF polskiego nabywcy do wystawiania faktur w swoim imieniu.

W takich konfiguracjach samofakturowanie pozostaje poza zakresem obligatoryjnego KSeF wyłącznie z przyczyn technicznych, związanych z brakiem krajowej identyfikacji podatkowej po jednej ze stron transakcji. Wyłączenie to należy zatem interpretować ściśle: jako mające zastosowanie jedynie tam, gdzie brak polskiego NIP faktycznie uniemożliwia prawidłowe wystawienie i autoryzowanie faktury w systemie.

Kto nie musi, ale może dobrowolnie korzystać z KSeF?

Druga kategoria wyłączeń ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że przepisy nie nakładają obowiązku korzystania z KSeF, ale jednocześnie dopuszczają taką możliwość, pozostawiając decyzję po stronie podatnika.

Najszerszym i najbardziej praktycznym wyłączeniem tego typu są faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązkowy KSeF obejmuje bowiem wyłącznie transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej jest – i po 2026 r. pozostanie – rozwiązaniem całkowicie dobrowolnym.

Z obowiązku wyłączono także podatników zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

W tej grupie mieści się również szczególny wyjątek związany z samofakturowaniem. Co do zasady samofakturowanie pozostaje poza zakresem KSeF, jeżeli nabywca nie dysponuje polskim NIP. Projekt rozporządzenia przewiduje jednak możliwość zastosowania KSeF w sytuacji, gdy taki nabywca posługuje się numerem VAT UE (np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów). W takim przypadku wystawienie faktury w KSeF ma charakter uprawnienia, a nie obowiązku.

Do dobrowolnych wyłączeń zaliczają się ponadto faktury VAT RR. Nabywca produktów rolnych będzie mógł wystawić taką fakturę w KSeF wyłącznie wtedy, gdy rolnik ryczałtowy uprzednio zarejestruje się w systemie oraz udzieli nabywcy odpowiedniego upoważnienia. W razie braku tych działań fakturowanie VAT RR będzie realizowane poza KSeF, na dotychczasowych zasadach.

Kto zyskał tymczasowe zwolnienie z KSeF?

Trzecia kategoria wyłączeń obejmuje podmioty, które docelowo zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF, lecz otrzymały dodatkowy czas na dostosowanie procesów. Ustawodawca wprowadził w tym zakresie dwa rozwiązania przejściowe – oba obowiązujące do 31 grudnia 2026 r. – adresowane przede wszystkim do najmniejszych przedsiębiorców.

Po pierwsze, czasowo wyłączono z KSeF paragony fiskalne zawierające NIP nabywcy, które są traktowane jako faktury uproszczone (w tym wystawiane do kwoty 450 zł). Do końca 2026 r. podatnicy będą mogli nadal dokumentować takie transakcje przy użyciu kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania tych dokumentów w KSeF zostanie rozszerzony również na tę kategorię sprzedaży.

Po drugie, przewidziano limit wartościowy uprawniający do wystawiania faktur poza KSeF. Mali przedsiębiorcy mogą dokumentować sprzedaż w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej), pod warunkiem, że łączna wartość brutto sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. To czasowe odstępstwo ma charakter przejściowy i również wygaśnie z dniem 31 grudnia 2026 r.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF zostanie wdrożony etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla podatników o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Regulacje przewidują zarówno wyłączenia trwałe – wynikające ze specyfiki transakcji lub ograniczeń technicznych – jak i wyłączenia fakultatywne, umożliwiające dobrowolne fakturowanie w KSeF w określonych przypadkach. Dodatkowo najmniejsi przedsiębiorcy zostali objęci czasowymi ulgami do 31 grudnia 2026 r., po upływie których zakres obowiązkowego KSeF ulegnie rozszerzeniu.

Interesują Cię takie treści i nie chcesz, żeby Cię ominęły?
Zapraszamy do naszego newslettera!

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>

Odpowiedzialność karna skarbowa to temat, który większość przedsiębiorców błędnie kojarzy wyłącznie z księgowymi lub działami finansowymi. Tymczasem przepisy Kodeksu karnego skarbowego przewidują osobistą odpowiedzialność członków zarządu – potencjalnie nawet jeśli nigdy nie podpisali deklaracji podatkowej ani nie uczestniczyli w przygotowaniu rozliczeń.

Zgodnie z art. 9 § 3 KKS, do odpowiedzialności karnej może zostać pociągnięta każda osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi, zwłaszcza finansowymi spółki – czyli często w praktyce członek zarządu, CFO, prokurent, a nawet osoba faktycznie zarządzająca bez formalnego tytułu. Oznacza to, że np. fakt pełnienia funkcji w zarządzie wystarcza, by odpowiadać za błędy podatkowe, tym bardziej jeśli organ będzie w stanie wykazać brak dochowania tzw. należytej staranności.

Czym jest odpowiedzialność karnoskarbowa i kogo dotyczy

Kodeks karny skarbowy opiera się na zasadzie osobistej odpowiedzialności osób fizycznych. Za czyn zabroniony odpowiada konkretna osoba – a nie spółka czy inna jednostka organizacyjna. Odpowiedzialność ta nie podlega przerzuceniu na podmiot i jest niezależna od odpowiedzialności samej spółki za zaległość podatkową.

W świetle przytoczonego wyżej przepisu są różne podstawy do uznania, że dana osoba zajmuje się finansami przedsiębiorstwa, a więc że odpowiada na gruncie KKS. Po pierwsze, może to wynikać bezpośrednio z przepisu prawa – na przykład członek zarządu spółki kapitałowej odpowiada dlatego, że zgodnie z art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych zarząd prowadzi sprawy spółki, więc w domyśle również wszystkie sprawy gospodarcze i finansowe. Po drugie, odpowiedzialność może powstać przez ustanowienie decyzją właściwego organu, jak w przypadku kuratora spółki ustanowionego przez sąd rejestrowy. Trzecią podstawą jest zawarcie umowy – na przykład dyrektorzy finansowi zatrudnieni na kontrakcie menedżerskim. Wreszcie, odpowiedzialność może wynikać z faktycznego wykonywania obowiązków, nawet bez formalnego tytułu.

Kluczowe jest to, że odpowiedzialność za przestępstwa skarbowe opiera się na zasadzie umyślności. Organ musi wykazać nie tylko, że do błędów w rozliczeniu podatkowym doszło, ale że konkretny sprawca chciał popełnić taki czyn lub się na to godził. Istotna jest więc ocena, czy można powiedzieć, że osoba godziła się na skutki w postaci złożenia błędnego rozliczenia – czyli czy podjęła działania zmierzające do prawidłowej organizacji funkcji podatkowej w spółce, aby do nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych nie dochodziło.

Kiedy członek zarządu odpowiada za zobowiązania spółki – kluczowe sytuacje

Najczęstsze naruszenia w praktyce

W codziennej działalności gospodarczej istnieje szereg sytuacji, które mogą prowadzić do pociągnięcia do odpowiedzialności karno-skarbowej.

• Jednym z najczęstszych przestępstw skarbowych jest niewpłacenie pobranego podatku, regulowane przez art. 77 KKS. Typowy przykład to sytuacja, gdy spółka wypłaca pracownikom wynagrodzenia, pobiera zaliczki na PIT, ale z powodu problemów z płynnością nie przekazuje ich do urzędu skarbowego w ustawowym terminie.
• Kolejnym ryzykownym obszarem są schematy podatkowe, których obowiązek raportowania wynika z przepisów o MDR. Art. 80f § 1–3 KKS penalizuje naruszenie obowiązków związanych z przekazywaniem informacji o schematach podatkowych. Może to dotyczyć na przykład sytuacji, gdy podatnik wypłaca dywidendę przekraczającą ustawowe progi, ale nie raportuje tego jako schematu podatkowego.
• W obszarze cen transferowych czyhają również pułapki. Art. 80e KKS dotyczy braku przekazania informacji o cenach transferowych – na przykład gdy spółka zawiera transakcje z podmiotem powiązanym, ale nie składa formularza TPR mimo spełnienia ustawowych przesłanek. Podobnie art. 56c KKS penalizuje niesporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych, co może się zdarzyć, gdy spółka dokonuje zakupów od podmiotu powiązanego, których wartość przekracza ustawowe progi, ale nie przygotowuje wymaganej dokumentacji TP.
• Szczególnie problematyczny jest podatek u źródła. Art. 56d KKS dotyczy braku lub wadliwej weryfikacji przez płatnika podatku u źródła, a mimo to złożenie oświadczenia na potrzeby skorzystania ze zwolnienia czy niższej stawki WHT. Przykładowa sytuacja wygląda tak: spółka wypłaca odsetki przekraczające ustawowe progi bez odpowiedniej weryfikacji rzeczywistego odbiorcy, zarząd składa oświadczenie będące podstawą do niepobrania WHT, a w trakcie kontroli podatkowej urząd podważa status rzeczywistego odbiorcy u podatnika.
• Najbardziej powszechnym i „najszerszym” naruszeniem pozostają jednak błędy w deklaracji czy zeznaniu podatkowym, określone w art. 56 KKS. W trakcie kontroli organ może podważyć prawidłowość złożonego zeznania podatkowego i dokonać doszacowania podatku. Już taka sytuacja może być uznana za wypełnienie znamion przestępstwa z art. 56 KKS. Problemem może być również nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych penalizowane zgodnie z art. 60–61 KKS. Wreszcie, art. 83 § 1 KKS penalizuje utrudnianie czynności kontrolnych, co może się przejawiać celowym opóźnianiem przekazania dokumentów organom podatkowym mimo wezwań.

Dane statystyczne: co najczęściej kończy się skazaniem

Analiza prawomocnych skazań osób dorosłych z oskarżenia publicznego na podstawie KKS w latach 2002–2020 dostarcza interesujących wniosków. Najczęściej stosowanym przepisem był art. 56 § 2 KKS, czyli czyn zabroniony pod groźbą kary polegający na dokonaniu błędów w deklaracji w sytuacji, gdy kwota narażona na uszczuplenie należności publicznoprawnej albo wartość przedmiotu czynu nie przekracza małej wartości, obecnie około 1 mln PLN. Przepis ten był podstawą aż 14 589 prawomocnych skazań.

Na drugim miejscu pod względem częstotliwości zastosowania pozostaje art. 77 § 2 KKS, dotyczący nieprzekazania pobranego podatku małej wartości w ustawowym terminie, na podstawie którego zapadło 13 557 skazań. Rzadziej kończyły się skazaniem sprawy dotyczące:

• wadliwego prowadzenia ksiąg podatkowych (art. 61 § 1 KKS – 1 765 skazań),
• utrudniania czynności kontrolnych (art. 83 § 1 KKS – 1 876 skazań)
• oraz nieprowadzenia ksiąg (art. 60 § 1 KKS – 1 755 skazań).

Dane te pokazują, że odpowiedzialność za czyny zabronione na gruncie prawa karnego skarbowego była stosowana nie tylko wobec poważnych, wielomilionowych naruszeń, ale również w przypadkach mniejszego kalibru. Na podstawie tych danych można założyć, że odpowiedzialność karna mogła dotyczyć nawet błędów, które pojawiły się w rutynowych rozliczeniach przedsiębiorców.

Najbardziej ryzykowne obszary podatkowe

Z perspektywy odpowiedzialności członków zarządu szczególne zagrożenie stanowi pięć kluczowych obszarów.

1. Pierwszym z nich są schematy podatkowe, czyli obowiązek raportowania transakcji w ramach MDR.
2. Drugim jest podatek u źródła, gdzie konieczna jest weryfikacja statusu rzeczywistego odbiorcy przy wypłatach transgranicznych.
3. Trzecim obszarem są ceny transferowe i dokumentacja transakcji z podmiotami powiązanymi.
4. Czwartym jest VAT z jego złożonością dotyczącą prawidłowości rozliczeń, odliczeń i faktur.
5. Piątym wreszcie pozostaje JPK, gdzie istotna jest terminowość i poprawność przekazywania plików.

Jakie kary grożą – przestępstwa vs wykroczenia skarbowe

W zależności od charakteru i skali naruszenia czyn zabroniony może zostać uznany za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Ta kwalifikacja ma bezpośredni wpływ na wysokość grożących sankcji.

Przestępstwa skarbowe – stawki grzywny 2025

Przestępstwo skarbowe jest zagrożone karą grzywny w stawkach dziennych, gdzie zakres wynosi od 10 do 720 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Alternatywnie można orzec karę ograniczenia wolności – najkrócej miesiąc, najdłużej 2 lata – lub kary pozbawienia wolności, gdzie zakres wynosi od 5 dni do 5 lat.

W określonych przypadkach sąd może zastosować nadzwyczajne obostrzenie kary. Wówczas kara nadzwyczajnie obostrzona nie może przekroczyć 1080 stawek dziennych kary grzywny, 2 lat ograniczenia wolności albo 10 lat kary pozbawienia wolności.

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 zł brutto, co oznacza, że najniższa stawka dzienna wynosi 155,53 zł, a najwyższa 62 212 zł. Zatem grzywna za przestępstwo na gruncie Kodeksu karnego skarbowego może wynosić od 1 555 zł przy 10 stawkach po najniższej stawce do 44 793 000 zł przy 720 stawkach po najwyższej stawce. W przypadku nadzwyczajnego obostrzenia maksymalna grzywna może osiągnąć 67 189 000 zł.

Konsekwencje wykraczające poza grzywnę

Odpowiedzialność karno-skarbowa nie kończy się wyłącznie na grzywnie czy ewentualnej karze wolnościowej. Członkowie zarządu, prokurenci, dyrektorzy finansowi i inne osoby pełniące funkcje w spółce mogą ponieść również konsekwencje reputacyjne, organizacyjne i zawodowe.

Sąd ma możliwość orzeczenia środka karnego w postaci publicznego ogłoszenia wyroku, co może negatywnie wpłynąć na wizerunek zarówno osoby odpowiedzialnej, jak i całej spółki. Dodatkowo skazanie skutkuje wpisem do Krajowego Rejestru Karnego, co może na przykład uniemożliwić pełnienie funkcji w zarządzie jakichkolwiek spółek czy osłabić zaufanie partnerów handlowych oraz instytucji finansowych.

Wykroczenia skarbowe i mandaty

W przypadku wykroczenia skarbowego kara grzywny jest ustalana kwotowo, nie w stawkach dziennych. Może ją wymierzyć sąd w przedziale od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. W sytuacjach mniej skomplikowanych kara może zostać nałożona w postępowaniu mandatowym przez uprawnionego funkcjonariusza. Wówczas grzywna nie może przekroczyć 5-krotności minimalnego wynagrodzenia.

W związku z powyższym najniższa możliwa grzywna nałożona przez sąd wynosi 466,60 zł, najwyższa możliwa grzywna nałożona przez sąd to 93 320 zł, a maksymalna grzywna nałożona mandatem wynosi 23 330 zł.

Jak zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością – 3 kluczowe kroki

Z perspektywy członka zarządu kluczowe jest stworzenie i utrzymanie środowiska, które minimalizuje ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej. Obejmuje to zarówno działania formalne, jak i praktyczne, wspierające należytą staranność.

Wdrożenie procedury zabezpieczającej ryzyko KKS

Odpowiednio udokumentowane i przestrzegane procedury pozwalają wykazać należytą staranność i zapobiegają nieprawidłowościom. Kluczowe znaczenie mają zasady obiegu dokumentów księgowych i podatkowych, rejestry niepokojących transakcji oraz schematy zatwierdzania płatności i deklaracji podatkowych.

Kluczowym dokumentem, który powinien być wdrożony w organizacjach, jest procedura przedstawiająca rozdział obowiązków pomiędzy odpowiednimi zespołami i stanowiskami za sprawy podatkowe. W procedurze takiej powinien zostać formalnie uregulowany zakres odpowiedzialności, zadań i przepływ informacji za tematy podatkowe – tzw. matryca odpowiedzialności.

Dzięki temu wskazane zostanie, które osoby za co odpowiadają, co zmniejszy ryzyko pociągnięcia do odpowiedzialności „każdego za wszystko”. W ramach ewentualnego postępowania karnego skarbowego osoby będą posiadały silny dowód na to, że nawet jeśli do jakichś błędów doszło, to nie było w tym żadnej winy osób decyzyjnych czy operacyjnych – spółka wdrożyła mechanizmy, aby do takich błędów nie dochodziło.

Szkolenia i dokumentacja należytej staranności

Spółki powinny regularnie podnosić świadomość podatkową, szczególnie w zakresie odpowiedzialności oraz kluczowych obszarów podatkowych, jak na przykład MDR. Warto szkolić osoby decyzyjne oraz organizacyjne, dokumentować działania zarządcze poprzez notatki ze spotkań i konsultacje z doradcami, a także wdrożyć procedurę prawidłowego zachowania się w trakcie kontroli.

Współpraca z doradcą podatkowym

Doradca podatkowy może pełnić rolę partnera w zakresie oceny ryzyk i wdrażania rozwiązań naprawczych. Regularne przeglądy podatkowe, konsultacje oraz analiza bieżących schematów transakcyjnych pozwalają identyfikować problemy na wczesnym etapie, przygotować dokumentację na wypadek kontroli oraz podjąć działania naprawcze, takie jak korekty czy czynny żal, jeszcze przed interwencją organu. Jeśli natomiast kontrola zostanie już rozpoczęta, doradca pomoże w kontakcie z organem oraz realnie oceni ryzyko zakwestionowania rozliczeń i związanego z tym pociągnięcia do odpowiedzialności KKS.

Czynny żal i korekta – jak naprawić błędy zanim będzie za późno

Należy pamiętać, że nawet jeśli doszło do błędów w rozliczeniach podatkowych, istnieją narzędzia pozwalające ograniczyć ich skutki. Przepisy KKS przewidują mechanizmy, które przy spełnieniu określonych warunków mogą uchronić od odpowiedzialności karnej za popełnienie przestępstwa lub wykroczenia. Kluczowe znaczenie ma w takim przypadku szybkie i właściwe działanie.

Czynny żal

Zgodnie z art. 16 KKS, nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu. Warunkiem skorzystania z tej możliwości jest zapłata zaległej należności publicznoprawnej w terminie wyznaczonym przez organ.

Co istotne, skuteczne złożenie czynnego żalu wymaga podpisu osoby fizycznej, która odpowiada za dany czyn – na przykład członka zarządu. Zawiadomienie anonimowe lub podpisane w imieniu spółki nie spełni tego wymogu. Czynny żal musi być też złożony przed dniem, w którym organ ma już udokumentowaną informację o popełnieniu czynu zabronionego, czyli na przykład przed zidentyfikowaniem nieprawidłowości w rozliczeniu podatkowym.

Korekta deklaracji

Zgodnie natomiast z art. 16a § 1 KKS, nie podlega karze za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe sprawca czynu zabronionego dotyczącego złożenia deklaracji lub przesłania księgi, jeżeli po jego popełnieniu została złożona organowi podatkowemu prawnie skuteczna korekta deklaracji lub księgi dotycząca obowiązku, którego nieprawidłowe wykonanie stanowi ten czyn zabroniony pod groźbą kary przez ustawę.

W trakcie ustalenia strategii działania przez organem warto również pamiętać o instytucji tzw. dobrowolnego poddania się odpowiedzialności, na podstawie art. 17 KKS.

FAQ – najczęstsze pytania o odpowiedzialność karno-skarbową

Czy członek zarządu odpowiada za błędy księgowej?

Tak, może ponosić odpowiedzialność na podstawie art. 9 § 3 KKS, jeśli organ uzna, że zajmuje się sprawami gospodarczymi, zwłaszcza finansowymi spółki. Ważne jest przy tym sprawdzenie, czy nie podjął działań zmierzających do prawidłowej organizacji funkcji podatkowej, co może być argumentem za tym, że nie godził się na skutki w postaci błędów więc nie można mu przypisać winy.

Ile wynosi grzywna za przestępstwo skarbowe w 2025 roku?

Od 1 555 zł przy 10 stawkach dziennych po najniższej stawce do 67 189 000 zł przy 1 080 stawkach dziennych po najwyższej stawce przy nadzwyczajnym obostrzeniu.

Czy można uniknąć kary po wykryciu błędu?

Korekta deklaracji zgodnie z art. 16a KKS może uwolnić od odpowiedzialności, jeśli zostanie złożona skutecznie. Czynny żal określony w art. 16 KKS musi być złożony przed dniem, w którym organ ma udokumentowaną informację o czynie zabronionym.

Jakie dokumenty chronią przed odpowiedzialnością KKS?

Procedura zabezpieczająca ryzyko KKS, z matrycą odpowiedzialności, szkolenia, notatki ze spotkań zarządczych, konsultacje z doradcami podatkowymi oraz procedury obiegu dokumentów księgowych i podatkowych.

Czy CFO odpowiada za MDR?

Tak, jeśli faktycznie zajmuje się sprawami finansowymi spółki. Odpowiedzialność wynika z art. 9 § 3 KKS oraz art. 80f § 1–3 dotyczącego naruszenia obowiązków związanych z przekazywaniem informacji o schematach podatkowych.

Źródła:

• Ustawa – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930 z późn. zm.)
• Kodeks spółek handlowych – art. 201 § 1
• Informator Statystyczny Wymiaru Sprawiedliwości: Skazania prawomocne z oskarżenia publicznego – dorośli – w latach 2002–2020

Najwięksi podatnicy – firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto, będą musieli wystawiać e‑faktury od 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., z wyłączeniem najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna suma sprzedaży brutto nie przekroczy 10 000 zł – oni będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Niezależnie jednak od tego, kiedy pojawi się obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla poszczególnych podmiotów, wszyscy będą zobowiązani odbierać faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. – tutaj żadne przesunięcia nie są przewidziane.

Do końca 2026 r. jest przewidziany także okres przejściowy – brak kar za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF. Oznacza to, że w praktyce dzisiejsze zasady fakturowania będą funkcjonować równolegle z nowym systemem, nawet jeśli nie zawsze będzie to zgodne z przepisami. To też wyzwanie dla tych, którzy do KSeF będą przygotowani w terminie. Jak więc radzić sobie w relacjach z podmiotami, które nie realizują swoich obowiązków?

Dlaczego część kontrahentów może nie korzystać z KSeF?

Mimo obietnic większego bezpieczeństwa rozliczeń, mniejszej liczby błędów i optymalizacji procesów, KSeF nie zostanie wdrożony od razu przez wszystkich. Brak sankcji do końca 2026 r. zniechęca część firm do przygotowań, a dostawcy ERP wciąż dopasowują systemy, dlatego teżc możliwe są opóźnienia. A świadomość zmian wciąż bywa niska — według Raportu Asseco (2025) ok. 15% przedsiębiorców w ogóle nie wie o KSeF lub jeszcze nie zaczęło wdrożenia. To wszystko na cztery miesiące przed wejściem w życie nowych zasad.

Dodatkowo część podmiotów (m.in. zagraniczne firmy bez polskiego NIP) będzie wyłączona z obowiązku, a w razie awarii KSeF faktury i tak będą wystawiane tradycyjnie.

Odbieranie i wystawianie faktur w KSeF nie zawsze idą w parze

W związku z tym, nawet przygotowani do KSeF przedsiębiorcy będą od 1 lutego 2026 r. mierzyć się z nowymi wyzwaniami: kontrahent nie odbiera faktur w KSeF mimo takiego obowiązku lub kontrahent nie wystawia faktur w KSeF, choć jest do tego zobowiązany.

W obu scenariuszach warto się zastanowić nad jasnymi zasadami postępowania. Tylko tak można będzie zabezpieczyć rozliczenia i uniknąć chaosu, które dla wielu przedsiębiorców mogą przynieść pierwsze miesiące stosowania KSeF.

Kontrahent nie odbiera faktur w KSeF – co zrobić?

Brak odbioru e-faktury przez kontrahenta nie unieważnia dokumentu: numer KSeF potwierdza jego istnienie i skutki podatkowe, ale realnie zwiększa ryzyko opóźnień w płatnościach i presję na płynność. Dlatego potrzebne są procedury „pomostowe”. Wariant z indywidualnymi ustaleniami, w tym zapewnienia przesyłania wizualizacji PDF/papier poza KSeF, daje większą kontrolę i ścieżkę dystrybucji dokumentów, lecz bywa kosztowny operacyjnie i trudny do utrzymania w dużych organizacjach. Tworzy wyjątki, szczególne zasady i nowe procesy przewidziane dla tych, którzy swoich obowiązków nie realizują należycie. Firmy powinny z góry zmapować krytycznych kontrahentów, ustalić zasady odbioru i wdrożyć tymczasowe kanały dystrybucji, by ograniczyć zatory i chronić cash flow.

Częstym rozwiązaniem jest więc model „wszędzie KSeF + wszystkim wizualizacja” (PDF/papier). Jedna procedura eliminuje ryzyko braku odbioru, przyspiesza automatyzację i gwarantuje, że kontrahent zobaczy należność. Wyzwanie? Skala wysyłek i aktualność kanałów (maile, adresy), ale także zachowanie odpowiednich zasad w relacjach z tymi, którzy chcą przejść na obieg dokumentów tylko w KSeF.

Dostaję fakturę poza KSeF – akceptować czy odrzucać?

Faktura poza KSeF co do zasady nadal daje prawo do kosztu i odliczenia VAT, jeśli spełnione są ustawowe warunki – potwierdzają to interpretacje organów. Problem w praktyce to:

• większe ryzyko błędów i nadużyć,
• rozproszone kanały obiegu (e-mail/papier),
• trudniejsza automatyzacja i zachowanie spójnych procesów.

Kupujący nie ma obowiązku weryfikować, czy sprzedawca powinien był użyć KSeF, ale powinien zaostrzyć kontrolę merytoryczną dokumentów, by ograniczyć ryzyka podatkowe i operacyjne.

Warto też mieć na uwadze jeszcze jedną kwestię: weryfikację kontrahentów. KSeF ograniczy „puste” faktury dzięki standaryzacji, centralnej ewidencji i uwierzytelnianiu wystawców, ale to nie znosi czujności. Po wejściu w życie systemu każda tradycyjna faktura od podmiotu, który powinien działać w KSeF, to potencjalny sygnał ostrzegawczy. Wyzwanie dla firm: wdrożyć jasne zasady obsługi wyjątków („kiedy akceptujemy fakturę poza KSeF”), wzmocnić weryfikację kontrahentów i dokumentować odstępstwa, by nie otworzyć furtki do nadużyć.

Wobec tego zwłaszcza po okresie przejściowym faktura przesłana poza KSeF powinna uruchomić dodatkowe kontrole (np. „no KSeF – no pay” do czasu weryfikacji). Kluczowe wyzwania to dyscyplina operacyjna: szkolenia zespołów, aktualizacja procedur i spójna komunikacja z dostawcami.

Jak więc uniknąć problemów?

• Zmapuj kontrahentów i terminy (luty vs. kwiecień 2026), wraz z listą wyjątków, oraz ustal, kiedy podmioty, z którymi współpracujesz realnie zaczną korzystać z KSeF.
• Postaw na jeden, prosty model obiegu: wystawiaj wszystkie faktury w KSeF i równolegle wysyłaj wizualizacje, by zabezpieczyć płatności lub od razu poinformuj kontrahentów, że dostaną fakturę tylko w KSeF.
• Zapewnij wyjątki oraz przygotuj systemy i zespół do tego, by nad nimi zapanować.
• Zdecyduj, czy akceptujesz faktury poza KSeF, przyjmuj nowe zasady weryfikacji (szczególnie nowych podmiotów) i wyjaśniaj z nimi przyczyny niestosowania przepisów.

To powinno pomóc odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Interesują Cię takie treści i nie chcesz, żeby Cię ominęły?
Zapraszamy do naszego newslettera!

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>