Kategoria: Bez kategorii

Delegowanie pracowników w ramach świadczenia usług wymaga szczegółowej znajomości obowiązków pracodawcy dotyczących rozliczeń podatkowych, składek ZUS oraz tego, jak interpretować prawo pracy w kontekście międzynarodowym. Przedstawiamy kluczowe regulacje obowiązujące na przełomie 2025 i 2026 roku.

 

Czym jest global mobility i delegowanie pracowników?

Global mobility to międzynarodowa mobilność kadr między różnymi lokalizacjami w ramach działalności przedsiębiorstwa. Obejmuje ona oddelegowanie pracownika za granicę, czyli tymczasowe wysłanie podwładnego do pracy w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii (EOG), gdzie zatrudniony zachowuje stosunek pracy z polskim pracodawcą i po zakończeniu okresu delegowania powraca do kraju. Inne formy to praca zdalna z zagranicy oraz kontrakty międzynarodowe.

Kluczowe znaczenie ma rezydencja podatkowa. Polski rezydent podatkowy to osoba posiadająca w Polsce ośrodek interesów życiowych (rodzina, główne dochody) lub przebywająca w Polsce dłużej niż 183 dni rocznie.

Ważne uzupełnienie: Zgodnie z praktyką, status rezydenta można nabyć nawet przed upływem 183 dni, jeśli centrum interesów życiowych (np. ognisko domowe) zostanie przeniesione do Polski. Rezydent podlega opodatkowaniu całości światowych dochodów w Polsce, podczas gdy nierezydent tylko dochodów ze źródeł polskich.

 

Oddelegowanie pracowników – rodzaje i obowiązki pracodawcy

Delegowanie krótkoterminowe i długoterminowe

Przepisy dotyczące delegowania regulują trzy dyrektywy UE: 96/71/WE, 2014/67/UE oraz (UE) 2018/957. W Polsce kluczowa jest ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

Delegowanie do 12 miesięcy wymaga zapewnienia minimalnych warunków pracy kraju przyjmującego (m.in. okresy odpoczynku, urlop, stawki za nadgodziny, BHP). Po przekroczeniu 12 miesięcy (z opcją przedłużenia do 18 miesięcy po powiadomieniu Państwowej Inspekcji Pracy), pracodawca musi stosować wszystkie warunki zatrudnienia kraju przyjmującego. Istotne jest, że okresy delegowania na to samo stanowisko sumują się, nawet jeśli wykonują je kolejni pracownicy lub gdy wysyła ich agencja pracy tymczasowej.

 

Formularz A1 – obowiązek pracodawcy

Formularz A1 potwierdza, że podczas pracy w innym kraju, pracownik podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu. Dzięki temu składki na ubezpieczenie społeczne są opłacane w Polsce przez maksymalnie 24 miesiące. Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS (eZUS) na formularzu US-3. Brak zaświadczenia skutkuje dotkliwymi sankcjami finansowymi nakładanymi przez zagraniczne organy kontrolne (np. francuskie SIPSI czy niemiecki Zollamt).

 

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) i zasada 183 dni

Umowy te określają zasady opodatkowania wynagrodzenia pracownika delegowanego. Typowo art. 15 UPO wskazuje, że wynagrodzenie opodatkowane jest w Polsce, jeśli łącznie: pracownik przebywa w kraju pracy nie dłużej niż 183 dni, wynagrodzenie wypłaca pracodawca z Polski i brak jest zakładu pracodawcy za granicą.

Uwaga na Konwencję MLI: Wiele umów (np. z Wielką Brytanią, Norwegią, Belgią) uległo zmianie. Metoda wyłączenia z progresją została w nich zastąpiona metodą proporcjonalnego odliczenia, co zmienia sposób raportowania dochodów w PIT-11 i wymaga od pracownika rozliczenia podatku w zeznaniu rocznym. Sposób liczenia 183 dni również może się różnić (rok kalendarzowy vs dowolne 12 miesięcy) – należy to sprawdzać w konkretnej umowie.

 

Diety przy delegowaniu pracowników a podróże służbowe

Diety przysługują przy podróży służbowej. W stałym oddelegowaniu pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze bez diet, chyba że umowa stanowi inaczej. Wyroki NSA z lat 2023-2024 (m.in. II FSK 270/21) orzekły, że zapewnienie transportu i zakwaterowania dla pracowników oddelegowanych nie stanowi ich przychodu.

Stawki diet za dobę podróży zagranicznej (limit zwolnienia z PIT i ZUS) na 2026 rok:

• Niemcy: 49 EUR
• Holandia: 50 EUR
• Francja: 55 EUR
• Norwegia: 450 NOK
• Szwecja: 45 EUR
• Wielka Brytania: 45 GBP

 

Zatrudnianie nierezydentów w Polsce – obowiązki płatnika

Pracodawca jako płatnik pobiera zaliczki na PIT od dochodów nierezydenta ze źródeł polskich. Jeśli praca wykonywana jest w Polsce na rzecz polskiego podmiotu, mówimy o tzw. ekonomicznym pracodawcy, co nakłada obowiązek wystawienia PIT-11.

Gdy nierezydent przedstawi certyfikat rezydencji, a umowa przewiduje opodatkowanie tylko w kraju rezydencji, pracodawca może nie pobierać zaliczek, składając formularz IFT-1R do końca lutego. Należy jednak pamiętać, że certyfikat musi być aktualny i obejmować okres uzyskiwania dochodów.

 

UoP a umowa zlecenie z nierezydentem

Przy umowie o pracę pracodawca zawsze jest płatnikiem (chyba że UPO i certyfikat zwalniają z podatku). Przy umowie zlecenia zleceniodawca pełni rolę płatnika, jeśli praca wykonywana jest na terytorium Polski. W zakresie ZUS, obywatele państw trzecich zazwyczaj wymagają odprowadzania pełnych składek, chyba że Polska zawarła z danym krajem umowę o zabezpieczeniu społecznym (np. z Ukrainą).

 

Częste błędy i ryzyka podatkowe

Do najczęstszych błędów należy:

• Niewłaściwe ustalenie rezydencji (brak weryfikacji centrum interesów życiowych).
• Stosowanie metod unikania podwójnego opodatkowania bez uwzględnienia zmian wprowadzonych przez MLI.
• Brak aktualnego certyfikatu rezydencji przy stosowaniu zwolnień.
• Zaniedbanie prowadzenia dokładnej ewidencji dni pobytu i miejsca wykonywania pracy.

 

Podsumowanie i dobre praktyki

Kluczowe obowiązki obejmują uzyskanie A1, monitorowanie okresów delegowania (12, 18, 24 miesiące) oraz prawidłowe raportowanie na drukach PIT-11 i IFT-1R. Rekomenduje się:

1. Prowadzenie szczegółowego „kalendarza podróży”.
2. Okresową weryfikację statusu rezydencji (szczególnie przy pracy hybrydowej).
3. Archiwizowanie oświadczeń pracowników o ich sytuacji osobistej.

W przypadku wątpliwości dotyczących wysyłania pracownika do pracy za granicą lub zatrudniania nierezydentów, zalecamy konsultację z doradcą podatkowym specjalizującym się w międzynarodowej mobilności pracowników.

 

Źródła:

• Dyrektywy UE 96/71/WE, 2014/67/UE, 2018/957;
• Ustawa o delegowaniu pracowników;
• Rozporządzenie UE 883/2004;
• Ustawa o PIT;
• Konwencja MLI;
• Opracowania własne ALTO 2025.

 

Stan prawny: styczeń 2026

 

CBAM to inaczej Carbon Border Adjustment Mechanism, czyli unijny mechanizm dostosowywania cen na granicach z uwzględnieniem emisji CO2. Od 1 stycznia 2026 r. wchodzi w życie pełna faza tego systemu, która nakłada na firmy sprowadzające produkty z krajów trzecich obowiązek zakupu certyfikatów CBAM w ilości odpowiadającej emisji wbudowanej. W tym przewodniku wyjaśniamy, czym jest graniczny podatek węglowy, jakie towary objęte są tą regulacją i jak przygotować się do nowych wymagań. 

Czym jest CBAM i dlaczego UE wprowadza ten system 

CBAM to instrument polityki klimatycznej Unii Europejskiej, który stanowi uzupełnienie systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (EU ETS). Mechanizm dostosowania cen na granicach ma wyrównywać koszty emisji dwutlenku węgla między producentami z Unii a producentami spoza niej. Unijny system sprawia, że importowane towary są obciążone kosztami emisji analogicznymi do tych w UE. 

Wprowadzenie CBAM wynika z potrzeby zapobiegania zjawisku, jakim jest ucieczka emisji. Unia Europejska nakłada na swój przemysł coraz bardziej rygorystyczne normy klimatyczne, co generuje dodatkowe koszty dla firm działających w UE. Bez takiego rozwiązania producenci mogliby przenosić działalność do krajów o niższych standardach ochrony środowiska lub zastępować krajową produkcję przywozem z państw trzecich. Ten mechanizm ma temu przeciwdziałać, nakładając równoważną opłatę na produkty sprowadzane spoza UE, co zapobiega ucieczce emisji gazów cieplarnianych z obszaru celnego. 

Rozporządzenie ustanawiające CBAM zostało przyjęte 10 maja 2023 roku (Rozporządzenie 2023/956). W 2025 r. Komisja Europejska doprecyzowała zasady, według których działa mechanizm dostosowywania cen na granicach z uwzględnieniem emisji CO2, wprowadzając ułatwienia zwłaszcza dla mniejszych importerów przed pełnym wdrożeniem, które nastąpiło 1 stycznia 2026 r. 

Zakres produktów objętych systemem – lista i kody CN 

System obejmuje produkty z sektorów wysokoemisyjnych. Lista towarów objętych CBAM zawiera pozycje z następujących kategorii: 

• Cement – obejmuje m.in. klinkier (kod CN 2523 10 00) oraz różne rodzaje cementu portlandzkiego. 

• Żeliwo i stal – szeroka grupa obejmująca wyroby walcowane, rury, profile oraz druty (m.in.wybrane produkty z działu CN 72 i 73). 

• Aluminium – w tym aluminium nieobrobione plastycznie, blachy, taśmy oraz folie (niektóre produktu z działu CN 76). 

• Nawozy – produkty takie jak amoniak, kwas azotowy oraz mieszanki nawozowe (kod CN 2834 21 00 i inne). 

• Energia elektryczna – przywóz energii (kod CN 2716 00 00) z krajów trzecich nieobjętych systemem ETS. 

• Wodór – sklasyfikowany pod kodem CN 2804 10 00, zarówno w stanie gazowym, jak i ciekłym. 

Zakres towarów objętych CBAM określa załącznik I do rozporządzenia. Aby sprawdzić, czy sprowadzane produkty podlegają temu systemowi, importer musi porównać kod CN z dokumentów celnych z listą w załączniku. Warto pamiętać, że towary objęte mechanizmem CBAM mogą być w przyszłości rozszerzone o kolejne grupy produktów, a obecny zakres CBAM obejmuje surowce o największym wpływie na klimat. 

Kogo dotyczy CBAM – obowiązki od 2026 roku 

CBAM dotyczy przede wszystkim firm wprowadzających na obszar celny UE produkty objęte tym systemem z krajów spoza Unii. Od 1 stycznia 2026 r. podmioty sprowadzające te wyroby są zobowiązane do uzyskania statusu upoważnionego zgłaszającego CBAM przed dokonaniem przywozu. Każdy zgłaszający CBAM musi od teraz nie tylko raportować, ale i rozliczać finansowo importowane towary. 

Firma, która planuje importować powyżej progu 50 ton rocznie, musi przejść proces uzyskania statusu upoważnionego zgłaszającego CBAM oraz składać roczne deklaracje CBAM zawierające informacje o emisjach. Nowelizacja z 2025 r. wprowadziła istotne uproszczenie – podmioty, które w danym roku kalendarzowym przywożą łącznie mniej niż 50 ton produktów objętych systemem (z wyłączeniem energii i wodoru), są częściowo zwolnione z niektórych uciążliwych obowiązków, co ułatwia funkcjonowanie mniejszych firm w ramach CBAM. 

Okres przejściowy a okres docelowy – co się zmieniło?

System CBAM był wprowadzany stopniowo. Okres przejściowy rozpoczął się 1 października 2023 r. i trwał do 31 grudnia 2025 r. W tym czasie firmy musiały składać kwartalne sprawozdania poprzez rejestr przejściowy CBAM, ale bez konieczności zakupu certyfikatów CBAM. Dostęp do rejestru przejściowego CBAM był kluczowy dla nauki raportowania danych o emisji gazów cieplarnianych. 

Od 2026 r. rozpoczyna się okres docelowy. Zmienia się charakter obowiązków CBAM – z czysto sprawozdawczych na finansowe. Importerzy będą musieli nabywać certyfikaty CBAM w ilości odpowiadającej emisji wbudowanej w produkty sprowadzane z krajów trzecich. KOBiZE pełni w tym procesie rolę organu nadzorczego na rynku polskim, weryfikując raporty CBAM. 

Certyfikaty CBAM – cena, zakup i umarzanie 

W ramach mechanizmu CBAM podmioty rozliczają emisje poprzez zakup certyfikatów CBAM w ilości odpowiadającej emisjom wbudowanym. Cena certyfikatów CBAM jest powiązana ze średnią ceną aukcyjną uprawnień do emisji w systemie EU ETS. Podmiot musi dostosowywać stan posiadania certyfikatów do wielkości przywozu. 

Zakupu certyfikatów CBAM w ilości niezbędnej do pokrycia emisji dokonuje się za pośrednictwem platformy unijnej. Portal unijny dla zgłaszających (Authorised Declarant Portal), na którym docelowo będą rozliczane certyfikaty, znajduje się pod adresem: 👉 https://cbam.ec.europa.eu/authorised-declarant 

Przepisy wymagają, aby zgłaszający posiadał na koniec każdego kwartału określoną liczbę certyfikatów na swoim koncie. Mechanizm ten zapewnia stały wpływ środków na cele klimatyczne UE. 

 

Mimo że pełna faza CBAM weszła w życie 1 stycznia 2026 r., to fizyczny zakup certyfikatów przez portal jeszcze nie ruszył. Według aktualnych przepisów: 

• Rok 2026: To czas na gromadzenie danych o emisjach i import na podstawie uzyskanego (lub procedowanego) statusu upoważnionego zgłaszającego. 

• 1 lutego 2027 r.: To oficjalna data rozpoczęcia sprzedaży certyfikatów CBAM na platformie. 

• 30 września 2027 r.: To ostateczny termin na złożenie pierwszej rocznej deklaracji i umorzenie certyfikatów za cały rok 2026. 

 

Raporty i składanie rocznych deklaracji CBAM 

System raportowania CBAM zmienia się wraz z przejściem do fazy płatnej. Zamiast sprawozdań kwartalnych obowiązuje składanie rocznych deklaracji CBAM do 30. września każdego roku za rok poprzedni. Każde sprawozdanie CBAM musi zawierać precyzyjne dane o tym, jaka emisja została wytworzona przy produkcji. 

Prawidłowo przygotowana deklaracja CBAM obejmuje łączną ilość towarów, emisje wbudowane oraz informację o cenie węgla zapłaconej w kraju pochodzenia. CBAM składa się z wielu elementów, a rzetelne raportowanie CBAM jest kluczowe, aby uniknąć kar finansowych nakładanych przez unijny organ. 

CBAM w Polsce – implementacja i rola organów krajowych 

Projekt ustawy wdrażającej mechanizm CBAM w Polsce dostosował krajowe przepisy do wymogów UE. Wdrożenia mechanizmu CBAM w Polsce pilnuje administracja celna oraz KOBiZE. Każdy importer musi wiedzieć, kogo dotyczy obowiązek i jak uzyskać status upoważnionego zgłaszającego CBAM przez portal PUESC. 

W ramach mechanizmu CBAM firmy w Polsce muszą prowadzić szczegółową ewidencję, która pozwoli na poprawne rozliczenie podatku węglowego na granicach. Wprowadzenie CBAM to wyzwanie logistyczne, ale i szansa na większą przejrzystość w zakresie ochrony środowiska w całym łańcuchu dostaw. 

FAQ: Najczęściej zadawane pytania 

Co to jest CBAM?  

CBAM to mechanizm dostosowywania cen na granicach z uwzględnieniem emisji CO2, mający zapobiegać ucieczce emisji gazów cieplarnianych.  

Kogo dotyczy ten mechanizm?  

CBAM dotyczy importerów towarów wysokoemisyjnych z krajów spoza UE, takich jak stal, aluminium czy cement.  

Gdzie składa się raporty CBAM?  

Wszystkie formalności, w tym składanie deklaracji, odbywają się przez dedykowany system CBAM dostępny dla zarejestrowanych podmiotów.  

 

Źródła: 

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/956 z dnia 10 maja 2023 r. 
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/2083 z dnia 8 października 2025 r. 
3. Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami – materiały informacyjne. 
4. ALERT CBAM – Nowe obowiązki dla importerów i przemysłu w Polsce

 

 

 

Artykuł zaktualizowano: styczeń 2026 r. 

Pod koniec grudnia na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano kolejną, trzecią już wersję projektu „dużej” nowelizacji dotyczącej m.in. przepisów o raportowaniu schematów podatkowych (MDR) [LINK].

Przypominamy, że zgodnie z projektowanymi zmianami m.in.:

✅ uchylony zostanie obowiązek raportowania schematów krajowych,

✅ wprowadzone zostaną nowe oraz zostaną zmodyfikowane już istniejące definicje stosowane w przepisach o MDR,

✅ przewidziano istotne zmiany w zakresie proceduralnego sposobu zgłaszania schematów.

Co ważne, termin wejścia w życie planowanych zmian został po raz kolejny przesunięty – tym razem na 1 października 2026 r. 

Zostaje więc trochę więcej czasu, aby się przygotować do zmian i zaktualizować wewnętrzne procedury. 

W ramach ALTO trzymamy rękę na pulsie i o dalszych, istotnych krokach w ramach prac nad nowelizacją będziemy informować na bieżąco.

W ostatnich dniach pojawiły się istotne sygnały dotyczące planowanej reformy Państwowej Inspekcji Pracy, która była jednym z tzw. kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy.

Premier Donald Tusk poinformował o zakończeniu prac nad reformą w dotychczasowym kształcie, wskazując, że proponowane rozwiązania nadmiernie wzmacniały kompetencje organów kontrolnych i nie uwzględniały w wystarczającym stopniu woli osób wykonujących pracę. Jednocześnie Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziała kontynuację prac nad zmienioną wersją regulacji, której celem ma być ograniczenie nadużyć w zakresie tzw. „umów śmieciowych”.

Oznacza to, że mimo wstrzymania obecnej wersji projektu, temat reformy PIP nie został definitywnie zamknięty i pozostaje elementem szerszej agendy rządowej oraz zobowiązań KPO. Na tym etapie kierunek dalszych prac legislacyjnych pozostaje niepewny.

 

Co istotne z perspektywy przedsiębiorców – niezależnie od losów reformy:

✅ organy takie jak PIP, ZUS i KAS już dziś współpracują i wymieniają informacje w celu typowania podmiotów do kontroli,

✅ PIP zachowuje prawo do wszczynania kontroli m.in. na podstawie skarg osób wykonujących pracę na umowach cywilnoprawnych,

✅ obowiązujące przepisy umożliwiają reklasyfikację umów B2B lub innych umów cywilnoprawnych na umowy o pracę, jeżeli sposób ich realizacji spełnia przesłanki stosunku pracy.

W naszej ocenie, niezależnie od bieżących zawirowań legislacyjnych, od 2026 r. należy spodziewać się zwiększonego zainteresowania organów kontrolnych modelem współpracy B2B, w szczególności w organizacjach korzystających z takich umów na większą skalę.

 

Dlatego rekomendujemy, aby firmy już teraz rozważyły:

✅ przegląd treści umów B2B i innych umów cywilnoprawnych,

✅ analizę praktyki ich wykonywania (procesów, zakresu podporządkowania, sposobu rozliczeń),

✅ ocenę spójności dokumentacji kontraktowej z rzeczywistym modelem współpracy.

Takie działania pozwalają nie tylko ograniczyć ryzyka regulacyjne, ale również uporządkować modele współpracy w sposób bezpieczny i przewidywalny biznesowo.

Polska stoi u progu cyfrowej rewolucji w fakturowaniu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmieni sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają i odbierają dokumenty sprzedażowe. Choć system działa już dobrowolnie od 2022 roku, od 1 lutego 2026 stanie się obowiązkowe dla największych firm, a KSeF od 1 kwietnia 2026 obejmie wszystkich pozostałych podatników. Ministerstwo Finansów potwierdza, że terminy te są ostateczne – prace techniczne postępują zgodnie z planem, a faktury KSeF wejdą w życie mimo apeli środowiska księgowych i przedsiębiorców o kolejne przesunięcie. W tym przewodniku wyjaśnimy, czym jest KSeF i do czego służy, jak działa krajowy system e-faktur oraz odpowiemy na najczęstsze pytania przedsiębiorców przed wdrożeniem KSeF.

 

Co to jest KSeF? Definicja i podstawy systemu

KSeF to ogólnopolska platforma teleinformatyczna zarządzana przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System KSeF umożliwia przedsiębiorcom wymianę elektronicznych dokumentów w ustandaryzowanym formacie XML, eliminując tradycyjne faktury papierowe oraz różnorodne formy e-faktur. KSeF posiada funkcje weryfikacji zgodności faktur KSeF z określonym wzorem, oznaczania ich unikalnym numerem identyfikacyjnym oraz bezpiecznego archiwizowania przez dekadę.

 

Faktura KSeF – nowy, ustrukturyzowany standard

Faktura w KSeF to faktura ustrukturyzowana – dokument w formacie XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3) określoną przez Ministerstwo Finansów.   Każda faktura wystawiona w KSeF będzie mieć przydzielony numer KSeF, który zostanie nadany przez system automatycznie. Co istotne, identyfikator nadawany przez platformę, nie zastąpi numeru faktury nadawanego przez wystawcę, ale będzie funkcjonować jako dodatkowy element identyfikacyjny w ramach systemu.

Obowiązek korzystania z KSeF wpisuje się w unijną inicjatywę VAT in the Digital Age (ViDA), której celem jest cyfryzacja i uszczelnienie rozliczeń VAT w całej Unii Europejskiej. Podobne systemy funkcjonują już we Włoszech, Rumunii i innych krajach członkowskich, choć wiele z nich przesuwa terminy implementacji – niedawno Łotwa odroczyła swój system do stycznia 2028 roku.

 

Jak działa Krajowy System e-Faktur? Mechanizm wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF

Przepływ faktury w KSeF – od wystawienia do archiwizacji

Proces wystawiania i przesyłania faktur KSeF różni się fundamentalnie od tradycyjnego fakturowania. Wystawca nie przesyła dokumentu bezpośrednio do nabywcy – faktura wysłana do KSeF trafia najpierw na rządową platformę, gdzie podlega walidacji. System weryfikuje zgodność pliku XML faktury z wzorem logicznym, a po pozytywnej kontroli przydziela numer KSeF i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dopiero wtedy dokument staje się fakturą wystawioną w KSeF. KSeF umożliwia automatyczne przetwarzanie danych, co w czasie rzeczywistym usprawnia księgowanie i eliminuje ryzyko błędów manualnych.

Odbiorca nie otrzymuje faktury mailem ani kurierem – musi zalogować się do KSeF lub pobrać dokument automatycznie przez zintegrowane oprogramowanie księgowe. Wszystkie faktury KSeF przechowywane są w chmurze przez 10 lat, co eliminuje konieczność własnej archiwizacji i chroni przed utratą dokumentów. To jedna z kluczowych funkcjonalności systemu, która odróżnia faktury KSeF od poprzednich rozwiązań fakturowania elektronicznego.

 

Jak wystawić fakturę w KSeF? Dostępne opcje

Przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury KSeF na dwa podstawowe sposoby. Pierwszy to wykorzystanie bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF (wersja 2.0 dostępna od lutego 2026), która umożliwia wystawienie faktury bezpośrednio w systemie bez dodatkowych narzędzi. Drugie rozwiązanie polega na zakupie i wykorzystaniu systemu księgowego z integracją z KSeF wykorzystującą API KSeF 2.0, co pozwala na masowe przesyłanie faktur KSeF wprost z programu firmowego.

Wystawianie e-faktur w KSeF może odbywać się w trybie interaktywnym (pojedyncze dokumenty) lub wsadowym (masowe wystawianie i przesyłanie faktur). W przypadku awarii KSeF po stronie podatnika np. z powodu braku dostępu do internetu przewidziano tryb awaryjny offline24, który umożliwia wystawianie faktur poza systemem z późniejszym przesłaniem ich do KSeF następnego dnia roboczego. Gdy wystąpi awaria KSeF po stronie administracji skarbowej, wystawca może dosłać dokumenty w określonym terminie (1 lub 7 dni) po przywróceniu działania systemu bez żadnych konsekwencji prawnych.

Uwierzytelnienie – klucz do dostępu do KSeF

Dostęp do KSeF wymaga zastosowania jednej z metod uwierzytelnienia: Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność), kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (spółki), tokenu KSeF (ważnego tylko do końca 2026 roku) lub certyfikatu KSeF. Tokeny i certyfikaty są metodami dedykowanymi dla automatyzacji – połączenia używanych systemów informatycznych z KSeF. Spółki, które nie korzystają z pieczęci elektronicznej, potrzebują zgłosić reprezentanta przez formularz ZAW-FA, aby umożliwić nadanie konkretnym osobom uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. To istotne szczególnie dla biur rachunkowych, które potrzebują korzystać z KSeF w imieniu wielu klientów jednocześnie.

 

Kiedy KSeF wejdzie w życie? Harmonogram obligatoryjnego systemu

Obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony etapami zgodnie z ustawą podpisaną przez Prezydenta 27 sierpnia 2025 roku. Ministerstwo Finansów w grudniu 2025 roku jednoznacznie potwierdza brak planów odroczenia terminów – faktury KSeF od 1 lutego 2026 dla firm, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł, następnie wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa objęte zostaną obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026. Mikroprzedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku, jeśli ich łączna miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto. Sankcje i pełny obowiązek stosowania faktur KSeF bez wyjątków zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Okres przejściowy – ulgi do końca 2026

Ustawodawca przewidział szereg ułatwień w początkowym okresie. Przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać tradycyjne faktury papierowe z kas fiskalnych do kwoty 450 zł z NIP nabywcy. Do końca grudnia 2026 nie będą również nakładane kary za błędy w fakturowaniu w KSeF, co daje czas na naukę i dostosowanie procedur. Istotne, że od 1 lutego 2026 wszyscy przedsiębiorcy – niezależnie od tego, kiedy sami zaczną wystawiać faktury KSeF – będą zobowiązani do odbioru dokumentów od kontrahentów już korzystających z systemu. To często pomijany aspekt wdrożenia KSeF, który wymaga przygotowania firm już na luty, nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur dotyczy ich dopiero od kwietnia.

 

Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF?

KSeF dotyczy praktycznie wszystkich podatników prowadzących działalność w Polsce. Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje czynnych podatników VAT w transakcjach B2B, podatników zwolnionych z VAT (jeśli wystawiają faktury), spółki wszystkich form prawnych, przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz jednostki samorządu terytorialnego. System KSeF obejmuje również niektórych przedsiębiorców zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli sprzedaż realizowana jest przez to miejsce.

Faktury KSeF dla konsumentów – osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – pozostają dobrowolne. Wystawca może zdecydować, czy fakturę B2C wystawić w KSeF, czy w tradycyjny sposób. W przypadku wystawienia faktury w KSeF, przedsiębiorca musi jednak uzgodnić z konsumentem sposób przekazania faktury. Wystawienie poza KSeF dotyczy również niektórych specyficznych dokumentów, takich jak bilety jednorazowe czy faktury za przejazdy autostradowe. Rolnicy ryczałtowi mogą korzystać z systemu dopiero po złożeniu odpowiedniego oświadczenia w KSeF. Jeśli polski podatnik wystawia fakturę kontrahentowi zagranicznemu bez polskiego NIP, musi ją wystawić w KSeF, ale dodatkowo udostępnić nabywcy poza systemem w formie wizualnej – najczęściej jako PDF z kodem QR umożliwiającym weryfikację autentyczności dokumentu.

 

FAQ – KSeF – najczęstsze pytania i odpowiedzi

 

Czym są faktury KSeF i czy zastąpią tradycyjne faktury?

Faktury KSeF to ustrukturyzowane dokumenty XML wystawiane przez Krajowy System e-Faktur – rządową platformę teleinformatyczną zarządzaną przez Ministerstwo Finansów. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych czy PDF-ów, faktury KSeF muszą być zapisane w określonym formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3) i przejść weryfikację w systemie przed uzyskaniem mocy prawnej. Od 1 lutego 2026 roku (dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł) oraz od 1 kwietnia 2026 roku (dla pozostałych podatników) faktury KSeF powinny stać się docelową formą dokumentów sprzedażowych w transakcjach B2B. System zapewnia automatyczną archiwizację przez 10 lat i nadaje każdemu dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO).

 

Co z fakturami KSeF dla firm zagranicznych?

Wszystkie faktury KSeF od 1 lutego lub kwietnia 2026 muszą być wystawiane również dla kontrahentów zagranicznych, jeśli transakcja podlega polskim przepisom VAT. Jednak gdy nabywca nie ma dostępu do polskiego systemu, sprzedawca zobowiązany jest dodatkowo przekazać wizualizację faktury z kodem QR. Od 1 stycznia 2027 roku wprowadzony zostanie także obowiązek wykorzystania numeru KSeF w przelewie przy płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności.

 

Czy odbiorca MUSI pobrać fakturę z systemu?

Nie. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wystawienia, nie odbioru. Nabywca może odliczyć VAT nawet bez logowania do systemu, jeśli otrzyma wizualizację faktury KSeF w innej formie od kontrahenta. Jednak automatyczne pobieranie faktur przez zintegrowany z KSeF program księgowy znacznie ułatwia księgowanie i eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 może być pomocna dla mniejszych firm, które nie dysponują zaawansowanym oprogramowaniem.

 

Jak działa tryb awaryjny offline24?

Gdy wystąpi awaria KSeF po stronie podatnika np. przedsiębiorca straci dostęp do internetu, może skorzystać z trybu offline24. To rozwiązanie wymaga wcześniejszego pobrania specjalnego certyfikatu KSeF z systemu. Faktury KSeF wystawione w tym trybie muszą zostać przesłane do systemu następnego dnia roboczego. System nie służy jednak do długotrwałego fakturowania poza platformą – to jedynie zabezpieczenie awaryjne.

 

Czy system KSeF zastępuje JPK_VAT?

Nie, to dwa odrębne narzędzia. KSeF nie służy do rozliczania podatku VAT – to platforma do wystawiania i przesyłania faktur. Podatnicy nadal będą składać deklaracje JPK_V7, choć przyszłościowo funkcjonalności KSeF mogą uprościć ten proces poprzez automatyczne wypełnianie danych z faktur KSeF zarejestrowanych w systemie. Administracja skarbowa będzie miała jednak pełen wgląd w transakcje dzięki centralizacji danych fakturowych.

 

Jakie są sankcje za niewdrożenie systemu?

Sankcje za brak wystawiania faktur KSeF mogą wynosić 100% podatku VAT wykazanego na fakturze lub 18,7% wartości należności ogółem za każdy niewystawiony lub nieprawidłowo wystawiony dokument. Kary finansowe zaczną jednak obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF w ramach przewidzianych wyjątków bez żadnych konsekwencji finansowych – to okres przejściowy bez kar, który ma dać firmom czas na wdrożenie systemu i nauczenie się nowych procedur.

 

Korzyści z wdrożenia KSeF dla przedsiębiorców

Mimo początkowych obaw związanych z przejściem na nowy system, Krajowy System e-Faktur niesie wymierne korzyści. Automatyzacja obiegu dokumentów oznacza, że faktury KSeF trafiają do odbiorcy niemal natychmiast po zatwierdzeniu przez system. Darmowa archiwizacja eliminuje koszty własnego przechowywania dokumentów – KSeF posiada wbudowaną chmurę przechowującą faktury przez dekadę. Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na szybszy zwrot VAT – skrócenie z 60 na 40 dni dla podatników stosujących system. Każda faktura ma nadany numer KSeF i jest trwale zarejestrowana, co eliminuje ryzyko zagubienia czy zniszczenia dokumentu. UPO potwierdza przyjęcie dokumentu przez Ministerstwo Finansów, zapewniając pewność dostarczenia. System zwiększa również zaufanie w relacjach B2B dzięki weryfikowalności każdej faktury KSeF w czasie rzeczywistym oraz ogranicza możliwości oszustw podatkowych poprzez centralną rejestrację wszystkich transakcji.

 

Jak przygotować firmę do KSeF przy płatnościach i fakturowaniu?

Przygotowanie do systemu wymaga przemyślanej strategii. Pierwszy krok to sprawdzenie, czy firma podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego czy kwietnia 2026 – to zależy od wysokości obrotów w 2024 roku. Następnie należy wybrać formę uwierzytelnienia – najwygodniejszym rozwiązaniem dla osób fizycznych jest Profil Zaufany, podczas gdy spółki powinny rozważyć pozyskanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, czyli certyfikatu KSeF.

Kluczowe znaczenie ma weryfikacja, czy obecne oprogramowanie księgowe obsługuje integrację z KSeF poprzez API KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe Demo, gdzie można przetestować wystawianie faktur KSeF bez ryzyka błędów w produkcji. Warto skorzystać z darmowych szkoleń oferowanych przez urzędy skarbowe w ramach cyklu „Środy z KSeF” – ostatnie odbywają się w grudniu 2025 roku. Zespół księgowy lub współpracujące biuro rachunkowe muszą być przeszkolone w zakresie fakturowania w KSeF oraz procedur awaryjnych. Z kontrahentami należy ustalić zasady przekazywania wizualizacji faktur KSeF, szczególnie gdy są to podmioty zagraniczne wymagające dokumentów poza systemem. Warto również przygotować procedury awaryjne na wypadek awarii – pobrać wcześniej certyfikaty dla trybu offline24 i upewnić się, że kluczowi pracownicy wiedzą, jak wystawić fakturę w KSeF w sytuacjach nietypowych.

 

Podsumowanie – KSeF w związku z przyszłością polskiego biznesu

Krajowy System e-Faktur to nieunikniona przyszłość polskiego biznesu. Faktury KSeF wejdą etapowo już za dwa miesiące, dlatego warto rozpocząć przygotowania już dziś. Testowanie w wersji dobrowolnej pozwoli uniknąć problemów, gdy obowiązkowy KSeF stanie się rzeczywistością w lutym i kwietniu 2026. Ministerstwo Finansów jednoznacznie potwierdza brak planów kolejnych odroczeń terminów – mimo apeli środowiska księgowych i przedsiębiorców, implementacja systemu postępuje zgodnie z przyjętym harmonogramem.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że korzystanie z KSeF na podstawie właściwego uwierzytelnienia będzie konieczne nie tylko do wystawiania, ale także do odbierania faktur od kontrahentów. System obejmuje znacznie więcej niż samo wystawienie faktury – to kompleksowa zmiana w procesach księgowych wymagająca integracji systemów IT i przeszkolenia zespołów w zakresie obsługi faktur KSeF.

 

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu firmy do nowych przepisów?

Eksperci ALTO pomogą Ci bezpiecznie przejść przez wdrożenie KSeF i odpowiedzą na wszystkie pytania dotyczące praktycznego korzystania z systemu faktur KSeF w Twojej organizacji. Skontaktuj się z nami, aby zapewnić płynne wdrożenie systemu i uniknąć problemów w kluczowym momencie transformacji cyfrowej polskiego fakturowania.

 

Zobacz nasze inne wpisy z serii o KSeF:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>