Autor: kancelaria

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadzająca pracę zdalną staje się rzeczywistością – Sejm przyjął w dniu 13 stycznia 2023 roku Ustawę z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw bez uwzględniania zmian Senatu, która oczekuje już tylko na podpis Prezydenta.

Jakie kluczowe zmiany wprowadza nowelizacja?

Podstawową i najważniejszą zmianą, którą wprowadza nowelizacja, jest usystematyzowanie pracy zdalnej i wprowadzenie tego pojęcia do Kodeksu Pracy. Dotychczasowe zasady pracy zdalnej pracodawcy opierali bowiem na przepisach o telepracy oraz regulacjach covidowych. W związku z powszechnością stosowania pracy zdalnej ustawodawca wprowadza do Kodeksu Pracy rozwiązania, które na stałe pozwolą pracodawcom oferować taki sposób świadczenia pracy przez pracownika.

Rozwiązania te przewidują między innymi:

• możliwość stałego świadczenia przez pracownika pracy w całości lub częściowo w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania,
• możliwość okazjonalnego świadczenia przez pracownika pracy zdalnej, na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni kalendarzowych w roku.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy?

Pracodawcy będą musieli dokonać rewizji dotychczasowych zasad wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Niezbędnym może okazać się wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej oraz dostosowania dotychczasowych zasad i warunków oferowanych w tym zakresie pracownikom. Nowa regulacja nakłada bowiem na pracodawców liczne, nowe obowiązki dotyczące między innymi:

• Określenia zasad wykonywania pracy zdalnej (w formie porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu skonsultowanego z przedstawicielami pracowników, porozumienia z pracownikiem).
• Ponoszenia przez pracodawcę kosztów wykonywania pracy zdalnej oraz określenia zasad zwrotu tych kosztów (w tym kosztów energii elektrycznej, dostępu do sieci telekomunikacyjnej).
• Ustalenia procedur ochrony danych osobowych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
• Sporządzenia indywidulanej, bądź uniwersalnej (dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) oceny ryzyka zawodowego przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej.
• Sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Wyzwaniem jest również termin wejścia w życie nowych przepisów – ustawa przewiduje ich wprowadzenie w terminie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia Ustawy.

Jak możemy Państwu pomóc?

Nowe zmiany w Kodeksie Pracy mogą stanowić wyzwanie dla pracodawców, w szczególności w zakresie przygotowania kompletnej dokumentacji związanej z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej.

Ważnym aspektem może być obowiązek wspierania pracownika zdalnego poprzez pokrywanie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Warto szczególnie zadbać o bezpieczne i prawidłowe wdrożenie i zaadresowanie tych kwestii, ponieważ koszty ponoszone przez pracodawcę w tym zakresie będą mogły nie stanowić przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co może zwiększać atrakcyjność tej formy zatrudniania.

W przypadku pracy zdalnej z zagranicy, czy to obecnie trwającej czy planowanej, rekomendujemy kontakt z nami w celu przeanalizowania skutków takiej pracy dla pracodawcy/pracownika z perspektywy podatkowej oraz ZUS.

Zespół ekspertów ALTO pomoże Państwu w zrozumieniu i opracowaniu odpowiednich regulacji. Jesteśmy przygotowani oraz otwarci na spotkania, aby poznać model funkcjonowania Państwa jako pracodawców, odpowiednio zastosować przepisy do Państwa potrzeb oraz rozwiać wszelkie wątpliwości związane z nową problematyką.

Niezależnie od powyższego informujemy również, że uchwalona Ustawa zawiera także postanowienia dotyczące zasad przeprowadzania przez pracodawcę prewencyjnej kontroli trzeźwości lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, w sytuacji gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia. W razie potrzeby również w tym  zakresie ALTO pozostaje do Państwa dyspozycji.

Zachęcamy do kontaktu z ekspertami ALTO.

Chociaż formularz PIT-2 wiele osób pamięta jeszcze jako prosty, półstronicowy druk, to w związku z licznymi reformami Polskiego Ładu w znacznym stopniu ewoluował. Na tyle, że pod koniec roku Ministerstwo Finansów wydało do niego 30 stronicowe objaśnienia.

Co warto o nim wiedzieć?

1. Nie jest to już tylko „oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

2. Teraz na 3-stronicowym formularzu zebrano wszystkie oświadczenia i wnioski, które mogą wpłynąć na wysokość miesięcznych zaliczek na PIT – z pomocą nowego PIT-2 można teraz m.in.:

• zgłosić zamiar rozliczenia podatku wraz z małżonkiem bądź jako osoba samotnie wychowujące dziecko,
• zawnioskować o stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (dotyczy to pracowników dojeżdżających z innej miejscowości),
• zawnioskować o stosowanie ulgi na powrót, ulgi dla rodziców mających czwórkę (lub więcej) dzieci lub ulgi dla pracujących seniorów,
• zrezygnować z ulgi dla młodych,
• zrezygnować z pracowniczych bądź autorskich kosztów uzyskania przychodów,
• zawnioskować o niepobieranie zaliczek na podatek (jeśli spodziewany roczny dochód nie przekroczy 30 tys. zł).

3. Nowy PIT-2 można złożyć do więcej niż jednego płatnika – nowe przepisy pozwalają, by formularz złożyć jednemu, dwóm lub maksymalnie trzem płatnikom, odpowiednio dzieląc między nich ułamkowe części kwoty zmniejszającej podatek – ta kwota wynosi 3,6 tys. zł rocznie. Jeśli podatnik ma więcej niż jedną umowę, to z pomocą PIT-2 może zawnioskować odrębnie do każdego z płatników o podzielenie ww. kwoty i pomniejszanie miesięcznej zaliczki odpowiednio o 150 albo 100 zł (przy czym łączna kwota w miesiącu nie może przekraczać 300 zł).

4. Poza pracownikami, możliwość jego złożenia zyskały również m.in. osoby wykonujące umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontrakty menedżerskie bądź pełniące funkcję członka zarządu na podstawie uchwały.

5.  W poprzednich latach PIT-2 można było złożyć „przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym” – teraz druk można będzie złożyć w dowolnym momencie w trakcie roku.

6. Płatnik powinien uwzględnić oświadczenie lub wniosek podatnika możliwie na bieżąco, ale najpóźniej od następnego miesiąca.

7. Jeśli ktoś złożył w ubiegłych latach PIT-2 i nie chce nic zmieniać – ani zawnioskować o nic nowego dostępnego w nowej wersji formularza – jego oświadczenie pozostaje nadal ważne w 2023 r.

8. Jak można wyczytać w przewodniku opracowanym przez MF, płatnik nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe pobranie zaliczki, jeśli jest to spowodowane zastosowaniem się do złożonego przez podatnika oświadczenia.

9. Ostateczne rozliczenie i tak następuje w zeznaniu rocznym – resort finansów w objaśnieniach informuje też, że „niepobieranie zaliczek w trakcie roku lub pobieranie ich w niższej (wyższej) wysokości nie zwalnia z rozliczenia rocznego oraz uiszczenia kwoty do zapłaty, która z niego wynika”.

10. Urzędowy wzór PIT-2 nie jest obowiązkowy (podatnicy mogą wypełnić go w formie opracowanej w danej firmie – np. w systemie kadrowo-płacowym), ale jeśli zatrudniony zdecyduje się skorzystać z oficjalnego wzoru, spółka nie może odmówić jego przyjęcia…

Personal Tax Services – kompleksowe wsparcie dla pracodawców

Doradcy ALTO w ramach zespołu Personal Tax Services pomagają klientom skutecznie stawiać czoła wszelkim wyzwaniom związanym z zarządzaniem kapitałem ludzkim – czyli tym, co jest najcenniejsze w każdej firmie. Specjalizują się w obszarze podatków osobistych, ubezpieczeń społecznych i doradztwa dla pracodawców. Wspierają firmy m.in. w takich obszarach, jak: wprowadzanie i audytowanie elastycznych form wynagradzania, pracy zdalnej (w tym, tej wykonywanej z zagranicy), doradztwo w zakresie rozliczania wszelkiego rodzaju dochodów z zagranicy i związanych z transgraniczną mobilnością pracowników, a także projektowanie i opiniowanie programów motywacyjnych.

Zapraszamy do kontaktu!

W razie ewentualnych wątpliwości merytorycznych bądź stricte praktycznych co do postępowania z formularzem PIT-2, których w praktyce może pojawić się wiele, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszymi ekspertami. Chętnie odpowiedzą na wszelkie pytania związane z tematyką alertu a także z szeroko pojętymi kwestiami pracowniczymi.

W związku ze zbliżającym się terminem na wystawienie PIT-11, chcielibyśmy zwrócić w szczególności uwagę na temat opodatkowania Ukraińców, dla których, pomimo wcześniejszych zapowiedzi, nie zostaną wprowadzone szczególne wyłączenia podatkowe. W konsekwencji będą podlegać pod standardowe przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe.

W praktyce może się więc okazać, że większość osób przybyłych do Polski po wybuchu wojny powinna zarejestrować się, płacić PIT/ZUS, a na koniec również składać zeznania roczne – na tych samych zasadach co obywatele Polski. Dla płatników w Polsce jest to niezwykle ważna informacja, gdyż może spowodować niespodziewane wcześniej dodatkowe obowiązki raportowe. 

Termin na złożenie informacji PIT-11 za 2022 rok do urzędów skarbowych mija 31 stycznia 2023 r. (wtorek). Pracodawca jako płatnik powinien w nich uwzględnić m.in.: 

• właściwą rezydencję podatkową osoby, dla której wystawiana jest informacja PIT-11
  (czyli przeprowadzić własną analizę miejsca zamieszkania dla celów podatkowych),
• prawidłową alokację dochodu (w przypadkach, gdy część wynagrodzenia powinna podlegać opodatkowaniu również za granicą, np. w Ukrainie),
• odpowiedni zakres danych osobowych i adres zamieszkania.

Mając na uwadze powyższe, a także wprowadzane w trakcie roku kolejne nowelizacje tzw. „Polskiego Ładu”, płatnicy powinni zatem zadbać o odpowiednie odzwierciedlenie/uwzględnienie m.in.:

• możliwie szerszej grupy osób, dla których takie informacje PIT-11 należy wystawić, w związku realokacją/zatrudnianiem osób z Ukrainy i potencjalnym ryzykiem zaistnienia obowiązków podatkowych dla tych osób w Polsce,
• nowych ulg podatkowych (jak np. ulga na powrót, ulga dla dużych rodzin, ulga dla pracujących seniorów),
• zmienianych w trakcie roku przepisów podatkowych (nowa skala podatkowa, kwota zmniejszająca podatek) i
• skomplikowanych zasad naliczania zaliczek na podatek.

Dodatkowo warto pamiętać o tym, że niezależnie od rezydencji podatkowej (którą przykładowo Ukraińcy mogli nabyć już w Polsce – wskutek przekroczenia 183 dni pobytu lub przeniesienia centrum interesów życiowych do Polski), opodatkowaniu w Polsce mogą podlegać także Ukraińcy świadczący zdalnie z Polski pracę na rzecz podmiotów Ukraińskich. Trzeba również pamiętać, że wykonywanie pracy na terytorium Polski może się wiązać z obowiązkami w zakresie ZUS. 

Jak możemy pomóc? 

Chętnie przeanalizujemy aktualną sytuację Spółki i zatrudnionych/współpracujących z nią cudzoziemców i zarekomendujemy działania z uwzględnieniem potrzeb Państwa biznesu.

Co to przyniesie dla Państwa? 

Zadbamy o zgodność rozliczeń z obowiązującym prawem (tam, gdzie będzie to możliwe, przy jak najmniejszym obciążeniu dla Spółki), ograniczymy ewentualne ryzyko reputacyjne i polepszymy wizerunek Spółki, jako podmiotu wspierającego działania społeczne wpisujące się w pomoc cudzoziemcom.

Zachęcamy do bezpośredniego kontaktu, jeśli w tym gorącym okresie potrzebowaliby Państwo naszego wsparcia w tym obszarze.