Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej: kto je zatwierdza, gdzie je złożyć i w jakim terminie?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej odpowiada Zarząd Fundacji w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (w okresie Fundacji Rodzinnej w organizacji odpowiada Fundator/Fundatorzy), a zatwierdza sprawozdanie finansowe zgromadzenie beneficjentów w ciągu 6 miesięcy. Zatwierdzone sprawozdanie składa się w ciągu 15 dni do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, a nie do KRS. Poniżej opisujemy cały proces krok po kroku, z dokumentami i terminami.

Jakie sprawozdanie finansowe sporządza fundacja rodzinna?

Fundacja rodzinna sporządza roczne sprawozdanie finansowe na zasadach ustawy o rachunkowości, bo jest osobą prawną. Ustawa o fundacji rodzinnej nie tworzy odrębnego wzoru sprawozdania. Zakres sprawozdania zależy od wielkości fundacji i od tego, czy podlega ono badaniu.

Elementy sprawozdania

Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe obejmuje:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informację dodatkową, czyli wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Fundacja, która nie jest jednostką mikro ani małą, dołącza dodatkowo zestawienie zmian w funduszu własnym i rachunek przepływów pieniężnych (art. 45 ust. 3). Od 2025 r. obowiązek ten nie zależy już od tego, czy sprawozdanie podlega badaniu. Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f).

Czy fundacja rodzinna może skorzystać z uproszczeń dla jednostek mikro i małych?

Forma prawna fundacji rodzinnej sama w sobie nie wyklucza uproszczeń dla jednostek mikro i małych. O możliwości skorzystania z nich decydują kryteria z art. 3 ustawy o rachunkowości: suma aktywów, przychody i zatrudnienie. Trzeba też sprawdzić, czy nie zachodzi któreś z ustawowych wyłączeń.

Dlatego możliwość uproszczeń warto sprawdzać co roku, na podstawie danych za poprzedni rok obrotowy. Przyjęte rozwiązanie powinno znaleźć się w polityce rachunkowości fundacji.

Czy fundacja rodzinna sporządza sprawozdanie z działalności?

Co do zasady nie. Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności wynika z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek tam wymienionych, przede wszystkim spółek. Sam status fundacji rodzinnej takiego obowiązku nie tworzy.

Wyjątkiem jest likwidacja. Zgodnie z art. 97 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej likwidatorzy po każdym roku obrotowym składają zgromadzeniu beneficjentów sprawozdanie ze swojej działalności oraz sprawozdanie finansowe.

Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej?

Za sporządzenie sprawozdania odpowiada zarząd fundacji jako kierownik jednostki (w trakcie okresu „w organizacji” wtedy to Fundator/Fundatorzy). Sprawozdanie trzeba sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu termin mija 31 marca.

Sprawozdanie podpisują dwie strony (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości):

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy lub biuro rachunkowe,
• kierownik jednostki, czyli zarząd fundacji; przy zarządzie wieloosobowym wszyscy członkowie, chyba że ustawa przewiduje inny sposób.

Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania. Samo podpisanie sprawozdania nie jest jeszcze jego zatwierdzeniem.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej?

Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej zatwierdza zgromadzenie beneficjentów. Wynika to z art. 72 pkt 1 ustawy o fundacji rodzinnej. Zatwierdzenie powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości), czyli przy roku kalendarzowym do 30 czerwca.

Uchwały zgromadzenia beneficjentów

Art. 72 ustawy o fundacji rodzinnej wymienia sprawy, które wymagają uchwały zgromadzenia beneficjentów. W kontekście sprawozdania są to:

1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
2. udzielenie absolutorium członkom organów fundacji,
3. podział lub pokrycie wyniku finansowego netto,
4. wybór firmy audytorskiej, jeśli sprawozdanie podlega badaniu.

W praktyce te uchwały podejmuje się na jednym posiedzeniu i dokumentuje w protokole. Sąd rejestrowy wymaga złożenia zarówno uchwał, jak i protokołu.

Co, jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie?

Przekroczenie terminu 6 miesięcy nie znosi obowiązku zatwierdzenia sprawozdania. Niezatwierdzone sprawozdanie trzeba jednak złożyć do rejestru w ciągu 15 dni po upływie terminu na zatwierdzenie (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy roku kalendarzowym oznacza to złożenie do 15 lipca. Po późniejszym zatwierdzeniu dokumenty składa się ponownie, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia (art. 69 ust. 1).

Opóźnienie oznacza jednak naruszenie ustawowego terminu przez organy fundacji. Dlatego harmonogram zgromadzenia warto zaplanować z wyprzedzeniem, zwłaszcza gdy sprawozdanie wymaga badania i audytu przed zatwierdzeniem.

Gdzie i jak złożyć sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej?

Fundacja rodzinna składa sprawozdanie do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim (art. 4 ust. 2 ustawy o fundacji rodzinnej). Termin to 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W rejestrze zamieszcza się wzmianki o złożeniu sprawozdania, sprawozdania z badania i uchwały zatwierdzającej (art. 117 ust. 1 pkt 15-17 ustawy o fundacji rodzinnej).

Według informacji sądu rejestrowego do wniosku dołącza się:

1. papierową kopię sprawozdania finansowego,
2. sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (plik XML na płycie CD),
3. uchwałę zgromadzenia beneficjentów o zatwierdzeniu sprawozdania,
4. uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
5. uchwałę o udzieleniu absolutorium członkom zarządu,
6. protokół z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów,
7. sprawozdanie z badania, jeśli sprawozdanie podlega badaniu,
8. formularz RFR-ZN, jeśli składa się dokumenty za różne okresy,
9. dowód uiszczenia opłaty sądowej 250 zł.

Rejestr fundacji rodzinnych jest odrębny od Krajowego Rejestru Sądowego. Dlatego fundacja nie składa sprawozdania przez portal e-KRS, tylko na formularzu RFR-Z30 do sądu w Piotrkowie Trybunalskim. Aktualną listę dokumentów i dane do przelewu warto sprawdzić na stronie sądu przed każdym złożeniem.

Najczęstsze braki przy składaniu dokumentów to:

• brak protokołu z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów,
• niezgodność wersji papierowej i elektronicznej sprawozdania,
• brak sprawozdania z badania, gdy sprawozdanie podlegało badaniu,
• brak dowodu uiszczenia opłaty.

Kiedy sprawozdanie fundacji rodzinnej podlega badaniu?

Sprawozdanie fundacji rodzinnej podlega badaniu, jeśli w poprzednim roku obrotowym fundacja spełniła co najmniej dwa z trzech warunków z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Samo bycie fundacją rodzinną nie rodzi obowiązku badania. Badania sprawozdania nie należy jednak mylić z audytem z ustawy o fundacji rodzinnej.

Progi badania sprawozdania:

Niezależnie od badania każda fundacja podlega audytowi z art. 77 ustawy o fundacji rodzinnej. Audyt obejmuje zarządzanie aktywami, zaciąganie i spełnianie zobowiązań oraz zobowiązania publicznoprawne. Przeprowadza go firma audytorska albo zespół złożony z biegłego rewidenta, doradcy podatkowego oraz adwokata lub radcy prawnego.

Raport z audytu zarząd przedstawia radzie nadzorczej, a jeśli jej nie ma, zgromadzeniu beneficjentów na najbliższym posiedzeniu (art. 81).

Harmonogram: sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej krok po kroku

Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu cały proces trwa od stycznia do połowy lipca. Najwięcej czasu wymaga zamknięcie ksiąg i, jeśli jest wymagane, badanie oraz audyt. Poniższy harmonogram pokazuje terminy dla sprawozdania za 2026 r. Przygotowanie sprawozdania jest częścią naszej obsługi w ramach księgowości dla fundacji rodzinnych.

Przykład: zgromadzenie beneficjentów zatwierdza sprawozdanie 20 czerwca 2027 r. Zarząd ma wtedy czas na złożenie dokumentów do rejestru do 5 lipca 2027 r. Jeśli zgromadzenie nie zatwierdzi sprawozdania do 30 czerwca 2027 r., niezatwierdzone sprawozdanie trzeba złożyć do 15 lipca 2027 r., a po zatwierdzeniu złożyć dokumenty ponownie.

W praktyce warto przyjąć kilka zasad:

• termin zgromadzenia beneficjentów ustal już w pierwszym kwartale,
• jeśli sprawozdanie podlega badaniu, wybierz firmę audytorską z wyprzedzeniem, bo wymaga tego uchwała zgromadzenia,
• zaplanuj audyt z ustawy o fundacji rodzinnej tak, aby raport był gotowy przed posiedzeniem zatwierdzającym,
• przygotuj projekty uchwał i protokołu razem ze sprawozdaniem.

FAQ

Jak ALTO wspiera fundacje rodzinne?

Przygotowujemy sprawozdania finansowe fundacji rodzinnych i prowadzimy zarząd przez cały proces: od zamknięcia ksiąg, przez zgromadzenie beneficjentów, po złożenie dokumentów do rejestru. Pomagamy zaplanować harmonogram tak, aby zdążyć z badaniem i audytem przed zatwierdzeniem. Łączymy kompetencje księgowe, podatkowe i prawne, co ułatwia współpracę przy audycie z ustawy o fundacji rodzinnej. Sprawdź naszą księgowość dla fundacji rodzinnych oraz wsparcie procesu raportowania.

Za księgowość fundacji rodzinnych w ALTO odpowiada Katarzyna Pędzich, Accounting Senior Manager.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2023 poz. 326 ze zm.), art. 4, 72, 77-81, 97, 117
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2026 poz. 522), art. 3, 45, 49, 52, 53, 64, 69
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2026 poz. 554), art. 24s
• Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, Rejestr Fundacji Rodzinnych: https://piotrkow-tryb.so.gov.pl/rejestr-fundacji-rodzinnych,m,mg,305