Sankcje za brak dokumentacji cen transferowych za 2025 r.

Brak dokumentacji cen transferowych, błędy w informacji TPR albo nieprzedłożenie dokumentacji na żądanie organu mogą skutkować dwoma rodzajami odpowiedzialności:

• odpowiedzialnością karnoskarbową osoby fizycznej,
• dodatkowym zobowiązaniem podatkowym nakładanym na podatnika.

W 2026 r. maksymalna grzywna za niesporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych albo niedołączenie do niej dokumentacji grupowej może wynieść 46 137 600 zł. Niezależnie od tego organ może ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe według stawki 10%, 20% albo 30% kwoty wynikającej z doszacowania.

Same terminy, progi i zwolnienia znajdziesz tutaj>>

Jakie naruszenia są sankcjonowane?

Sankcje mogą dotyczyć nie tylko całkowitego braku dokumentacji. Ryzykowne są również błędy formalne, opóźnienia i niespójności między dokumentacją a informacją TPR.

Do najważniejszych naruszeń należą:

• niesporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych,
• sporządzenie dokumentacji po terminie,
• sporządzenie dokumentacji niezgodnie ze stanem rzeczywistym,
• niedołączenie grupowej dokumentacji cen transferowych, czyli Master File,
• niezłożenie informacji TPR,
• złożenie TPR po terminie,
• podanie w TPR danych niezgodnych z dokumentacją albo stanem rzeczywistym,
• nieprzedłożenie dokumentacji na żądanie organu.

W praktyce szczególnie istotna jest spójność danych. Jeżeli wartości, metody, wskaźniki albo opisy transakcji w TPR nie odpowiadają dokumentacji, może to zwiększyć ryzyko pytań ze strony organu i odpowiedzialności osób podpisujących informację.

Odpowiedzialność karnoskarbowa

Za niesporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych albo niedołączenie do niej Master File grozi kara grzywny do 720 stawek dziennych.

Taka sama sankcja może dotyczyć sporządzenia dokumentacji niezgodnie ze stanem rzeczywistym.

Za sporządzenie dokumentacji po terminie grozi kara grzywny do 240 stawek dziennych. Odrębnie sankcjonowane jest niezłożenie informacji TPR, złożenie jej po terminie oraz wykazanie w niej danych niezgodnych z dokumentacją lub rzeczywistym przebiegiem transakcji.

Ile może wynieść grzywna w 2026 r.?

Wysokość stawki dziennej zależy od minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r., przy minimalnym wynagrodzeniu w wysokości 4 806 zł, maksymalna stawka dzienna wynosi 64 080 zł.

Oznacza to następujące maksymalne kwoty grzywny:

Są to ustawowe maksima. W konkretnej sprawie wysokość grzywny zależy od okoliczności czynu, stopnia winy, sytuacji majątkowej sprawcy oraz oceny organu lub sądu.

Kto może ponosić odpowiedzialność?

Odpowiedzialność karnoskarbowa ma charakter osobisty. Nie obciąża „spółki” w sensie abstrakcyjnym, lecz konkretną osobę fizyczną.

W praktyce ryzyko może dotyczyć w szczególności:

• członków zarządu,
• dyrektorów finansowych,
• głównych księgowych,
• osób odpowiedzialnych za podatki,
• osób faktycznie zajmujących się sprawami gospodarczymi lub finansowymi podmiotu.

Istotne jest nie tylko formalne stanowisko, ale również rzeczywisty zakres obowiązków. Odpowiedzialność może więc dotyczyć osoby, która faktycznie odpowiadała za rozliczenia podatkowe, nawet jeżeli nie wynikało to wprost z jej nazwy stanowiska.

Dodatkowe zobowiązanie podatkowe

Odrębnie od odpowiedzialności karnoskarbowej organ podatkowy może ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Dotyczy to sytuacji, w której organ, stosując przepisy o cenach transferowych, określi podatnikowi dochód, stratę albo podstawę opodatkowania w innej wysokości.

Co do zasady stawka dodatkowego zobowiązania wynosi 10% podstawy. Może jednak wzrosnąć do 20% albo 30%.

Dodatkowe zobowiązanie podatkowe jest niezależne od obowiązku zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

W przypadku osób fizycznych należy uwzględnić szczególną zasadę z Ordynacji podatkowej: dodatkowego zobowiązania podatkowego nie stosuje się wobec osoby fizycznej, która za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe.

Dlaczego termin 14 dni jest tak ważny?

Lokalnej i grupowej dokumentacji cen transferowych nie składa się do urzędu z urzędu. Podatnik musi ją jednak posiadać i przedłożyć na żądanie organu podatkowego w terminie 14 dni od doręczenia wezwania.

W praktyce jest to termin bardzo krótki. Zwykle nie wystarcza na przygotowanie dokumentacji od podstaw, zwłaszcza jeżeli konieczna jest analiza porównawcza oparta na danych z licencjonowanych baz.

Dlatego kluczowe jest nie tylko formalne sporządzenie dokumentacji w ustawowym terminie, lecz także realna gotowość do jej przedłożenia organowi.

Co z niekompletną dokumentacją?

Niekompletna dokumentacja może być traktowana podobnie jak brak dokumentacji, zwłaszcza na potrzeby podwyższenia stawki dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Przepisy przewidują jednak mechanizm ochronny. Jeżeli podatnik uzupełni niekompletną dokumentację w pełnym zakresie w terminie wskazanym przez organ, nie dłuższym niż 14 dni, podwyższenia stawki z tytułu nieprzedłożenia dokumentacji nie stosuje się.

Nie oznacza to, że warto odkładać przygotowanie dokumentacji. Uzupełnienie braków w krótkim terminie może być trudne, szczególnie gdy dotyczą one analizy porównawczej, danych finansowych albo prawidłowego opisu funkcji, aktywów i ryzyk.

Jak ograniczyć ryzyko sankcji?

Najlepiej ograniczyć ryzyko jeszcze przed upływem terminów dokumentacyjnych. W praktyce warto:

• ustalić, które transakcje przekraczają progi dokumentacyjne,
• sprawdzić, czy można zastosować zwolnienia,
• przygotować Local File w terminie,
• zweryfikować spójność dokumentacji z księgami i sprawozdaniem finansowym,
• upewnić się, że dane w TPR odpowiadają dokumentacji,
• zabezpieczyć dostęp do Master File, jeżeli jest wymagany,
• ustalić, kto podpisuje TPR i kto faktycznie odpowiada za proces.

Największe ryzyko powstaje zwykle wtedy, gdy dokumentacja jest przygotowywana dopiero po otrzymaniu wezwania albo gdy TPR jest składany bez wcześniejszego zamknięcia Local File.

FAQ

Czy za brak dokumentacji odpowiada spółka czy zarząd?

Dodatkowe zobowiązanie podatkowe obciąża podatnika, czyli np. spółkę. Odpowiedzialność karnoskarbowa ma natomiast charakter osobisty i może obciążać konkretną osobę fizyczną, w praktyce najczęściej członka zarządu albo osobę odpowiedzialną za sprawy podatkowe.

Czy za spóźnioną dokumentację też grozi kara?

Tak. Sporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych po terminie jest odrębnie sankcjonowane i grozi za nie grzywna do 240 stawek dziennych.

Czy TPR musi być zgodny z dokumentacją?

Tak. Dane wykazane w TPR powinny być zgodne z lokalną dokumentacją cen transferowych oraz stanem rzeczywistym. Rozbieżności mogą zwiększać ryzyko odpowiedzialności.

Czy dokumentację trzeba składać razem z TPR?

Nie. Local File i Master File nie są składane z urzędu. Trzeba je posiadać i przedłożyć na żądanie organu w terminie 14 dni.

Czy 14 dni wystarczy na przygotowanie dokumentacji?

Zwykle nie. Termin 14 dni należy traktować jako czas na przedłożenie gotowej dokumentacji, a nie na przygotowanie jej od podstaw.

Jak ALTO wspiera w ograniczaniu ryzyka sankcji?

Pomagamy w przeglądzie obowiązków dokumentacyjnych, przygotowaniu Local File i Master File, sporządzeniu analiz porównawczych oraz weryfikacji danych do TPR. Wspieramy również podatników w ocenie ryzyk, uzupełnianiu dokumentacji oraz przygotowaniu odpowiedzi na wezwania organów podatkowych.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy dokumentacja cen transferowych za 2025 r. jest kompletna i spójna z TPR, skontaktuj się z nami>>

Źródła

• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy, w szczególności art. 9 § 3, art. 23, art. 56c i art. 80e.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 58a–58e.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w szczególności przepisy rozdziału 1a dotyczące cen transferowych.
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, rozdział 4b.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 r. — Dz.U.2025 poz. 1242.