Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów?

Wprowadzenie KSeF wymaga od organizacji weryfikacji i dostosowania wielu procesów. Jednym z tych, które budzą najwięcej wątpliwości, jest samofakturowanie. Mechanizm ten polega na wystawieniu faktury w imieniu sprzedawcy. Główna zasada pozostaje niezmienna: dokument staje się fakturą dopiero po akceptacji sprzedawcy. KSeF nie zmienia tej reguły, ale sprawia, że jej przestrzeganie staje się w pełni transparentne. W tym artykule wyjaśniamy, jak dostosować proces samofakturowania do nowej rzeczywistości, aby zapewnić zgodność i uniknąć błędów.

Samofakturowanie – czym jest i co naprawdę zmienia KSeF?

Samofakturowanie polega na tym, że to nabywca towaru lub usługi – a nie sprzedawca – wystawia fakturę dokumentującą transakcję. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy obie strony zawrą pisemną umowę, a sprzedawca wyrazi zgodę na każdą wystawioną fakturę. Rozwiązanie to bywa stosowane np. w relacjach długoterminowych, przy dużej liczbie powtarzalnych transakcji, bo ułatwia rozliczenia i ogranicza formalności po stronie dostawcy.

KSeF tych zasad nie zmienia. Nowym elementem jest konieczność nadania w systemie specyficznych uprawnień do samofakturowania – nabywca zyskuje możliwość wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, ale wyłącznie po nadaniu takiego prawa.

W praktyce oznacza to, że:

✅  faktura wystawiona przez nabywcę trafia do KSeF jako faktura przypisana do NIP sprzedawcy,

✅ w systemie będzie widoczne, kto faktycznie ją przygotował, ale formalnie dokument traktowany jest jako faktura sprzedawcy.

Sprzedawca zachowuje zatem pełną kontrolę – to on decyduje, kto i w jakim zakresie może go „zastępować” w wystawianiu faktur.

Czym się różni propozycja faktury od faktury?

W samofakturowaniu kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy propozycją faktury a fakturą. Dokument przygotowany przez nabywcę nie jest fakturą, dopóki nie zostanie zaakceptowany przez sprzedawcę. Dopiero od tego momentu wywołuje skutki podatkowe i może trafić do KSeF.

Obecnie różnica ta jest często bagatelizowana. Przy fakturowaniu „offline” proces odbywa się płynnie – nabywca przygotowuje dokument, sprzedawca go potwierdza (czasem milcząco), a następnie faktura funkcjonuje w obrocie. W KSeF nie będzie to już możliwe – system działa w czasie rzeczywistym i przyjmuje wyłącznie dokumenty, które są już fakturami, czyli po akceptacji.

Akceptacja faktury – trzy modele

Przepisy nie wskazują jednego sztywnego modelu akceptacji. Strony mogą przyjąć różne rozwiązania:

✅ akceptacja aktywna – np. kliknięcie w systemie lub potwierdzenie mailowe,

✅ akceptacja dorozumiana (milcząca zgoda) – jeśli tak przewiduje umowa,

✅ akceptacja przez pełnomocnika – możliwy jest model, w którym sprzedawca upoważnia nabywcę (lub inną osobę) nie tylko do wystawiania, ale i do akceptacji faktur w jego imieniu.

Niezależnie od wybranej formy, dopiero moment akceptacji przesądza o tym, że propozycja staje się fakturą i że można ją przesłać do KSeF.

Data wystawienia faktury a data przesłania – pułapka terminów

To rozróżnienie ma ogromne znaczenie dla określenia skutków podatkowych.

✅ Data wystawienia faktury (P_1) – wskazana w treści dokumentu, wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego i np. kurs waluty.

✅ Data przesłania do KSeF – to faktyczny moment doręczenia faktury do systemu.

Faktura musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia po jej wystawieniu. Jeżeli więc propozycja faktury powstanie 1 września, a sprzedawca zaakceptuje ją 5 września, to datą P_1 będzie dopiero 5 września. W przeciwnym razie doszłoby do naruszenia obowiązku terminowego przesłania dokumentu i ryzyka sankcji.

Dlatego w praktyce warto dążyć do tego, aby data wystawienia i data przesłania do KSeF były tożsame – minimalizuje to ryzyko błędów i przekroczenia terminów.

Propozycje faktur – jak przesyłać je bezpiecznie?

Skoro propozycja faktury nie jest fakturą, to jej przesyłanie musi być odpowiednio oznaczone. Brak takiego rozróżnienia rodzi ryzyko, że organ podatkowy uzna dokument za fakturę wystawioną poza KSeF, a więc z naruszeniem przepisów i bez wymaganego numeru czy kodu QR.

Dlatego propozycje powinny być jednoznacznie opisane, np. jako „propozycja faktury – do akceptacji” lub „draft”, aby nie mogły być potraktowane jako faktury wprowadzone do obrotu.

Wnioski – przepisy stare, problemy nowe

Choć przepisy o samofakturowaniu w zasadzie się nie zmieniają, to problemy praktyczne dopiero teraz wychodzą na światło dzienne. Dotychczas nikt realnie nie zastanawiał się, gdzie kończy się propozycja faktury, a zaczyna faktura, która stanowi dokument rozliczeniowy. Nikt nie analizował, jak przesyłać propozycje faktur, jakie daty wskazywać ani jakie znaczenie ma różnica między datą akceptacji a datą wystawienia dokumentu.

W realiach KSeF nie da się tego pominąć. Dlatego firmy powinny dokładnie przejrzeć i uporządkować proces samofakturowania:

✅ określić jasne procedury akceptacji,

✅ zdefiniować sposób obiegu i oznaczania propozycji,

✅ zsynchronizować daty wystawienia i przesłania,

✅ sprawdzić dokumenty i praktyki, aby zidentyfikować, gdzie proces działa poprawnie, a gdzie wymaga zmiay,

✅ przejrzeć umowy dot. samofaktrurowania i zaproponować niezbędne zmiany.

To duży temat – organizacyjny i podatkowy zarazem – który wymaga przygotowania jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.

Zobacz wszystkie wpisy z tej serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?    >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>