Szczegółowy audyt kadrowo-płacowy dla dużej firmy z branży retail

WPROWADZENIE I KONTEKST – jakie było tło projektu i dlaczego klient szukał wsparcia?

Klient jest dużą organizacją funkcjonującą w branży handlu detalicznego. Zgłosił się do ALTO z potrzebą przeprowadzenia niezależnej weryfikacji funkcjonujących procesów kadrowo-płacowych. Wątpliwości dotyczyły poprawności, kompletności i bezpieczeństwa tych procesów – zarówno w warstwie operacyjnej, jak i formalno-prawnej.

Klientowi zależało na rzetelnej ocenie obecnego stanu oraz uzyskaniu konkretnych rekomendacji usprawniających. Dotychczasowe próby wewnętrznej analizy nie przyniosły oczekiwanych rezultatów – ze względu na skalę działalności i wrażliwość danych, konieczne było zaangażowanie zewnętrznego, doświadczonego partnera.

WYZWANIE – z jakimi wyzwaniami mierzył się klient i jak wyglądała jego sytuacja wyjściowa?

Głównym problemem, z jakim mierzył się klient, były wątpliwości dotyczące poprawności, kompletności i bezpieczeństwa procesów kadrowo-płacowych. Klient potrzebował niezależnej i kompleksowej analizy całego obszaru HR & Payroll, która pozwoliłaby potwierdzić lub wykluczyć istnienie ryzyk oraz sformułować konkretne rekomendacje naprawcze.

Szczegółowo zidentyfikowane wyzwania obejmowały:

• Poprawność i kompletność procedur oraz polityk funkcjonujących w obszarze kadrowo-płacowym,
• Jakość zarządzania danymi pracowników – m.in. przechowywanie, przetwarzanie i aktualność danych,
• Rozdział obowiązków w procesie płacowym – od momentu gromadzenia danych, poprzez naliczanie, aż po płatności wynagrodzeń oraz zobowiązań publiczno-prawnych,
• Dostosowanie procesu kadrowo-płacowego do specyfiki działalności klienta, tak aby zapewnić jego poprawność, rzetelność i zgodność z regulacjami.

Konsekwencje biznesowe:

Brak dobrze zorganizowanego i zgodnego z przepisami procesu kadrowo-płacowego mógł prowadzić do:

• błędów w naliczaniu wynagrodzeń oraz zobowiązań publiczno-prawnych,
• zwiększonego ryzyka kontroli zewnętrznych i związanych z nimi kar,
• spadku zaufania wśród pracowników i partnerów biznesowych,
• naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Wcześniejsze próby rozwiązania problemu:

Z uwagi na wrażliwość danych kadrowo-płacowych oraz konieczność zachowania pełnej poufności i obiektywizmu, angażowanie wewnętrznych zasobów organizacji było niewystarczające. Potrzebne było wsparcie profesjonalnej firmy zewnętrznej, która dysponuje odpowiednią wiedzą, doświadczeniem oraz narzędziami do analizy i restrukturyzacji tego typu procesów.

Cel projektu:

Celem projektu było przeprowadzenie szczegółowego przeglądu i oceny funkcjonujących procesów w obszarze kadr i płac, w tym w szczególności:

• procedur i polityk HR i payroll,
• zarządzania danymi kadrowymi,
• naliczania wynagrodzeń, benefitów i podatków,
• prowadzenia ewidencji płac,
• weryfikacji i akceptacji listy płac,
• obiegu płatności,
• obsługi nadgodzin i urlopów,
• kontroli wewnętrznych i uzgodnień kont płacowych,
• planu ciągłości działania (BCP),
• zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

Rezultatem prac miały być konkretne rekomendacje zmian, które zwiększą kompletność, poprawność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych w organizacji.

NASZE PODEJŚCIE – w jaki sposób podeszliśmy do realizacji projektu?

Nasze działania opierały się na sprawdzonej i precyzyjnie zaplanowanej metodologii, obejmującej:

• przegląd istniejących procesów, procedur i polityk w organizacji klienta,
• testowanie wybranych rozliczeń płacowych na próbkach danych,
• analizę dokumentacji przekazanej w formie elektronicznej,
• spotkania z kluczowymi uczestnikami procesu, których zadania i odpowiedzialności podlegały weryfikacji.

Zespół projektowy składał się z doświadczonych ekspertów z obszaru kadr i płac oraz doradców podatkowych z zespołu Personal Tax Services. Połączenie kompetencji operacyjnych i podatkowych pozwoliło nie tylko na identyfikację odchyleń, ale także na przygotowanie kompleksowych rekomendacji, odnoszących się zarówno do zgodności z przepisami, jak i efektywności procesów.

W toku realizacji projektu musieliśmy uwzględnić specyfikę działalności klienta – organizacja zatrudniała kilka tysięcy osób na podstawie umów o pracę i cywilnoprawnych. Kluczowe było zatem odpowiednie dobranie próbek do analizy, tak aby uzyskać reprezentatywny i możliwie pełny obraz sytuacji.

Ze względu na charakter przetwarzanych danych oraz skalę organizacji, duży nacisk położono na zachowanie najwyższych standardów profesjonalizmu i poufności – zarówno podczas analizy dokumentów, jak i w trakcie rozmów z pracownikami klienta.

ZASTOSOWANE ROZWIĄZANIA – jakie konkretne działania i rozwiązania wdrożyliśmy?

W trakcie realizacji projektu wdrożyliśmy następujące działania i rozwiązania:

1. Szczegółowa analiza procesów kadrowo-płacowych, obejmująca procedury, polityki, ścieżki decyzyjne, zarządzanie danymi i sposób naliczania wynagrodzeń,
2. Identyfikacja obszarów do poprawy, w tym nieprawidłowości i ryzyk związanych z podatkami, benefitami, ewidencją płac, ścieżkami akceptacji, rozliczeniami ZUS/PIT, a także kontrolami wewnętrznymi,
3. Przygotowanie rekomendacji zmian, których wdrożenie miało na celu zapewnienie kompletności, poprawności i bezpieczeństwa procesów kadrowo-płacowych – zarówno operacyjnie, jak i formalnoprawnie,
4. Wskazanie dobrych praktyk oraz możliwości dostosowania procesów do zmieniających się przepisów i standardów rynkowych.

Technologie wykorzystane podczas projektu:

W trakcie prac korzystaliśmy z narzędzi umożliwiających bezpieczną elektroniczną wymianę danych i organizację spotkań online, co pozwoliło na sprawną i poufną współpracę w modelu zdalnym.

Dostosowanie do specyfiki klienta:

Zakres analiz został precyzyjnie dostosowany do potrzeb klienta – w pierwszej kolejności oparty na jego wytycznych, a następnie poszerzony o obszary wskazane przez ekspertów ALTO jako potencjalnie krytyczne. Uwzględniliśmy zarówno bieżące procedury, jak i możliwe odchylenia od standardów, które mogły generować ryzyko niezgodności lub nieefektywności.

EFEKTY – jakie były efekty naszych działań? Jakie mierzalne i niemierzalne korzyści uzyskał klient?

Kluczowe osiągnięcia:

• Zidentyfikowanie obszarów do poprawy w procesie kadrowo-płacowym – zarówno formalnych, jak i operacyjnych,
• Przygotowanie rekomendacji usprawnień, obejmujących zarówno zdiagnozowane nieprawidłowości, jak i całokształt przebiegu procesu (sensu largo).

Mierzalne korzyści biznesowe:

• Finansowe: poprawa dokładności naliczania wynagrodzeń oraz zobowiązań publiczno-prawnych,
• Operacyjne: usprawnienie codziennego funkcjonowania procesów kadrowo-płacowych,
• Zgodność: dostosowanie do wymogów regulacyjnych i ograniczenie ryzyka kar.

Korzyści niemierzalne:

• Poprawa reputacji organizacji jako pracodawcy,
• Zwiększenie satysfakcji pracowników dzięki przejrzystości i przewidywalności rozliczeń,
• Wzrost zaufania interesariuszy, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Wdrożenie rekomendowanych przez ALTO rozwiązań pozwoliło klientowi na uporządkowanie procesu kadrowo-płacowego. Obecnie przebiega on w sposób płynny, efektywny i zgodny z przepisami, co przekłada się na wysoką jakość obsługi kadrowej i płacowej w całej organizacji.

KLUCZOWE CZYNNIKI SUKCESU – co przyczyniło się do sukcesu projektu?

• Wiedza i doświadczenie zespołu projektowego, który posiada kompetencje zarówno w zakresie HR, jak i podatków osobistych,
• Synergia kompetencji ekspertów kadrowo-płacowych i doradców podatkowych, co umożliwiło pełne zaadresowanie potrzeb klienta,
• Wysoki poziom zaangażowania klienta i otwartość na analizę oraz wdrożenie zmian.

Jeśli w organizacji występują wątpliwości dotyczące poprawności, efektywności lub bezpieczeństwa procesów kadrowo-płacowych – warto skorzystać z niezależnej, zewnętrznej ekspertyzy. Obiektywna analiza może nie tylko potwierdzić zgodność z przepisami, ale także wskazać możliwości realnej poprawy i zwiększenia efektywności.

📩 Skontaktuj się z nami – wspólnie rozwiążemy Twoje wyzwania.