Rzeczpospolita: Jak rozliczyć VAT od drobnych upominków przekazanych pracownikom?

Przekazywanie drobnych upominków okolicznościowych pracownikom to temat pojawiający się praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Co do zasady, organy podatkowe stoją na stanowisku, że przy zakupie takich towarów, podatnik nie powinien mieć prawa do odliczenia podatku naliczonego z uwagi na brak związku takiego wydatku z wykonywaniem przez niego czynności opodatkowanych. Odrębną kwestią jest opodatkowanie nieodpłatnego przekazania takich drobnych upominków.

Nieodpłatne przekazanie                      

Opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłata dostawa towarów oraz świadczenie usług.

Co do zasady, przez dostawę towarów rozumie się również nieodpłatnie przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w tym w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste jego pracowników, w tym byłych pracowników oraz wszelkie inne darowizny, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z nabyciem, importem lub wytworzeniem tych towarów lub ich części składowych.

Oznacza to, że w sytuacji gdy podatnik nabył towary, które w żaden sposób nie wpływają na wysokość jego obrotu oraz nie wykazują one związku z czynnościami opodatkowanymi prowadzonej działalności, generalnie podatnik ten nie posiada prawa do odliczenia podatku naliczonego od takich towarów. W  takiej sytuacji również, podatnik nie jest zobligowany do opodatkowania nieopłatnych przekazań – w tym przekazań na rzecz swoich pracowników.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że ponoszone przez podatników wydatki na zakup prezentów dla pracowników nie mają żadnego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie przyczyniają się w żaden sposób do zwiększenia zysku z prowadzonej działalności, a jedynie mogą wpływać na poprawę relacji między pracodawcą a pracownikiem). W konsekwencji, przekazanie pracownikom prezentów, zakupionych w takim celu, z jednej strony nie daje prawa do odliczenia, ale z drugiej – nie wiąże się z koniecznością opodatkowania takiego nieodpłatnego przekazania.

Zakres przedmiotowy nieodpłatnego przekazania na rzecz pracowników

Zakres przedmiotowy przekazanych nieodpłatnie upominków na rzecz pracowników nie ma właściwie żadnych ograniczeń. Powinien on jednak zasadniczo służyć zaspokajaniu potrzeb osobistych.

Zdaniem fiskusa związek z czynnościami opodatkowanymi nie występuje m.in. w przypadku zakupu przez podatnika pączków, kwiatów, czekoladek czy też drobnych upominków – głównie w postaci słodyczy, kawy czy upominków z logo firmy, jak również drożdżówek, ciastek nabywanych z okazji różnych świąt, których celem jest podziękowanie pracownikom za ich osiągnięcia i zmotywowanie ich do bardziej efektywnej i wydajnej pracy – bowiem wydatki te są ponoszone przede wszystkim w celu zaspokojenia prywatnych potrzeb pracowników (zob. interpretacja indywidualna z dnia 26 czerwca 2017 r. sygn. 0115-KDIT1-1.4012.150.2017.1.AJ).

Jednocześnie DKIS uznał również, że zakup i przekazanie takich upominków jak walizki, plecaki czy naczynia kuchenne na rzecz swoich pracowników nie stanowi odpłatnej dostawy towarów, a tym samym nie podlega opodatkowaniu VAT, w sytuacji gdy przy ich nabyciu nie przysługuje podatnikowi prawo do odliczenia VAT (zob. interpretacja indywidualna z dnia 31 marca 2022 r. sygn. 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB).

Sytuacja ta nie jest natomiast taka oczywista, gdy w momencie nabycia towarów, podatnik nie zna ich ostatecznego przeznaczenia.

Jeżeli podatnik nabył towary oraz odliczył podatek naliczony przy ich zakupie, to ich nieodpłatne przekazanie, gdyby było nieopodatkowane prowadziłoby do sytuacji, w której żaden z uczestników obrotu gospodarczego nie poniósłby ekonomicznego ciężaru podatku VAT – co byłoby niezgodne z zasadą powszechności i neutralności opodatkowania.

Jeżeli zatem podatnik nabędzie towary oraz odliczy od nich VAT, a następnie towary te postanowi przekazać nieodpłatnie swoim pracownikom, taka dostawa będzie podlegać opodatkowaniu zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT.  

Wyjątek od reguły, stanowią nieodpłatne przekazania towarów, które wypełniają definicję prezentów o małej wartości w rozumieniu art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, które nie rodzą konieczności opodatkowania podatkiem VAT.

Prezenty o małej wartości

Wyjątek od powyższej reguły, stanowią nieodpłatne przekazania towarów, które wypełniają definicję prezentów o małej wartości w rozumieniu art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Przekazanie prezentów o małej wartości, co do zasady nie rodzi konieczności opodatkowania podatkiem VAT.

Przez prezent o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

• o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
• których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru, a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.

Prezenty o małej wartości nie polegają opodatkowaniu, jeżeli wartość upominków przekazanych jednej osobie, w trakcie roku nie przekroczy 100 zł netto – w przypadku prowadzenia ewidencji, pozwalającej na ustalenie tożsamości obdarowanych osób lub 20 zł netto, w przypadku gdy podatnik nie prowadzi takiej dokumentacji.

Próbki

Z kolei, przez nieodpłatnie przekazaną próbkę należy rozumieć próbkę towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie przez podatnika ma na celu promocję teraz towaru oraz zasadniczo nie służy zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego – chyba, że ma skłaniać odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Źródło: https://www.rp.pl/podatki/art39519011-jak-rozliczyc-vat-od-drobnych-upominkow-przekazanych-pracownikom