Wsparcie procesu przeniesienia pracowników z jednoczesną koordynacją ustawienia procesu kadrowo-płacowego

Dla dużej grupy bankowo-ubezpieczeniowej opracowaliśmy kompleksowy proces przeniesienia pracowników pomiędzy spółkami grupy. Skutecznie skoordynowaliśmy podpisywanie umów cywilnoprawnych oraz wdrożyliśmy regularne działania kadrowo-płacowe, które zagwarantowały terminową wypłatę wynagrodzeń.

WPROWADZENIE I KONTEKST:
Jakie było tło projektu i dlaczego klient szukał wsparcia?

Klient planował przeniesienie pracowników do nowej spółki w ramach grupy i analizował różne warianty przeprowadzenia tego procesu. Kluczowym wyzwaniem było podpisanie setek umów cywilnoprawnych z osobami pracującymi w różnych lokalizacjach w całej Polsce.

Klient potrzebował partnera, który nie tylko zapewniłby bieżącą obsługę kadrowo-płacową, ale także byłby gotowy na stworzenie niestandardowego, dopasowanego do sytuacji procesu.

Dlaczego ALTO?
Zostaliśmy wybrani, ponieważ pokazaliśmy, że potrafimy skutecznie rozwiązywać złożone problemy. Zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy rozwiązanie, które pozwoliło przeprowadzić proces sprawnie, terminowo i bez komplikacji.

WYZWANIE:
Jakie problemy należało rozwiązać?

Główne wyzwanie: Przeniesienie pracowników i przygotowanie systemu do podpisywania nowych umów oraz obsługi zleceniobiorców, rozsianych po całej Polsce.

Szczegółowe wyzwania:

• Krótki czas realizacji – konieczność dotrzymania terminów ustawowych
• Rozproszenie zleceniobiorców – potrzeba precyzyjnej koordynacji
• Konieczność automatyzacji procesu podpisywania i zbierania dokumentów

Brak odpowiedniego zarządzania mógłby doprowadzić do opóźnień, skutkujących niezgodnością z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.

Cel: Stworzyć płynny proces, zgodny z wymogami prawnymi, stanowiący solidną podstawę do dalszego naliczania wynagrodzeń.

NASZE PODEJŚCIE:
Jak wdrożyliśmy rozwiązanie?

Mając na uwadze skalę projektu, krótki czas realizacji oraz rozproszenie zleceniobiorców, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy zautomatyzowany proces z użyciem narzędzi cyfrowych.

Zastosowaliśmy:

• elektroniczne podpisywanie umów i oświadczeń,
• automatyzację przekazywania danych do systemu kadrowo-płacowego,
• ścisłą koordynację i testowanie wszystkich elementów rozwiązania przed wdrożeniem.

Projekt realizował doświadczony zespół kadrowo-płacowy ALTO. Dzięki bieżącej komunikacji z klientem i elastycznemu podejściu, mogliśmy na bieżąco dostosowywać procesy do potrzeb.

ZASTOSOWANE ROZWIĄZANIA I TECHNOLOGIE:
Jakie narzędzia pomogły w realizacji projektu?

W ramach projektu wykorzystaliśmy:

• Autenti – platformę do elektronicznego podpisywania dokumentów, umożliwiającą szybki i bezpieczny obieg umów z osobami rozsianymi po całej Polsce;
• Enova365 – zaawansowany system ERP do obsługi kadr i płac, pozwalający na automatyzację procesów kadrowych, naliczanie wynagrodzeń i obsługę zgłoszeń do ZUS;
• regularny proces kadrowo-płacowy dla pracowników i zleceniobiorców.

Zebrane dane i podpisane dokumenty zostały zaimportowane do Enova365, a na ich podstawie przygotowaliśmy listy płac oraz zgłoszenia do ZUS.

REZULTATY:
Jakie efekty przyniósł projekt?

Najważniejsze osiągnięcia:

• Wszyscy pracownicy podpisali umowy na czas – projekt zakończony zgodnie z terminami ustawowymi;
• Proces w pełni dostosowany do potrzeb i specyfiki działalności klienta;
• Płynne przejście z fazy projektowania i wdrożenia do bieżącej obsługi kadrowo-płacowej.

Wymierne korzyści dla klienta:

• Redukcja kosztów dzięki automatyzacji procesu podpisywania umów;
• Skrócenie czasu realizacji;
• Wyeliminowanie ryzyka kar za niedotrzymanie terminów ustawowych;
• Terminowa wypłata wynagrodzeń;
• Zadowolenie klienta i jego pracowników dzięki sprawnej realizacji.

KLUCZOWE CZYNNIKI SUKCESU:
Co zdecydowało o powodzeniu projektu?

• Indywidualne, elastyczne podejście do sytuacji klienta;
• Sprawne działanie i szybka implementacja;
• Wiedza i doświadczenie zespołu kadrowo-płacowego.

Projekt pokazał, że potrafimy projektować i wdrażać nieszablonowe rozwiązania, które nie kończą się na etapie koncepcji. Towarzyszymy klientowi na każdym etapie – od planowania, przez wdrożenie, aż po codzienne wsparcie.

CO DALEJ:
Jak wygląda współpraca po zakończeniu projektu?

W efekcie wdrożonego projektu prowadzimy stałą obsługę kadrowo-płacową dla klienta. Jeśli jesteś w podobnej sytuacji i szukasz partnera, który nie działa schematycznie, lecz towarzyszy Ci na każdym etapie współpracy – od jednorazowych projektów po codzienną obsługę – zespół kadrowo-płacowy ALTO jest gotów pomóc.

W skrócie – co osiągnęliśmy?

📌 Przeniesienie pracowników między spółkami zakończone w zakładanym terminie;

📌 Zautomatyzowany proces podpisywania umów z wykorzystaniem Autenti;

📌 Dane zebrane i zaimportowane do systemu Enova365;

📌 Terminowa wypłata wynagrodzeń i zgodność z przepisami;

📌 Utrzymanie współpracy na poziomie bieżącej obsługi kadrowo-płacowej.