W jaki sposób ograniczyć odpowiedzialność członków zarządu?

W praktyce, udzielenie przez wspólników absolutorium członkowi zarządu nie zwalnia go całkowicie z odpowiedzialności względem spółki i osób trzecich, takich jak wierzyciele spółki czy organy administracji publicznej. Czy istnieją prawnie dozwolone mechanizmy, pozwalające na ograniczenie ryzyka pociągnięcia członka zarządu do odpowiedzialności?

Główną zasadą dotyczącą odpowiedzialności w spółkach kapitałowych jest wyłączenie możliwości pociągnięcia do osobistej odpowiedzialności wspólników i akcjonariuszy tych spółek. Ich odpowiedzialność ogranicza się do wysokości wkładu, który zobowiązali się do spółki wnieść. Z momentem przekazania czy to środków pieniężnych, czy wkładu niepieniężnego na pokrycie kapitału zakładowego (ewentualnie kapitału zapasowego tzw. agio) stają się one majątkiem spółki, z którego w pierwszej kolejności pokrywane są zobowiązania spółki.

Zasady odpowiedzialności i rola absolutorium

Na czynności podejmowane przez spółkę przede wszystkim wpływ mają osoby powołane do prowadzenia jej spraw oraz reprezentowania jej wobec osób trzecich, a zatem członkowie zarządu. Naturalną konsekwencją takiego stanu rzeczy jest obciążenie ich ciężarem odpowiedzialności związanej z nieprawidłowym wykonywaniem powierzonej funkcji. Odpowiedzialność ta ma zasadniczo trojaki charakter:

– odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania cywilnoprawne spółki, w tym także odpowiedzialność wobec samej spółki za wyrządzoną jej szkodę,

– odpowiedzialność za zobowiązania publicznoprawne spółki,

– odpowiedzialność karna oraz karno-skarbowa. Co do zasady odpowiedzialność ta ma charakter nieograniczony, istnieją jednak mechanizmy pozwalające na złagodzenie ryzyka.

Przepisy art. 231 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) stanowią że ocena działań członków zarządu jest każdorocznie dokonywana przez wspólników i akcjonariuszy poprzez podjęcie decyzji w zakresie udzielenia lub nieudzielenia absolutorium. Zgodnie z poglądem doktryny jego udzielenie stanowi akceptację całokształtu działalności konkretnego członka organu spółki w poprzednim roku obrotowym i jest formą zwolnienia funkcjonariuszy spółki z odpowiedzialności wobec spółki, stanowiąc zrzeczenie się dochodzenia ewentualnych roszczeń i zobowiązanie do niepozywania piastuna organu. Można zatem przyjąć iż udzielenie absolutorium co do zasady prowadzi do zwolnienia członka zarządu z odpowiedzialności wobec spółki (tak: Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z dnia 21 marca 2013 r., I ACa 1259/12).

Zwolnienie z odpowiedzialności ma jednak ograniczony charakter, gdyż dotyczy wyłącznie działań zarządu znanych wspólnikom (akcjonariuszom). W przypadku zatajenia niektórych działań przed zgromadzeniem wspólników (walnym zgromadzeniem), w związku z dokonaniem, których spółka poniosła szkodę, członek zarządu nie będzie uprawniony do powołania się na udzielenie absolutorium i  ograniczenie w ten sposób swojej odpowiedzialności. Ponadto Kodeks spółek handlowych wprost przewiduje sytuacje, w których zwolnienie z odpowiedzialności nie może mieć miejsca np. w przypadku dokonania nienależnej wypłaty dywidendy bądź zgłoszenia spółki do rejestru przy świadomości przeszacowania wkładu niepieniężnego.

Kodeks przewiduje także wyłączenia zawarte w bardziej ogólnych przepisach tj. art. 296, art. 300128 oraz art. 487, które wskazują na niemożliwość powoływania się przez członka zarządu na fakt udzielenia mu absolutorium w przypadku wytoczenia przez wspólnika (akcjonariusza) powództwa o naprawienie szkody poniesionej przez spółkę (actio pro socio) oraz w razie upadłości spółki.

WAŻNE!

Należy zatem zauważyć, że poprzez udzielenie absolutorium spółka zrzeka się swojego prawa do dochodzenia naprawienia szkody od członka zarządu, uprawnienie to jednak nadal pozostaje w rękach udziałowców. W doktrynie wskazuje się na brak możliwości zasłaniania się udzieleniem absolutorium także wtedy, gdy nie ogłoszono upadłości spółki, ze względu na to, że jej majątek nie wystarcza nawet na pokrycie kosztów postępowania.

W dalszej części artykułu przyjrzymy się, w jakim zakresie odpowiedzialność członków zarządu pozostaje niezależna od faktu uzyskania absolutorium i jakimi mechanizmami członkowie zarządu mogą zarządzać ryzykiem odpowiedzialności.

Odpowiedzialność za działanie na szkodę spółki

Zgodnie z art. 293 oraz art. 483 k.s.h. członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki. Nieco odmiennie kwestia ta została uregulowana dla prostej spółki akcyjnej, w  której członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania swoich obowiązków, w tym z tytułu niedołożenia należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru jego działalności lub niedochowania lojalności wobec spółki. Szerzej o tak ujętej odpowiedzialności oraz jej przesłankach pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów niniejszego cyklu pt.: „Kiedy i na jakich zasadach członek zarządu odpowiada za szkodę?”. Na tym etapie zatem warto wskazać jedynie, że w przypadku każdej ze spółek warunkiem koniecznym aby możliwe było pociągnięcia członka zarządu do odpowiedzialności, jest przypisanie mu winy.

WAŻNE!

Kluczowym aspektem wyłączenia odpowiedzialności za szkodę poniesioną przez spółkę będzie zatem wykazanie braku winy w danym działaniu czy zaniechaniu. Przepisy wprowadzają w tym zakresie domniemanie winy, zatem obowiązek jego obalenia i udowodnienia, iż dane działanie lub zaniechanie było niezawinione, obciąża samego członka organu.

Jako przykład działania na szkodę spółki przez członka zarządu można wskazać: prowadzenie działalności konkurencyjnej, zawieranie umów pozornych, o których z góry wiadomo, że nie zostaną wykonane, uchylanie się od płacenia podatków i składek, zaniechanie złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, ujawnienie lub wykorzystanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa czy niesporządzanie oraz niezłożenie w wymaganym terminie sprawozdań finansowych.

1.Za podstawowe działanie zmierzające do ograniczenia ryzyka pociągnięcia do odpowiedzialności członka zarządu należy zatem uznać kierowanie sprawami spółki z należytą starannością, która powinna przejawiać się w terminowym wykonywaniu obowiązków, dokonywaniu rozsądnej oceny biznesowej sytuacji spółki oraz prawidłowym prowadzeniu dokumentacji. Warto też zadbać o zabezpieczenie interesów spółki zarówno na etapie inicjowania określonych stosunków zobowiązaniowych np. poprzez wprowadzenie do umów z kontrahentami postanowień ograniczających ryzyko poniesienia negatywnych konsekwencji przez spółkę, jak i w szerzej pojętym kontekście np. przez ubezpieczenie majątku spółki lub skorzystanie z ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

2.Kolejnym mechanizmem dotyczącym ograniczenia odpowiedzialności członka zarządu jest wprowadzenie odpowiednich postanowień do umowy łączącej go ze spółką czyli tzw. kontraktu menedżerskiego. Zgodnie z utrwalonym w doktrynie poglądem, odpowiedzialność za działanie na szkodę spółki jest rodzajem odpowiedzialności ex contractu, tj. oparta jest na istniejącej między spółką, a członkiem jej organu więzi zobowiązaniowej, której naruszenie skutkuje odpowiedzialnością odszkodowawczą (tak np.: Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 30 marca 2015 r., sygn. I ACa 825/14). Przyjęcie kontraktowego charakteru odpowiedzialności pozwala na umowne uregulowanie jej zakresu, godząc interes członka zarządu i  spółki. Dość powszechną praktyką stosowaną w kontraktach menedżerskich, jest ograniczanie odpowiedzialności członków organów za szkody wyrządzone do określonej w umowie kwoty lub przez ograniczenie jej zakresu w inny sposób, z reguły zależny od profilu działalności spółki np. poprzez wyłączenie odpowiedzialności z tytułu zawierania konkretnego rodzaju umów, co ma ułatwić zarządowi decyzje w zakresie podejmowania bardziej ryzykownych inwestycji. W takim przypadku zakres odpowiedzialności będzie zatem zależny od siły negocjacyjnej członka zarządu przy zawieraniu umowy. Należy jednak pamiętać, że niedopuszczalne jest postanowienie umowne przewidujące wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności za umyślne działanie lub zaniechanie.

Odpowiedzialność za długi spółki

Kolejnym rodzajem odpowiedzialności przewidzianej względem członków zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i prostych spółek akcyjnych, jest odpowiedzialność za zobowiązania spółki, która powstaje w sytuacji, w której majątek spółki nie wystarcza aby uregulować jej długi. Fakt udzielenia bądź nieudzielenia przez spółkę absolutorium nie będzie miał w tym przypadku znaczenia albowiem wierzycielem jest inny podmiot niż spółka czy jej wspólnicy. Kwestie związane z tym rodzajem odpowiedzialności również zostały już przez nas scharakteryzowane w niniejszym cyklu, dlatego zachęcamy do zapoznania się wcześniejszym artykułem pt.: „Odpowiedzialność członków zarządu wobec wierzycieli spółki”.

Dość często próbą obrony przed odpowiedzialnością za długi spółki jest próba wykazania, że ze względu na podział obowiązków w spółce dana osoba nie była bezpośrednio zaangażowana w działania spółki generujące zobowiązanie np. w negocjacje i zawarcie umowy konkretnej umowy. W orzecznictwie jednak niejednokrotnie podkreślano, że obowiązek prowadzenia spraw spółki z należytą starannością dotyczy wszystkich członków zarządu, niezależnie od faktycznego zakresu kompetencji i stąd nie jest to podstawa do wyłączenia odpowiedzialności danego funkcjonariusza spółki.

W celu ochrony osób zarządzających spółką, które dochowały wspomnianej, należytej staranności przy prowadzeniu jej spraw, Kodeks spółek handlowych wprost wymienia przesłanki, które zwalniają członka zarządu z odpowiedzialności m.in. wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu.

Zgodnie z przepisami prawa upadłościowego właściwym terminem na zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości jest 30 dni od dnia powstania stanu niewypłacalności spółki. Pod tym kątem warte podkreślenia jest, ze względu na obowiązujący stan epidemii, ustawodawca wprowadził szczególne regulacje, które będą miały znaczenie dla określenia czy wniosek o ogłoszenie upadłości został złożony we właściwym terminie.

WAŻNE!

Zgodnie z przepisami covidowymi, jeżeli podstawa do ogłoszenia upadłości dłużnika powstała w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, a stan niewypłacalności powstał z powodu COVID-19, bieg terminu do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega przerwaniu.

Dopiero zatem po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii termin ten będzie biegł na nowo. W przypadku zaś postępowania restrukturyzacyjnego bądź układowego należy jednak pamiętać, że samo złożenie wniosku o otwarcie restrukturyzacji nie jest wystarczające. Przesłanką wyłączającą odpowiedzialność jest wydanie przez sąd stosownego postanowienia, stąd też w praktyce jednocześnie z wnioskiem o otwarcie postępowania lub zatwierdzenie układu członkowie zarządu często składają wniosek o ogłoszenie upadłości spółki, aby uniknąć odpowiedzialności w sytuacji, w której sąd nie zdąży wydać we właściwym czasie wskazanego postanowienia.

W doktrynie podnosi się, że ewentualne umowne wyłączenie odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki w kontrakcie menedżerskim jest niedopuszczalne. Nie wyklucza to jednak możliwości wprowadzenia do takiej umowy zabezpieczeń, pozwalających na kompensatę ewentualnej straty, którą członek zarządu poniesie w związku z roszczeniami odszkodowawczymi. Zagwarantowanie wyrównania uszczerbku w majątku poniesionego przez członka zarządu lub uregulowanie zobowiązania w jego imieniu może przewidywać również udzielony przez spółkę bądź inny podmiot (np. spółkę dominującą) tzw. letter of indemnity, nazywany też umową indemnifikacyjną. Przez złożenie tego rodzaju oświadczenia, podmiot trzeci niejako udziela poręczenia w zakresie wykonania zobowiązania ciążącego na członku zarządu, przez co dana osoba zostaje w tym zakresie zwolniona z odpowiedzialności. Powyższe instytucje nie zostały wprost uregulowane przepisami prawa, więc ustalenie zakresu oraz granic zwolnienia z odpowiedzialności zależeć będzie od ustaleń dokonanych między stronami w ramach swobody kontraktowania.

Odpowiedzialność za zobowiązania publicznoprawne spółki

Na zbliżonych do kodeksowych zasadach członkowie zarządu odpowiadają za zobowiązania podatkowe spółki i składki na ubezpieczenia społeczne, których termin płatności upłynął w czasie pełnienia przez nich funkcji. Co do zasady okres pełnienia funkcji należy rozumieć jako czas kadencji danej osoby. Sądy administracyjne jednak oprócz zbadania formalnych podstaw pełnienia funkcji, dokonują również oceny z faktycznego punktu widzenia. Może zatem okazać się, iż mimo formalnego, prawidłowego złożenia rezygnacji z funkcji, były członek zarządu nadal będzie odpowiedzialny za uregulowanie zaległości podatkowych spółki, jeżeli dalej faktycznie kierował sprawami spółki np. podpisywał w jej imieniu dokumenty. W toku przeprowadzonej oceny, sąd może również zwolnić członka zarządu za powstałe zaległości w przypadku, gdy zostanie udowodnione, że w danym czasie obiektywnie nie mógł on pełnić swoich obowiązków. Przykładowo sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku długotrwałej choroby, urlopu macierzyńskiego czy pozbawienia wolności (tak np. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 27 kwietnia 2021 r., sygn. III FSK 2973/21).

WAŻNE!

Brak wystarczającej wiedzy z zakresu finansów spółki czy prawa podatkowego nie będzie stanowił o możliwości wyłączenia odpowiedzialności, ze względu na podwyższony wymóg należytej staranności względem osób pełniących funkcje zarządcze.

Ponadto Ordynacja podatkowa wprost przewiduje sytuacje, w których członek zarządu może zostać zwolniony z odpowiedzialności za zaległości spółki. Analogicznie jak w przypadku źródeł odpowiedzialności odpisanych powyżej, jest to wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu albo niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez winy członka zarządu. Dodatkowo w tym przypadku, w celu uniknięcia odpowiedzialności członek zarządu może wskazać mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części. Wskazane mienie powinno być konkretne, możliwe do zidentyfikowania oraz rzeczywiście istniejące w momencie, w którym toczy się postępowanie. Mienie to powinno również nadawać się do egzekucji oraz nie może być przedmiotem sporu.

Powyższe zasady odpowiedzialności stosuje się także w przypadku zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za zobowiązania spółki. Za niezapłacone składki z tytułu ubezpieczenia społecznego, członkowie zarządu odpowiadają na zasadach identycznych jak za zobowiązania podatkowe. Z oczywistych względów otrzymanie przez członka zarządu absolutorium w żadnym zakresie nie wpływa na tego rodzaju odpowiedzialność. Członkowie zarządu powinni natomiast zwrócić szczególną uwagę poziom zobowiązań w momencie obejmowania funkcji i ewentualnego zakończenia pełnienia obowiązków albowiem specyfika danej sytuacji może się dodatkowo przekładać na poziom ryzyka.

Granice czasowe odpowiedzialności

Z zastrzeżeniem stanowiska wypracowanego przez sądy administracyjne, które zostało opisane powyżej, członek zarządu będzie odpowiadał za zobowiązania spółki, które powstały i były wymagalne w okresie pełnienia przez niego funkcji, bez względu na to, czy jego mandat wygasł w tym okresie czy został powołany do zarządu spółki już po powstaniu wierzytelności. Zatem jeżeli już w momencie powołania danej osoby do zarządu, spółka była w stanie niewypłacalności, zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości powinno zostać złożone niezwłocznie po objęciu funkcji. Z drugiej strony zgodnie z orzecznictwem do odpowiedzialności nie zostanie pociągnięty członek zarządu, który pełnił funkcje, krócej niż termin 30-dniowy, przewidziany na złożenie wniosku przez prawo upadłościowe (tak też Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 20 stycznia 2021 r., sygn. III SA/Wa 441/20).

WAŻNE!

Ograniczenie odpowiedzialności związanej z pełnieniem funkcji członka zarządu nie będzie możliwe, w przypadku złożenia rezygnacji lub odwołania danej osoby w sposób wadliwy, niewywołujący skutków prawnych.

W praktyce zdarza się, że w spółkach w których zarząd pełniony jest jednoosobowo, członek zarządu składając rezygnację nie zwoła jednocześnie zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, na którym powinien zostać dokonany wybór nowych członków organu. Rezygnacja złożona w ten sposób, nie wywoła zatem skutków prawnych. Również wyłącznie wypowiedzenie umowy o pracę czy kontraktu menedżerskiego, bez złożenia rezygnacji bądź podjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu, nie będzie wystarczające do uznania, że dana osoba nie pełni już funkcji w organie zarządczym.

Ubezpieczenie D&O

Z biegiem czasu na popularności zyskują ubezpieczenia odpowiedzialności członków władz spółki tzw. ubezpieczenia D&O (directors and officers), które z pewnością można zaliczyć do kluczowych mechanizmów zabezpieczających zarząd przed ryzykiem pociągnięcia do odpowiedzialności. Zakres takiego ubezpieczenia oraz poziom ochrony zapewniany członkowi zarządu każdorazowo uzależniony będzie od warunków wynegocjowanych z ubezpieczycielem, aczkolwiek co do zasady powinny one być skonstruowane tak, aby chronić funkcjonariuszy spółki zarówno w przypadku roszczeń odszkodowawczych związanych z pełnioną rolą, jak również zapewnić pokrycie kosztów obrony w postępowaniach karnych, karno-skarbowych, administracyjnych czy też cywilnoprawnych. Polisa D&O może obejmować również inne aspekty działalności jak np. kary administracyjne nakładane na osoby fizyczne, czy zaległości podatkowe.

Ochrona ubezpieczeniowa może obejmować zatem zarówno ochronę przez odpowiedzialnością za działanie na szkodę spółki, pokrycie kosztów związanych z roszczeniami kierowanymi przez podmioty trzecie, jak również sfinansowanie niezbędnej pomocy prawnej w przypadku zaistnienia podstaw do pociągnięcia członka zarządu do odpowiedzialności.

Źródło: https://www.rp.pl/abc-firmy/art35795551-w-jaki-sposob-ograniczyc-odpowiedzialnosc-czlonkow-zarzadu