Wraz ze wzrostem zatrudnienia i rozwojem całej firmy zaczęliśmy wdrażać szereg narzędzi rozwojowych dla pracowników i menedżerów. Zależało nam na tym, aby narzędzia, które stworzymy, były wsparciem w codziennej organizacji pracy, integracji zespołu oraz rozwoju pracowników na każdym poziomie.
Jednolite zarządzanie
Wraz z dołączeniem nowych osób postanowiliśmy dostosować strukturę, tak żeby każdy z zespołów mentorskich miał tę samą możliwość korzystania z programu TAX PRO.
Zależało nam, aby każdy zespół był prowadzony i zarządzany w podobny sposób, tym bardziej że przypisanie do danego zespołu nie wiąże się u nas z pracą tylko w tym zespole. Podczas pracy przy określonym projekcie menedżer, wybierając do niego osoby, korzysta ze wszystkich zasobów ludzkich. Narzędzie w postaci TAX PRO pozwala na zarządzenie projektem i jego zespołem w ten sam sposób. Dzięki programowi Zespół TAX wymienia się doświadczeniami, co jest bardzo cenne w kontekście pracy rozwojowej i poszerzania wiedzy merytorycznej.
Źródło obrazka: https://hrbusinesspartner.pl/artykul/tax-pro-czyli-jak-zarzadzac-zespolem
Menedżer jest mentorem
Program TAX PRO wdrożony został w Zespole Podatkowym. Jego głównym założeniem jest, aby menedżer był mentorem swojego zespołu. Menedżer, jako osoba zarządzająca, jest siłą napędową, daje przykład, za którym idą pracownicy.
Zawartość TAX PRO
W skład programu wchodzą następujące elementy:
- Spotkania zespołu: regularne spotkania są kluczowe, aby realizować cele w zakresie integracji zespołu, zarządzania obłożeniem pracą czy działaniami Business Development (BD).
- Równomierne rozłożenie pracy wśród członków zespołu: ustalenie zasad komunikowania w sytuacjach kryzysowych, bieżąca weryfikacja utylizacji, kontakt z innymi menedżerami w celu alokacji zasobów projektowych.
- Spotkania indywidualne: spotkania z członkami zespołu, w zależności od stanowiska: nie rzadziej niż raz na kwartał – seniorzy, nie rzadziej niż raz na pół roku – konsultanci. Spotkania indywidualne pozwolą na realizację zadań, takich jak mentoring czy stawianie celów.
- Na każdym spotkaniu proś o feedback.
- Wyznaczanie celów i ocena pracy: wyznaczanie celów i ich bieżące monitorowanie to jeden z elementów pracy rozwojowej. Branie aktywnego udziału w procesie ocen oraz przekazywanie feedbacku to jeden z elementów
- zarządzania.
- Mentor: wsparcie nie tylko w obszarze pracy projektowej, lecz także rozwoju kariery i kompetencji. Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem.
- Integracja zespołu: wdrożenie nowych osób do zespołu, korzystanie z budżetu integracyjnego, zachęcanie do dzielenia się pomysłami, inicjatywami, pasjami. Zachęcanie do udziału w inicjatywach proponowanych przez zespół HR.
- Rozwój zespołu poprzez awanse i rekrutacje: rekomendacje awansów, identyfikacja potrzeb kadrowych, definiowanie potrzeb rozwojowych, zachęcanie do korzystania z projektów Polecony/Zatrudniony.
- General BD: zachęcaj do pisania artykułów, śledzenia przepisów, udziału w webinariach czy spotkaniach z klientami.
- Wzmacnianie kompetencji zespołu: zachęcanie do udziału w szkoleniach zarówno wewnętrznych, jak i tych organizowanych przez firmy zewnętrzne.
Źródło obrazka: https://hrbusinesspartner.pl/artykul/tax-pro-czyli-jak-zarzadzac-zespolem
Główne Zadania Programu
Program ma za zadanie rozwijać kluczowe kompetencje menedżerskie, tj.:
- zarządzanie zespołem,
- komunikację interpersonalną,
- efektywne zarządzanie projektami.
Proces tworzenia Tax Pro
Podczas tworzenia programu na każdym etapie prowadziliśmy konsultacje z menedżerami, przedstawialiśmy założenia, pomysły i zbieraliśmy od nich feedback. Zależało nam na tym, aby bezpośredni odbiorcy programu mieli realny wpływ na jego kształt. Prace nad projektem trwały kilka miesięcy. Po zaakceptowaniu ostatniej wersji zaaranżowaliśmy spotkanie Zespołu TAX, podczas którego przedstawiliśmy założenia programu, jego cele i elementy.
W trakcie spotkania pokazaliśmy wartości, jakie przyświecają programowi, oraz jakie wyraźne korzyści czerpać będą jego odbiorcy. Ponieważ menedżerowie po części kształtowali program, nie musieliśmy ich namawiać do udziału w nim i korzystania z niego.
Zespół TAX podwoił swój skład w czasie pandemii, większość osób nie miała możliwości poznać się na żywo, bywały sytuacje, że ludzie pracując ze sobą, nie widzieli się. Jednym z elementów programu TAX PRO jest integracja zespołu. Po pierwszych organizowanych spotkaniach otrzymaliśmy mnóstwo pozytywnych opinii i podziękowań za możliwość wzięcia udziału w projekcie.
Aktualnie trwa okres, podczas którego przeprowadzamy oceny śródroczne. Poprosiliśmy pracowników, aby podzielili się z nami opinią na temat TAX PRO. Oceny są bardzo pozytywne, otrzymaliśmy też wiele pomysłów, jak program jeszcze usprawnić. Wszystkie opinie weźmiemy pod uwagę podczas wdrażania zmian i rozwoju projektu o kolejne elementy.
Wniosek
Już teraz widzimy, że wdrożenie programu było bardzo dobrym działaniem, do tej pory w firmie nie funkcjonowały podobne narzędzia. To, co przed nami, to ciągłe doskonalenie i zbieranie feedbacku od zespołu, tak aby program był wykorzystywany i przynosił mu korzyści.
