W tym celu, tego samego dnia uruchomiony został zupełnie nowy portal – Portal Rejestrów Sądowych (https://prs.ms.gov.pl/), na którym zainteresowani mogą wygenerować, wypełnić, a następnie złożyć wnioski do KRS w formie elektronicznej. Wspomniany portal daje również możliwość przeglądania dokumentacji rejestrowej lub finansowej podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców, a także zawiera odnośniki do już wcześniej funkcjonujących stron – wyszukiwarki podmiotów w KRS oraz portalu S24.
Do tej pory w imieniu naszych Klientów, mieliśmy okazję kilkukrotnie przejść przez proces składania elektronicznych wniosków do sądów rejestrowych, dlatego też pragniemy podzielić się z Państwem naszymi doświadczeniami w tym zakresie:
- nowy portal sądowy jest przejrzysty i intuicyjny – na uwagę zasługuje przede wszystkim fakt, że system we własnym zakresie weryfikuje poprawność składanych wniosków. Zatem, gdy wnioskodawca błędnie wypełni formularz lub zapomni o dodaniu obowiązkowego załącznika, otrzyma powiadomienie od systemu z podpowiedzią, co powinien poprawić. Dodatkowo na portalu zostały zamieszczone liczne instrukcje, pokazujące krok po kroku jak wypełnić różnego rodzaju formularze. Z pewnością przyczyni się to do zmniejszenia liczby zwracanych przez sąd rejestrowy wniosków,
- w wyniku nowelizacji elektroniczny system sądów rejestrowych został połączony z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) – wypełniając elektroniczny wniosek wystarczy podać numer aktu notarialnego zarejestrowany w CREWAN, a sąd rejestrowy otrzyma dostęp do treści wskazanego aktu notarialnego. Nie ma obowiązku składania aktów notarialnych w oryginale czy też ich skanowania, a następnie podpisywanie podpisem elektronicznym i załączania do wniosku. Wydaje się, że ta zmiana zminimalizowała również ryzyko popełnienia błędu przy ręcznym wpisywaniu danych z aktu notarialnego do wniosku (co mogło być przyczyną zwrotu wniosku).,
- proces wypełniania formularzy bardziej sprawny – wymienione wyżej zmiany powodują, że wypełnienie i złożenie wniosku wraz z wcześniej przygotowanymi załącznikami zewnętrznymi jest znacznie szybsze i wygodniejsze, niż wypełnianie papierowych formularzy,
- 7-dniowy termin na rozpatrzenie wniosku przez sąd rejestrowych wydaje się obecnie bardziej realny do spełnienia – wspomniany instrukcyjny termin przewidziany przez Ustawę o KRS był dotychczas bardzo często przekraczany przez sądy rejestrowe, , mamy nadzieję, że po 1 lipca się to zmieni, dotychczas niestety nie we wszystkich sprawach zaobserwowaliśmy tę zmianę
Niestety, widzimy również minusy w funkcjonowaniu nowego portalu:
- o ile samo umożliwienie wypełniania formularzy oraz składania wniosków osobom niebędącym pełnomocnikami procesowymi należy ocenić pozytywnie, ponieważ czyni sam proces składania wniosków sprawniejszym, o tyle brak otrzymywania powiadomień w systemie przez pełnomocników procesowych, którzy jedynie podpisują wniosek, należy ocenić negatywnie. Powiadomienia w systemie otrzymują bowiem jedynie osoby składające wniosek, które nie muszą być zawodowymi pełnomocnikami. Prowadzi to do sytuacji, w której, pełnomocnik profesjonalny występujący w sprawie, nie będzie otrzymywał zawiadomień
z sądu dotyczących podpisanych wniosków. Jedynym aktualnym rozwiązaniem tej sytuacji, jest zarówno podpisywanie, jak i składanie wniosków w elektronicznym KRS, wyłącznie przez pełnomocnika profesjonalnego, choć z biegiem czasu system KRS powinien ulec w tym zakresie korektom,
- problemem może okazać się fakt, że portal funkcjonuje wyłącznie w języku polskim, co czyni niemożliwym korzystanie z niego przez osoby władające językiem obcym. Próby tłumaczenia portalu na język obcy jest obarczone sporym ryzykiem, dlatego też cudzoziemcy wciąż będą potrzebowali pomocy przy składaniu wniosków do KRS,
- wiele trudności wciąż sprawia dla przedsiębiorców podpisanie wniosku i załączników kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – najczęściej wykorzystywaną opcją przy elektronicznym podpisywaniu jest wciąż ePUAP – założenie i korzystanie z profilu zaufanego jest bezpłatne, proste w użyciu. Niestety założenie ePUAPu możliwe jest wyłącznie dla osób posiadających numery PESEL. Oznacza to, że podpisanie przez cudzoziemca wniosku w sposób elektroniczny wciąż będzie wiązało się z uprzednim przeprowadzeniem procedury nadania numeru PESEL lub z zakupem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (co wiąże się z dodatkowymi kosztami).
Podsumowując, mimo że wejściu w życie nowelizacji towarzyszyło spore zamieszanie, a Ministerstwo Sprawiedliwości do ostatniego dnia przed uruchomieniem Portalu Rejestru Sądowych nie dostarczyło zainteresowanym szczegółowych informacji na temat funkcjonowania nowego systemu, wprowadzone zmiany na chwilę obecną należy ocenić pozytywnie.