Członkowie zarządu spółek kapitałowych są odpowiedzialni generalnie za ogół działalności organizacji, którymi zarządzają. Obejmuje to również kwestie związane z koniecznością opłacania szeroko pojętych zobowiązań publicznoprawnych, w tym oczywiście przede wszystkim podatków.
Zakres odpowiedzialności zarządu
Zgodnie z podejściem organów skarbowych, przyjmuje się, że to członkowie zarządu są zobowiązani do dbania o to, aby spółka (podatnik) wywiązywała się z ciążących na niej zobowiązań podatkowych terminowo i w prawidłowej wysokości. Oczywistym jest, że zarząd nie jest angażowany w całości w bieżące wypełnianie tych obowiązków. Dbałość zarządu o obszar podatkowy może jednak się objawiać m.in. wprowadzaniem do organizacji odpowiednich mechanizmów i procesów, zapewniających poprawność tych rozliczeń.
Niezależnie jednak od powyższego przepisy dają również organom możliwość sięgnięcia „do kieszeni” członka zarządu, w sytuacji gdy zarządzana przez niego spółka nie opłaca swoich zobowiązań. Co istotne, ostatnio można zaobserwować, że administracja podatkowa coraz częściej sięga po te instrumenty.
Odpowiedzialność za zaległości podatkowe
Przepisy ordynacji podatkowej wskazują, że członkowie zarządu spółek kapitałowych odpowiadają całym swoim majątkiem za zaległości spółki, z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez nich obowiązków. Oznacza to więc, że organ podatkowy – np. w wypadku zakwestionowania rozliczeń podatkowych spółki – ma możliwość egzekwowania zaległości podatkowej z majątku członka zarządu, o ile nie może zaspokoić roszczeń podatkowych z majątku samej spółki.
Odpowiedzialność ta jest tzw. odpowiedzialnością subsydiarną, co oznacza, że organy skarbowe w pierwszej kolejności muszą podjąć działania, zmierzające do opłacenia zaległości przez spółkę (podatnika). Dopiero gdy zostanie ustalone, że spółka nie dysponuje majątkiem, wystarczającym aby pokryć roszczenia skarbówki, w kolejnym kroku organ może żądać spełnienia zobowiązań przez zarząd.
Co ważne, w przypadku podważenia rozliczeń podatkowych spółki w toku kontroli czy postępowania, zaległość powstaje nie w momencie wydania protokołu czy decyzji przez urząd skarbowy. W zdecydowanej większości podatków, zobowiązanie powstanie „z mocy prawa”. W razie zakwestionowania rozliczeń podatnika organ jedynie ujawni więc zaległość, która tak naprawdę powstała w okresie, którego ta kontrola dotyczy.
PRZYKŁAD
Jeśli organ podatkowy w ramach kontroli prowadzonej w 2021 r., a dotyczącej VAT za 2018 r. zakwestionuje wysokość zapłaconych podatków, oznacza to, że zaległość podatkowa postała już w 2018 r. – wtedy też upływał termin płatności danego zobowiązania podatkowego.
Powyższe powoduje więc, że odpowiedzialny za zaległości podatkowe spółki może być (były) członek zarządu, który już dawno tej funkcji nie pełni, ale pełnił ją w okresie, którego dotyczyła kontrola. W skrajnych sytuacjach osoba ta może nie wiedzieć nawet o fakcie powstania zaległości na poziomie spółki (może nie mieć świadomości o zakwestionowaniu rozliczeń podatkowych spółki przez skarbówkę), a mimo tego organy mogą wymagać od niej opłacenia tej zaległości.
Rozdział odpowiedzialności w ramach zarządu
W praktyce, w większości organizacji, w ramach zarządu powoływany jest dyrektor finansowy (CFO), który jest szczególnie odpowiedzialny za obszar finansowy – w tym podatkowy – w spółce.
Pomimo powyższego, na gruncie przepisów ordynacji podatkowej odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki nie jest zależna od tego czy do obowiązków danego członka zarządu należy dbanie o sprawy finansowe / podatkowe w spółce. Każdy członek zarządu – niezależnie od tego jakim pionem organizacyjnym odpowiada, czy co wynika z umowy / statutu spółki – odpowiada w takim samym zakresie za zaległości podatkowe. Odpowiedzialność ta jest przy tym tzw. „odpowiedzialnością solidarną”, co oznacza, że organ może domagać się uiszczenia całej kwoty zaległości od któregokolwiek z członków zarządu, który ma następnie ewentualne roszczenia regresowe.
Odpowiedzialni są przy tym ci członkowie zarządu, którzy w okresie powstania zaległości faktycznie pełnili swoje obowiązki. Jeśli więc, pomimo formalnego powołania do zarządu, dana osoba nie miała obiektywnych możliwości kierowania sprawami spółki (np. w związku ze stanem zdrowia wyłączającym możliwość jakiegokolwiek działania), nie powinna ona odpowiadać za jej zaległości podatkowe powstałe w tym okresie. Niemniej, zazwyczaj takie „wyjątki” są bardzo wąsko interpretowane. Sytuacje, gdy członek zarządu miał możliwość pełnienia swojej funkcji, ale w praktyce tego nie robił, mogą nie zostać zaakceptowane jako takie, które zwalniają z ww. odpowiedzialności.
Uwolnienie się od odpowiedzialności
Przepisy przewidują kilka wyjątków, z których członkowie zarządu mogą skorzystać aby uwolnić się od ww. odpowiedzialności.
Przede wszystkim okolicznością zwalniającą z tej odpowiedzialności może być fakt złożenia we właściwym czasie wniosku o ogłoszenie upadłości (ewentualnie w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzeniu układu, o którym mowa w prawie restrukturyzacyjnym). Problemem jest jednak zwykle ocena który moment jest tym „właściwym czasem”. W zakresie wniosku o upadłość sądy administracyjne nakazują odwoływać się do warunków przewidzianych w prawie upadłościowym. Podstawą do ogłoszenia wniosku o upadłość może być więc np. niewywiązywanie się przez spółkę ze swoich zobowiązań.
Możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności za zaległości podatkowe na tej podstawie może być jednak szczególnie trudna w sytuacji zakwestionowania przez organy skarbowe rozliczeń podatnika. Jak wskazano bowiem powyżej, zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa. W trakcie kontroli organ jedynie określa wysokość podatku, która powinna była zostać zapłacona w przeszłości.
W konsekwencji może okazać się, że złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości po wydaniu przez organ podatkowy decyzji wymiarowej wobec spółki (czyli w czasie kiedy „materializuje” się konieczność opłacenia zaległości) jest już spóźnione. Po stronie spółki dług powstał już bowiem w przeszłości (w okresie objętym kontrolą) i wtedy ziściły się przesłanki do złożenia wniosku.
Członek zarządu może zwolnić się również z odpowiedzialności jeśli wykaże, że niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości w terminie nastąpiło bez jego winy lub jeśli wskaże majątek spółki, z którego organ może wyegzekwować zaległość. Ciężar udowodnienia tych okoliczności jest zatem przerzucony na tego członka zarządu.
Formalne kroki, które musi podjąć organ
Nałożenie na członka zarządu obowiązku opłacenia zaległości podatkowej spółki wymaga wydania wobec niego decyzji – tzw. decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej.
Wydanie takiej decyzji możliwe jest dopiero po upływie terminu płatności zobowiązania podatkowego. Podstawą do jej wydania może być fakt nieopłacania przez spółkę podatku, wynikającego ze złożonej przez nią, „bieżącej” deklaracji.
Jeśli organ kwestionuje jednak wysokość zadeklarowanego podatku w przeszłości, w pierwszej kolejności musi on wydać wobec spółki tzw. decyzję wymiarową, w której określi prawidłową kwotę podatku. Dopiero w kolejnym kroku – przy spełnieniu wszystkich innych przesłanek – może on wydać decyzję o odpowiedzialności członka zarządu.
WAŻNE!
W trakcie postępowania dotyczącego odpowiedzialności członka zarządu nie jest badana prawidłowość dokonanego wymiaru podatku. Innymi słowy, członek zarządu nie ma w praktyce możliwości podważenia czy decyzja wymiarowa, skierowana przeciw spółce była prawidłowa. W tej sprawie badane jest jedynie spełnienie ww. przesłanek jego odpowiedzialności.
Podsumowanie – jak się zabezpieczyć?
Powyższe obrazuje jak ważne w obecnym otoczeniu prawnym jest dbanie o prawidłowe prowadzenie polityki podatkowej organizacji. Skuteczne podważenie rozliczeń podatkowych spółki prowadzi bowiem nie tylko do konieczności zapłaty doszacowanego podatku ale może przełożyć się na odpowiedzialność osobistą osób odpowiednych za prowadzenie jej spraw.
Niezwykle istotne jest więc dochowanie należytej staranności przy kształtowaniu szeroko pojętej funkcji podatkowej w spółce. W razie wszczęcia kontroli przez organy ważne jest natomiast aby od początku sprawy, prowadzonej wobec spółki wykazywać się proaktywną postawą i reagować na ewentualne zarzuty / wątpliwości ze strony organów. Lepiej już na tym etapie przedstawiać argumenty wskazujące na prawidłowość dokonanych rozliczeń, niż oczekiwać na dalsze etapy sporu, gdy w praktyce może to się już okazać zbyt późne.
Podobne zasady do tych opisanych w niniejszym artykule, obowiązują również na gruncie innych zobowiązań publicznoprawnych, do których stosuje się przepisy ordynacji podatkowej, w tym m.in. składek ZUS.
