Rzeczpospolita: Szef musi informować o warunkach oddelegowania poza Polskę

– zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju,

– warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu.

Aktualne terminy

Dokumenty obejmujące wszystkie wymagane informacje muszą być dostarczone pracownikowi jeszcze przed wyjazdem (art. 29¹ § 2 k.p.).

Jedynym kryterium decydującym o konieczności przekazania tych informacji jest czas trwania wyjazdu. O ile dane państwo członkowskie nie postanowi inaczej, wymagania dotyczące pracowników kierowanych za granicę, w tym pracowników podlegających przepisom o delegowaniu, nie mają zastosowania, jeżeli czas trwania każdego okresu pracy za granicą – tj. poza państwem, w którym pracownik zwykle wykonuje pracę – nie przekracza czterech kolejnych tygodni.

Podstawowa treść

Według art. 29¹ § 2 k.p. informacja dla pracownika skierowanego do pracy poza granicami kraju ma charakter dodatkowy. Obowiązki informacyjne należy zrealizować niezależnie od przekazania pracownikowi podstawowych informacji o warunkach zatrudnienia.

Na podstawie art. 29 § 3 k.p. pracodawca informuje pracownika w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej), nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

– obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

– obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

– przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

– przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

– zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

– w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

– w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

– innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

– wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

– obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

– prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

– układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,

– w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,

– nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, gdy to pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Zmiana warunków zatrudnienia

Podobnie jak w przypadku pracownika wykonującego pracę na terytorium Polski, tak i w przypadku pracownika wysyłanego do pracy za granicę pracodawca ma obowiązek niezwłocznego informowania – w postaci papierowej lub elektronicznej – o zmianie warunków zatrudnienia. Nie powinno wydarzyć się to jednak później niż w dniu, w  którym taka zmiana ma do pracownika zastosowanie.

Nie dotyczy to przypadku, gdy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy – jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Forma przekazania informacji

Zgodnie z dyrektywą, informacje można przekazać pracownikowi zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem że:

– będą one dostępne,

– będą mogły być wydrukowane i przechowywane,

– pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub potwierdzenie ich otrzymania od pracownika.

Podróż służbowa…

Sam fakt, że czasowy wyjazd za granicę ma krótkotrwały charakter, nie przesądza jeszcze o tym, że jest to podróż służbowa, a nie oddelegowanie. Nie ma przepisów, które wprost regulują czas podróży służbowej i ile może ona trwać. Ponadto przepisy nie rozróżniają jednoznacznie oddelegowania pracownika od podróży służbowej.

Pod pojęciem podróży służbowej (potocznie nazywanej delegacją) należy rozumieć wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 k.p.). Dokumentem potwierdzającym odbycie podróży służbowej jest wówczas polecenie wyjazdu służbowego. To na jego podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia kosztów delegacji. Pracownik za czas trwania delegacji ma prawo do diet.

Podróż służbowa nie pociąga za sobą zmiany warunków zatrudnienia w postaci przesunięcia stałego miejsca świadczenia pracy z Polski do innego państwa. Delegacja to podróż służbowa pracownika w ramach wykonywania obowiązków związanych ze swoją pracą.

Przepisy kodeksu pracy nie regulują maksymalnego okresu trwania podróży służbowej, natomiast powinna mieć charakter incydentalny i służyć wykonaniu skonkretyzowanego zadania służbowego (por. uzasadnienie uchwały 7 sędziów SN z 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08, OSNP 2009, nr 13-14, poz. 166).

… czy oddelegowanie

Oddelegowanie to inaczej czasowa zmiana stałego miejsca wykonywania pracy za zgodą pracownika na terytorium innego państwa członkowskiego niż to, w którym pracownik zwyczajowo pracuje. Polega ono na skierowaniu pracownika do pracy w innych warunkach niż opisane w  umowie o pracę.

Należy podkreślić, że pracodawca nie może na podstawie art. 42 § 4 k.p. oddelegować pracownika do innego miejsca niż określone w umowie o pracę. Może jedynie powierzyć pracownikowi inną pracę, ale w tym samym miejscu określonym w umowie o pracę. Może to nastąpić na podstawie zgodnego porozumienia stron bądź na podstawie wypowiedzenia zmieniającego.

Pracodawca delegujący pracownika z Polski do pracy w innym państwie członkowskim na okres przekraczający cztery kolejne tygodnie, przed oddelegowaniem musi zaktualizować odpowiednio informacje o warunkach zatrudniania, o których mowa w art. 29 § 3 i 29¹ § 2 k.p. Dodatkowo informuje taką osobę, w postaci papierowej lub elektronicznej, o:

– wynagrodzeniu za pracę przysługującym zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został delegowany,

– dodatku z tytułu delegowania lub przepisach dotyczących zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, postanowienia regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych, lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową,

– linku do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez państwo członkowskie, na terytorium którego pracownik został delegowany, zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia, które muszą być stosowane do pracowników delegowanych.

Przykład

Spółka mająca siedzibę w Polsce określiła w umowie o pracę, że miejscem pracy pracownika jest okresowo Francja. Wyjeżdżając do pracy za granicę na sześć tygodni pracownik nie będzie przebywał w zagranicznej podróży służbowej, natomiast będzie oddelegowywany do pracy za granicę. Oprócz informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia przekazanych pracownikowi odpowiednio w ciągu 7 dni i 30 dni od daty nawiązania umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek poinformować go w zakresie przedmiotowym wynikającym z art. 29¹ § 2 k.p.

Przykład

Pracownik jest w zagranicznej podróży służbowej, która miała trwać do dwóch tygodni, ale przekroczyła cztery tygodnie. W związku z tym pracodawca powinien uzupełnić dotychczasową informację o warunkach zatrudnienia o dane wskazane w art. 29¹ k.p.

Jeśli w trakcie lub po zakończeniu planowo krótszej podróży, ale dłuższej niż cztery tygodnie, okaże się, że podróż się wydłużyła, zasadne jest wykonanie obowiązku informacyjnego wobec pracownika jedynie w przypadku zmiany warunków, o których poinformowano pracownika wcześniej.

 

Zależy od czasu wyjazdu

Jeśli pracodawca deleguje pracowników do wykonywania pracy w państwach Unii Europejskiej albo państwa trzeciego i jednocześnie okres wykonywania pracy przekracza cztery tygodnie, mówimy o skierowaniu pracownika do pracy za granicą. Wówczas na pracodawcy spoczywa obowiązek zawarcia odpowiedniej umowy z pracownikiem oraz wykonanie szczególnych obowiązków informacyjnych wynikających z art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 . Jeśli w trakcie nastąpi zmiana warunków zatrudnienia, należy też niezwłocznie zrealizować obowiązek informacyjny.

Obowiązki informacyjne po stronie pracodawcy są obligatoryjne, jeśli pracownik wyjeżdża w zagraniczną podróż służbową (delegację) odbywającą się na podstawie innych przepisów niż oddelegowanie i pracodawca z góry wie, że ta podróż będzie trwała ponad cztery tygodnie i dodatkowo w trakcie podróży nastąpi zmiana warunków zatrudnienia. W tym przypadku pracodawca również powinien uzupełnić dotychczasową informację o warunkach zatrudnienia o informacje wskazane w treści art. 29¹ § 2 k.p. oraz art. 29 § 3 przed wyjazdem pracownika.

Zdaniem autorki

Przepisy dotyczące obowiązku przekazania określonych informacji pracownikowi przed jego wyjazdem wykorzystuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na podstawie innej niż umowa o pracę (art. 29¹ § 6 k.p.). Oznacza to konieczność przekazania wymaganych informacji także osobom, z którymi stosunki pracy nawiązano na podstawie powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę czy mianowania. Należy przy tym pamiętać, że umowy cywilnoprawne nie są stosunkiem pracy – mowa o umowie zlecenie, o dzieło czy umowie agencyjnej. Pracodawca, który nie realizuje obowiązku informacyjnego przy wyjeździe zagranicznym pracownika, dopuszcza się rażącego naruszenia – zarówno w sytuacji, gdy nie przekaże takiej informacji, jak i gdy jej nie zaktualizuje. Może to stanowić podstawę odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy. Grozi za to kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.