Rzeczpospolita: Praca zdalna transgraniczna na elastycznych zasadach

O skorzystaniu z nowych unijnych regulacji w zakresie zabezpieczenia społecznego pracowników transgranicznych decyduje pracownik z pracodawcą. Jeśli tak wybiorą, muszą wystąpić o wydanie A1.

W ostatnich latach, głównie za sprawą wybuchu pandemii COVID-19, nastąpił gwałtowny wzrost popularności pracy zdalnej. Mimo zniesienia obostrzeń nadal utrzymuje się ona jako stały model pracy w wielu firmach funkcjonujących na terenie Europy.

Przed rozpowszechnieniem możliwości świadczenia pracy zdalnej z zagranicy, pracownicy co do zasady wykonywali pracę poza granicami kraju pracodawcy zazwyczaj w ramach międzynarodowych oddelegowań lub zagranicznych podróży służbowych. W tych przypadkach, oprócz analizy potencjalnych konsekwencji na gruncie lokalnych i międzynarodowych przepisów dotyczących opodatkowania osób fizycznych, konieczne było również mi.in. ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego.

Koordynacja systemów

Każde państwo przynależące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcaria posiadają lokalne regulacje dotyczące zabezpieczeń społecznych. W celu wprowadzenia jednolitych zasad dotyczących ubezpieczeń społecznych na szczeblu unijnym od dawna obowiązują regulacje dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w przypadku prac transgranicznych. Jest to szczególnie istotne, gdyż dla każdej osoby wykonującej pracę poza granicami państwa, w którym pracodawca ma swoją siedzibę, należy ustalić, pod który system ubezpieczeń pracownik powinien podlegać i do którego systemu powinien opłacać składki.

Co do zasady, jest to państwo w którym dana osoba faktycznie pracuje, przy czym nie ma znaczenia, gdzie dana osoba mieszka ani gdzie siedzibę ma pracodawca. Wyjątkiem są pracownicy, którzy zostali oddelegowani do wykonywania pracy na okres krótszy niż dwa lata – w takim wypadku są ubezpieczeni i opłacają składki w państwie, z którego zostali oddelegowani przez pracodawcę.

Natomiast w odniesieniu do osób pracujących jednocześnie z więcej niż jednego kraju, istnieją inne szczegółowe zasady, które określają przepisy, którego państwa w zakresie ubezpieczeń społecznych mają zastosowanie oraz gdzie powinny być finalnie opłacane składki. W takim wypadku pracownik powinien posiadać certyfikat A1 potwierdzający, że w trakcie wykonywania pracy zagranicą podlega pod system ubezpieczeń społecznych danego państwa i opłaca tam składki na ubezpieczenia społeczne.

Covidowe zasady

O ile kwestia ustalenia ustawodawstwa właściwego w zakresie ubezpieczeń społecznych nie rodzi szczególnych problemów w przypadku międzynarodowych oddelegowań i podróży służbowych, tak w przypadku świadczenia pracy zdalnej przez pracownika z innego kraju niż państwo zatrudnienia prowadzi do praktycznych problemów dla pracowników i pracodawców. Jest to problem, który swój początek miał podczas pandemii koronawirusa. Przy czym podczas jej trwania, organy Unii Europejskiej zarekomendowały państwom unijnym wprowadzenie regulacji wewnętrznych m.in. w zakresie ubezpieczeń społecznych. Wiele państw zdecydowało się na ich wprowadzenie ustanawiając wyjątki, aby świadczenie pracy zdalnej z innego państwa niż kraj zatrudnienia nie prowadziło do zmiany ustawodawstwa. W przypadku wątpliwości co do jego ustalenia, zalecane było wystąpienie o jego ustalenie w drodze wyjątku na podstawie art. 16 rozporządzenia (WE) nr 883/2004.

Aktualnie stan zagrożenia epidemicznego w związku z COVID-19 już nie obowiązuje. Praca zdalna z zagranicy i wątpliwości w związku ze stosowaniem unijnych przepisów dotyczących koordynacji systemów społecznych nie tracą jednak na popularności.

Umowa ramowa – przełomowe zmiany

W odpowiedzi na wiele pytań związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracowników transgranicznych powstała Umowa ramowa w sprawie stosowania art. 16 (1) rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwykłej transgranicznej telepracy.

Umowa obowiązuje od 1 lipca 2023 r., przy czym aby zawarte w niej regulacje miały zastosowanie, zarówno państwo siedziby pracodawcy, jak i miejsca zamieszkania, muszą być jej stronami. Ponadto konieczna jest wspólna zgoda pracownika i pracodawcy na stosowanie jej porozumień.

Jak dotąd do Umowy oprócz Polski przystąpiły państwa takie jak: Austria, Belgia, Chorwacja, Republika Czeska, Finlandia, Francja, Niemcy, Lichtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Polska, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja, przy czym lista państw-sygnatariuszy ma powiększyć się o pozostałe państwa UE w przyszłości. Co istotne, jedynym państwem do tej pory, które wprost odmówiło przystąpienia do Umowy, jest Wielka Brytania.

Umowa ramowa wprowadza przełomowe zmiany w zakresie uzyskiwania certyfikatów A1 dla pracowników transgranicznych. Zgodnie z jej postanowieniami, pracownik może podlegać ubezpieczeniu społecznemu państwa, w którym zarejestrowana jest siedziba pracodawcy, jeżeli:

• jest zatrudniony tylko u jednego pracodawcy (lub u wielu pracodawców z zarejestrowaną siedzibą w tym samym państwie),
• zwyczajowo wykonuje pracę w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba pracodawcy i zwyczajowo pracuje w państwie zamieszkania,
• praca zdalna w państwie zamieszkania stanowi mniej niż 50 proc. całkowitego czasu pracy (zazwyczaj limit stanowiło 25 proc. całkowitego czasu pracy).

Dobrowolne rozwiązanie

Zastosowanie regulacji określonych w Umowie nie jest automatyczne ani obligatoryjne, a możliwość uzyskania certyfikatu A1 jest uwarunkowane złożeniem wniosku o zawarcie porozumienia na mocy art. 16 rozporządzenia 883/2004 do instytucji ubezpieczeniowej w kraju siedziby pracodawcy.

Szczególną zmianą jest fakt, że w przypadku złożenia takiego wniosku, państwo siedziby pracodawcy może wydać zaświadczenie A1 bez konieczności uzyskania zgody na zawarcie porozumienia wyjątkowego z krajem zamieszkania pracownika.

Także wstecz

Co istotne, w  pierwszym roku obowiązywania umowy ramowej możliwe jest wystąpienie z wnioskiem o wydanie A1 retroaktywnie, jeżeli pracownik spełnia warunki określone w Umowie. Natomiast od 1 lipca 2024 r. istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia A1 z mocą wsteczną, ale tylko wtedy, gdy wnioskodawca złoży odpowiedni wniosek w ciągu trzech miesięcy od upływu roku od momentu obowiązywania Umowy. Kluczowym warunkiem uzyskania certyfikatu A1 w takich sytuacjach jest konieczność opłacania składek w państwie siedziby pracodawcy.

Podsumowanie

Uregulowanie kwestii dotyczących pracy zdalnej pracowników transgranicznych należy ocenić pozytywnie, ponieważ jest rozwiązaniem dającym zdecydowanie większą elastyczność w zakresie kształtowania sposobu świadczenia pracy zdalnej.  Niemniej jednak, ze względu na fakt, że jest to nowość w procesie uzyskiwania certyfikatów A1 dla pracowników transgranicznych, nieznane jest podejście polskich organów ubezpieczeniowych w zakresie stosowania postanowień Umowy. Nieznane jest również stanowisko ZUS co do samego praktycznego procesu uzyskiwania certyfikatów A1 dla pracowników świadczących pracę zdalną np. w ramach tzw. workation (czyli zagranicznej pracy zdalnej połączonej z wypoczynkiem). Czas, praktyka i wypracowane stanowisko ZUS pokażą, czy wprowadzenie rewolucyjnych zmian w zakresie uzyskiwania certyfikatów A1 doprowadzi do sytuacji, gdy znikną wątpliwości co do ustalenia ustawodawstwa właściwego dla pracowników przemieszczających się i pracujących zdalnie na obszarze EOG oraz Szwajcarii.

Źródło: https://www.rp.pl/prawo-pracy/art38803251-praca-zdalna-transgraniczna-na-elastycznych-zasadach