Rzeczpospolita: Należyta staranność to nie bat na przedsiębiorców

Wymagania wobec podatników rosną. Fiskus i sądy coraz częściej oczekują od nich działań zabezpieczających, które nie wynikają wprost z prawa, lecz z tzw. należytej staranności.

Najnowsze orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA), tj. wyrok z 3 września 2024 r. (sygn. akt I FSK 1212/18), jest kolejnym dowodem na zaostrzenie się wykładni obligującej podatników do sporządzania, stosowania i cyklicznego weryfikowania procedur gwarantujących bezpieczeństwo i rzetelność rozliczenia VAT.

Odpowiedzialność pracodawcy za faktury pracownika

Orzeczenie dotyczy odpowiedzialności pracodawcy za nielegalne działania pracownika wystawiającego „na lewo” faktury z paragonów za paliwo. I choć NSA kierował się wytycznymi TSUE, wydaje się, że w swoich oczekiwaniach wobec podatników idzie krok dalej. To zdaje się potwierdzać, że fiskus i sądy administracyjne w ostatnim czasie windują swoje wymagania wobec firm. Oczekują od nich działań zabezpieczających, wyprzedzających i kontrolnych niewynikających wprost z litery prawa, ale bazujących na znanej, ale bardzo płynnej koncepcji „należytej staranności”.

Nie rozstrzygając o zasadności komentowanego wyroku, dobrze by było poświęcić chwilę na refleksję dotyczącą tego, dokąd zmierzamy w kontekście wykazania należytej staranności w VAT. I jak wiele działań powinni podejmować podatnicy, aby zminimalizować omawiane ryzyko. NSA zwraca uwagę, że niezbędne jest sprawowanie odpowiedniej kontroli nad działaniem pracownika uprawnionego do wystawiania faktur.

Kontrolowanie pracowników. Czy jest w ogóle możliwe?

W praktyce jednak pojawia się pytanie, na ile możliwe jest wprowadzenie procedur weryfikacji dostępów i efektywnych działań pracowników w firmie, która ma np. więcej niż 100 punktów sprzedaży. Czy w ogóle jest możliwe ułożenie procedury zdolnej przeciwdziałać nieuczciwym procederom? I jak daleko w ogóle powinna sięgać inwigilacja działań zatrudnionych?

Niemniej wyrok NSA uświadamia, jak wiele do zrobienia ma każdy podatnik, który nie odświeża na bieżąco procedur podatkowych, zwłaszcza dotyczących VAT. Śledzenie działań pracowników na jego komputerze, periodyczne audyty ich działań, wykorzystanie AI to tylko kilka z najświeższych pomysłów na udoskonalenie takich procedur. Jeżeli bowiem takiej gotowości do wykrywania nadużyć w sprawie sprzed kilku lat doszukuje się NSA, to aż głowa boli od tego, jakie dostępne obecnie środki powinny stanowić filar weryfikacyjnej działalności każdego podatnika VAT.

Wyrok NSA jest ostatnim dzwonkiem dla audytu stosowanych w VAT procedur. Być może niedługo rynek i sądownictwo wypracują wspólny mianownik dla udowodnienia należytej staranności. Niemniej cokolwiek się stanie, warto już dziś spisać wnioski choćby roboczo i rozważyć weryfikację własnych procedur.

Źródło: https://pro.rp.pl/prawo-w-firmie/art41237981-nalezyta-starannosc-to-nie-bat-na-przedsiebiorcow