[ARTYKUŁ] Nieoczywiste koszty ulgi B+R w branży IT – jak zwiększyć oszczędności podatkowe?

Dlaczego firmy IT nie wykorzystują pełnego potencjału ulgi B+R?

Ulga na badania i rozwój (ulga B+R, znana też jako ulga badawczo-rozwojowa) to jedno z najbardziej atrakcyjnych narzędzi wspierających innowacyjne przedsiębiorstwa w Polsce. Dzięki niej firmy z branży IT mogą odliczyć aż do 200% kosztów związanych z działalnością badawczo-rozwojową. W praktyce oznacza to oszczędności podatkowe rzędu do 38 tys. zł na każde 100 tys. zł wydane na prace B+R.

Najnowsze analizy ujawniają zaskakującą prawdę – duża część uprawnionych podmiotów w Polsce nie korzysta w pełni z możliwości, jakie oferuje ulga B+R. Dlaczego tak się dzieje? Główną przeszkodą okazuje się brak świadomości na temat szerokiego katalogu kosztów kwalifikowanych. Wiele przedsiębiorstw skupia się jedynie na podstawowych wydatkach, takich jak koszty osobowe czy materiały i surowce, nie zdając sobie sprawy, że lista kosztów, które można odliczyć, jest znacznie bardziej rozbudowana.

W związku z tym przychodzimy z cyklem artykułów związanych z ulgą B+R, przedstawiających nieoczywiste koszty, które można odliczyć w różnych branżach – od IT przez biotechnologię po produkcję czy sektor finansowy i ubezpieczeniowy, tak aby uwidocznić możliwości maksymalizacji korzyści podatkowych.

Na początek naszej serii zapraszamy do świata IT – w kolejnych tygodniach przyjrzymy się innym branżom oraz nieoczywistym kosztom kwalifikowanym, oferując nowe spojrzenie na omawiane kwestie

Nieoczywiste koszty kwalifikowane w IT – czy to jeszcze możliwe?

Istnieje powszechne przekonanie, że w projektach technologicznych dominującym kosztem są wynagrodzenia specjalistów IT. Jest to jednak uproszczenie, które prowadzi do przeoczenia istotnej części wydatków kwalifikowanych. Oto przykłady nieoczywistych kosztów, które warto rozważyć przy rozliczaniu ulgi B+R:

• Wynagrodzenia specjalistów (nie tylko kadra IT) – skuteczne tworzenie rozwiązań informatycznych wymaga zintegrowanej współpracy zespołów technologicznych z ekspertami z innych obszarów (np. biznesu). Ich specjalistyczna wiedza, szczególnie na etapie koncepcyjnym, jest niezbędna do projektowania narzędzi odpowiadających faktycznym potrzebom rynkowym. Istotną rolę w procesie odgrywają również koordynatorzy projektów (np. Project Managerzy), którzy bezpośrednio uczestnicząc w pracach rozwojowych, zapewniają metodyczną spójność i ciągłość działań. Profesjonalna oraz bezpośrednia koordynacja prac rozwojowych, choć często mniej eksponowana, stanowi kluczowy element powodzenia projektów innowacyjnych.

• Projekty/koszty, które nie są amortyzowane jako prace rozwojowe – często pomijane są koszty projektów IT, które nie są traktowane jako inwestycje (czyli nie są kapitalizowane). Istnieje błędne przekonanie, że w uldze B+R rozliczone mogą być tylko te projekty, które rozpoznawane są jako wartości niematerialne i prawne. Tymczasem takie działania, jeśli spełniają definicję B+R (nawet jeśli nie spełniają warunków do amortyzacji jako „WNIP”) mogą podlegać rozliczeniu w uldze B+R, również, jeśli realizowane są na zlecenie innych podmiotów.

• Amortyzacja software i hardware – tworzenie nowego systemu IT często wymaga korzystania ze specjalistycznych narzędzi, stąd zakup licencji m.in. na narzędzia programistyczne oraz silniki obliczeniowe może podlegać amortyzacji, a wydatki z tym związane mogą być uwzględniane w uldze B+R proporcjonalnie do stopnia ich wykorzystania w projektach B+R. Analogicznie, amortyzacja sprzętu komputerowego, takiego jak stacje robocze czy serwery testowe wykorzystywane przez zespół w ramach prac rozwojowych, również kwalifikuje się do odliczenia.

• Koszty licencji w postaci subskrypcji – m.in. dostęp do usług chmurowych (cloud), narzędzi wykorzystujących AI, środowisk programistycznych czy specjalistycznego oprogramowania, wspierającego procesy B+R.
• Tworzenie rozwiązań IT dla podmiotów zewnętrznych – działalność polegająca na rozwoju rozwiązań IT dla klientów zewnętrznych również co do zasady może kwalifikować się do ulgi, jeśli zawiera elementy badawczo-rozwojowe.

• Współpraca z jednostkami naukowymi – zlecenie uczelni eksperckiej opinii (np. dotyczącej nowej metody szyfrowania) lub zawarcie z instytutem badawczym umowy na przetestowanie innowacyjnego algorytmu – pozwala na odliczenie kosztów takiej współpracy w uldze B+R.

• Ochrona prawna rezultatów – opatentowanie wyników swoich prac (np. nowatorskiego programu komputerowego, przy spełnieniu przesłanek zgodnie z najnowszymi wytycznymi Prezesa UPRP), w tym koszty uzyskania patentu zarówno w UPRP, jak i EPO – opłaty zgłoszeniowe, obsługa prawna, tłumaczenia – będą kosztem kwalifikowanym ulgi.

Praktyczny przykład: analiza projektu z wykorzystaniem AI

Firma tworzy zaawansowany system do analizy danych finansowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Może odliczyć m.in.:

• koszty wynagrodzeń pracowników oraz osób na umowie zlecenia/dzieło – zarówno dotyczące zespołu data scientists i programistów pracujących nad algorytmami uczenia maszynowego, kierowników prac rozwojowych, jak i ekspertów z innych działów, którzy uczestniczyli w pracach koncepcyjnych i rozwojowych (w odpowiedniej proporcji zaangażowania);
• koszt specjalistycznego oprogramowania do modelowania i przetwarzania dużych zbiorów danych;
• opłaty za infrastrukturę obliczeniową wykorzystywaną do uczenia modeli AI;
• koszty audytów funkcjonalności algorytmów realizowanych przez jednostki naukowe.

Wskazówka od ekspertów ALTO: ulga B+R a inne preferencje

Firmy IT mogą łączyć ulgę B+R z dodatkowymi preferencjami podatkowymi m.in.:

• 50% KUP dla twórców – podwyższone koszty uzyskania przychodów dla pracowników tworzących utwory w rozumieniu prawa autorskiego,
• Ulga na innowacyjnych pracowników – oszczędności przy zatrudnianiu specjalistów zaangażowanych w B+R.

Więcej informacji znajdziesz na tej stronie>>

Zoptymalizuj ulgę B+R z pomocą ekspertów ALTO

Branża IT skrywa liczne nieoczywiste koszty podlegające odliczeniu. Właściwa identyfikacja kosztów związanych z działalnością rozwojową przekłada się na konkretne korzyści finansowe. Optymalizacja wykorzystania pełnego spektrum kosztów kwalifikowanych przekłada się bezpośrednio na wymierne korzyści finansowe – szczególnie istotne od roku 2022, kiedy nastąpił znaczący wzrost możliwego poziomu odliczenia wydatków osobowych, sięgający nawet 200%.

Nie musisz robić tego sam!
Skorzystaj z doświadczenia ekspertów ALTO, którzy pomogą zidentyfikować wszystkie koszty kwalifikowane w Twoich projektach. Przeprowadzimy Cię przez cały proces – od mapowania działań po przygotowanie dokumentacji.

FAQ – najczęstsze pytania o ulgę B+R w IT

• Jakie dokumenty trzeba przygotować do ulgi B+R?

Przepisy nie określają szczegółowego katalogu dokumentów, ale nakładają obowiązek wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w prowadzonej ewidencji rachunkowej w sposób umożliwiający powiązanie ich z prowadzoną działalnością B+R. W praktyce warto posiadać jednak szerszą dokumentację zabezpieczającą, którą przygotowujemy w ramach projektu wdrożenia ulgi B+R.

• Do kiedy można rozliczyć ulgę B+R za dany rok?

Ulgę B+R rozlicza się w zeznaniu rocznym za dany rok – najczęściej do końca marca roku następnego. Możliwe jest też złożenie korekty zeznania (w dowolnym momencie roku) nawet do 5 lat wstecz.

• Czy można rozliczyć subskrypcję oprogramowania w uldze B+R?

Tak, o ile wspiera ona prace rozwojowe i jest wykorzystywana w projektach B+R.

• Czy amortyzacja serwerów testowych kwalifikuje się do ulgi B+R?

Tak, jeśli sprzęt służy bezpośrednio do realizacji projektów badawczo-rozwojowych.

• Czy ulga B+R dotyczy także projektów realizowanych dla klientów?

Tak, o ile zawierają one elementy B+R, np. tworzenie nowego rozwiązania lub testowanie prototypów.