Autor: kancelaria

Korygowanie faktur to codzienny element pracy w każdej organizacji. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmieni jednak dotychczasowe zasady korygowania faktur. Już od jego wejścia w życie wszystkie faktury korygujące – także zbiorcze – będą musiały mieć postać ustrukturyzowaną i zostać przesłane do KSeF. Poniżej wyjaśniamy, jak działa proces korygowania faktur w KSeF, czym różni się od dotychczasowej praktyki oraz jak uniknąć błędów.

 

Tradycyjna korekta a korekta faktur w KSeF

Dotychczas w przypadku, gdy po wystawieniu faktury m.in. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana na fakturze uległa zmianie lub dokonano zwrotu towarów podatnikowi, sprzedawca wystawiał fakturę korygującą. Jeśli natomiast podatnik otrzymał fakturę zawierającą pomyłki tzw. „mniejszej wagi”, nabywca mógł wystawić notę korygującą sprostowującą nieprawidłowości.

Co istotne, przepis regulujący wystawienie not korygujących zostanie uchylony. Co to oznacza w praktyce? Od momentu wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF, jedynym sposobem na skorygowanie pomyłki lub zmiany danych na fakturze (także tych mniejszej wagi) będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Należy przy tym pamiętać, że faktury raz wysłanej do KSeF nie będzie można już anulować ani wycofać z obiegu. Zatem, w sytuacji wystawienia faktury na błędny podmiot, konieczne będzie jej skorygowanie „do zera”, a następnie wystawienie nowego, prawidłowego dokumentu.

Dla nabywców oznacza to brak możliwości samodzielnego poprawiania formalnych błędów na otrzymanych fakturach. Co więcej, w KSeF nie istnieje obecnie funkcjonalność, która ułatwi zgłaszanie błędów wystawcy faktury ustrukturyzowanej. W praktyce więc, zasadniczo każda nieprawidłowość w fakturze zidentyfikowana przez jej odbiorcę, będzie wymagała kontaktu z wystawcą i w konsekwencji wystawienia przez niego odpowiedniej korekty w KSeF.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że takie podejście ma na celu ujednolicenie i uporządkowanie procesu fakturowania.

 

 

Kluczowe zasady wystawiania korekt w KSeF

Jedną z podstawowych zasad systemu KSeF jest to, że pierwotna faktura ustrukturyzowana może być skorygowana wyłącznie poprzez fakturę korygującą wystawioną za pośrednictwem KSeF (tzw. tożsamość formy faktury pierwotnej i korekty).

Co istotne, przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków – każda faktura korygująca musi być wprowadzona do systemu jako dokument ustrukturyzowany. Dodatkowo, w treści korekty konieczne będzie wskazanie numeru identyfikującego fakturę pierwotną w KSeF.

Nie będzie to jednak zawsze możliwe od razu. Dotyczy to w szczególności faktur pierwotnych sporządzonych w okresie awarii KSeF – zarówno po stronie Ministerstwa Finansów, jak i samego podatnika.

W takim przypadku faktura korygująca nie będzie mogła zostać wystawiona, dopóki dokument pierwotny nie trafi skutecznie do systemu i nie zostanie mu nadany unikalny numer KSeF. W praktyce oznacza to, że dopiero po zakończeniu awarii oraz przesłaniu pierwotnej faktury do KSeF pojawi się możliwość sporządzenia korekty i powiązania jej z fakturą źródłową. Może to prowadzić do chaosu i spiętrzenia się obowiązków w zespołach księgowych podatników.

 

 

Zbiorcze faktury korygujące

KSeF dopuszcza także możliwość wystawienia tzw. faktur korygujących zbiorczych. W takim przypadku podatnik będzie mieć obowiązek wskazania w odpowiednich polach kompletnych danych dotyczących wszystkich faktur objętych korektą – w tym podania wszystkich numerów identyfikacyjnych KSeF dla każdej faktury.

Dla wielu podatników może to stanowić poważne wyzwanie organizacyjne – nowe wymogi oznaczają konieczność gromadzenia i ewidencjonowania danych dla każdej faktury oddzielnie, co wymaga dostosowania procesów księgowych i systemów informatycznych.

 

Najważniejsze informacje:

✅ Ta sama forma co faktura pierwotna – jeśli dokument źródłowy był wystawiony w KSeF, jego korekta również musi być ustrukturyzowana i przesłana do systemu.

✅ Obowiązkowe wskazanie numeru faktury pierwotnej w KSeF – każda korekta musi zawierać numer identyfikacyjny dokumentu źródłowego.

✅ Ograniczenia przy awarii – jeśli faktura pierwotna została wystawiona w okresie awarii (po stronie MF lub podatnika), wystawienie korekty będzie możliwe dopiero po przesłaniu faktury źródłowej do KSeF i nadaniu jej unikalnego numeru.

✅ Faktury korygujące zbiorcze – podatnik będzie musiał wskazać wszystkie numery KSeF faktur objętych korektą, co w praktyce oznacza konieczność precyzyjnego ewidencjonowania danych.

 

 

Korekty do faktur wystawionych przed wdrożeniem KSeF

Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF, przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania w postaci ustrukturyzowanej faktur korygujących także do faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF przed rozpoczęciem obowiązywania, tj. faktur pierwotnych w postaci papierowej lub elektronicznej.

W takich sytuacjach pojawi się istotna różnica – faktura pierwotna nie będzie posiadać bowiem numeru KSeF, więc faktura korygująca będzie odwoływać się jedynie do numeru faktury źródłowej (papierowej lub elektronicznej)  nadanej przez podatnika.

 

Korekty „in minus” i dodatkowa dokumentacja

Jedną z istotnych zmian wprowadzanych przez KSeF jest modyfikacja zasad rozliczania faktur korygujących, które zmniejszają podstawę opodatkowania, czyli tzw. korekt in minus. Nowe przepisy znoszą bowiem obowiązek gromadzenia dodatkowej dokumentacji potwierdzającej, że sprzedawca uzgodnił warunki korekty z nabywcą i warunki te zostały spełnione.

W KSeF moment rozliczenia korekty zostanie powiązany bezpośrednio z chwilą jej otrzymania przez nabywcę w systemie, gdzie za datę otrzymania faktury uznaje się dzień, w którym dokumentowi nadano unikalny numer identyfikacyjny w KSeF. W praktyce oznacza to, że sprzedawca i nabywca rozliczają korektę w tym samym momencie – wspólnym i jednoznacznie określonym przez system.

Przepisy przewidują jednak wyjątki od tej reguły. W sytuacji, gdy korekta nie będzie mieć postaci ustrukturyzowanej, obniżenie podstawy opodatkowania będzie mogło nastąpić dopiero w okresie, w którym sprzedawca uzyska potwierdzenie, że nabywca otrzymał fakturę korygującą – czyli analogicznie, jak dotychczas.

 

 

Podsumowanie

Od wejścia w życie obowiązkowego KSeF każda korekta – zarówno pojedyncza, jak i zbiorcza – będzie musiała zostać wystawiona w KSeF w formie ustrukturyzowanej. Zmienia to dotychczasową praktykę, w której część błędów mogła być poprawiana notą korygującą wystawioną przez nabywcę. W nowym systemie cała odpowiedzialność za poprawianie faktur spoczywa na sprzedawcy.

Nowe zasady wymagają od przedsiębiorców dokładniejszej ewidencji danych, dostosowania systemów księgowych oraz bieżącej kontroli jakości wystawianych faktur. Warto przygotować się do tych zmian zawczasu, aby uniknąć problemów po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Czasu na przygotowanie zostało niewiele – obowiązkowy KSeF zacznie działać już za kilka miesięcy. Aby uniknąć chaosu i ryzyka błędów, lepiej nie zostawiać zmian na ostatnią chwilę.

 

 

 

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>

 

Wprowadzenie KSeF wymaga od organizacji weryfikacji i dostosowania wielu procesów. Jednym z tych, które budzą najwięcej wątpliwości, jest samofakturowanie. Mechanizm ten polega na wystawieniu faktury w imieniu sprzedawcy. Główna zasada pozostaje niezmienna: dokument staje się fakturą dopiero po akceptacji sprzedawcy. KSeF nie zmienia tej reguły, ale sprawia, że jej przestrzeganie staje się w pełni transparentne. W tym artykule wyjaśniamy, jak dostosować proces samofakturowania do nowej rzeczywistości, aby zapewnić zgodność i uniknąć błędów.

 

Samofakturowanie – czym jest i co naprawdę zmienia KSeF?

Samofakturowanie polega na tym, że to nabywca towaru lub usługi – a nie sprzedawca – wystawia fakturę dokumentującą transakcję. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy obie strony zawrą pisemną umowę, a sprzedawca wyrazi zgodę na każdą wystawioną fakturę. Rozwiązanie to bywa stosowane np. w relacjach długoterminowych, przy dużej liczbie powtarzalnych transakcji, bo ułatwia rozliczenia i ogranicza formalności po stronie dostawcy.

KSeF tych zasad nie zmienia. Nowym elementem jest konieczność nadania w systemie specyficznych uprawnień do samofakturowania – nabywca zyskuje możliwość wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, ale wyłącznie po nadaniu takiego prawa.

 

W praktyce oznacza to, że:

✅  faktura wystawiona przez nabywcę trafia do KSeF jako faktura przypisana do NIP sprzedawcy,

✅ w systemie będzie widoczne, kto faktycznie ją przygotował, ale formalnie dokument traktowany jest jako faktura sprzedawcy.

Sprzedawca zachowuje zatem pełną kontrolę – to on decyduje, kto i w jakim zakresie może go „zastępować” w wystawianiu faktur.

 

Czym się różni propozycja faktury od faktury?

W samofakturowaniu kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy propozycją faktury a fakturą. Dokument przygotowany przez nabywcę nie jest fakturą, dopóki nie zostanie zaakceptowany przez sprzedawcę. Dopiero od tego momentu wywołuje skutki podatkowe i może trafić do KSeF.

Obecnie różnica ta jest często bagatelizowana. Przy fakturowaniu „offline” proces odbywa się płynnie – nabywca przygotowuje dokument, sprzedawca go potwierdza (czasem milcząco), a następnie faktura funkcjonuje w obrocie. W KSeF nie będzie to już możliwe – system działa w czasie rzeczywistym i przyjmuje wyłącznie dokumenty, które są już fakturami, czyli po akceptacji.

 

Akceptacja faktury – trzy modele

Przepisy nie wskazują jednego sztywnego modelu akceptacji. Strony mogą przyjąć różne rozwiązania:

✅ akceptacja aktywna – np. kliknięcie w systemie lub potwierdzenie mailowe,

✅ akceptacja dorozumiana (milcząca zgoda) – jeśli tak przewiduje umowa,

✅ akceptacja przez pełnomocnika – możliwy jest model, w którym sprzedawca upoważnia nabywcę (lub inną osobę) nie tylko do wystawiania, ale i do akceptacji faktur w jego imieniu.

Niezależnie od wybranej formy, dopiero moment akceptacji przesądza o tym, że propozycja staje się fakturą i że można ją przesłać do KSeF.

 

Data wystawienia faktury a data przesłania – pułapka terminów

To rozróżnienie ma ogromne znaczenie dla określenia skutków podatkowych.

✅ Data wystawienia faktury (P_1) – wskazana w treści dokumentu, wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego i np. kurs waluty.

✅ Data przesłania do KSeF – to faktyczny moment doręczenia faktury do systemu.

Faktura musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia po jej wystawieniu. Jeżeli więc propozycja faktury powstanie 1 września, a sprzedawca zaakceptuje ją 5 września, to datą P_1 będzie dopiero 5 września. W przeciwnym razie doszłoby do naruszenia obowiązku terminowego przesłania dokumentu i ryzyka sankcji.

Dlatego w praktyce warto dążyć do tego, aby data wystawienia i data przesłania do KSeF były tożsame – minimalizuje to ryzyko błędów i przekroczenia terminów.

 

Propozycje faktur – jak przesyłać je bezpiecznie?

Skoro propozycja faktury nie jest fakturą, to jej przesyłanie musi być odpowiednio oznaczone. Brak takiego rozróżnienia rodzi ryzyko, że organ podatkowy uzna dokument za fakturę wystawioną poza KSeF, a więc z naruszeniem przepisów i bez wymaganego numeru czy kodu QR.

Dlatego propozycje powinny być jednoznacznie opisane, np. jako „propozycja faktury – do akceptacji” lub „draft”, aby nie mogły być potraktowane jako faktury wprowadzone do obrotu.

 

Wnioski – przepisy stare, problemy nowe

Choć przepisy o samofakturowaniu w zasadzie się nie zmieniają, to problemy praktyczne dopiero teraz wychodzą na światło dzienne. Dotychczas nikt realnie nie zastanawiał się, gdzie kończy się propozycja faktury, a zaczyna faktura, która stanowi dokument rozliczeniowy. Nikt nie analizował, jak przesyłać propozycje faktur, jakie daty wskazywać ani jakie znaczenie ma różnica między datą akceptacji a datą wystawienia dokumentu.

W realiach KSeF nie da się tego pominąć. Dlatego firmy powinny dokładnie przejrzeć i uporządkować proces samofakturowania:

✅ określić jasne procedury akceptacji,

✅ zdefiniować sposób obiegu i oznaczania propozycji,

✅ zsynchronizować daty wystawienia i przesłania,

✅ sprawdzić dokumenty i praktyki, aby zidentyfikować, gdzie proces działa poprawnie, a gdzie wymaga zmiay,

✅ przejrzeć umowy dot. samofaktrurowania i zaproponować niezbędne zmiany.

 

To duży temat – organizacyjny i podatkowy zarazem – który wymaga przygotowania jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.

 

 

 

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>

 

ESG w Unii Europejskiej

W dobie dynamicznie zmieniających się przepisów dotyczących zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa w Unii Europejskiej mogą czuć się zagubione w kontekście podejmowania strategicznych decyzji. Z jednej strony słyszymy coraz głośniejsze sygnały o konieczności „pauzy regulacyjnej” np. poprzez wprowadzenie zmian objętych tzw. pakietem Omnibus na początku roku, co skutkowało wstrzymaniem stosowania niektórych regulacji (mechanizm Stop the Clock). Z drugiej strony stawiane są ambitne cele w ramach Clean Industrial Deal i słyszymy sygnały od Komisji Europejskiej o propozycjach nowych celów dekarbonizacyjnych dotyczących obniżenia do 2040 roku emisji gazów cieplarnianych o 90% w porównaniu z poziomem z 1990 roku.

W gąszczu niejednoznacznych komunikatów z Brukseli wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy warto dziś inwestować w transformację klimatyczną, skoro kierunek polityki może się zmieniać. Tymczasem, paradoksalnie, to właśnie teraz pojawia się realna szansa na uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Dekarbonizacja przestaje być jedynie odpowiedzią na regulacje – staje się strategicznym narzędziem przyciągania klientów, partnerów i inwestorów oraz środkiem do wzmacniania pozycji rynkowej.

 

Czym jest dekarbonizacja?

Dekarbonizacja jest to długofalowy proces strategiczny ograniczania emisji gazów cieplarnianych. Realizacja tego procesu wymaga zarówno działań takich jak ograniczenie zapotrzebowania na energię, odchodzenie przedsiębiorstw od źródeł energii opartych na paliwach kopalnych na rzecz energii z OZE, a także wpływanie na swój łańcuch wartości. Celem tych działań jest ograniczenie emisji gazów cieplarnianych na każdym etapie funkcjonowania przedsiębiorstwa i minimalizacja wpływu jej działalności na klimat.

Dla wielu firm dekarbonizacja nie jest już kwestią wyboru, ale coraz częściej – koniecznością biznesową. Coraz większa liczba dużych korporacji stawia konkretne wymagania w zakresie śladu węglowego swoim dostawcom. Spełnienie tych standardów staje się również warunkiem wejścia dla firm dążących do ekspansji na zagraniczne rynki. Duże podmioty często zobowiązują się do zmniejszenia swoich emisji CO2 w ramach inicjatyw takich jak SBTi (Science Based Targets initiative) i stają przed koniecznością wprowadzenia zmian w swoich łańcuchach wartości i wyborem dostawców, którzy reprezentują te same wartości i wybierają ścieżkę dekarbonizacji.

 

Czy warto redukować ślad węglowy? 

Sektor finansowy premiuje przedsiębiorstwa, które w swoich decyzjach i inwestycjach uwzględniają zrównoważony rozwój. Banki i instytucje finansowe wprowadzają kryteria ESG do oceny ryzyka kredytowego, a firmy realizujące strategie dekarbonizacji mogą liczyć na korzystniejsze warunki finansowania np. w produktach finansowych, takich jak Sustainability Linked-Loans (SLL), gdzie niska marża uzależniona jest od KPI opartych o dekarbonizację i wskaźniki ESG. Banki związane wymogami regulacyjnymi będą dążyły do zwiększenia udziału inwestycji zgodnych z zasadami zrównoważonego rozwoju.

W kontekście niestabilnych i rosnących cen energii pochodzącej z paliw kopalnych inwestycje w efektywność energetyczną i energię z odnawialnych źródeł stają się też skutecznym narzędziem do ograniczania ryzyka operacyjnego. Co istotne, wiele z tych działań może być współfinansowanych z krajowych i unijnych programów wsparcia – zarówno w formie dotacji, jak i ulg podatkowych czy instrumentów finansowych dedykowanych transformacji energetycznej. Przykłady takiego wsparcia to m.in. program Energia Plus albo Fundusz Modernizacyjny (oba zarządzane przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej).

 

Bariery na drodze do dekarbonizacji

Niestety, są też pewne bariery, które utrudniają decyzję o podjęciu działań dekarbonizacyjnych. Przede wszystkim są to wysokie koszty inwestycyjne, które mogą być szczególnie problematyczne dla firm z sektora MŚP. Choć dostępne są różne źródła finansowania zielonej transformacji, proces ich pozyskania bywa złożony i czasochłonny.

Innym istotnym problemem mogą być też ograniczone zasoby wewnętrzne – zarówno kadrowe, jak i kompetencyjne. W wielu organizacjach brakuje specjalistów, którzy mogliby zidentyfikować obszary emisji czy opracować strategię dekarbonizacji.

W takim przypadku firmy mogą zwrócić się o pomoc do zewnętrznych podmiotów specjalizujących się we wspieraniu w procesach dekarbonizacji.

Choć coraz więcej firm dostrzega potencjał w działaniach na rzecz zrównoważonego rozwoju, spotykamy się też z podejściem: „to nie nasz problem” albo „to tylko dodatkowy koszt i biurokracja”. Zielony Ład, ESG, dekarbonizacja, ślad węglowy – dla niektórych to wciąż hasła, które budzą dystans, zmęczenie i poczucie zagrożenia.

 

Dekarbonizacja nie jest jednak tymczasową „modą z Brukseli”, ale fundamentem nowoczesnego, odpornego biznesu. Przedsiębiorstwa, które rozumieją tę zmianę i zaczną działać już teraz, zyskają przewagę – nie tylko wizerunkową, ale również rynkową, a w dalszej perspektywie – finansową.

Jeżeli Państwa firma potrzebuje wsparcia w zakresie dekarbonizacji zapraszamy do kontaktu z nami. W ramach naszych usług możemy przygotować dla Państwa kalkulację śladu węglowego przedsiębiorstwa lub produktu, opracować strategię dekarbonizacji oraz wesprzeć Państwa w innych działaniach związanych z ESG.