Umowy zlecenia ze studentami i uczniami pod lupą PIP

Przez lata wielu przedsiębiorców zakładało, że współpraca ze studentami/uczniami na podstawie umów zlecenia należy do bezpiecznych modeli współpracy. Pierwsze interpretacje wydawane przez Głównego Inspektora Pracy pokazują jednak, że status studenta/ucznia nie stanowi argumentu rozstrzygającego. Co więcej, nawet znaczna elastyczność współpracy może okazać się niewystarczająca, jeżeli sposób wykonywania obowiązków przypomina funkcjonowanie pracownika w strukturze przedsiębiorstwa.

Szczególnie interesująca jest jedna z pierwszych negatywnych interpretacji dotycząca spółki z branży produkcyjno-handlowej współpracującej ze studentami jako sprzedawcami oraz zatrudniającej pracowników produkcji. Analiza tego rozstrzygnięcia pozwala lepiej zrozumieć, jakie obszary mogą obecnie znaleźć się w centrum zainteresowania organów kontrolnych.

Jak wyglądał model współpracy ze studentami?

Przedsiębiorca wskazał, że studenci samodzielnie zgłaszali swoją dostępność i decydowali, w jakich dniach oraz godzinach mogą wykonywać czynności. Harmonogram był dostosowywany do planu zajęć, sesji egzaminacyjnych czy praktyk. Studenci mogli również przez kilka tygodni nie wykonywać żadnych czynności.

Na pierwszy rzut oka model ten odpowiada wielu rozwiązaniom stosowanym obecnie w handlu, gastronomii, logistyce czy produkcji.

Co przekonało GIP do wydania negatywnej interpretacji?

Co ciekawe, organ nie zakwestionował samej elastyczności współpracy. Wręcz przeciwnie, w rozstrzygnięciu wskazano, że możliwość samodzielnego określania dostępności, brak obowiązku wykonywania określonej liczby godzin czy możliwość czasowego zawieszenia współpracy są okolicznościami przemawiającymi za cywilnoprawnym charakterem relacji.

Mimo to interpretacja okazała się negatywna. Zdaniem GIP kluczowe znaczenie miało to, kto faktycznie organizował pracę i kto decydował o bieżących zadaniach wykonywanych przez studentów.

Organ zwrócił przede wszystkim uwagę na to, że:

• studenci wykonywali czynności stanowiące element podstawowej działalności przedsiębiorstwa,
• zakres wykonywanych przez nich zadań był każdorazowo określany przez przedsiębiorcę,
• rodzaj powierzanych usług zależał od aktualnych potrzeb operacyjnych firmy.

Innymi słowy, student mógł zdecydować, kiedy będzie dostępny, ale po rozpoczęciu wykonywania czynności nie miał już wpływu na to, jakie zadania będzie realizował. To właśnie ten element został uznany przez GIP za najistotniejszy.

Na co faktycznie może patrzeć PIP podczas kontroli?

Analizowana interpretacja pokazuje, że kontrole koncentrują się przede wszystkim na praktycznym funkcjonowaniu zleceniobiorcy w organizacji.

W szczególności ryzyko może wzrastać, gdy:

• studenci wykonują te same lub bardzo podobne zadania co pracownicy etatowi,
• zakres ich obowiązków jest na bieżąco wyznaczany przez „przełożonych”,
• wykonują usługi stanowiące element podstawowego procesu operacyjnego przedsiębiorstwa,
• nie realizują samodzielnej, wyodrębnionej usługi, lecz działają jako część organizacji przedsiębiorcy.

To właśnie te elementy stanowiły podstawę negatywnego rozstrzygnięcia GIP.

Dlaczego warto przeanalizować model współpracy już teraz?

W praktyce przedsiębiorcy często koncentrują się na treści umów. Tymczasem pierwsze interpretacje GIP pokazują, że organ może badać znacznie szerzej rzeczywisty sposób organizacji pracy.

Dodatkowo należy pamiętać, że skutki ewentualnego zakwestionowania umowy nie ograniczają się wyłącznie do prawa pracy. Konsekwencją reklasyfikacji umowy może być konieczność uregulowania zaległych należności publicznoprawnych, w szczególności (w przypadku studentów) składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W praktyce często wiąże się to również z koniecznością skorygowania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz rozliczeń i zgłoszeń przekazanych do ZUS. W efekcie przedsiębiorcy mogą zostać zmuszeni do przeprowadzenia wielomiesięcznych korekt, generujących istotne obciążenia organizacyjne i finansowe.

Jak wspieramy naszych klientów

Nasze doświadczenia pokazują, że największe ryzyka ujawniają się nie w treści umowy, lecz w codziennej praktyce współpracy. Dlatego pomagamy klientom ocenić, jak funkcjonują ich modele zatrudnienia studentów w rzeczywistości, identyfikujemy obszary potencjalnego ryzyka oraz rekomendujemy działania ograniczające możliwość ich zakwestionowania przez organy. Wspieramy również klientów poprzez symulacje kontroli (mock control), które pozwalają spojrzeć na model współpracy dokładnie z perspektywy PIP, ZUS lub organów podatkowych. Dzięki temu potencjalne problemy można zidentyfikować i zaadresować jeszcze przed rozpoczęciem kontroli.

W trakcie takich kontroli wspieramy naszych klientów, występując jako pełnomocnicy. Opracowujemy z klientami strategię działania i bronimy interesów kontrolowanych na każdym etapie sprawy: przygotowujemy wyjaśnienia dla organu, bierzemy udział w przesłuchaniach świadków oraz reprezentujemy kontrolowane podmioty przed urzędem i w sądzie. Proaktywne działanie od samego początku sprawy w praktyce znacząco zwiększa szanse pozytywnego jej zakończenia.

Źródło:

1. Decyzja w sprawie interpretacji indywidualnej Głównego Inspektora Pracy, GIP-GPP.50.18.2026.2