Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce

Nowy obowiązek – oznaczanie faktur kodem QR

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmianie ulegnie nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, lecz także sposób ich udostępniania. Od przyszłego roku podatnicy będą zobowiązani do oznaczania faktur przekazywanych poza KSeF specjalnym kodem weryfikujący (kod QR), który ułatwi sprawdzenie autentyczności dokumentu i dostęp do jego danych w KSeF. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady, terminy i praktyczne wskazówki.

Udostępnianie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF a kody weryfikujące

Faktura ustrukturyzowana stanowi plik XML, który jest wystawiany i otrzymywany przy użyciu KSeF. W pewnych sytuacjach, oprócz obowiązku wystawienia faktury w KSeF, pojawia się jednak dodatkowa konieczność dostarczenia dokumentu nabywcy w uzgodnionej z nim formie. Takie przypadki przewidziano w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT i dotyczą m.in. sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub zagraniczny kontrahent.

Udostępnienie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF niesie za sobą jednak dodatkowe obowiązki. Podatnik będzie bowiem obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze – zarówno w przypadku udostępnienia jej nabywcy, niezobowiązanemu do korzystania z KSeF, jak i użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Co zawiera kod weryfikujący i jak oznaczyć nim fakturę?

Zasadniczo faktura „używana” poza KSeF będzie oznaczana kodem weryfikującym, który będzie zawierać adres zasobu oprogramowania interfejsowego (API), datę wystawienia faktury, NIP sprzedawcy oraz wyróżnik faktury, który stanowi tzw. skrót faktury.

Jak wskazano w projekcie rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF z dn. 26 sierpnia 2025 r., przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym wraz z odpowiednim numerem lub napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy.

Znak graficzny, o którym mowa powyżej to nic innego jak unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

Podsumowując powyższe – wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF, w sytuacji, gdy faktura ustrukturyzowana będzie wykorzystywana poza systemem KSeF, wystąpi obowiązek umieszczania odpowiednich kodów QR na fakturach (m.in. odpowiedniego kodu weryfikującego, który umożliwi sprawdzenie autentyczności i poprawności dokumentu). Warto jednak zaznaczyć, że kody QR będą różnić się w zależności od okoliczności, tj. trybu wystawienia faktury.

Faktury wystawione w trybie „online” i ich oznaczenie. Numer identyfikujący fakturę.

W przypadku faktury wystawionej w trybie online, która jest następnie przekazywana nabywcy lub wykorzystywana poza systemem KSeF, umieszczany będzie wyłącznie jeden kod QR oraz numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Co istotne, numer identyfikujący fakturę w KSeF powinien zostać umieszczony bezpośrednio pod kodem weryfikującym.

Po zeskanowaniu kodu QR (np. za pomocą telefonu) odbiorca faktury zostanie przekierowany na stronę internetową, na której KSeF wyświetli podstawowe dane z dokumentu. Mechanizm ten umożliwi jednak wyłącznie weryfikację danych, nie zapewniając jednocześnie dostępu do pełnej treści faktury. Dzięki temu odbiorca będzie w stanie w szybki i bezpieczny sposób potwierdzić, czy dokument jest autentyczny – bez ryzyka ujawnienia wszystkich szczegółów transakcji.

Udostępnienie faktur wystawionych w trybie „offline” – czy potrzebne są dwa kody QR?

Warto podkreślić, że podatnicy będą mieć również możliwość udostępnienia nabywcy faktury wystawionej poza KSeF – w tzw. trybie awaryjnym lub w przypadku niedostępności systemu. Innymi słowy, nawet jeśli przesłanie faktury do KSeF okaże się chwilowo niemożliwe, przedsiębiorca wciąż zachowa możliwość przekazania dokumentu swojemu kontrahentowi. W takiej sytuacji faktury wystawione w trybie „offline” – w odróżnieniu od trybu online – będą musiały zawierać nie jeden, lecz dwa kody QR:

✅ Kod weryfikujący z oznaczeniem „OFFLINE”, który umożliwi weryfikację podstawowych danych faktury w KSeF oraz

✅ Kod z oznaczeniem „CERTYFIKAT”, który potwierdzi autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Co istotne, do wygenerowania drugiego kodu niezbędne będzie posiadanie specjalnego certyfikatu KSeF, który zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów będzie można uzyskać już od listopada 2025 roku poprzez portal KSeF.

Czy przekazanie kodu QR stanowi dostarczenie faktury?

W praktyce jednym z częściej popełnianych błędów jest utożsamianie kodu QR z samą fakturą. Tymczasem przesłanie kontrahentowi wyłącznie kodu weryfikacyjnego nie oznacza prawidłowego dostarczenia faktury. Kod QR stanowi instrument pomocnicy – umożliwia jedynie częściowy podgląd faktury w KSeF – nie daje natomiast dostępu do pełnej treści dokumentu i nie zastępuje jej przekazania.

Aby odbiorca mógł faktycznie zapoznać się z fakturą i ująć ją w księgach, konieczne jest przekazanie jej w ustalony sposób – tj. bezpośrednio poprzez KSeF albo w formie wizualizacji (zawierającej kody QR) przesłanej w pliku PDF drogą mailową. Kod QR należy więc traktować wyłącznie jako narzędzie wspierające, które pełni funkcję pomocniczą i weryfikacyjną, a nie jako samodzielny nośnik faktury.

W praktyce podatnicy powinni pamiętać, że:

✅ kod QR nie jest fakturą – a jedynie elementem pomocniczym,

✅ umieszczenie kodu QR stanie się obowiązkiem w każdym przypadku, gdy dokument będzie używany poza systemem KSeF.

Obowiązek stosowania kodów QR przy udostępnianiu faktur poza KSeF to kolejny element cyfryzacji obrotu gospodarczego. Rozwiązanie to wzmacnia bezpieczeństwo i transparentność, ale jednocześnie nakłada na podatników nowe wymogi techniczne. Brak prawidłowego oznaczenia faktury może skutkować zakwestionowaniem jej autentyczności – a w konsekwencji problemami księgowymi i podatkowymi.

Wprowadzenie KSeF to wyzwanie, z którym polscy podatnicy mierzą się po raz pierwszy. Dlatego tak istotne jest, by już dziś rozpocząć przygotowania – tym bardziej że temat ten łączy w sobie zarówno kwestie podatkowe, jak i technologiczne.

Interesują Cię takie treści i nie chcesz, żeby Cię ominęły?
Zapraszamy do naszego newslettera!

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?   >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>