[ARTYKUŁ] Walidacja XML jako kluczowy element procesu generowania JPK_KR_PD i JPK_ST_KR

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) stanowi istotne narzędzie w komunikacji między przedsiębiorstwami a organami administracji skarbowej. Struktury JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR są szczególnie ważne, ponieważ dotyczą odpowiednio szczegółowych danych ksiąg rachunkowych oraz informacji o stanach kont księgi głównej. Ich poprawne generowanie jest obowiązkowe i wymaga ścisłego przestrzegania standardów technicznych określonych przez Ministerstwo Finansów. Fundamentalnym aspektem procesu generowania JPK jest walidacja XML, która gwarantuje poprawność, kompletność i zgodność danych z wymaganiami prawnymi.

Systematyczne stosowanie walidacji XML pozytywnie wpływa na działanie całej organizacji. Zwiększa przejrzystość danych, minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia zarządzanie procesami finansowo-księgowymi. Utrzymanie wysokich standardów raportowania sprzyja również budowaniu zaufania do przedsiębiorstwa zarówno ze strony administracji, jak i partnerów biznesowych.

Czym jest XML?

XML (eXtensible Markup Language) to format danych wykorzystywany do strukturyzacji informacji w plikach tekstowych. Dzięki swojej elastyczności XML idealnie nadaje się do przekazywania danych między różnymi systemami informatycznymi, w tym systemami administracji skarbowej. Dla struktur JPK, XML musi ściśle odpowiadać schematom określonym przez pliki XSD (XML Schema Definition), które definiują sposób, w jaki informacje powinny być prezentowane i walidowane.

Przykłady walidacji technicznych XML

Walidacja techniczna polega na sprawdzaniu zgodności pliku XML z jego definicją strukturalną XSD. Przykłady takich walidacji to:

• Poprawność struktury XML – brakujące tagi, niezgodność nazw elementów lub ich kolejność skutkują odrzuceniem pliku.
• Kompletność danych – wszystkie wymagane elementy XML muszą być wypełnione.
• Weryfikacja typów danych – formatowanie dat, wartości liczbowe czy tekstowe muszą odpowiadać zdefiniowanym typom danych.

Przykłady walidacji merytorycznych XML

Oprócz aspektów technicznych kluczowe są walidacje merytoryczne, zapewniające logiczną spójność i poprawność danych księgowych. Przykłady takich walidacji:

• Sprawdzenie czy pola S_12_1, S_12_2, S_12_3 są poprawnie zmapowane do węzła ZOiS – każde konto musi mieć przypisany odpowiedni znacznik.
• Sprawdzenie spójności danych bilansu otwarcia (S_4 i S_5) z obrotami (S_6 i S_7) oraz z saldem końcowym (S_10 lub S_11).
• Walidacja zgodności kwot operacji (D_11) ze zsumowanymi kwotami zapisów Z_4 (winien) i Z_7 (ma).
• Potwierdzenie zgodności numeracji zapisów szczegółowych (Z_1) z numerami zapisów dziennika księgowego (D_1).
• Weryfikacja spójności kodów kontrahentów (D_3) z odpowiadającymi im danymi w węzłach kontrahentów (T_1).
• Kontrola bilansowania zapisów księgowych – sumy zapisów po stronie winien (Z_4) powinny być równe sumom zapisów po stronie ma (Z_7).

Korzyści wynikające z walidacji XML

Skuteczna walidacja XML przynosi liczne korzyści:

• Zgodność z regulacjami prawnymi – eliminowanie błędów formalnych, które mogą prowadzić do konsekwencji administracyjnych i finansowych.
• Oszczędność czasu i zasobów – wykrywanie i naprawa błędów przed wysyłką dokumentów do administracji skarbowej.
• Poprawa jakości danych księgowych – zapewnienie ich dokładności, integralności i spójności, co usprawnia audyty wewnętrzne i zewnętrzne.

Podsumowanie

Walidacja XML to kluczowy proces zapewniający zgodność i poprawność plików JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Dzięki walidacji zarówno technicznej, jak i merytorycznej organizacja zyskuje pewność, że wysyłane dokumenty są zgodne z obowiązującymi wymogami, co przyczynia się do zwiększenia efektywności procesów księgowych oraz bezpieczeństwa prawno-finansowego przedsiębiorstwa.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj o wizualizacji schemy XML i pobierz przykład! >>