Czy brak faktycznego wykonywania funkcji zwalnia z odpowiedzialności?

Piastowanie stanowiska członka zarządu oznacza nie tylko obowiązek wykonywania powierzonych zadań, ale też zwiększony zakres odpowiedzialności. Brak faktycznego pełnienia funkcji może zwalniać z ponoszenia odpowiedzialności tylko, gdy wynikało to z obiektywnych i niezależnych od danej osoby okoliczności, uniemożliwiających jej prawidłowe wykonywanie zadań.

Niejednokrotnie pomiędzy powołaniem do pełnienia funkcji członka zarządu a ujawnieniem tej okoliczności w rejestrze przedsiębiorców upływa wiele tygodni. Analogicznie w przypadku rezygnacji z pełnienia funkcji lub odwołania może upłynąć czasem nawet kilka miesięcy zanim fakt ten zostanie odnotowany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Z drugiej strony w praktyce obserwuje się także sytuacje, gdy członek zarządu pełnił swoją funkcję nieświadomy faktu, że jego mandat wygasł uprzednio z powodu upływu kadencji. Zdarza się również, że z uwagi na spory właścicielskie w spółce, obsada pozycji w zarządzie, a także terminy z tym związane, są przedmiotem kontrowersji. Jak te okoliczności mogą przekładać się na zagadnienia odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki?

Kodeks spółek handlowych (k.s.h.) wymaga od członków organów spółek, w tym przede wszystkim od członków zarządu, zachowania podwyższonego poziomu staranności wynikającego z zawodowego charakteru tej działalności. Kwestia wspomnianej staranności była wielokrotnie przedmiotem interpretacji zarówno w orzecznictwie jak i doktrynie prawa handlowego. Jednym z kluczowych elementów związanych z tym aspektem pełnienia funkcji, jest zwiększony zakres odpowiedzialności członków zarządu, w tym także odpowiedzialności za skutki działań kierowanej spółki.

Ramy czasowe odpowiedzialności

Zgodnie z poglądem wypracowanym przez sądy powszechne (odpowiedzialność cywilnoprawna) oraz sądy administracyjne (odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki) członkowie zarządu muszą liczyć się z ryzykiem ponoszenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki przez cały okres faktycznego sprawowania funkcji. Daty graniczne dotyczące wpisu i wykreślenia z KRS danej osoby, ze względu na domniemanie prawdziwości, stanowią jeden z dowodów dla sądu pozwalający na ustalenie okresu pełnienia mandatu. Decydujące znaczenie mają jednak zawsze okoliczności faktyczne, ponieważ jak to zostało wskazane przez Naczelny Sąd Administracyjny należy mieć na względzie możliwość rzeczywistego oddziaływania na sprawy danej spółki przez osobę tylko formalnie figurującą w rejestrze jako członek zarządu (wyrok z 16 września 2011 r., sygn. II FSK). Może to powodować, że odpowiedzialność będzie obciążać również osoby, których powołanie nie zostało jeszcze ujawnione przez sąd rejestrowy, a możliwością uwolnienia się od niej, będą dysponowały osoby, które zostały odwołane lub zrezygnowały z funkcji, ale zmiana ta nie została jeszcze zarejestrowana w KRS (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 17 czerwca 2011 r., sygn. II CSK 571/10).

Ze względu na przyjęte rozumienie okresu pełnienia funkcji członka zarządu jako czasu, w którym faktycznie wykonuje on czynności zarządcze, jest możliwe przypisanie mu odpowiedzialności również po zaistnieniu zdarzenia powodującego wygaśnięcie mandatu np. wskutek odwołania, rezygnacji czy upływu terminów wskazanych w art. 202 k.s.h. Zgodnie z poglądem wyrażonym m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z 3 listopada 2010 r., sygn. V CSK 129/10 taka sytuacja jest możliwa, jeżeli faktycznie dana osoba dalej pełniła funkcje członka zarządu np. poprzez składanie oświadczeń w imieniu spółki, podpisywanie sprawozdań finansowych. Istotny w tym wypadku jest również fakt, że sama spółka takiemu stanowi rzeczy się nie sprzeciwiała, nawet jeżeli akceptacja miała tylko dorozumiany charakter.

Podwyższony poziom staranności

W praktyce obrotu, członkowie zarządu często powołują się na okoliczności dotyczące sposobu prowadzenia przez nich spraw spółki, które jednak z perspektywy obowiązku podwyższonego poziomu staranności, nie mogą stanowić przesłanki wyłączającej odpowiedzialność. Do takich okoliczności należą m.in. brak branżowego wykształcenia, powierzenie prowadzenia ksiąg podmiotowi profesjonalnemu czy też umowny lub dorozumiany podział czynności w zarządzie. Przesłanką pozwalającą na uwolnienie się od odpowiedzialności nie będzie też pozostawienie kwestii związanych z prowadzeniem spraw spółki w rękach prokurenta.

Podejmując się kierowania spółką, członek zarządu oświadcza, że posiada wymagane kwalifikacje oraz godzi się na ewentualne ponoszenie odpowiedzialności za zobowiązania spółki w sytuacjach przewidzianych prawem. Stanowisko takie potwierdzone zostało np. w orzeczeniu wydanym przez Sąd Apelacyjny w Warszawie w dniu 15 lutego 2021 r., sygn. VII AGa 763/19 lub przez Naczelny Sąd Administracyjny w dniu 29 czerwca 2017 r., sygn. I FSK 2022/15. We wspomnianym wyroku NSA wskazuje wprost, iż nawet jeżeli w wyniku podziału obowiązków między członkami zarządu, jeden nich zaprzestaje działania w pewnych obszarach funkcjonowania spółki, to nie można wywodzić z tego faktu, że traci on możliwość działania w jej imieniu. Nie ma wątpliwości, że osoba pełniąca funkcję członka zarządu powinna posiadać wiedzę o sprawach spółki, w tym sprawach finansowych, a obowiązek ten nie może zostać wyłączony przez wewnętrzne uzgodnienia pomiędzy członkami organu.

Z kolei w wyroku 4 sierpnia 2021 r., sygn. III FSK 3849/21. NSA potwierdził, że zlecenie prowadzenie księgowości spółki podmiotowi profesjonalnemu, nie stanowi okoliczności zwalniającej członka zarządu z odpowiedzialności za zaległości Spółki, ponieważ w dalszym ciągu powinien on być należycie zorientowany w sprawach podmiotu, którym zarządza. W szczególnie członek zarządu powinien posiadać aktualne informacje w odniesieniu do stanu majątkowego spółki i ciążących na niej zobowiązań, tak, by nie doprowadzić do naruszenia obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i do sytuacji zadłużenia spółki oraz stanu jej niewypłacalności.

Okoliczności zwalniające z odpowiedzialności

Po analizie dotychczasowego orzecznictwa sądów powszechnych i administracyjnych, w zasadzie bezspornym wydaje się, że okoliczności, które pozwalają członkowi zarządu na skuteczne uwolnienie się od odpowiedzialności, przy braku faktycznego wykonywania obowiązków pomimo faktu formalnego zasiadania w zarządzie spółki, muszą spełniać dwie cechy:

– wydarzyć się niezależnie od woli członka zarządu, którego odpowiedzialność ma dotyczyć oraz

– w sposób obiektywny uniemożliwiać mu prawidłowe wykonywanie obowiązków.

Jako przykłady takich okoliczności wskazuje się najczęściej długotrwałą chorobę czy pozbawienie wolności. Dopuszcza się również uznanie nieposiadania wystraczających informacji na temat sytuacji spółki, pod warunkiem jednak, że członek zarządu podejmował działania aby takie informacje uzyskać, ale zostało mu to uniemożliwione przez zdarzenia lub działania osób trzecich niezależne od niego. Takie stanowisko znalazło swoje potwierdzenie m.in. w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 25 czerwca 2020 r., sygn. I AGa 144/19, w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 stycznia 2018 r., sygn. II FSK 38/16, a także w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 18 czerwca 2020 r., sygn. I SA/Kr 536/19.

Dopasowując powyżej wskazane sytuacje do obowiązujących przepisów należy stwierdzić, że wypełniają one przesłankę braku winy w niezłożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości. Przesłanka ta została wskazana w art. 299 par. 2 k.s.h., art. 22 ust. 3 Prawa upadłościowego oraz art. 116 par. 1 pkt 1 ppkt b Ordynacji podatkowej i stanowi o możliwości wyłączenia odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki (ewentualnie za szkodę wyrządzoną wskutek niezłożenia wniosku o ogłoszenie upadłości). W doktrynie wskazuje się, że wina o której mowa ww. artykułach może mieć charakter zarówno umyślny jak i nieumyślny, co w połączeniu z obowiązkiem zachowania podwyższonego poziomu staranności stanowi o szczególnej naturze instytucji pozwalających na uniknięcie odpowiedzialności przez członków zarządu.

Zdaniem autorów

Natalia Zynwala – Associate, adwokat ALTO

Tomasz Fiałek – Counsel, adwokat ALTO

Obejmując funkcje członka zarządu w spółce kapitałowej należy zdawać sobie sprawę z faktu, że oprócz zasadniczej części obowiązków jakimi są kierowanie działaniami spółki czy reprezentowanie jej w stosunkach z podmiotami trzecimi, równie ważnym zadaniem jest sprawowanie bieżącej kontroli nad funkcjonowaniem spółki oraz jej sytuacją finansową. Związane jest to z obowiązkiem zachowania należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności jaką jest pełnienie funkcji członka zarządu, której niedochowanie może doprowadzić do pociągnięcia funkcjonariusza spółki do solidarnej odpowiedzialności za jej zobowiązania – zarówno prywatno jak i publicznoprawne. Tylko w wyjątkowych okolicznościach, członek zarządu, który nie wykonuje w pełni prawidłowo swoich obowiązków, może zostać zwolniony z tej odpowiedzialności. Zachowanie staranności powinno przejawiać się również dbałością o to, aby dane spółki ujawnione w KRS były zgodne ze stanem faktycznym, a zatem aby funkcjonariusz pełniący obowiązki został wpisany do rejestru, zaś osoba ustępująca ze stanowiska została z niego wykreślona. Dopuszczając do istnienia rozbieżności pomiędzy treścią wpisu w KRS, a rzeczywistością, członek zarządu zwiększa ryzyko skierowania przeciwko niemu roszczeń z tytułu zobowiązań spółki.

Źródło: https://www.rp.pl/biznes/art36480411-czy-brak-faktycznego-wykonywania-funkcji-zwalnia-z-odpowiedzialnosci