Korekty in minus: miały być uproszczenia, a wyszło jak zwykle

Ponad rok temu zaczął obowiązywać pakiet regulacji Slim VAT 1 wprowadzający wiele zmian i uproszczeń w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług. Zmianą o prawdopodobnie największym znaczeniu i bez wątpienia budzącą najwięcej wątpliwości okazały się regulacje dotyczące korekt in minus. Przepisy te miały ułatwić rozliczenia, jednak w praktyce spowodowały wiele problemów, z którymi wielu podatników mierzy się do dziś. Co istotne, 2022 r. przyniósł kolejne zmiany. Warto zatem przyjrzeć się dokładnie praktyce rozliczania korekt, zwłaszcza że 31 grudnia 2021 r. skończył się okres przejściowy, w którym warunkowo możliwe było stosowanie starych regulacji.

Slim VAT 1

Przepisy obowiązujące od początku 2021 r. miały uprościć rozliczenia poprzez likwidację warunku uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta. Zamiast tego nowe regulacje wprowadziły jednak wiele innych obowiązków.

Przepisy obowiązujące od stycznia 2021 r. uzależniły moment dokonania korekty podatku przede wszystkim od uzgodnienia warunków tej korekty oraz ich spełnienia. Wobec tego korekta podatku naliczonego powinna nastąpić w okresie zaistnienia tych dwóch elementów, nawet jeśli nabywca towarów i usług nie otrzymał jeszcze faktury korygującej. Co więcej, czekanie na dokument od sprzedawcy może oznaczać zbyt późne dokonanie korekty i w konsekwencji negatywne konsekwencje podatkowe (wobec zbyt późnego pomniejszenia podatku naliczonego).

Stosowanie nowych zasad

Po stronie podatku należnego jest więcej obowiązków. Przed zmniejszeniem podatku podatnik powinien posiadać dokumentację potwierdzającą dokonanie uzgodnień i spełnienie warunków korekty oraz wystawić fakturę korygującą. Sama korekta rozliczeń powinna nastąpić dopiero w okresie, w którym wszystkie te wymogi zostaną spełnione.

Dla większości podatników przepisy, które miały ułatwić rozliczenia, znacznie je skomplikowały. Nowe regulacje nie tylko wprowadziły większą liczbę wymogów koniecznych do spełnienia, ale także stosunkowo precyzyjne przesłanki zastąpiły nowymi, często niejasnymi i trudnymi do zdefiniowania.

Zgodnie z założeniem ustawodawcy każda korekta musi być poprzedzona ustaleniem zakresu zmiany warunków transakcji i ich spełnieniem, czyli zaistnieniem ustalonych przez strony okoliczności, które uzasadniają zmniejszenie wynagrodzenia sprzedającego. W praktyce trudno jest określić, jakie dokładnie były ustalenia, kiedy zostały zrealizowane i kiedy przewidziane w nich warunki zostały spełnione, zwłaszcza że z perspektywy biznesowej formalna komunikacja w tym zakresie między stronami często nie jest konieczna. Dodatkowym problemem jest gromadzenie odpowiedniej dokumentacji i określenie, jakie dokumenty są wystarczające, w szczególności gdy korekta nie jest poprzedzona prowadzeniem korespondencji w tym zakresie.

W wyjaśnieniu wątpliwości nie pomogły objaśnienia podatkowe wydane przez Ministerstwo Finansów. Pokazują one wprawdzie wiele przykładów ze wskazaniem, na czym mogą polegać ustalenia, jak następuje spełnienie warunków i jaka dokumentacja powinna być gromadzona, jednak w praktyce zawarte tam wskazówki mogą okazać się pomocne głównie w stanach faktycznych takich samych lub bardzo zbliżonych do opisanych w dokumencie. Dodatkowo, stanowisko MF wskazuje na daleko idący formalizm, który okazuje się trudny do zastosowania w rzeczywistości gospodarczej (przede wszystkim ograniczona jest możliwość dokonywania uzgodnień w sposób dorozumiany, a także ograniczona czy wręcz wykluczona jest możliwość uzgodnień ustnych).

Oprócz tego, od kilku miesięcy pojawiają się interpretacje indywidualne dotyczące omawianych wątpliwości, które pokazują, że organy podatkowe nie zamierzają ułatwiać życia podatnikom. Często próby znalezienia prostych rozwiązań i ograniczenia formalizmu wymaganego przez przepisy okazują się niewłaściwe z punktu widzenia organów, które ściśle trzymają się restrykcyjnej wykładni nowych regulacji.

Jak uniknąć problemów

Praktycznym rozwiązaniem pozwalającym na uniknięcie wątpliwości staje się jednoznaczne określenie zasad przyjmowanych w danej organizacji w zakresie korekt. Co istotne, zasady te nie powinny dotyczyć samego wystawienia faktury czy jej ujęcia w rozliczeniach, ale także prowadzonego kontaktu z kontrahentem na różnych etapach transakcji, w tym formy tego kontaktu (np. wymóg prowadzenia komunikacji w sposób e-mailowy), zasad obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji. Często bowiem dopiero wówczas możliwe staje się jednoznaczne określenie, kiedy dokonywane są ustalenia dotyczące korekt oraz kiedy następuje spełnienie warunków, z którymi wiąże się określone skutki podatkowe.

Często wystarczające okazują się stosunkowo proste rozwiązania, które mogą pomóc w uniknięciu licznych wątpliwości. Przykładem może być zasada prowadzenia korespondencji mailowej z kontrahentem oraz przysłania wiadomości do osób odpowiedzialnych u podatnika za rozliczenia podatkowe. Pomocne może być także przesyłanie podsumowania ustaleń dokonanych np. telefonicznie lub ustnie, wysyłanie wiadomości potwierdzających te ustalenia lub informowanie o tym, kiedy zdaniem podatnika następuje dokonanie uzgodnień i spełnienie warunków. W niektórych przypadkach rozwiązaniem mogą być natomiast stosowne postanowienia w umowach lub adnotacje wskazywane na samych fakturach. Wybór właściwego rozwiązania zawsze jednak powinien być dostosowany do potrzeb danego podatnika.

Często pomocne okazuje się wdrożenie formalnej procedury – wewnętrznego dokumentu przewidującego różnego rodzaju przypadki dokonywania korekt oraz możliwie ujednolicone zasady postępowania i obiegu dokumentów. Pozwala to wyeliminować błędy, które zwłaszcza w dużych organizacjach, w których różne osoby odpowiadają za rozliczenia podatkowe i kontakt z kontrahentami, byłyby nieuniknione. Chociaż taki dokument to dalsze sformalizowanie często oczywistych procesów, w praktyce może bardzo ułatwić nie tylko dokonywanie rozliczeń, ale też wymusić stosowanie właściwych zasad dotyczących komunikacji z drugą stroną transakcji. Stanowi również zabezpieczenie w przypadku ewentualnej kontroli.

Kolejne zmiany od początku 2022 r.

Co istotne, rok 2022 to nie tylko konieczność bezwzględnego stosowania wyżej omówionych przepisów (zakończenie okresu przejściowego), ale wprowadzenie dalszych zmian w zakresie korekt i ich rozliczania. Chodzi o Krajowy System e-Faktur i tzw. faktury ustrukturyzowane, które obecnie stosowane są jedynie fakultatywnie, ale z początkiem 2023 r. mają stać się obowiązkowe dla wszystkich.

Regulacje wprowadzające KSeF przewidują także, że podatnik wystawiający fakturę korygującą ustrukturyzowaną nie musi posiadać dokumentacji potwierdzającej dokonanie uzgodnień z kontrahentem oraz spełnienie warunków przeprowadzenia korekty. Tym samym, w praktyce pomniejszenie podatku należnego może nastąpić już w okresie wystawienia e-faktury korygującej, nawet gdy kontrahent nie wyraził zgody na odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF.

Uproszczenia dotyczy także podatku naliczonego. W myśl nowych przepisów nabywca towarów i usług powinien pomniejszyć podatek naliczony w okresie otrzymania korekty za pośrednictwem KSeF, co oznacza, że próba określenia, kiedy dochodzi do uzgodnień i spełnienia warunków korekty przestaje być istotna.

Zmiany te powinny ułatwić rozliczenia, jednak w praktyce uproszczenia będą bardzo rzadko możliwe do zastosowania, jako że zainteresowanie stosowaniem KSeF już w 2022 r. jest ograniczone.

Podstawa prawna:

– art. 29a ust. 13-15 oraz art. 86 ust. 19a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 685 ze zm.)

Źródło: https://www.rp.pl/podatki/art19311681-korekty-in-minus-mialy-byc-uproszczenia-a-wyszlo-jak-zwykle?fbclid=IwAR1qhH-lRb4K_YmkK_hgZ4VDnWcj96Vz8uJOqSLrogWnjf1KReuGsDEsfN0