Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Ostatni moment na przygotowanie do lutego 2026
Rok 2025 roku to kluczowy moment na ostateczne przygotowanie firm do obowiązkowego KSeF. Po trzech odroczeniach termin wejścia w życie e-fakturowania jest już ostateczny – 27 sierpnia 2025 roku Prezydent podpisał ustawę nowelizującą podatek VAT, która wprowadza obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0). To oznacza, że po wielokrotnych przesunięciach terminów, proces legislacyjny został zakończony, a przedsiębiorcy mają już jasny harmonogram implementacji systemu. Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale również szansa na optymalizację procesów księgowych, eliminację błędów fakturowych oraz większą transparentność finansową.
Ostatni dzwonek na wdrożenie KSeF – pierwszy kwartał 2025 roku jest kluczowy
Nasze doświadczenie w ALTO pokazuje, że bezpieczne wdrożenie systemu KSeF wymaga minimum roku zaplanowanych działań. Proces ten obejmuje m.in.:
- stworzenie harmonogramu wdrożenia,
- wybór dostawcy rozwiązania technologicznego,
- dostosowanie ERP do wymagań KSeF,
- audyt podatkowy i dostosowanie procesów,
- testy i wdrożenie procedur wewnętrznych,
- szkolenia dla zespołu finansowo-księgowego,
- implementacja mechanizmów raportowania i monitoringu systemu.
Aby uniknąć ryzyka, rekomendujemy szybkie zaplanowanie wdrożenia. Opóźnienia mogą skutkować brakiem pełnej gotowości na dzień obowiązkowego wprowadzenia KSeF.
Jak wdrożyć KSeF? Kluczowe kroki
Najważniejszy krok to wybór technologii obsługi e-faktur. Firmy najczęściej wybierają:
- wdrożenie KSeF we własnym zakresie (przy udziale zespołu lokalnego lub globalnego IT),
- zintegrowanie KSeF z ERP za pomocą zewnętrznego dostawcy,
- oczekiwanie na dostarczenie dedykowanego narzędzia przez dostawcę ERP.
Bez względu na wybór, niezbędna jest współpraca z zespołem podatkowym, który zapewni zgodność z regulacjami oraz optymalizację obiegu dokumentów. Dodatkowo warto uwzględnić aspekty bezpieczeństwa danych oraz przygotować plan awaryjny na wypadek problemów z systemem.
Najczęstsze wyzwania przy wdrożeniu KSeF
Przygotowanie do obowiązkowego KSeF wymaga rozwiązania szeregu problemów, takich jak:
- jak prezentować e-faktury kontrahentom?
- kto ma mieć dostęp do faktur w systemie?
- jak zweryfikować status VAT zagranicznych kontrahentów?
- jak obsługiwać załączniki do e-faktur?
- jak rozliczać wydatki pracownicze w KSeF?
- jak zapewnić zgodność KSeF z istniejącymi systemami finansowymi?
- jak dostosować wewnętrzne procedury do nowego sposobu fakturowania?
Brak odpowiedniego planu i przeanalizowania tych aspektów może prowadzić do problemów operacyjnych i potencjalnych sankcji finansowych.
Masz pytania?
Dlaczego wsparcie doradcze przy KSeF to klucz do sukcesu?
Każdy polski podatnik VAT musi dostosować swoje procesy do nowej rzeczywistości. ALTO wspiera firmy w różnych modelach współpracy, m.in.:
- opracowanie harmonogramu wdrożenia,
- zarządzanie projektem KSeF (organizacja, koordynacja zespołów, monitorowanie postępów),
- mapowanie danych systemowych do wymogów KSeF,
- wsparcie zespołu podatkowego w rozmowach z IT,
- certyfikacja wdrożonych rozwiązań,
- pełna implementacja KSeF z udziałem naszych partnerów technologicznych,
- testowanie systemu i eliminacja błędów,
- udostępnienie osób skupiających wiedzę techniczną o systemach ERP z merytoryczną o wymogach KSeF,
- opracowanie polityki archiwizacji faktur i zabezpieczeń przed błędami systemowymi.
Warto podkreślić, że efektywne wdrożenie KSeF to nie tylko spełnienie wymagań regulacyjnych, ale również szansa na automatyzację i usprawnienie procesów księgowych.
Skontaktuj się z nami!
Dlaczego pomoc ekspertów we wdrożeniu KSeF jest tak ważna?
Przede wszystkim, doświadczeni eksperci pomogą zrozumieć skomplikowane przepisy dotyczące KSeF, dobrać odpowiednie rozwiązanie technologiczne, a także przeprowadzić wdrożenie w firmie i przeszkolić pracowników z zakresu wystawiania i odbioru faktur w KSeF.
Po drugie, doradztwo podatkowe to gwarancja bezpieczeństwa prawnego. Kompetentny doradca podatkowy pomaga uniknąć błędów, które mogłyby narazić firmę na sankcje finansowe.
Dlaczego wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwie jest teraz kluczowe?
Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, do którego trzeba przygotować się z wyprzedzeniem, ale i szansa na usprawnienie procesów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby efektywnie wdrożyć go jeszcze przed dniem, od którego korzystanie z niego będzie obligatoryjne. Przygotowanie się do tego dnia z wyprzedzeniem to również szereg korzyści dla firmy. Korzyści z wdrożenia KSeF to m.in.:
- poprawa efektywności procesów księgowych;
- automatyzacja wymiany faktur;
- zmniejszenie ryzyka pomyłek i oszustw;
- ułatwienie współpracy z kontrahentami;
- poprawa bezpieczeństwa danych.
Zapraszamy do konsultacji i współpracy! Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a skontaktujemy się, by omówić Twoje potrzeby. Możesz liczyć na nasze wsparcie na każdym etapie wdrożenia KSeF, od analizy potrzeb po pełną implementację i optymalizację systemu.
Mogą Cię zainteresować:
Podatki
Awaria KSeF - co z terminem wystawienia faktury?
Przepisy dot. Krajowego Systemu e-Faktur już niebawem wejdą w życie jako obowiązkowe dla większości podatników. Te będą wymagały w...
Czytaj dalej
Podatki
[WEBINAR ALTO]: Wchodzi KSeF, cały na biało - najwyższy czas na finiszowanie wdrożenia
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już nieodległa przyszłość – to rzeczywistość, która wkracza do polskich firm w tempie ekspresowy...
Czytaj dalej
Podatki
[ALERT ALTO]: KSeF już (prawie) pewny – sprawdź, co musisz wiedzieć przed 2026 r.
Ostatni weekend udowodnił, że nie tylko za oknami coraz cieplej. Coraz gorętszym tematem staje się ponownie (który to już raz?) el...
Czytaj dalej