Umowa o pracę vs B2B – analiza skutków podatkowych i składkowych w 2025 roku

Całkowity koszt zatrudnienia specjalisty na umowie o pracę z wynagrodzeniem brutto 10 000 zł przekracza 12 200 zł miesięcznie, podczas gdy współpraca B2B przy identycznej kwocie netto dla wykonawcy generuje niemałe oszczędności dla organizacji. Ta różnica przez dekadę stanowiła fundament optymalizacji struktur zatrudnienia w polskich korporacjach, skłaniając setki firm do masowej konwersji etatów na kontrakty B2B. Jednak paradygmat ten ulega fundamentalnej transformacji w 2025 roku.

Aktualne stawki składek ZUS, próby wprowadzenia rewolucyjnej reformy składki zdrowotnej, ograniczenia w kosztach uzyskania przychodu dla usług niematerialnych (limit 50%), dodatkowe korzyści z ulgi B+R dla firm innowacyjnych oraz dramatycznie rosnące ryzyko przekwalifikowania umów przez wzmocnione organy kontroli wymagają kompleksowej rewizji dotychczasowych założeń dotyczących skutków podatkowych różnych form współpracy z ekspertami.

Koszty zatrudnienia: porównanie struktur fiskalnych UoP i B2B

Pracodawca wypłacający specjaliście 10 000 zł brutto ponosi dodatkowo składki ZUS w wysokości 19,48% do 22,14% podstawy wymiaru, czyli około 2 214 zł miesięcznie. Całkowity koszt zatrudnienia wynosi zatem 12 214 zł. Z tej kwoty pracownik otrzymuje około 7 200 zł netto po potrąceniu składek społecznych (13,71%), składki zdrowotnej (9%) oraz zaliczki na podatek dochodowy. Efektywnie część kosztu poniesionego przez organizację trafia do pracownika, pozostałą znaczną część stanowią obciążenia fiskalne.

Współpraca B2B prezentuje odmienną architekturę kosztów. Organizacja płaci wyłącznie wartość faktury – w analizowanym przypadku 11 500 zł – bez dodatkowych składek pracodawcy.

Sam przedsiębiorca, w przeciwieństwie do pracownika, może opłacać składki ZUS i składkę zdrowotną na preferencyjnych warunkach. Dodatkowo, ma do wyboru jedną z trzech form opodatkowania, zaś pracownik takiego wyboru nie ma.

Limit 50% kosztów uzyskania przychodu (KUP): kluczowy parametr opłacalności

W przypadku zmieniającego się środowiska wokół umów B2B, pracodawcy mogą wziąć pod uwagę rozwiązanie polegające na zastąpieniu kontraktów B2B umową o pracę oraz wprowadzeniu struktury wynagradzania opartej o stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu (KUP) przez pracowników, w zamian za przeniesienie praw autorskich do stworzonych utworów na rzecz pracodawcy.

Rozwiązanie to z jednej strony zabezpiecza pracodawców przed ryzykiem przekwalifikowania kontraktów B2B i negatywnych konsekwencji z tym związanych, a z drugiej strony daje możliwość oferowania pracownikom takiego samego wynagrodzenia netto, jak na kontrakcie B2B, przy jednoczesnym zachowaniu tego samego budżetu płacowego co dotychczas.

Wynika to z faktu, że rozwiązanie to – dopuszczalne w wielu branżach – pozwala rozpoznawać wyższe koszty uzyskania przychodu przez pracowników, co prowadzi do mniejszej podstawy do opodatkowania, a tym samym mniejszego podatku.

Koszty te są ograniczone w skali roku do wysokości 120 000 zł.

Rozwiązanie to powinny rozpatrzyć firmy, które prowadzą działalność w zakresie:

• Architektury, architektury wnętrz,
• Inżynierii budowlanej,
• IT, grafiki,
• Badań i rozwoju.

Ulga B+R: dodatkowy parametr decyzyjny dla firm innowacyjnych

Dla organizacji prowadzących działalność badawczo-rozwojową ulga B+R stanowi istotny dodatkowy parametr przemawiający za wyborem umowy o pracę nad współpracą B2B. Mechanizm ulgi, dostępny nie tylko dla firm technologicznych, ale dla wszystkich przedsiębiorców rozwijających nowe produkty, procesy czy usługi w dowolnej branży – od farmaceutycznej, przez produkcyjną, spożywczą, chemiczną, aż po usługi profesjonalne – pozwala na odliczenie od podstawy opodatkowania w CIT 200% kosztów kwalifikowanych poniesionych na działalność B+R, co w praktyce oznacza, że każda złotówka wydana na wynagrodzenie pracownika zaangażowanego w prace rozwojowe generuje odliczenie podatkowe w wysokości 2 złotych.

Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na umowę o pracę stanowią automatycznie koszt kwalifikowany do ulgi B+R, pod warunkiem ich faktycznego zaangażowania w prace badawczo-rozwojowe, co jest stosunkowo łatwe do udokumentowania poprzez ewidencję czasu pracy i projekty, nad którymi pracują. Współpraca B2B z zewnętrznymi ekspertami również może kwalifikować się do ulgi, jednak wymaga znacznie bardziej restrykcyjnej dokumentacji i spełnienia dodatkowych warunków – wykonawca musi realizować konkretny projekt B+R, a organizacja musi szczegółowo udokumentować merytoryczny wkład wykonawcy w prace rozwojowe, co często bywa przedmiotem szczegółowych kontroli organów podatkowych.

W praktyce dla organizacji prowadzących prace rozwojowe – niezależnie czy są to inżynierowie projektujący nowe maszyny, farmaceuci opracowujący leki, technolodzy żywności tworzący nowe receptury czy programiści rozwijający innowacyjne algorytmy – korzyść z ulgi B+R może całkowicie odwrócić rachunek opłacalności na korzyść umowy o pracę. Przy stawce CIT 19% odliczenie 200% kosztów wynagrodzeń przekłada się na faktyczną oszczędność podatkową w wysokości 38% kosztów zatrudnienia, co znacznie przewyższa oszczędności składkowe możliwe do osiągnięcia przez współpracę B2B i czyni umowę o pracę rozwiązaniem zdecydowanie bardziej opłacalnym podatkowo dla firm intensywnie inwestujących w rozwój produktów, procesów i technologii.

Branżowa zmienność stawek podatkowych: przypadek IT

Branża IT doświadczyła w 2024 roku negatywnego stanowiska organów podatkowych w tym samego NSA.

Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że niektóre czynności z zakresu IT, do tej pory uznawane, że powinny być opodatkowane niższą stawką podatku w wysokości 8,5%, powinny być opodatkowane wyższą – 12 procentową stawką. Przy przychodzie 15 000 zł miesięcznie różnica wynosi 525 zł dodatkowego podatku miesięcznie, co dla wielu specjalistów IT oznacza konieczność rewizji optymalnej formy opodatkowania.

Wielkie platformy cyfrowe oferujące usługi w obszarze transportu i logistyki stoją przed implementacją dyrektywy o pracy na platformach cyfrowych (maksymalny termin: 2 grudnia 2026 roku), wprowadzającej domniemanie prawne stosunku pracy. Skutki podatkowe przekwalifikowania np. kierowców z B2B na umowę o pracę obejmą obowiązek odprowadzania składek ZUS pracodawcy (około 22% podstawy), konieczność zapewnienia minimalnego wynagrodzenia oraz pełne koszty urlopów, zwolnień chorobowych i odpraw, co łącznie może oznaczać wzrost całkowitych kosztów zatrudnienia o 30-40%.

Stanowisko KAS: granice legalnej optymalizacji podatkowej

Krajowa Administracja Skarbowa w komunikacie z 12 czerwca 2024 roku (sygnatura DKP3.8082.10.2023) odmówiła wydania opinii zabezpieczającej dla planowanej zmiany umów o pracę na kontrakty B2B, uznając takie działanie przy zachowaniu identycznego zakresu obowiązków za „sztuczne działanie” odpowiadające kryteriom unikania opodatkowania zgodnie z art. 119a § 1 Ordynacji podatkowej. To stanowisko ma fundamentalne znaczenie dla oceny skutków podatkowych restrukturyzacji zatrudnienia ekspertów i wyznacza wyraźną granicę między legalną optymalizacją a działaniami, które mogą zostać zakwestionowane przez organy kontroli.

Fiskus jasno komunikuje, że formalna zmiana formy prawnej współpracy bez rzeczywistej transformacji charakteru wykonywanych obowiązków będzie traktowana jako działanie mające na celu wyłącznie uzyskanie korzyści podatkowej. Skutki zakwestionowania współpracy B2B obejmują zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodów w CIT, dodatkowe zobowiązania z tytułu składek ZUS za okres do 5 lat wstecz wraz z odsetkami oraz możliwe sankcje karnoskarbowe dla odpowiedzialnych osób. Dla organizacji stosujących tę formę współpracy na szerszą skalę oznacza to konieczność utworzenia istotnych rezerw bilansowych na potencjalne zobowiązania.

Ukryte koszty podatkowe przekwalifikowania: perspektywa CFO

W przypadku przekwalifikowania umów przez organy kontroli organizacja będzie zobowiązana do uregulowania nie tylko zaległych składek ZUS pracodawcy (około 22% podstawy wymiaru za okres nieprzedawniony), ale również odsetek od nieopłaconych składek. Przy współpracy z 50 kontrahentami B2B z miesięcznym wynagrodzeniem 10 000 zł zobowiązania mogą sięgać kilku milionów złotych, co ma bezpośredni wpływ na płynność finansową i wymaga uwzględnienia w planowaniu finansowym organizacji.

Scenariusze opłacalności: kiedy B2B pozostaje racjonalnym wyborem

Współpraca B2B pozostaje legalną i opłacalną formą zatrudnienia ekspertów przy spełnieniu określonych warunków ekonomicznych i organizacyjnych oraz uwzględnieniu wszystkich parametrów podatkowych. Z perspektywy skutków podatkowych najbezpieczniejsze pozostają projekty krótkoterminowe i specjalistyczne, trwające poniżej 12 miesięcy, o charakterze doradczym lub konsultingowym, gdzie wykonawca zachowuje pełną autonomię w organizacji pracy i nie podlega strukturom nadzoru charakterystycznym dla stosunku pracy.

Sytuacje szczególne: praca zdalna zagraniczna i zatrudnienie obcokrajowców

Praca zdalna zagraniczna: konsekwencje podatkowe i składkowe

Rosnąca popularność pracy zdalnej dla zagranicznych pracodawców lub klientów generuje złożone implikacje podatkowe i składkowe, które wymagają szczególnej uwagi w kontekście wyboru formy współpracy. Kluczowym parametrem pozostaje rezydencja podatkowa pracownika lub wykonawcy, która determinuje miejsce opodatkowania dochodów oraz obowiązki składkowe.

Osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w Polsce (centrum interesów życiowych lub pobyt przekraczający 183 dni w roku podatkowym) podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce od całości swoich dochodów, niezależnie od miejsca ich uzyskania. Oznacza to, że polski rezydent podatkowy pracujący zdalnie dla zagranicznego kontrahenta musi rozliczyć się z PIT w Polsce, nawet jeśli wynagrodzenie jest wypłacane z zagranicy. W przypadku umowy o pracę z zagranicznym pracodawcą zastosowanie znajdują przepisy o unikaniu podwójnego opodatkowania, które mogą prowadzić do sytuacji, gdzie podatek płacony jest w kraju siedziby pracodawcy, a następnie rozliczany metodą kredytu podatkowego lub zwolnienia w Polsce.

Współpraca B2B z zagranicznym kontrahentem prezentuje prostszą strukturę podatkową dla polskiego przedsiębiorcy. Przychody z działalności gospodarczej świadczonej na rzecz zagranicznych klientów podlegają opodatkowaniu w Polsce według wybranej formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy 19% lub ryczałt), bez konieczności odprowadzania podatku u źródła w kraju klienta w większości przypadków usług niematerialnych. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie świadczenia usług i unikanie powstania zakładu podatkowego (permanent establishment) w kraju klienta, co mogłoby skutkować obowiązkiem podatkowym za granicą.

Składki ZUS dla polskich rezydentów pracujących zdalnie dla zagranicznych podmiotów stanowią obszar szczególnej złożoności. W przypadku umowy o pracę decydujące znaczenie mają przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Dla pracy wykonywanej na rzecz pracodawcy z UE/EOG generalnie zastosowanie znajduje zasada lex loci laboris – składki odprowadzane są w kraju wykonywania pracy, czyli w Polsce. Wymaga to uzyskania odpowiedniego certyfikatu A1 potwierdzającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Dla przedsiębiorców świadczących usługi B2B dla zagranicznych klientów obowiązek składkowy w Polsce powstaje automatycznie z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, niezależnie od lokalizacji klientów.

Zatrudnienie obcokrajowców: rezydencja podatkowa i składki ZUS

Zatrudnienie obcokrajowców przez polskie organizacje generuje specyficzne konsekwencje podatkowe i składkowe, które różnią się znacząco w zależności od statusu rezydencji podatkowej pracownika oraz formy współpracy. Kluczowym zagadnieniem pozostaje ustalenie, czy obcokrajowiec staje się polskim rezydentem podatkowym, co następuje w momencie ustanowienia w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo pobytu przekraczającego 183 dni w roku podatkowym.

• Obcokrajowiec będący polskim rezydentem podatkowym podlega opodatkowaniu w Polsce od całości swoich dochodów, identycznie jak obywatel polski. Pracodawca zatrudniający takiego pracownika na umowie o pracę odprowadza standardowe składki ZUS oraz pobiera zaliczki na podatek dochodowy według polskich stawek.
• Nierezydent podatkowy podlega w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – opodatkowaniu podlegają jedynie dochody osiągane ze źródeł położonych w Polsce.

Współpraca B2B z obcokrajowcem niebędącym polskim rezydentem podatkowym wymaga szczególnej analizy charakteru świadczonych usług. Dla usług niematerialnych świadczonych przez nierezydenta generalnie nie powstaje obowiązek poboru podatku u źródła w Polsce, pod warunkiem, że usługi nie są świadczone przez zakład podatkowy w Polsce. Organizacja nabywająca takie usługi nie odprowadza składek ZUS ani nie pobiera podatku, przerzucając pełną odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe i składkowe na wykonawcę w jego kraju rezydencji. To czyni współpracę B2B z zagranicznymi ekspertami często bardziej atrakcyjną administracyjnie i podatkowo niż zatrudnienie na umowę o pracę, szczególnie dla projektów krótkookresowych.

Składki ZUS dla obcokrajowców zatrudnionych na umowę o pracę w Polsce zależą od ich obywatelstwa i czasu planowanego zatrudnienia. Obywatele UE/EOG oraz Szwajcarii podlegają przepisom o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – jeśli zostali delegowani do pracy w Polsce na okres do 24 miesięcy, mogą pozostać w systemie ubezpieczeń społecznych kraju wysyłającego na podstawie certyfikatu A1. W przypadku dłuższego zatrudnienia lub bezpośredniej rekrutacji w Polsce podlegają obowiązkowo polskiemu systemowi ZUS na identycznych zasadach jak obywatele polscy. Obywatele krajów spoza UE/EOG podlegają polskiemu ZUS od pierwszego dnia zatrudnienia, chyba że Polska ma z ich krajem umowę o zabezpieczeniu społecznym przewidującą inne rozwiązania.

Implikacje strategiczne dla organizacji

Skutki podatkowe różnych form zatrudnienia ekspertów w 2025 roku wymagają kompleksowej analizy uwzględniającej nie tylko bezpośrednie oszczędności składkowe, ale możliwość stosowania wszystkich dostępnych ulg podatkowych związanych bezpośrednio lub pośrednio z zatrudnianiem pracowników na umowach o pracę – jak np. 50% KUP oraz ulga B + R.

Organizacje rozważające optymalizację struktur zatrudnienia ekspertów muszą uwzględnić pełny obraz skutków podatkowych, w tym potencjalne zobowiązania z przekwalifikowania umów sięgające milionów złotych przy szerszej skali współpracy B2B oraz możliwość oparcia struktury wynagradzania na umowach o pracę z uwzględnieniem stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu z tytułu przeniesienia praw autorskich przez pracownika na pracodawcę. Często tam, gdzie stosowane są 50% koszty uzyskania przychodu, możliwe jest także stosowanie ulgi B + R, co dodatkowo zwiększa oszczędności pracodawcy. Decyzje w tym zakresie wymagają zaangażowania nie tylko działów HR, ale przede wszystkim CFO i zespołów podatkowych, zdolnych do przeprowadzenia wielowymiarowej analizy finansowej uwzględniającej wszystkie parametry podatkowe, składkowe i ryzyko regulacyjne.