I. Podejmowanie uchwał w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
1. Informacje wprowadzające
W dniu 14 grudnia 2018 roku do Sejmu wpłynął prezydencki projekt ustawy o zmianie ustawy – kodeks spółek handlowych (Druk nr 3142). Dotyczy on usprawnienia procedur organizacyjnych w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, poprzez umożliwienie przeprowadzenia zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Przedmiotowa nowelizacja wejdzie w życie w terminie 14 dni od jej ogłoszenia.
2. Główne założenia nowelizacji
Omawiany projekt zmiany ustawy z dnia 15 września 2000 roku kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1577 ze zm.; dalej: „k.s.h.”) wprowadza szerokie rozumienie instytucji elektronicznych zgromadzeń wspólników, umożliwiając ich organizację w formie telezgromadzeń lub wideokonferencji. Swobodzie wspólników, wyrażonej w odpowiednich zapisach umowy spółki, pozostawiony ma być wybór, w której z wyżej wymienionych form mogą odbywać się elektroniczne zgromadzenia wspólników. Pewne zastrzeżenia może budzić jednak fakt, że pomimo przyjęcia elektronicznej formy zgromadzeń, pozostawiony został obowiązek określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki – niewykluczone jednak, że wymóg ten zostanie usunięty w toku dalszych prac nad omawianym projektem.
Umożliwienie przeprowadzania zgromadzeń wspólników sp. z o.o. za pomocą środków komunikacji elektronicznej jawi się jako zmiana pożądana – może ona potencjalnie usprawnić funkcjonowanie tych spółek, w szczególności w przypadku, gdy część jej wspólników przebywa na stałe za granicą. W obowiązującym stanie prawnym, podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest możliwe w przypadku walnych zgromadzeń spółki akcyjnej, o ile statut przewiduje taką możliwość (art. 4065 § 1 k.s.h.).
II. Dematerializacja akcji w spółce akcyjnej i w spółce komandytowo-akcyjnej
1. Informacje wprowadzające
Obecnie w trakcie opiniowania jest projekt ustawy o zmianie ustawy – kodeks spółek handlowych i niektórych innych ustaw. Przedmiotowy projekt można uznać za wręcz rewolucyjny, bowiem jego wejście w życie wiąże się z eliminacją z obrotu gospodarczego i prawnego akcji w formie papierowej. Ponadto warto zwrócić uwagę, iż wprowadza on również obowiązek posiadania przez każdą spółkę akcyjną strony internetowej, na której publikowane będą wymagane przez prawo lub statut ogłoszenia pochodzące od spółki, w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami.
Wejście w życie nowelizacji planowane jest na 1 stycznia 2020 roku, aczkolwiek należy zwrócić uwagę, iż przepisy mające na celu przygotowanie do wprowadzanych zmian spółki akcyjnej i komandytowo-akcyjnej wejdą w życie wcześniej.
2. Rejestr akcjonariuszy
Nowelizacja będzie wiązać się z wprowadzeniem do k.s.h. nowej instytucji w postaci rejestru akcjonariuszy, a także nowego rodzaju akcji, tj. akcji rejestrowych. Zgodnie z projektem, rejestr akcjonariuszy prowadzony będzie w postaci elektronicznej przez podmiot uprawniony do prowadzenia rachunku papierów wartościowych. Rejestr ten będzie jawny zarówno dla spółki, jak i każdego akcjonariusza. Pomimo wprowadzenia do polskiego systemu prawnego pojęcia akcji rejestrowej, wciąż będzie obowiązywać podział na akcje na okaziciela i akcje imienne. Niemniej należy zwrócić uwagę, iż w wyniku dokonania dematerializacji akcji, rozróżnienie to w praktyce będzie tracić na znaczeniu. W uzasadnieniu do nowelizacji wskazuje się, iż „obligatoryjna dematerializacja akcji powoduje, że każda akcja – bez względu na to czy jest akcją na okaziciela czy akcją imienną – ma status akcji rejestrowej, umożliwiającej identyfikację akcjonariusza uprawnionego do praw z akcji na okaziciela, w przypadkach określonych prawem”.
Przeniesienie własności akcji rejestrowej (lub ustanowienie na niej ograniczonego prawa rzeczowego) będzie mieć miejsce z chwilą dokonania odpowiedniego wpisu w rejestrze akcjonariuszy. Wprowadzone zostanie również domniemanie, iż „wobec spółki uważa się za akcjonariusza tylko tę osobę, która jest wpisana do rejestru akcjonariuszy, z uwzględnieniem przepisów o obrocie instrumentami finansowymi (projektowany art. 343 § 1)”. Podmiot, który będzie prowadzić taki rejestr, nie będzie obowiązany do badania zgodności z prawem oraz prawdziwości dokumentów stanowiących podstawę wpisu.
Wprowadzenie rejestru akcjonariuszy będzie się wiązać także z uproszczeniem procedury zwoływania walnych zgromadzeń, które od dnia wejścia w życie nowelizacji będą zwoływane za pomocą listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską. Rozwiązanie to umożliwi znaczne ograniczenie kosztów związanych ze zwołaniem walnego zgromadzenia, ponieważ w przypadku spółki, która wyemitowała akcje na okaziciela, zgromadzenie w sposób formalny było zwoływane poprzez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
3. Istniejące spółki akcyjne i spółki komandytowo-akcyjne
W okresie przygotowawczym spółki akcyjne i spółki komandytowo-akcyjne będą wzywać swoich akcjonariuszy pięciokrotnie do złożenia dokumentów akcji w spółce. Ponadto, informację o wezwaniu należało będzie udostępnić na stronie internetowej spółki, w miejscu wydzielonym na komunikację z akcjonariuszami, przez okres nie krótszy niż trzy lata od dnia pierwszego wezwania. Podkreślić należy, iż wezwania dokonuje się w sposób właściwy dla zwoływania walnych zgromadzeń.
Wezwania należy dokonywać w odstępie czasu nie krótszym niż dwa tygodnie i nie dłuższym niż miesiąc, zaś pierwsze wezwanie należy dokonać w terminie do dnia 30 czerwca 2019 roku.
Przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy, o którym mowa powyżej, spółka jest obowiązana do zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy.