07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF

14 października 2025 r. Ministerstwo Finansów zaprezentowało projekt zmian w rozporządzeniu dotyczącym struktury JPK_VAT, który ma dostosować raportowanie VAT do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur. Choć w uzasadnieniu projektu mowa o technicznym dopasowaniu przepisów, skala zmian w praktyce oznacza gruntowną przebudowę systemów raportowych – i to w bardzo krótkim czasie.

Kiedy zmiany w sposobie raportowania JPK_VAT wejdą w życie?

Największe zaskoczenie budzi harmonogram. Resort finansów zaproponował, aby nowe zasady raportowania obowiązywały już od 1 lutego 2026 r., podczas gdy pierwotnie zakładano półroczny okres przejściowy i start dopiero 1 sierpnia 2026 r. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą mieli zaledwie trzy miesiące na równoczesne przygotowanie się do obowiązkowego KSeF i nowego formatu JPK_VAT.

Co istotne, obowiązek dostosowania ewidencji JPK_VAT obejmie wszystkich podatników, również tych, którzy faktury w KSeF będą wystawiać dopiero od 2027 r. Tym samym nawet małe przedsiębiorstwa zostaną zmuszone do wcześniejszego wdrożenia nowych rozwiązań.

Numer KSeF w ewidencji sprzedaży i zakupu – co się zmienia w JPK_VAT?

Projekt wprowadza obowiązek wskazywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów. To zasadnicza zmiana, ponieważ dotąd w ewidencji zakupów numer ten był fakultatywny. Teraz nabywca będzie zobowiązany do jego wykazania – co w praktyce oznacza konieczność weryfikacji faktury i sparowania jej z numerem KSeF jeszcze przed ujęciem w księgach.

Dodatkowo, w przypadku faktur, które w momencie raportowania nie mają jeszcze numeru KSeF, przewidziano obowiązek oznaczania ich jednym z trzech nowych kodów technicznych:

• OFF – faktura wystawiona w trybie awarii KSeF (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT); po ustaniu awarii należy ją wprowadzić do systemu w ciągu 7 dni;
• BFK (Brak Faktury w KSeF) – dotyczy faktur papierowych lub elektronicznych, które nie podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF (np. B2C);
• DI (Dowody Inne) – dla dokumentów wewnętrznych oraz faktur wystawionych w trybie offline, które w momencie raportowania nie mają jeszcze numeru KSeF, a które należy przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

Konieczność korekt i zmiana procesów księgowych

Co istotne, nowe oznaczenia w JPK_VAT wiążą się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi. Jeśli faktura oznaczona kodem OFF lub DI otrzyma już numer KSeF, podatnik będzie musiał złożyć korektę pliku JPK_VAT, zastępując kod właściwym numerem. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli wdrożyć system identyfikacji dokumentów wymagających późniejszej aktualizacji.

W praktyce oznacza to dla przedsiębiorstw nie tylko dodatkową pracę, ale także konieczność poniesienia kosztów związanych z kolejnym dostosowaniem systemów księgowych. Dla dużych grup kapitałowych, w których zmiany w oprogramowaniu wymagają współpracy z zagranicznymi zespołami IT, trzy miesiące to zdecydowanie zbyt mało czasu.

Podsumowanie

Projekt nowelizacji rozporządzenia JPK_VAT to kolejny etap cyfryzacji rozliczeń podatkowych, jednak wdrożony w zbyt szybkim tempie i bez pełnej koordynacji z innymi przepisami. W efekcie przedsiębiorcy będą musieli w krótkim czasie dostosować swoje systemy do dwóch dużych reform jednocześnie: obowiązkowego KSeF i nowego modelu raportowania VAT.

Interesują Cię takie treści i nie chcesz, żeby Cię ominęły?
Zapraszamy do naszego newslettera!

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?    >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie?>>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce>>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)?
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF>>