08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF?

Najwięksi podatnicy – firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto, będą musieli wystawiać e‑faktury od 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., z wyłączeniem najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna suma sprzedaży brutto nie przekroczy 10 000 zł – oni będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Niezależnie jednak od tego, kiedy pojawi się obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla poszczególnych podmiotów, wszyscy będą zobowiązani odbierać faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. – tutaj żadne przesunięcia nie są przewidziane.

Do końca 2026 r. jest przewidziany także okres przejściowy – brak kar za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF. Oznacza to, że w praktyce dzisiejsze zasady fakturowania będą funkcjonować równolegle z nowym systemem, nawet jeśli nie zawsze będzie to zgodne z przepisami. To też wyzwanie dla tych, którzy do KSeF będą przygotowani w terminie. Jak więc radzić sobie w relacjach z podmiotami, które nie realizują swoich obowiązków?

Dlaczego część kontrahentów może nie korzystać z KSeF?

Mimo obietnic większego bezpieczeństwa rozliczeń, mniejszej liczby błędów i optymalizacji procesów, KSeF nie zostanie wdrożony od razu przez wszystkich. Brak sankcji do końca 2026 r. zniechęca część firm do przygotowań, a dostawcy ERP wciąż dopasowują systemy, dlatego teżc możliwe są opóźnienia. A świadomość zmian wciąż bywa niska — według Raportu Asseco (2025) ok. 15% przedsiębiorców w ogóle nie wie o KSeF lub jeszcze nie zaczęło wdrożenia. To wszystko na cztery miesiące przed wejściem w życie nowych zasad.

Dodatkowo część podmiotów (m.in. zagraniczne firmy bez polskiego NIP) będzie wyłączona z obowiązku, a w razie awarii KSeF faktury i tak będą wystawiane tradycyjnie.

Odbieranie i wystawianie faktur w KSeF nie zawsze idą w parze

W związku z tym, nawet przygotowani do KSeF przedsiębiorcy będą od 1 lutego 2026 r. mierzyć się z nowymi wyzwaniami: kontrahent nie odbiera faktur w KSeF mimo takiego obowiązku lub kontrahent nie wystawia faktur w KSeF, choć jest do tego zobowiązany.

W obu scenariuszach warto się zastanowić nad jasnymi zasadami postępowania. Tylko tak można będzie zabezpieczyć rozliczenia i uniknąć chaosu, które dla wielu przedsiębiorców mogą przynieść pierwsze miesiące stosowania KSeF.

Kontrahent nie odbiera faktur w KSeF – co zrobić?

Brak odbioru e-faktury przez kontrahenta nie unieważnia dokumentu: numer KSeF potwierdza jego istnienie i skutki podatkowe, ale realnie zwiększa ryzyko opóźnień w płatnościach i presję na płynność. Dlatego potrzebne są procedury „pomostowe”. Wariant z indywidualnymi ustaleniami, w tym zapewnienia przesyłania wizualizacji PDF/papier poza KSeF, daje większą kontrolę i ścieżkę dystrybucji dokumentów, lecz bywa kosztowny operacyjnie i trudny do utrzymania w dużych organizacjach. Tworzy wyjątki, szczególne zasady i nowe procesy przewidziane dla tych, którzy swoich obowiązków nie realizują należycie. Firmy powinny z góry zmapować krytycznych kontrahentów, ustalić zasady odbioru i wdrożyć tymczasowe kanały dystrybucji, by ograniczyć zatory i chronić cash flow.

Częstym rozwiązaniem jest więc model „wszędzie KSeF + wszystkim wizualizacja” (PDF/papier). Jedna procedura eliminuje ryzyko braku odbioru, przyspiesza automatyzację i gwarantuje, że kontrahent zobaczy należność. Wyzwanie? Skala wysyłek i aktualność kanałów (maile, adresy), ale także zachowanie odpowiednich zasad w relacjach z tymi, którzy chcą przejść na obieg dokumentów tylko w KSeF.

Dostaję fakturę poza KSeF – akceptować czy odrzucać?

Faktura poza KSeF co do zasady nadal daje prawo do kosztu i odliczenia VAT, jeśli spełnione są ustawowe warunki – potwierdzają to interpretacje organów. Problem w praktyce to:

• większe ryzyko błędów i nadużyć,
• rozproszone kanały obiegu (e-mail/papier),
• trudniejsza automatyzacja i zachowanie spójnych procesów.

Kupujący nie ma obowiązku weryfikować, czy sprzedawca powinien był użyć KSeF, ale powinien zaostrzyć kontrolę merytoryczną dokumentów, by ograniczyć ryzyka podatkowe i operacyjne.

Warto też mieć na uwadze jeszcze jedną kwestię: weryfikację kontrahentów. KSeF ograniczy „puste” faktury dzięki standaryzacji, centralnej ewidencji i uwierzytelnianiu wystawców, ale to nie znosi czujności. Po wejściu w życie systemu każda tradycyjna faktura od podmiotu, który powinien działać w KSeF, to potencjalny sygnał ostrzegawczy. Wyzwanie dla firm: wdrożyć jasne zasady obsługi wyjątków („kiedy akceptujemy fakturę poza KSeF”), wzmocnić weryfikację kontrahentów i dokumentować odstępstwa, by nie otworzyć furtki do nadużyć.

Wobec tego zwłaszcza po okresie przejściowym faktura przesłana poza KSeF powinna uruchomić dodatkowe kontrole (np. „no KSeF – no pay” do czasu weryfikacji). Kluczowe wyzwania to dyscyplina operacyjna: szkolenia zespołów, aktualizacja procedur i spójna komunikacja z dostawcami.

Jak więc uniknąć problemów?

• Zmapuj kontrahentów i terminy (luty vs. kwiecień 2026), wraz z listą wyjątków, oraz ustal, kiedy podmioty, z którymi współpracujesz realnie zaczną korzystać z KSeF.
• Postaw na jeden, prosty model obiegu: wystawiaj wszystkie faktury w KSeF i równolegle wysyłaj wizualizacje, by zabezpieczyć płatności lub od razu poinformuj kontrahentów, że dostaną fakturę tylko w KSeF.
• Zapewnij wyjątki oraz przygotuj systemy i zespół do tego, by nad nimi zapanować.
• Zdecyduj, czy akceptujesz faktury poza KSeF, przyjmuj nowe zasady weryfikacji (szczególnie nowych podmiotów) i wyjaśniaj z nimi przyczyny niestosowania przepisów.

To powinno pomóc odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Interesują Cię takie treści i nie chcesz, żeby Cię ominęły?
Zapraszamy do naszego newslettera!

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>