Jakie są granice odpowiedzialności pracodawcy i pracownika za PIT

Ochrona płatnika wynikająca z interpretacji indywidualnej nie może powodować przerzucenia na podatnika odpowiedzialności za niepobrane zaliczki. Ale jeśli pracownik je zadeklaruje i uiści, to nie może domagać się ich zwrotu.

Tematyka wyznaczenia ścisłej granicy odpowiedzialności płatników i podatników za pobór PIT z tytułu przychodów m.in. ze stosunku pracy od lat budziła wątpliwości w praktyce przedsiębiorców oraz organów.

Z jednej strony, płatnik występuje w tej konfiguracji jedynie jako „pośrednik” w zapłacie podatku do urzędu skarbowego. Innymi słowami, płatnik (pracodawca) pobiera zaliczki i przekazuje na konto organu kwotę zobowiązania podatkowego nie własnego, ale cudzego, tj. podatnika (pracownika). Przemawiałoby to za tezą, że to ostatecznie osoba, na której ciąży zobowiązanie podatkowe, czyli pracownik, powinna być w pierwszej kolejności pociągana do odpowiedzialności w razie ewentualnego zaniżenia zobowiązania.

Z drugiej strony jednak, w praktyce to pracodawca zwykle dysponuje zasobami osobowymi i niezbędnymi kompetencjami, aby prawidłowo skalkulować zaliczki na podatek. To płatnik jest bowiem podmiotem profesjonalnym, prowadzącym działalność gospodarczą oraz korzystającym ze wsparcia osób na stanowiskach księgowych czy kadrowych. Podatnicy (pracownicy) nie mają zwykle instrumentów, aby skutecznie podważać wysokość zaliczki pobranej przez płatnika (tj. aby samodzielnie ocenić, czy wysokość pobranej zaliczki była zbyt niska lub wysoka).

Z tego względu, z odpowiedzialności za niepobrane zaliczki powinni być w całości zwolnieni podatnicy i ciężar ten powinien spoczywać na płatnikach.

Co mówią przepisy

Wydawałoby się, że problem ten powinien być jednoznacznie rozstrzygnięty przez art. 26a § 1 ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa w art. 12, 13 oraz 18 ustawy o PIT (stosunek pracy, czynności wykonywane osobiście, prawa autorskie), do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik. Z regulacji tej wynika więc, że to bezpośrednio płatnik (pracodawca) jest samodzielnie zobowiązany do zapłaty PIT i ta odpowiedzialność jest w całości zdjęta z podatnika. W rzeczywistości podejście do rozumienia tego przepisu było jednak różne, zwłaszcza w praktyce organów podatkowych.

Stanowisko urzędów skarbowych

Urzędy skarbowe w praktyce często prezentowały podejście, zgodnie z którym odpowiedzialność płatnika za niepobrane zaliczki PIT jest ograniczona w czasie. W znanych nam sprawach organy argumentowały, że po zadeklarowaniu zobowiązania PIT w zeznaniu rocznym odpowiedzialność za ewentualną zaległość podatkową spoczywa na podatniku (osobie fizycznej). Tym samym, odpowiedzialność płatnika za zaległości PIT miała kończyć się w dacie złożenia zeznania rocznego przez podatnika.

Urzędy argumentowały, że art. 26a ordynacji podatkowej ogranicza odpowiedzialność podatnika za zaliczki na PIT. Po złożeniu zeznania podatkowego zobowiązanie z tytułu zaliczek już jednak „wygasa”, tj. przeradza się w zobowiązanie z tytułu podatku za cały rok. Odpowiedzialności podatnika za taki podatek art. 26a o.p. już nie ogranicza.

W praktyce oznaczało to, że jeśli pracodawca nie pobrał zaliczki na PIT w odpowiedniej wysokości, to po zakończeniu roku i złożeniu deklaracji przez pracownika skarbówka wymagała złożenia korekty oraz dopłaty podatku z odsetkami właśnie od pracownika.

Rozstrzygnięcie NSA

Wykładnia analizowanego przepisu była przedmiotem orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 lutego 2022 r. (II FSK 210/19) wydanego w poszerzonym, siedmioosobowym składzie. W ostatnim czasie pojawiło się oczekiwane pełne uzasadnienie pisemne do tego orzeczenia.

Geneza sporu dotyczyła sytuacji, w której pracodawca otrzymał interpretację potwierdzającą, że wypłacane wynagrodzenie jest zwolnione z PIT i nie pobrał zaliczek na podatek dochodowy. Z uwagi na zmianę podejścia, po zakończeniu roku podatkowego organ zwrócił się bezpośrednio do pracowników o zapłatę podatku (pracodawca był chroniony interpretacją). Pracownicy podatek wpłacili, a następnie wystąpili o zwrot nadpłaty, opierając się na art. 26a o.p. Organy odmówiły pracownikom zwrotu nadpłaty i sprawa trafiła do sądów administracyjnych.

W wyroku kończącym sprawę NSA stwierdził, że:

1) ochrona pracodawcy (płatnika) wynikająca z interpretacji indywidualnej nie może powodować przerzucenia odpowiedzialności za niepobrane przez niego zaliczki na PIT na pracownika (podatnika),

2) jeśli natomiast pracownik (podatnik) zadeklaruje oraz uiści podatek wynikający z tytułu niepobranych przez pracodawcę (płatnika) zaliczek, to tym samym nie może on domagać się jego zwrotu.

NSA wskazał, że wynikająca z art. 26a § 1 o.p.ochrona w postaci ograniczenia odpowiedzialności podatnika sprawia „jedynie”, że organy podatkowe nie mogą wymagać od niego zapłaty podatku. Zastosowanie tego przepisu nie powoduje natomiast, że zobowiązanie podatkowe podatnika wygasa, co oznacza, iż samodzielna zapłata podatku w takiej sytuacji przez podatnika wyklucza możliwość domagania się zwrotu zapłaconej kwoty w późniejszym terminie.

Podstawa prawna:

– art. 26a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1007 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., 1540 ze zm.)

Zdaniem autora:

Dominik Niewadzi – doradca podatkowy, menedżer w ALTO

Wyrok NSA może istotnie wpłynąć na praktykę fiskusa
Sprawa dotyczyła bezpośrednio zakresu odpowiedzialności pracodawcy – pracownika w sytuacji, w której pracodawca legitymuje się wydaną na jego wniosek interpretacją indywidualną. Niemniej jednak wnioski wynikające z tego orzeczenia mogą mieć swoje dużo szersze zastosowanie.
Wyrok NSA jednoznacznie bowiem wskazuje, że odpowiedzialność płatnika PIT za niepobrane zaliczki nie kończy się w momencie złożenia zeznania rocznego PIT przez podatnika. Tym samym płatnik ponosi odpowiedzialność z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia podstawy opodatkowania w PIT, do wysokości zaliczki, do której pobrania był on zobowiązany zarówno w trakcie roku, jak i po jego zakończeniu.
Wyrok ten może istotnie wpłynąć na praktykę organów podatkowych, które w wielu przypadkach, po zakończeniu roku, domagały się zapłaty podatku od podatników (pracowników).
Zastosowanie wyroku oznacza więc, że w tej części (wysokości) zobowiązania PIT, która wynika z niepobranych przez płatnika zaliczek, organy mogą domagać się zapłacenia podatku tylko i wyłącznie od płatnika. Nie mają żadnych formalnych instrumentów, aby swoje roszczenia kierować do pracowników. Oczywiście pracownicy mogą dobrowolnie skorygować swoje zeznanie i uiścić należność, jednak, jak się wydaje, jest to uzależnione tylko od ich „dobrej woli”. Również pracodawca nie dysponuje żadnymi formalnymi instrumentami, aby doprowadzić do takiej korekty.
Można mieć też wątpliwość czy po zakończeniu roku i złożeniu deklaracji przez pracownika pracodawca ma szanse na samodzielną, dobrowolną zapłatę zaległych zaliczek. Pracodawca nie dokona bowiem korekty złożonej deklaracji PIT, a zatem w praktyce zapłacona kwota może nie zostać prawidłowo rozpoznana (z uwagi na brak „otwartych” zobowiązań po jego stronie).
Wyrok należy z całą pewnością uznać za prawidłowy w tej części, w której de facto rozciąga on ochronę wynikającą z interpretacji indywidualnej pracodawcy również na jego pracowników. Wątpliwości można mieć co do tego, czy słusznie zróżnicowana została sytuacja w zależności od tego, czy pracownicy nie zapłacą podatku, czy zapłacą go i wystąpią o zwrot nadpłaty.
Niemniej jednak, sąd w bardzo szczegółowy i kompleksowy spo- sób wyłożył przepisy dotyczące mocy ochronnej wynikającej z zas- tosowania się do interpretacji. Pytaniem otwartym jest to, w jaki sposób wnioski z wyroku przełożą się na praktykę organów.

Źródło: https://www.rp.pl/podatki/art36487611-jakie-sa-granice-odpowiedzialnosci-pracodawcy-i-pracownika-za-pit