Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?    

Przepisy dot. Krajowego Systemu e-Faktur już niebawem wejdą w życie jako obowiązkowe dla większości podatników. Te będą wymagały wystawiania i przesyłania faktur przez stworzony do tego system IT. Jednak każda technologia czasem zawodzi – co więc robić w razie awarii KSeF, gdy system z jakiegoś powodu nagle przestanie działać? Przepisy przewidują mechanizmy awaryjne, jednak zanim zaczniemy z nich korzystać, warto zastanawiać się, z czym będą się wiązały i jak przygotować się do tego, żeby w każdym przypadku – zarówno awarii występującej po stronie Ministerstwa Finansów, jak i podatnika – postępować zgodnie z prawem.

Awaria, prace serwisowe i awaria „całkowita” KSeF. A także awaria po stronie podatnika. Wszystkie z nich wymagają innego sposobu postępowania

Zasadniczo KSeF przewiduje dwa tryby wystawiania faktur – tryb online, w którym faktury wystawiane są w czasie rzeczywistym w KSeF (faktura od razu trafia do systemu e-faktur) oraz tryb offline, który umożliwia wystawienie faktur poza KSeF, a następnie przesłanie ich do systemu w ustawowo określonym terminie. Oznacza to, że w przypadku niedostępności systemu podatnicy wciąż mają możliwość wystawienia faktur – offline.

Z czego może wynikać niedostępność systemu KSeF? Możliwości są trzy:

⚡ zapowiedziane prace serwisowe,

⚡ awarie systemu po stronie Ministerstwa Finansów oraz

⚡ niedostępność KSeF po stronie podatnika.

Każde z nich niesie za sobą różne skutki i zasady postępowania.

Co istotne, w zależności od rodzaju niedostępności na podatnikach ciążą inne obowiązki – zatem kluczowe jest rozróżnienie typów awarii.

W przypadku problemów po stornie centralnych systemów MF (punkty 1 i 2) są to:

✅ Prace serwisowe, które będą skutkowały planowaną oraz wcześniej zapowiedzianą przerwą w dostępności do KSeF. Ta będzie komunikowana z wyprzedzeniem wraz z określeniem terminu zakończenia okresu niedostępności. Podatnicy będą o nich informowani w oficjalnych komunikatach ogłoszonych w BIP.

✅ Awaria KSeF, która stanowi nieprzewidzianą sytuację spowodowaną usterką techniczna po stronie Ministerstwa Finansów powodująca nagły brak możliwości korzystania z systemu. O początku i końcu awarii podatnicy zostaną informowani w oficjalnych komunikatach w BIP. Zasadniczo w takich sytuacjach podatnik powinien być także automatycznie informowany przez specjalny interfejs, a okres awarii wyznacza treść otrzymanego za jego pośrednictwem komunikatu.

✅ Awaria „całkowita”, czyli szczególny, nadzwyczajny stan, który może występować w sytuacjach kryzysowych – na przykład w razie zagrożenia bezpieczeństwa kraju lub kluczowej infrastruktury. Informacja o jej wystąpieniu będzie ogłaszana publicznie w środkach masowego przekazu, gdyby jej zamieszczanie w BIP okazało się niemożliwe. Takie przypadki potencjalnie mogą więc pojawiać się jedynie w wyjątkowych, nadzwyczajnych okolicznościach.

Poza tym pojawić może się także niedostępność systemów łączących się z KSeF po stronie podatnika – brak dostępu do Internetu, problem w komunikacji wewnętrznych systemów z KSeF lub inne problemy techniczne.

Różnica pomiędzy powyższymi problemami technicznymi ma istotne przełożenie na praktykę gospodarczą. Wpływa bezpośrednio na terminy przekazywania faktur do systemu oraz na sposób ich udostępniania nabywcom. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą mieć świadomość nie tylko technicznego charakteru awarii, ale także konsekwencji prawnych i organizacyjnych związanych z obsługą dokumentów finansowych w takim okresie.

Awaria KSeF po stronie Ministerstwa – jak wystawiać faktury i w jakim terminie przesyłać je do KSeF?

W przypadku awarii KSeF, przedsiębiorcy nie zostają pozbawieni możliwości dokumentowania sprzedaży. Obowiązujące przepisy przewidują mechanizm awaryjny, który pozwala na czasowe wystawianie faktur poza systemem.

Podczas trwania awarii po stronie MF podatnicy będą mieć możliwość wystawiania faktur w postaci elektronicznej zgodnej ze schemą FA(3). Po ustaniu niedostępności systemu przedsiębiorca będzie mieć jednak obowiązek przesłania takiego dokumentu do KSeF w terminie siedmiu dni roboczych liczonych od dnia zakończenia awarii.

Warto podkreślić, że jeżeli w trakcie biegu tego siedmiodniowego terminu zostanie ogłoszona kolejna awaria, obowiązek przekazania faktur przesuwa się i liczony będzie dopiero od momentu zakończenia kolejnego okresu niedostępności. Dzięki temu przedsiębiorcy nie będą narażeni na sankcje wynikające z przyczyn od nich niezależnych.

Co istotne, w trakcie trwania awarii możliwe będzie również udostępnienie faktury nabywcy poza KSeF. Należy jednak pamiętać, że jeśli faktura będzie przekazywana poza systemem, należy zastosować odpowiednie oznaczenia kodami QR:

✅ kod OFFLINE, który będzie służył do weryfikacji faktury,

✅ kod CERTYFIKAT, który umożliwi potwierdzenie certyfikatu wystawcy.

Oba oznaczenia będą stanowić obligatoryjny element, który umożliwi nabywcy weryfikację dokumentu w późniejszym terminie.

Planowane prace serwisowe i niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur

Inne zasady obowiązują podczas planowanych prac serwisowych. W takim przypadku faktury również będą wystawiane poza KSeF, z zastosowaniem schemy FA(3) i odpowiednimi oznaczeniami kodami QR – analogicznie jak w przypadku awarii.

Zmieni się jednak termin przesłania do KSeF faktury wystawionej poza system, bowiem po zakończeniu niedostępności podatnik będzie miał na to jedynie jeden dzień roboczy.

Awaria „całkowita” – kiedy nie trzeba przesyłać faktur do KSeF?

Szczególnym przypadkiem jest tzw. awaria „całkowita”, podczas której przedsiębiorcy nie będą mieli ani obowiązku korzystania z KSeF, ani późniejszego przesyłania do systemu faktur wystawionych w tym okresie.

W praktyce oznacza to powrót do zasad sprzed wdrożenia systemu. W sytuacji awarii całkowitej wystąpi możliwość wystawiania dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej poza KSeF, a także przekazywania ich bezpośrednio kontrahentom innymi kanałami. Co istotne, w tym trybie podatnik nie będzie zobligowany do dodatkowych oznaczeń kodami QR, które będą wymagane w pozostałych trybach awaryjnych.

Taki rodzaj awarii może być jednak związany tylko z nadzwyczajny sytuacjami – klęska żywiołowa, zagrożenie kluczowej infrastruktury, wojna – kiedy normalne działalnie systemów nie będzie możliwe. Tym samym mamy nadzieję, że zasady postepowania w takich przypadkach nigdy nie będą weryfikowane w praktyce.

Co w sytuacji, gdy problem z leży po stronie podatnika i jak działa tryb offline24?

Nie każda trudność z wystawieniem czy przesłaniem faktury będzie jednak wynikać z awarii systemu po stronie Ministerstwa Finansów. Źródłem problemów mogą być również okoliczności leżące po stronie podatnika – takie jak brak łączności z Internetem, chwilowe przerwy w działaniu oprogramowania, błędy integracyjne czy ograniczenia techniczne w organizacji. Na takie sytuacje ustawodawca przewidział specjalny mechanizm tzw. tryb offline24.

W trybie offline24 faktury będą wystawiane poza KSeF, w formie elektronicznej zgodnej ze schemą FA(3). Istotne jest jednak, aby tak wystawioną fakturę przesłać do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym od dnia jej wystawienia. Mimo zgłaszanych uwag co do terminu przesłania faktur do KSeF, trudności techniczne po stronie podatnika nie mogą usprawiedliwiać dłuższego opóźnienia, co oznacza, że przekroczenie powyższego terminu może wiązać się z sankcjami.

Zasadniczo faktury wystawiane w trybie offline24 będą podlegać tym samym wymogom, co dokumenty sporządzane w czasie awarii systemu po stronie Ministerstwa. Każdą fakturę przekazywaną poza KSeF podatnik będzie musiał oznaczyć dwoma kodami QR, a dokument będzie musiał być zgodny ze schemą FA(3). Co do zasady jednak faktury do podmiotów zobowiązanych do stosowania KSeF powinny być przekazywane w pierwszej kolejności przez KSeF, a więc dopiero po ich przesłaniu do systemu.

Kluczowe jednak jest dotrzymanie terminu – przesłanie faktury do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego od jej wystawienia. To oznacza, że dłuższe problemy techniczne po stronie podatnika nie będą uzasadniały przesłania faktury do KSeF w późniejszym terminie – w każdym przypadku będzie to stanowiło naruszenie przepisów i może skutkować poważnymi sankcjami.

Jak się przygotować do KSeF i co warto przemyśleć wcześniej?

Choć ustawodawca przewidział odroczenie sankcji związanych z obowiązkiem korzystania z KSeF do końca 2026 r., przedsiębiorcy powinni już teraz wypracować prawidłowe procedury, które pozwolą uniknąć problemów, gdy przepisy zaczną być w pełni egzekwowane.

Krajowy System e-Faktur wprowadza zupełnie nowe zasady funkcjonowania przedsiębiorców w obszarze fakturowania. To też nowe wyzwania, o których już teraz trzeba pomyśleć – konieczność oznaczania faktur kodami QR, pilnowania terminów ich przekazania do systemu czy decydowania, czy w ogóle wystawiać faktury w okresie niedostępności KSeF. Każda awaria, niezależnie od tego, czy po stronie Ministerstwa Finansów, czy po stronie podatnika, rodzi bowiem nie tylko wyzwania techniczne, ale przede wszystkim poważne konsekwencje podatkowe.

Dlatego kluczowe jest wcześniejsze wypracowanie jasnych procedur awaryjnych:

✅ kto odpowiada za monitorowanie komunikatów o niedostępności systemu,

✅ jak oznaczane są faktury przekazywane kontrahentom,

✅ w jaki sposób i w jakim terminie dokumenty są później kierowane do KSeF?

Bez tego łatwo będzie narazić się na ryzyko opóźnień, błędnego oznaczenia faktury czy nawet zarzut podwójnego fakturowania w razie niezgodności dokumentu przekazanego kontrahentowi z tym przesłanym do KSeF.

Warto przy tym pamiętać, że awarie mogą przybrać różne formy – od chwilowych przerw w dostępie do internetu, przez błędy integracyjne w oprogramowaniu, aż po bardziej skomplikowane problemy związane z przeciążeniem infrastruktury czy długotrwałą awarią centralnych systemów Ministerstwa. W każdym z tych przypadków podatnik będzie musiał reagować w inny sposób, a brak przygotowania może oznaczać sankcje finansowe.

Nowa rzeczywistość wymaga więc nie tylko znajomości przepisów, lecz także praktycznego przemyślenia scenariuszy awaryjnych i wdrożenia wewnętrznych procedur. KSeF stawia przed podatnikami wyzwania, których dotychczas nie znaliśmy – i dlatego już dziś należy się do nich dobrze przygotować. Dzięki temu awarie nie staną się źródłem dodatkowych problemów, lecz sytuacją, w której przedsiębiorstwo działa sprawnie i zgodnie z prawem.