06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)?

Ministerstwo Finansów opublikowało 30 czerwca 2025 roku ostateczną wersję schemy FA(3). W porównaniu do poprzedniej wersji FA(2), wprowadza ona kilka istotnych nowości, które mają odpowiedzieć na potrzeby biznesu oraz usprawnić korzystanie z systemu.

Do najważniejszych z nich zaliczają się:

✅ możliwość dołączania do faktur ustrukturyzowanych załączników,

✅ nowa rola „Pracownik”,

✅ zastąpienie ogólnych stawek VAT „NP” i 0% VAT bardziej rozbudowanymi kodami określającymi bardziej szczegółowo rozliczenie transakcji.

Faktury z załącznikiem

Jednym z największych ograniczeń dotychczasowej wersji schemy FA(2) był brak możliwości dołączania załączników do faktur. Dla wielu firm, takich jak dostawcy mediów, usług telekomunikacyjnych czy operatorów kart paliwowych, stanowiło to ogromny problem. Obszerne specyfikacje, wykazy zużycia czy listy punktów poboru, kluczowe dla prawidłowego rozliczenia, miały być – w świetle poprzednio obowiązujących przepisów – wysyłane osobnym kanałem.

Schema FA(3) wprowadza oczekiwane rozwiązanie, jakim jest możliwość dołączenia do faktury ustrukturyzowanego załącznika. Nie będzie to jednak plik PDF czy inny dowolny format pliku. Załącznik również będzie miał ustrukturyzowaną formę, a jego zawartość będzie ograniczona do danych uzupełniających te z faktury.

Warunkiem koniecznym do korzystania z funkcjonalności dołączania załączników do faktur jest uprzednie zgłoszenie takiego zamiaru Szefowi KAS. Zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem e-Urzędu, deklarując chęć wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF. Możliwość korzystania z tej opcji powstaje dopiero po otrzymaniu przez podatnika potwierdzenia mailowego.

Mimo że co do zasady załączniki w nowej schemie FA(3) są przewidziane przede wszystkim dla wskazanych powyżej branż, nigdzie nie ma wprost wskazanego takiego ograniczenia. Warto na etapie przygotowania się do nowego sposobu fakturowania zastanowić się czy mamy możliwość takiego zaprezentowania danych, które zwykle wskazujemy w załącznikach, by wykorzystać do tego celu schemę. Może to znacząco uprościć przygotowanie do nowych wyzwań związanych z e-fakturowaniem.

Niemniej, załącznik ustrukturyzowany pozostanie zapewne rozwiązaniem jedynie dla wybranych branż i podmiotów. Zgodnie z jego założeniami, nie powinno umieszczać się z nim całkowicie dowolnych danych, a jedynie te określające m.in. szczegóły co do jednostek miary, ilości, ceny jednostkowej, dane specyficzne dla branży. Dodatkowo używanie załącznika w sposób niezgodny z założeniami, może skutkować odebraniem uprawnienia do jego zamieszczania w fakturze. Tym samym zanim zdecydujemy się na wypełnienie nowego węzła faktury (Załącznik), warto rozważyć, czy jest to dla nas właściwe rozwiązanie.

Nowa rola „Pracownik”

Kolejną zmianą jest wprowadzenie nowej roli dla podmiotu trzeciego, jaką jest „Pracownik”. W sachemie FA(3) na fakturze będzie można precyzyjnie oznaczyć, że dokument dotyczy wydatku poniesionego przez konkretnego pracownika.

To z pozoru drobna zmiana, która jednak w praktyce znacząco powinna uprościć proces rozliczania wydatków pracowniczych, takich jak koszty delegacji, zakupy paliwa czy noclegi. Dzięki tej funkcji systemy finansowo-księgowe powinny móc automatycznie przyporządkowywać faktury do odpowiednich osób i rozliczeń, co uprości i przyspieszy obieg dokumentów w firmie.

Węzeł ten pozostaje jednak nieobowiązkowy, dlatego też wypełnianie go w żadnym przypadku nie będzie konieczne. Wobec tego po stronie rozliczania zakupów oraz określania zasad akceptacji faktur bazowanie tylko na tych danych może okazać się niepraktyczne.

Nowe kody VAT

Prawdziwa rewolucja w schemie FA(3) dotyczy jednak nowego sposobu oznaczania stawek podatku VAT, co będzie miało szczególnie istotne znaczenie przy transakcjach międzynarodowych.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że stawka 0% została podzielona na trzy odrębne kody:

✅ 0_KR – dla transakcji krajowych opodatkowanych stawką 0%,

✅ 0_WDT – dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz

✅ 0_EX – dla eksportu towarów.

Po drugie, zlikwidowano ogólny kod „NP” (nie podlega). Do tej pory obejmował on różnego rodzaju transakcje – wystarczyło, że dana sprzedaż nie podlegała opodatkowaniu w Polsce.

W nowej schemie zastąpiono go dwoma precyzyjnymi kodami:

✅ NP II – niepodlegające opodatkowaniu na terytorium kraju, świadczenie usług, dla których zobowiązanych do rozliczenia VAT jest usługobiorca zgodnie z art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (usługi wykazywane w VAT UE).

✅ NP I – dla innych dostaw towarów i świadczenia usług, które mają miejsce poza terytorium kraju.

Zmiana ta oznacza, że obecne systemy fiansnowo-księgowe będą musiały zostać odpowiednio dostosowane – już bowiem na etapie wystawiania faktury konieczne będzie dokładne określanie kodu podatkowego określającego szczegółowe zasady rozliczeń VAT i typu transakcji, gdy sprzedaż realnie nie jest opodatkowana w Polsce.

Interesują Cię takie treści i nie chcesz, żeby Cię ominęły?
Zapraszamy do naszego newslettera!

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?    >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie?>>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce>>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)?