Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy

Już od 1 lutego 2026 roku polski system fakturowania elektronicznego (KSeF) stanie się codziennością dla większości przedsiębiorców – choć nie w takim samym zakresie. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF do kwietnia obejmie jedynie część podmiotów, natomiast odbieranie faktur za pośrednictwem systemu stanie się regułą – i to niemal dla wszystkich podatników, poza nielicznymi wyjątkami.

To oznacza, że tzw. okres przejściowy w praktyce będzie dotyczył wyłącznie strony sprzedażowej. W obszarze zakupów żadnej taryfy ulgowej nie przewidziano. Taki asymetryczny start może rodzić wyzwania organizacyjne i techniczne także (a może przede wszystkich dla tych), którzy do korzystania z KSeF będą gotowi już 1 lutego.

W dalszej części artykułu pokażemy, które wyjątki przewidziano oraz jakie rozwiązania praktyczne warto rozważyć, aby uniknąć problemów z fakturami wystawianymi i odbieranymi w nowym systemie.

Potencjalne problemy z dostarczeniem faktur w KSeF

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wchodził etapami:
✅ od 1 lutego 2026 r. – dla podatników z obrotami powyżej 200 mln zł w 2024 r.,
✅ od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych),
✅ od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie.

Co ciekawe, sankcje finansowe za brak stosowania KSeF pojawią się dopiero w styczniu 2027 r. W praktyce wielu podatników może więc dojść do wniosku, że „prawdziwy” termin na wdrożenie systemu to dopiero ten moment.

Trzeba jednak pamiętać, że te okresy przejściowe dotyczą wyłącznie wystawiania faktur. Jeśli chodzi o odbieranie faktur, to tu taryfy ulgowej nie ma – od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać z KSeF. A to oznacza, że część firm zacznie otrzymywać faktury przez system, nawet jeśli sama jeszcze nie będzie w nim wystawiać dokumentów.

Taki układ może rodzić spore trudności. Z jednej strony – firmy nieprzygotowane technicznie staną przed faktem dokonanym. Z drugiej – nawet ci, którzy w pełni dostosują swoje procesy, mogą mieć problem ze współpracą z kontrahentami, którzy wdrożenie odwlekają do ostatniej chwili.

Kontrahent nie jest przygotowany na odbiór faktury w KSeF – co robić?

Mimo że od lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury w KSeF, w praktyce może zdarzyć się, że kontrahent poprosi o ich dostarczenie inną drogą. Szczególnie dotyczyć to będzie firm, które same nie mają jeszcze obowiązku wystawiania faktur w systemie – czyli tych objętych nowymi przepisami dopiero od kwietnia czy nawet stycznia 2027 r.

Powstaje więc paradoks: z prawnego punktu widzenia nie trzeba wysyłać faktury innymi kanałami, ale w codziennym biznesie jej brak może prowadzić do nieporozumień, lawiny pytań, a w skrajnym przypadku – nawet do wstrzymania zapłaty. Dlatego w wielu sytuacjach bardziej opłacalnym rozwiązaniem okaże się wyjście naprzeciw oczekiwaniom kontrahenta i zapewnienie mu dostępu do dokumentu także poza KSeF.

Warto pamiętać, że faktura to przede wszystkim narzędzie rozliczeń, a nie tylko obowiązek prawny. Dostarczenie jej kontrahentowi – nawet w okresie przejściowym – może być jedynym sposobem na zachowanie płynności współpracy i pewności rozliczeń podatkowych. Trzeba jednak mieć świadomość, że od lutego 2026 r. faktury dostarczane poza KSeF nie będą już funkcjonować „po staremu” – pojawią się dodatkowe wymogi, które omówimy poniżej.

Kontrahent nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF

Choć KSeF ma docelowo objąć całość fakturowania w Polsce, nie zawsze wystarczy wysłanie dokumentu przez system. W niektórych sytuacjach przedsiębiorca będzie miał wręcz obowiązek dostarczenia faktury inną drogą.

Taka konieczność dotyczy przede wszystkim odbiorców, którzy w ogóle nie są zobowiązani do korzystania z KSeF, czyli m.in.:
✅ gdy miejscem świadczenia usługi jest kraj inny niż Polska (np. w przypadku odwrotnego obciążenia w transakcjach międzynarodowych),
✅ gdy kontrahent nie ma w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności (typowy przypadek: klient zagraniczny),
✅ gdy odbiorcą faktury jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – czyli zwykły konsument.

W jaki sposób dostarczyć fakturę nabywcy poza KSeF?

Czy więc można dostarczyć fakturę wystawioną w KSeF poza systemem? Odpowiedź nie jest oczywista:

• dla podmiotów całkowicie wyłączonych z KSeF – nie tylko można, ale wręcz trzeba (tak stanowią przepisy),
• dla pozostałych – zasadniczo nie powinno się tego robić, bo przepisy wskazują, że w takim przypadku można przekazać jedynie potwierdzenie wystawienia faktury w KSeF.

Trzeba jednak pamiętać, że potwierdzenie wystawienia faktury i faktura to nie to samo – nie zawiera wszystkich elementów faktury i nie stanowi dokumenty rozliczeniowego. Tym samym rozsądek podpowiada, że o ile spełnimy dodatkowe wymogi, fakturę można przekazać również poza system – zwłaszcza gdy wymaga tego sprawna współpraca z kontrahentem.  I to nawet, gdy przepisy takiej możliwości wprost nie przewidują.

Trzeba jednak pamiętać o jednym: faktura ustrukturyzowana przekazywana poza KSeF musi być odpowiednio oznaczona kodem weryfikującym. Oznacza to obowiązek generowania specjalnych kodów QR i zamieszczania ich na dokumentach. Brak takiego oznaczenia będzie naruszeniem przepisów o KSeF.

To oznacza, że przygotowanie do nowych zasad wymaga nie tylko wdrożenia odpowiednich narzędzi, ale przede wszystkim dobrze zaplanowanych procedur. Dopiero harmonijne połączenie obu tych obszarów pozwoli na sprawne wystawianie i przekazywanie faktur oraz ograniczy ryzyko błędów w codziennej praktyce.

O czym więc trzeba pamiętać?

Podsumowując – KSeF zmieni nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale też codzienną praktykę prowadzenia biznesu w Polsce. Obowiązki będą wdrażane stopniowo, jednak już od lutego 2026 r. niemal wszyscy podatnicy zetkną się z nową rzeczywistością. To oznacza, że zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktur muszą być przygotowani na nowe procesy, dodatkowe wymogi formalne oraz możliwe napięcia we współpracy z kontrahentami.

Dlatego kluczowe znaczenie ma odpowiednie poukładanie procedur wewnętrznych i ich wsparcie właściwymi narzędziami technologicznymi. Tylko wtedy faktury w KSeF – i poza nim – będą spełniały swoją podstawową rolę: gwarantowały sprawne rozliczenia, przejrzystość i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.