Miesięcznik Ubezpieczeniowy: Obowiązkowy KSeF coraz bliżej. Jak przygotować się na rewolucję w fakturowaniu?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest zagadnieniem, które od miesięcy niezmiennie interesuje przedsiębiorców. Trudno się dziwić – wejście w życie nowych regulacji, a co za tym idzie nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, oznacza prawdziwą rewolucję. Na szczęście można się do niej przygotować, ale kwestii, które trzeba wziąć pod uwagę, jest mnóstwo.

I nie chodzi tylko o technologię – dostawcy rozwiązań informatycznych pracują nad narzędziami, dzięki którym KSeF powinien stać się „przezroczysty” – całkowicie niezauważalny przy wystawianiu i odbieraniu faktur. Wyzwań jest więcej od strony merytorycznej, podatkowej i organizacyjnej – bez ich szczegółowego uwzględnienia w przygotowaniach do wejścia w życie nowych przepisów grozi nam chaos, nad którym trudno będzie zapanować.

Czym właściwie jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur. A właściwie ich szczególnego typu – faktur ustrukturyzowanych, które są wystawianie w KSeF według określonego standardu, tj. formatu XML zgodnego ze strukturą logiczną e-faktury FA(2). Taki ustrukturyzowany dokument, przesyłany przez system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, w chwili wystawienia jest dostępny także dla organów podatkowych. Tym samym jednym z celów wprowadzenia nowych zasad fakturowania jest zapobieganie oszustwom podatkowym oraz poprawa komunikacji na linii podatnik – administracja skarbowa. Dzięki e-fakturom kontroli podatkowych powinno być mniej, za to – zgodnie z założeniami, będą one bardziej celowane i skuteczniejsze.

Daty wprowadzenia

Korzystanie z systemu e-faktur jest dobrowolne od 1 stycznia 2022 r. do 30 czerwca 2024 r., który to okres jest traktowany jako przejściowy. Po upływie tego czasu, zgodnie z ustawą, KSeF stanie się obligatoryjny dla podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Tym samym KSeF już działa, obecnie rozwiązanie nie jest jednak zbyt popularne i tylko nieliczni przedsiębiorcy z niego korzystają.

Zmieni się to za niewiele ponad pół roku – 1 lipca 2024 r. stosowanie KSeF stanie się obligatoryjne dla większości podatników. Nie od razu jednak wszystkie przepisy wejdą w życie – do końca 2024 r. nie będą obowiązywały sankcje związane z niestosowaniem nowych regulacji. Nie oznacza to jednak, że wdrożenie KSeF można odłożyć do czasu, kiedy pojawią się kary za niekorzystanie z systemu. Niezależnie od nich, KSeF wymusi bowiem daleko idące zmiany w organizacji.

Zmiana procesów, czyli KSeF w praktyce

Jedną z podstawowych zmian, wprowadzonych przez obowiązkowe regulacje o KSeF będzie sposób odbierania faktur. W przypadku gdy obie strony transakcji będą zobowiązane do stosowania systemu, wystawca faktury nie będzie miał obowiązku przekazywania dokumentu swojemu kontrahentowi w inny sposób niż za pośrednictwem KSeF. Dostarczenie faktury innymi kanałami wciąż wprawdzie będzie możliwe, ale przestanie być konieczne – wystawca nie będzie musiał uzyskiwać zgody na przekazywanie faktury jedynie poprzez KSeF.

Sama techniczna możliwość odbioru dokumentu przez system może okazać się jednak wysoce niewystarczająca, żeby zapewnić właściwe zasady rozliczeń. KSeF sprawi, że zostanie całkowicie odwrócony system obiegu dokumentów zakupowych, co istotnie wpłynie na proces akceptacji kosztów.

Obecnie zwłaszcza w dużych organizacjach faktury są zwykle odbierane przez osoby, które uczestniczyły w procesie zakupów – czyli osoby, które znają dany wydatek i są w stanie zapewnić właściwą procedurę akceptacji kosztu. Tym samym te osoby osobiście akceptują fakturę lub przekazują ją do właściwych jednostek. Dopiero w dalszej kolejności faktura trafia do księgowości i działów odpowiedzialnych za dokonywanie płatności.

W KSeF ten proces będzie wyglądał inaczej. Wszystkie faktury wystawiane przez podmioty zobowiązane do stosowania KSeF, czyli większość polskich podatników VAT, będą trafiały do tego systemu. W pierwszej kolejności zobaczą je więc osoby odpowiedzialne za rozliczenia danego przedsiębiorcy – księgowość. Od sprawnie działających procesów uwzględniających specyfikę organizacji będzie zależało, czy dany dokument trafi do właściwych osób, które będą w stanie ocenić otrzymaną fakturę, czy też dokument zginie w morzu innych faktur, wobec których trudno będzie zapewnić sprawcy proces akceptacji i rozliczenia.

Do tego w każdej branży problemy mogą być nieco inne. W firmach ubezpieczeniowych wyzwaniem mogą być m.in. faktury potwierdzające naprawienie szkody, gdy są wystawiane bezpośrednio na zakład ubezpieczeń. W organizacjach, w których taki sposób rozliczeń występuje, bez zapewnienia jasnych zasad dot. np. oczekiwanych informacji w treści faktury może stać się niemożliwe powiązanie danego dokumentu z właściwą osobą i zdarzeniem.

Wystawianie faktur inaczej niż dotychczas

KSeF wymusi także liczne zmiany w procesie wystawiania faktur. W tym przypadku zmiany procedur mogą nie być aż tak głębokie jak w odniesieniu do faktur zakupowych, ale i w tym zakresie utrzymanie obecnych zasad często nie będzie możliwe. Konieczne będzie wzięcie pod uwagę wielu kwestii, które dotychczas w ogóle nie występowały.

Jedną z nich będzie ustalenie, jakie faktury powinny być wystawiane w KSeF, a jakie w inny sposób. Przepisy przewidują bowiem, że choć zdecydowana większość faktur będzie musiała zostać wystawiona przez nowy system, to jednak pozostaną wyjątki, w których zastosowanie KSeF nie będzie prawidłowe. Najistotniejszym z nich wydają się faktury wystawiane na konsumentów – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Wystawienie na ich rzecz faktury w KSeF technicznie będzie możliwe, jednak nie będzie to praktyka właściwa – przepisy przewidują, że takie faktury powinny być wystawiane poza systemem. Dokładne ustalenie, kiedy takie przypadki wystąpią, będzie miało duże znaczenie, a jedynie szczegółowe procedury w tym zakresie pozwolą na uniknięcie błędów.

Wątpliwe może być także właściwe ustalenie sposobów wysyłania faktur. Z założenia nabywcy powinni otrzymywać dokument przez KSeF, a więc przesyłanie ich innymi kanałami nie będzie konieczne. Co jednak oczywiste, zasada ta będzie miała zastosowanie jedynie w przypadku, gdy podmiot, na rzecz którego została wystawiona faktura, jest zobowiązany do stosowania KSeF. Poza zakresem nowych regulacji pozostaną tymczasem – obok wskazanych już konsumentów, m.in. podmioty zagraniczne, także te zarejestrowane na VAT w Polsce. Wobec nich konieczne stanie się przesłanie faktury w inny sposób – np. zgodny z dotychczasowymi zasadami. Jeśli jednak samo wystawienie faktury powinno nastąpić i nastąpiło w KSeF, przesłany dokument powinien być opatrzony wygenerowanym przez system kodem QR, pozwalającym dotrzeć do faktury w KSeF.

Dodatkowo w niektórych przypadkach wątpliwe może okazać się nawet określenie, czy dokumenty obecnie wystawiane nie spełniają warunków pozwalających uznać je za fakturę, która na gruncie nowych regulacji powinna zostać wystawiona w KSeF. Co bowiem w tym kontekście istotne, bez znaczenia będzie to, czy dana transakcja jest opodatkowana, czy zwolniona z VAT oraz czy dokument jest wystawiany w każdym przypadku, czy jedynie na żądanie nabywcy. Tylko przez pierwsze pół roku obowiązywania nowych regulacji możliwe będzie dokumentowanie transakcji zwolnionych fakturami wystawianymi poza KSeF i tylko pod warunkiem, że wszystkie faktury będą dotyczyły sprzedaży zwolnionej.

Kilka miesięcy do 1 lipca – jak się przygotować?

Przede wszystkim nie myśleć, że sprawnie działający system informatyczny, pozwalający na łączenie się z KSeF wystarczy. Pracując nad wdrożeniem nowych regulacji, trzeba zadbać przede wszystkim o dobrze działające procesy w organizacji. Trzeba też wiedzieć, kiedy wystawiać faktury w KSeF i jak powinny one wyglądać – w jaki sposób przyporządkować dane wskazywane w obecnych dokumentach do właściwych pól schemy FA(2).

Wypracowując nowe zasady firmy, powinny przy tym dążyć do tego żeby były one możliwie proste, intuicyjne i zbliżone do tych, które funkcjonują obecnie. Żeby procesy działały właściwie, należy wziąć pod uwagę specyfikę i wielkość organizacji oraz zidentyfikować wszystkie obszary, w których KSeF wymusi zmiany. Wszystko to powinno mieć znaczenie także w myśleniu o technologii – jeszcze jest czas na to, żeby wewnętrzne systemy informatyczne dostosować do swoich potrzeb, a nie starać się dostosować całą organizację do opracowanych rozwiązań technicznych, gdy obowiązkowy KSeF stanie się rzeczywistością.

Źródło: Miesięcznik Ubezpieczeniowy, TOM 20 I NUMER 11 I LISTOPAD 2023