Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Ostatni moment na przygotowanie do lutego 2026
Luty 2025 roku to kluczowy moment na ułożenie przygotowań firm do obowiązkowego KSeF. Po trzech odroczeniach termin wejścia w życie e-fakturowania wydaje się ostateczny. Decydują o tym m.in. ustalenia unijne związane z pakietem VAT in Digital Age (ViDA), które przewidują wdrożenie w UE powszechnego e-fakturowania do 2030 roku. Polska, mając zgodę na KSeF, zapewni stabilność naszego systemu do 2035 roku, nawet jeśli standard unijny ulegnie zmianom. Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale również szansa na optymalizację procesów księgowych, eliminację błędów fakturowych oraz większą transparentność finansową.

Ostatni dzwonek na wdrożenie KSeF – pierwszy kwartał 2025 roku jest kluczowy
Nasze doświadczenie w ALTO pokazuje, że bezpieczne wdrożenie systemu KSeF wymaga minimum roku zaplanowanych działań. Proces ten obejmuje m.in.:
- stworzenie harmonogramu wdrożenia,
- wybór dostawcy rozwiązania technologicznego,
- dostosowanie ERP do wymagań KSeF,
- audyt podatkowy i dostosowanie procesów,
- testy i wdrożenie procedur wewnętrznych,
- szkolenia dla zespołu finansowo-księgowego,
- implementacja mechanizmów raportowania i monitoringu systemu.
Aby uniknąć ryzyka, rekomendujemy zaplanowanie wdrożenia najpóźniej do końca I kwartału 2025 r. Opóźnienia mogą skutkować brakiem pełnej gotowości na dzień obowiązkowego wprowadzenia KSeF.
Jak wdrożyć KSeF? Kluczowe kroki
Najważniejszy krok to wybór technologii obsługi e-faktur. Firmy najczęściej wybierają:
- wdrożenie KSeF we własnym zakresie (przy udziale zespołu lokalnego lub globalnego IT),
- zintegrowanie KSeF z ERP za pomocą zewnętrznego dostawcy,
- oczekiwanie na dostarczenie dedykowanego narzędzia przez dostawcę ERP.
Bez względu na wybór, niezbędna jest współpraca z zespołem podatkowym, który zapewni zgodność z regulacjami oraz optymalizację obiegu dokumentów. Dodatkowo warto uwzględnić aspekty bezpieczeństwa danych oraz przygotować plan awaryjny na wypadek problemów z systemem.
Najczęstsze wyzwania przy wdrożeniu KSeF
Przygotowanie do obowiązkowego KSeF wymaga rozwiązania szeregu problemów, takich jak:
- jak prezentować e-faktury kontrahentom?
- kto ma mieć dostęp do faktur w systemie?
- jak zweryfikować status VAT zagranicznych kontrahentów?
- jak obsługiwać załączniki do e-faktur?
- jak rozliczać wydatki pracownicze w KSeF?
- jak zapewnić zgodność KSeF z istniejącymi systemami finansowymi?
- jak dostosować wewnętrzne procedury do nowego sposobu fakturowania?
Brak odpowiedniego planu i przeanalizowania tych aspektów może prowadzić do problemów operacyjnych i potencjalnych sankcji finansowych.
Masz pytania?
Dlaczego wsparcie doradcze przy KSeF to klucz do sukcesu?
Każdy polski podatnik VAT musi dostosować swoje procesy do nowej rzeczywistości. ALTO wspiera firmy w różnych modelach współpracy, m.in.:
- opracowanie harmonogramu wdrożenia,
- zarządzanie projektem KSeF (organizacja, koordynacja zespołów, monitorowanie postępów),
- mapowanie danych systemowych do wymogów KSeF,
- wsparcie zespołu podatkowego w rozmowach z IT,
- certyfikacja wdrożonych rozwiązań,
- pełna implementacja KSeF z udziałem naszych partnerów technologicznych,
- testowanie systemu i eliminacja błędów,
- udostępnienie osób skupiających wiedzę techniczną o systemach ERP z merytoryczną o wymogach KSeF,
- opracowanie polityki archiwizacji faktur i zabezpieczeń przed błędami systemowymi.
Warto podkreślić, że efektywne wdrożenie KSeF to nie tylko spełnienie wymagań regulacyjnych, ale również szansa na automatyzację i usprawnienie procesów księgowych.
Skontaktuj się z nami!
Dlaczego pomoc ekspertów we wdrożeniu KSeF jest tak ważna?
Przede wszystkim, doświadczeni eksperci pomogą zrozumieć skomplikowane przepisy dotyczące KSeF, dobrać odpowiednie rozwiązanie technologiczne, a także przeprowadzić wdrożenie w firmie i przeszkolić pracowników z zakresu wystawiania i odbioru faktur w KSeF.
Po drugie, doradztwo podatkowe to gwarancja bezpieczeństwa prawnego. Kompetentny doradca podatkowy pomaga uniknąć błędów, które mogłyby narazić firmę na sankcje finansowe.
Dlaczego wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwie jest teraz kluczowe?
Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, do którego trzeba przygotować się z wyprzedzeniem, ale i szansa na usprawnienie procesów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby efektywnie wdrożyć go jeszcze przed dniem, od którego korzystanie z niego będzie obligatoryjne. Przygotowanie się do tego dnia z wyprzedzeniem to również szereg korzyści dla firmy. Korzyści z wdrożenia KSeF to m.in.:
- poprawa efektywności procesów księgowych;
- automatyzacja wymiany faktur;
- zmniejszenie ryzyka pomyłek i oszustw;
- ułatwienie współpracy z kontrahentami;
- poprawa bezpieczeństwa danych.

Nad jakością naszych usług czuwa Tomasz Wagner – doradca podatkowy, ekspert w obszarze VAT i e-fakturowania, partner w ALTO..
Tomasz posiada ponad 18-letnie doświadczenie w obszarze podatku od towarów i usług (VAT), specjalizując się w fakturowaniu elektronicznym, wdrożeniu KSeF i optymalizacji procesów podatkowych.
Doświadczenie i specjalizacje
Tomasz doradza polskim i międzynarodowym firmom z kluczowych branż, takich jak:
✅ produkcja
✅ FMCG i retail
✅ kosmetyka
✅ automotive
✅ e-commerce
✅ branża kinowa
Pomaga największym markom na rynku w prawidłowym stosowaniu przepisów VAT oraz wdrażaniu rozwiązań związanych z fakturowaniem elektronicznym.
Ekspertyza w e-fakturowaniu i KSeF
Tomasz setki razy brał udział w projektach związanych z:
🔹 wdrożeniem KSeF i fakturowania elektronicznego
🔹 mapowaniem danych systemowych do jednolitego pliku kontrolnego (JPK VAT)
🔹 prawidłowym oznaczaniem danych na fakturach
🔹 oceną poprawności faktur i faktur transgranicznych
🔹 uzyskiwaniem interpretacji indywidualnych w zakresie e-faktur
🔹 uwzględnieniem na fakturach odwrotnego obciążenia czy split payment
Jest uznawany za lidera w zakresie doradztwa VAT oraz wszelkich form fakturowania i weryfikacji obowiązków podatkowych.
Publikacje i działalność ekspercka
Tomasz Wagner jest autorem cenionych opracowań podatkowych, m.in.:
📖 Komentarza do Dyrektywy VAT
📖 Analizy mechanizmu podzielonej płatności (split payment)
Zapraszamy do konsultacji i współpracy! Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a skontaktujemy się, by omówić Twoje potrzeby. Możesz liczyć na nasze wsparcie na każdym etapie wdrożenia KSeF, od analizy potrzeb po pełną implementację i optymalizację systemu.
Mogą Cię zainteresować:


Podatki
[ALERT ALTO] KSeF: przykładowe e-faktury opublikowane!
Kilka dni temu Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie nowy zestaw dokumentów pozwalających przygotować się do ob...
Czytaj dalej

Księgowość
Miesięcznik Ubezpieczeniowy: Krajowy System e-Faktur: co warto wiedzieć?
Pod koniec zeszłego roku Ministerstwo Finansów sprawiło podatnikom niemałą niespodziankę – opublikowano projekt przepisów wprowadz...
Czytaj dalej