Miesięcznik Ubezpieczeniowy: Nowa umowa ramowa w sprawie ubezpieczeń społecznych w przypadku transgranicznej pracy zdalnej

1 lipca 2023 r. weszły w życie przepisy Nowej umowy ramowej, dotyczącej zabezpieczenia społecznego w sytuacji wykonywania pracy zdalnej przez pracownika z kraju UE innego niż kraj siedziby pracodawcy. Jest to kluczowa zmiana, gdyż dotychczasowe regulacje unijne, normujące kwestię koordynacji ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników transgranicznych, nie odpowiadały w pełni na zjawisko pracy zdalnej z innego terytorium niż Polska.

ZWIĘKSZENIE POPULARNOŚCI PRACY ZDALNEJ

W związku z rozwojem technologii wykonywanie obowiązków służbowych w formule online już od kilkunastu lat stanowi w wielu branżach standardowy model świadczenia pracy przez pracowników.

Jednak rzeczywiste rozpowszechnienie pracy zdalnej nastąpiło wraz z wybuchem pandemii Covid-19, kiedy to w związku z wprowadzonymi obostrzeniami przedsiębiorstwa musiały przestawić się na zdalny model pracy, w celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania. Umożliwienie w trakcie pandemii świadczenia pracy zdalnej, często prowadziło do sytuacji, w których pracownicy wykonywali pracę poza krajem siedziby pracodawcy.

Co istotne, o ile na początku lipca ogłoszono w Polsce odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego, tak możliwość świadczenia pracy zdalnej przez pracowników wpisała się w rzeczywistość obecnego rynku pracy i wydaje się, że została z nami na stałe. Co więcej, w odpowiedzi na trendy związane z pracą zdalną, wiele polskich firm decyduje się na wprowadzenie benefitu pracowniczego, polegającego na umożliwieniu pracownikom łączenia wypoczynku z możliwością świadczenia pracy zdalnej z innego kraju Unii Europejskiej.

W odpowiedzi na zmieniającą się rzeczywistość, polski ustawodawca zdecydował się w kwietniu br. na znowelizowanie przepisów Kodeksu pracy. Tak w wyniku wprowadzonych zmian, z Kodeksu pracy usunięto regulacje dotyczące telepracy, natomiast wprowadzono przepisy dotyczące pracy zdalnej.

Należy zauważyć, że o ile znowelizowane przepisy prawa pracy określają zasady, którymi powinni kierować się pracodawcy oraz pracownicy przy uzgadnianiu pracy zdalnej (z założenia wykonywanej z terytorium Polski), to w nowych przepisach brakuje specyficznych regulacji i dodatkowych wytycznych dotyczących możliwości jej wykonywania spoza granic Polski. W związku z tym, pracodawcy oraz pracownicy często napotykają problemy m.in. związane z ustaleniem potencjalnych konsekwencji na gruncie przepisów dotyczących przynależności do właściwego systemu ubezpieczeń społecznych pracownika zdalnego oraz na poprawne wskazanie właściwego miejsca, w którym powinny być odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne pracodawcy i pracownika.

KOORDYNACJA SYSTEMÓW UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH W UE

Dokumentem regulującym koordynacje różnych systemów ubezpieczeń społecznych w EU jest Rozporządzenie (WE) nr 883/2004. Rozporządzenie to określa zasady, na podstawie których pracownicy transgraniczni pracujący w innym państwie niż państwo siedziby pracodawcy mogą podlegać pod ustawodawstwo jednego lub drugiego państwa. Dzięki tym przepisom pracownicy transgraniczni są chronieni przed sytuacją, w której to muszą odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne w dwóch różnych krajach z tytułu tego samego zatrudnienia w związku ich czasowym wykonywaniem pracy za granicą.

Typowy przypadek, kiedy przepisy Rozporządzenia znajdą zastosowanie, to sytuacja gdy pracownicy są oddelegowani do wykonywania pracy za granicą lub znajdują się w podróżach służbowych, dla których pracodawca zwykle uzyskuje certyfikat A1.

Co do zasady, zgodnie z unijnymi przepisami, składki powinny być odprowadzane w państwie, w którym pracownik faktycznie wykonuje pracę. Od tej zasady istnieje wyjątek dotyczący pracowników, którzy zostali formalnie delegowani przez swojego pracodawcę do wykonywania pracy w drugim państwie. W takim przypadku możliwe jest uzyskanie zaświadczenia A1 dla pracownika oddelegowanego, potwierdzającego, że pracownik w trakcie wykonywania pracy za granicą pozostaje wciąż w systemie zabezpieczenia społecznego państwa siedziby pracodawcy.

ZASADY NA CZAS PANDEMII

Podczas pandemii organy UE zarekomendowały państwom unijnym wprowadzenie regulacji wewnętrznych m.in. w zakresie ubezpieczeń społecznych. Wiele państw zdecydowało się na ich wprowadzenie, ustanawiając wyjątki, aby świadczenie pracy zdalnej z innego państwa niż kraj zatrudnienia nie prowadziło do zmiany ustawodawstwa. W przypadku wątpliwości co do jego ustalenia, zalecane było wystąpienie o jego ustalenie w drodze wyjątku na podstawie art. 16 rozporządzenia (WE) nr 883/2004.

Co istotne, Polska w trakcie trwania Covid-19 nie zdecydowała się na wprowadzenie wewnętrznych wytycznych czy regulacji w zakresie ubezpieczeń społecznych i pracy zdalnej, toteż zastosowanie miały standardowe przepisy unijne w tym zakresie.

UMOWA RAMOWA – PRZEŁOMOWE ZMIANY

Odpowiadając na postulaty państw członkowskich i praco-dawców w związku z pracą zdalną pracowników transgranicznych, powstała Umowa ramowa w sprawie stosowania art. 16 (1) Rozporządzenia w przypadkach zwykłej transgranicznej telepracy, która obowiązuje od 1 lipca br.

Co ważne stosowanie Umowy nie jest obligatoryjne, lecz uzależnione od spełnienia kilku warunków.

Przede wszystkim, aby móc się skutecznie na nią powołać, sygnatariuszami umowy musi być państwo siedziby pracodawcy oraz państwo zamieszkania pracownika. Dodatkowo, konieczna jest wspólna zgoda pracodawcy oraz pracownika na stosowanie tych przepisów. Wreszcie, wymagane jest złożenie wniosku do instytucji ubezpieczeniowej w kraju siedziby pracodawcy uzyskanie certyfikatu A1 na podstawie art. 16 rozporządzenia.

Co ważne w tym przypadku, państwo siedziby pracodawcy może wydać zaświadczenie A1 bez konieczności uzyskania zgody na zawarcie porozumienia wyjątkowego z krajem zamieszkania pracownika.
Zgodnie z brzemieniem nowej umowy ramowej, osoby świadczące transgraniczną pracę zdalną mogą podlegać ubezpieczeniu społecznemu państwa, w którym zarejestrowana jest siedziba pracodawcy, jeżeli:

• są zatrudnione tylko u jednego pracodawcy (lub u wielu pracodawców z zarejestrowaną siedzibą w tym samym państwie),
• zwyczajowo wykonują pracę w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba pracodawcy i zwyczajowo pracują w państwie zamieszkania,

A także jeżeli, praca w formie zdalnej jest świadczona w państwie zamieszkania w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.

Jak dotąd do Umowy, oprócz Polski, przystąpiły państwa takie jak: Austria, Belgia, Chorwacja, Republika Czeska, Finlandia, Francja, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Polska, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja, przy czym lista państw sygnatariuszy ma powiększyć się o pozostałe państwa UE w przyszłości. Co istotne, jedynym państwem do tej pory, które wprost odmówiło przystąpienia do Umowy, jest Wielka Brytania.

Do końca czerwca 2024 r. możliwe będzie wystąpienie z wnioskiem o wydanie A1 retroaktywnie, na maksymalny okres do 12 miesięcy wstecz od dnia złożenia wniosku. Po tym terminie będzie wciąż możliwość uzyskania zaświadczenia A1 z mocą wsteczną, ale tylko wtedy, gdy wnioskodawca złoży odpowiedni wniosek w ciągu trzech miesięcy od upływu roku liczonych od momentu obowiązywania Umowy. Należy pamiętać, że aby móc uzyskać certyfikat A1 w takich sytuacjach konieczne jest opłacanie składek w państwie siedziby pracodawcy.

ZDANIEM AUTORÓW

Wprowadzenie nowych przepisów bez wątpienia należy ocenić pozytywnie, gdyż obecnie praca zdalna jest powszechnym zjawiskiem, a praktyka rynkowa pokazuje, że uzyskanie dla transgranicznych pracowników zdalnych zaświadczeń A1 stanowiło nie lada wyzwanie. Mimo wszystko, należy mieć na uwadze, że proces uzyskiwania certyfikatów A1 dla pracowników transgranicznych z zastosowaniem nowych przepisów, stanowi także novum dla samego ZUS-u, którego stanowisko nie jest póki co w pełni znane ani ugruntowane. Pomocne w tym przypadku mogą być zamieszczone na stronie internetowej ZUS informacje o wprowadzonych przepisach wraz z krótkimi wyjaśnieniami dotyczącymi ich stosowania.

Źródło: https://miesiecznikubezpieczeniowy.pl/ TOM 20 I NUMER 9 I WRZESIEŃ 2023