[ALERT ALTO]: Praktyczne problemy z pracą zdalną – wątpliwości nie zniknęły, a kontrole już na horyzoncie

Wraz z upływem drugiego miesiąca stosowania nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej, po wymuszonym przez ustawodawcę sprincie firm dążących do jej właściwego uregulowania, zaczyna opadać kurz. Dzięki temu możemy zaobserwować, co aktualnie dzieje się na rynku w tym obszarze i wyciągnąć pierwsze wnioski, jakie mogą nasuwać się po nierzadko naprędkim ich wdrażaniu.

Spostrzeżenia z rynku

Zgodnie z przewidywaniami, trwa teraz okres praktycznej weryfikacji najczęściej na nowo ukształtowanych w tym zakresie aktów i dokumentacji firmowej, a także systemów wewnętrznych, które zostały zmodyfikowane dla celów ich stosowania. W rezultacie obserwujemy pierwsze potrzeby doprecyzowania pewnych zagadnień i samodzielnie zaprojektowanych wcześniej przez spółki rozwiązań. W odniesieniu do wielu z nich, potrzeba ich dopracowania unaoczniła się dopiero po pewnym czasie ich stosowania w praktyce przez pracowników zainteresowanych formułą pracy zdalnej.

W firmach, które ograniczyły rodzaj dostępnych u siebie form pracy zdalnej do tzw. okazjonalnej, coraz częściej pracownicy wyrażają swoje niezadowolenie i wnioskują o umożliwienie im pracy zdalnej również w innych formach (tj. hybrydowej i całkowitej). Wynika to chociażby z faktu, że okazjonalna praca zdalna w swej istocie jest ograniczona do 24 dni w ciągu roku.

Innym tematem, który wywołuje aktualnie najwięcej zainteresowania i dużo wewnętrznych interakcji między pracownikami i pracodawcami, jest kwestia zwrotu kosztów pracy zdalnej. Dla wielu firm zasady ustalania ryczałtu z tytułu kosztów takiej organizacji pracy stanowiły największe wyzwanie.

Co więcej, zauważalna jest spora liczba podmiotów, które mimo upływu terminu na wdrożenie przepisów jeszcze tego nie zrobiły, albo u których ten proces jeszcze trwa. Jest to szczególnie widoczne wśród tych biznesów, gdzie działy HR nie są ulokowane w Polsce, a za granicą.

Wyzwania związane z ryczałtem – są pierwsze interpretacje

Doczekaliśmy się już pierwszych stanowisk organów podatkowych w przedmiocie ryczałtu za pracę zdalną.

W pozytywnych interpretacjach podatkowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że w przypadku ustalenia zasad, na podstawie których wypłacany jest ryczałt, pracownicy świadczący pracę zdalną są uprawnieni do otrzymywania od swoich pracodawców zwrotu kosztów takiej pracy lub ryczałtu jako ekwiwalentu poniesionych kosztów, który jest zwolniony z obowiązku naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zagadnienie to od początku rodziło wątpliwości i problemy odpowiedniego jego zaadresowania przez pracodawców, których ustawodawca nie wyposażył w kompletne narzędzia. Wraz z wydaniem pozytywnych interpretacji w tym przedmiocie, część firm rozważających wystąpienie z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej celem potwierdzenia poprawności reguł stosowanych w zakresie ryczałtu, wraz z pojawieniem się pozytywnych stanowisk DKIS może taki ruch uznać za zasadny i wyprzedzający.

Zajęcie stanowiska przez organy podatkowe w tak krótkim czasie od wejścia przepisów jest zbieżne z naszymi wcześniejszymi przewidywaniami – link.

Co z kontrolami wokół pracy zdalnej?

Jak wynika z opublikowanego Programu Działań Państwowej Inspekcji Pracy na 2023 rok, jednym z obszarów, który będzie podlegał kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, będzie między innymi praca zdalna. Oprócz kontroli Inspektorów PIP, którzy w głównej mierze będą skupiali się na weryfikacji dochowania procedur związanych z pracą zdalną, firmy mogą spodziewać się także zapowiadanych kontroli ze strony organów skarbowych pod kątem poprawności wyliczenia ryczałtu w tym przedmiocie. Zapowiedziało je już Ministerstwo Finansów.

Należy pamiętać, że ustawodawca wyposażył organy kontrolne w odpowiednie narzędzia, które mają doprowadzić podmioty kontrolowane do dostosowania procedur do obowiązujących przepisów, jak i naprawienia wskazanych uchybień. Aktualnie nie sposób jednak jednoznacznie wyrokować, jaki zakres narzędzi zostanie wykorzystany przez organy podczas przeprowadzanych kontroli.

Niemniej jednak, powinny mieć one świadomość, że nie wszyscy pracodawcy mieli wystarczająco dużo czasu na jej właściwe uregulowanie, a ewentualne braki w tym zakresie nie wynikają ze złej woli, lecz z niejasności przepisów. Mimo wszystko, nie warto czekać na kontrolę, aby upewnić się, że procedury dotyczące pracy zdalnej zostały wdrożone poprawnie.

Wakacje już niebawem – co z pracą zdalną z zagranicy?

Wraz ze zbliżającym się okresem urlopowym i słoneczną aurą za oknem warto również zastanowić się z wyprzedzeniem nad prawdopodobnymi licznymi wnioskami od pracowników związanymi z możliwością wykonywania pracy zdalnej z zagranicy, a także z płynącymi z tego faktu niebezpieczeństwami w obszarach PIT i ZUS: zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Pojawiające się na rynku sygnały o pracach prowadzonych na szczeblu europejskim, dotyczących pracowników świadczących pracę zdalną z terytorium UE, powinny wzmożyć czujność pracodawców. Omawiana kwestia nie została odłożona na bok i również może być przedmiotem zainteresowania organów państwowych zarówno teraz, jak i w przyszłości.

W przypadku pojawienia się potrzeby wsparcia doradców ALTO w procesie dostosowywania dotychczas wypracowanych rozwiązań, weryfikacji lub zabezpieczenia ryczałtu, a także wdrożenia odpowiednich nowych procedur, zapraszamy do kontaktu.