[ALERT ALTO]: Nowelizacja Kodeksu Pracy – nowe przepisy czekają na podpis Prezydenta

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadzająca pracę zdalną staje się rzeczywistością – Sejm przyjął w dniu 13 stycznia 2023 roku Ustawę z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw bez uwzględniania zmian Senatu, która oczekuje już tylko na podpis Prezydenta.

Jakie kluczowe zmiany wprowadza nowelizacja?

Podstawową i najważniejszą zmianą, którą wprowadza nowelizacja, jest usystematyzowanie pracy zdalnej i wprowadzenie tego pojęcia do Kodeksu Pracy. Dotychczasowe zasady pracy zdalnej pracodawcy opierali bowiem na przepisach o telepracy oraz regulacjach covidowych. W związku z powszechnością stosowania pracy zdalnej ustawodawca wprowadza do Kodeksu Pracy rozwiązania, które na stałe pozwolą pracodawcom oferować taki sposób świadczenia pracy przez pracownika.

Rozwiązania te przewidują między innymi:

• możliwość stałego świadczenia przez pracownika pracy w całości lub częściowo w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania,
• możliwość okazjonalnego świadczenia przez pracownika pracy zdalnej, na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni kalendarzowych w roku.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy?

Pracodawcy będą musieli dokonać rewizji dotychczasowych zasad wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Niezbędnym może okazać się wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej oraz dostosowania dotychczasowych zasad i warunków oferowanych w tym zakresie pracownikom. Nowa regulacja nakłada bowiem na pracodawców liczne, nowe obowiązki dotyczące między innymi:

• Określenia zasad wykonywania pracy zdalnej (w formie porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu skonsultowanego z przedstawicielami pracowników, porozumienia z pracownikiem).
• Ponoszenia przez pracodawcę kosztów wykonywania pracy zdalnej oraz określenia zasad zwrotu tych kosztów (w tym kosztów energii elektrycznej, dostępu do sieci telekomunikacyjnej).
• Ustalenia procedur ochrony danych osobowych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
• Sporządzenia indywidulanej, bądź uniwersalnej (dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) oceny ryzyka zawodowego przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej.
• Sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Wyzwaniem jest również termin wejścia w życie nowych przepisów – ustawa przewiduje ich wprowadzenie w terminie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia Ustawy.

Jak możemy Państwu pomóc?

Nowe zmiany w Kodeksie Pracy mogą stanowić wyzwanie dla pracodawców, w szczególności w zakresie przygotowania kompletnej dokumentacji związanej z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej.

Ważnym aspektem może być obowiązek wspierania pracownika zdalnego poprzez pokrywanie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Warto szczególnie zadbać o bezpieczne i prawidłowe wdrożenie i zaadresowanie tych kwestii, ponieważ koszty ponoszone przez pracodawcę w tym zakresie będą mogły nie stanowić przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co może zwiększać atrakcyjność tej formy zatrudniania.

W przypadku pracy zdalnej z zagranicy, czy to obecnie trwającej czy planowanej, rekomendujemy kontakt z nami w celu przeanalizowania skutków takiej pracy dla pracodawcy/pracownika z perspektywy podatkowej oraz ZUS.

Zespół ekspertów ALTO pomoże Państwu w zrozumieniu i opracowaniu odpowiednich regulacji. Jesteśmy przygotowani oraz otwarci na spotkania, aby poznać model funkcjonowania Państwa jako pracodawców, odpowiednio zastosować przepisy do Państwa potrzeb oraz rozwiać wszelkie wątpliwości związane z nową problematyką.

Niezależnie od powyższego informujemy również, że uchwalona Ustawa zawiera także postanowienia dotyczące zasad przeprowadzania przez pracodawcę prewencyjnej kontroli trzeźwości lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, w sytuacji gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia. W razie potrzeby również w tym  zakresie ALTO pozostaje do Państwa dyspozycji.

Zachęcamy do kontaktu z ekspertami ALTO.