Kompleksowe usługi płacowe – Twoje rozwiązanie dla efektywnego zarządzania sprawami płacowymi w firmie

Oferujemy profesjonalne usługi w zakresie kadr i płac, które wspierają przedsiębiorstwa w realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatku. Nasze usługi są skierowane w szczególności do dużych firm i korporacji, które potrzebują niezawodnych i nowoczesnych rozwiązań w tym zakresie.

Dzięki naszym kompleksowym usługom możesz skupić się na strategicznych celach biznesowych, podczas gdy my zajmiemy się prowadzeniem spraw kadrowo-płacowym w Twojej firmie.

Jak ALTO może pomóc w zakresie płac?

Rejestracja pracowników w systemie ubezpieczeń społecznych

Rejestracja pracowników w systemie ubezpieczeń społecznych ZUS to obowiązek każdego pracodawcy. Zapewnia on pracownikom dostęp do świadczeń zdrowotnych i społecznych takich jak publiczna opieka medyczna, zasiłki czy emerytura. Proces ten obejmuje zgłoszenie pracowników oraz ich rodzin do ZUS, aktualizację danych w przypadku zmian, a także monitorowanie zgodności z przepisami. Brak terminowej rejestracji może skutkować sankcjami finansowymi dla pracodawcy i utratą prawa do świadczeń przez pracowników, co czyni te czynności kluczowymi dla prawidłowego funkcjonowania firmy.

W ALTO zapewniamy kompleksową obsługę procesu rejestracji pracowników w systemie ubezpieczeń społecznych. Ta usługa obejmuje:

• Zgłaszanie nowych pracowników do ZUS oraz aktualizację danych w przypadku zmian.
• Rejestrację członków rodziny pracownika, co pozwala im korzystać z opieki zdrowotnej.
• Monitorowanie terminów zgłoszeń i bieżąca komunikacja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Naliczanie wynagrodzeń i obsługa list płac

To jeden z najbardziej złożonych procesów w przedsiębiorstwie. Naliczanie wynagrodzeń wymaga uwzględnienia wielu zmiennych, takich jak rodzaj umowy, składniki wynagrodzenia (np. premie, nadgodziny), potrącenia, składki ZUS, składki PPK, zaliczka na podatek dochodowy czy regulacje dotyczące minimalnego wynagrodzenia. Trudności mogą wynikać ze zmian przepisów prawa pracy, ubezpieczeń i podatku, złożoności rozliczeń oraz konieczności dochowania obowiązujących terminów. Każdy błąd w obliczeniach może prowadzić do niezadowolenia po stronie pracowników, sankcji finansowych lub problemów z organami kontrolnymi, dlatego precyzja i aktualna wiedza są w tym procesie kluczowe.

Nasze wsparcie obejmuje:

1. Kalkulację wynagrodzeń, w tym składników podstawowych, takich jak wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatkowych, np. premii, nadgodzin oraz potrąceń.
2. Tworzenie szczegółowych list płac, które umożliwiają przejrzyste rozliczenia oraz pasków wynagrodzeń dla pracowników.
3. Przygotowywanie instrukcji płatności/generowanie plików przelewów wynagrodzeń oraz składek ZUS, PPK, podatku, PFRON i innych.

Przygotowywanie deklaracji i rozliczeń ZUS, US, PPK oraz PFRON (obowiązek dla firm, które zatrudniają ogółem w przeliczeniu na pełne etaty 25 lub więcej pracowników)

Rozliczenia z ZUS oraz US, PPK oraz PFRON to obowiązek każdej firmy zatrudniającej pracowników. Nasza usługa obejmuje:

• Sporządzanie i przesyłanie miesięcznych deklaracji.
• Przygotowywanie instrukcji płatności/generowanie plików przelewów.
• Obsługę konta ZUS PUE i komunikację z ZUS.

Dlaczego ma to znaczenie? Terminowe i dokładne rozliczenia zapewniają prawidłowe naliczanie świadczeń dla pracowników oraz uniknięcie kontroli i kar finansowych dla pracodawcy.

Prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej

Dokumentacja kadrowo-płacowa jest podstawą prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie dla zarządzania zasobami ludzkimi oraz dla spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. To gwarancja, że w razie kontroli firma prawidłowo wypełnia swoje obowiązki w tym zakresie i działa zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W ramach tej usługi:

• Sporządzamy dokumenty, takie jak listy płac, paski płacowe, deklaracje ZUS, PIT, PFRON.
• Zakładamy i prowadzimy akta osobowe pracowników oraz dokumenty związane z zatrudnieniem.
• Prowadzimy dokumentację dotyczącej urlopów i nieobecności pracowników oraz monitorujemy ważność obowiązkowych szkoleń BHP i badań lekarskich.
• Oferujemy przygotowanie niezbędnych umów, aneksów, regulaminów i innych dokumentów oraz na prośbę pracownika.

Administracja benefitów i świadczeń dodatkowych

Programy benefitowe to istotny element polityki HR każdej nowoczesnej firmy pragnącej pozyskać oraz utrzymać wartościowych pracowników. W obecnych realiach jest to wręcz konieczność, aby – w mniejszym lub większym zakresie – zapewnić pracownikom więcej, niż tylko terminowe wynagrodzenie.

Nasze wsparcie obejmuje:

• Zarządzanie platformami benefitowymi, takimi jak m.in.  prywatna opieka medyczna, karty sportowe czy ubezpieczenia grupowe.
• Obsługę rozliczeń benefitów w tym odpowiednia kalkulację na liście płac.
• Monitorowanie terminów ważności świadczeń.

Dobrze wybrane i wdrożone benefity zwiększają atrakcyjność pracodawcy i zaangażowanie pracowników, a my zapewniamy, że ich obsługa przebiega sprawnie i zgodnie z przepisami, a zarazem jest prowadzona w sposób optymalny kosztowo po stronie pracodawcy. Współpracujemy też wewnętrznie z brokerami ubezpieczeniowymi, wspierającymi działania typowo kadrowo-płacowe.

Wsparcie podczas audytów i kontroli

Kontrole przeprowadzane przez ZUS czy Państwową Inspekcję Pracy mogą być wyzwaniem ze względu na konieczność dostarczenia szczegółowej i prawidłowo prowadzonej dokumentacji. Zmiany prawa, skomplikowane wymogi formalne oraz duża ilość danych, takich jak np. ewidencja nieobecności czy rozliczenia składek ZUS, wymagają precyzji i dokładności. Brak zgodności z przepisami może skutkować karami finansowymi, koniecznością zapłaty zaległych składek/podatku z odsetkami lub utratą reputacji.

Dodatkowo kontrole mogą zakłócać bieżącą działalność firmy, zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw, gdzie ilość procesów kadrowo-płacowych i liczba pracowników zwiększają złożoność tych procesów. Wsparcie doświadczonego zespołu oraz odpowiednie przygotowanie dokumentacji pozwala zminimalizować ryzyko i przejść przez proces kontroli.

W ramach tej usługi:

• Przygotowujemy niezbędną dokumentację na potrzeby kontroli.
• Reprezentujemy firmy przed organami kontrolnymi.
• Wspieramy firmy w procesach pokontrolnych.

Dzięki naszemu wsparciu firmy zyskują pewność, że kontrola przebiegnie sprawnie a nasz zespół pomoże w odpowiedziach na pytania organów.

Wdrażanie i obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to obowiązkowy program, długoterminowego oszczędzania na emeryturę. Poza kilkoma wyjątkami jest to obowiązek dla wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej która podlega składkom ZUS i która wyrazi chęć przystąpienia do PPK. Pracownik może w każdej chwili zrezygnować z tego programu oszczędnościowego, ale pracodawca musi wiedzieć, że pracownik ma mieć możliwość powrotu do tego programu w dowolnym momencie.

Nasze usługi w tym zakresie obejmują:

• Pomoc w wyborze instytucji finansowej PPK i we wdrożeniu PPK, we współpracy z brokerem ubezpieczeniowym.
• Obsługę portalu instytucji finansowej PPK.
• Odpowiednie naliczenia na listach płac.

PPK to nie tylko wymóg prawny, ale także narzędzie zwiększające atrakcyjność Twojej firmy na rynku pracy. Pracownicze Plany Kapitałowe pozwalają zabezpieczyć przyszłość finansową pracowników. Dla kandydatów oferta PPK jest dowodem na to, że firma dba o ich dobrobyt również w dłuższej perspektywie, wspierając oszczędzanie na emeryturę. I choć korzystanie z nich przez pracowników jest dobrowolne, stanowi instrument, dzięki któremu mogą wspierać swój dobrobyt finansowy.

Dobrze wdrożone PPK wspierają pozytywny wizerunek pracodawcy jako nowoczesnej organizacji, zgodnej z regulacjami i oferującej dodatkowe korzyści.

Co wyróżnia nasze usługi kadrowe?

1. Nowoczesne narzędzia i automatyzacja
   Korzystamy z zaawansowanych systemów, które wspierają zarządzanie procesami płacowymi, eliminując ryzyko błędów. Dzięki automatyzacji procesów możemy dostarczać dokładne i terminowe wyniki, a Twoja firma zyskuje pełną kontrolę nad danymi i rozliczeniami.
2. Indywidualne podejście do Twojej firmy
   Rozumiemy, że każda firma jest inna. Dlatego nasze usługi są elastyczne i dostosowane do Twoich potrzeb, niezależnie od branży czy skali działalności.
3. Bezpieczeństwo i poufność danych
   Ochrona danych osobowych oraz zgodność z przepisami prawa to nasze priorytety. Zapewniamy pełną poufność oraz najwyższe standardy ochrony informacji.
4. Doświadczenie i wsparcie ekspertów
   Dzięki wieloletniemu doświadczeniu oferujemy doradztwo oraz wsparcie w zakresie zarządzania wynagrodzeniami. Nasz zespół specjalistów gwarantuje, że Twoje procesy kadrowo-płacowe będą prowadzone profesjonalnie i zgodnie z przepisami.

Korzyści wynikające ze współpracy z ALTO

1. Zgodność z przepisami prawa pracy, ubezpieczeń i podatku – nasze działania są zawsze aktualne względem zmieniających się regulacji.
2. Oszczędność czasu i zasobów – outsourcing usług kadrowo-płacowych pozwala skoncentrować się na kluczowych aspektach działalności biznesowej.
3. Transparentność kosztów i procesów – zapewniamy pełną przejrzystość, dostarczając szczegółowe raporty i zestawienia.
4. Szeroki wachlarz usług pod dachem jednej firmy – pracując z doradcami podatkowymi, prawnikami i brokerami ubezpieczeniowymi pomagamy firmom również w szeregu pochodnych kwestii związanych z obszarem kadrowym.

Zapraszamy do współpracy

Jeśli szukasz kompleksowych usług kadrowo-płacowych, które zapewnią Twojej firmie zgodność z przepisami oraz wygodę, skontaktuj się z nami. Dzięki naszym rozwiązaniom zyskasz czas na rozwój biznesu, eliminując ryzyko związane z błędami w prowadzeniu dokumentacji i rozliczeniach. Oferujemy również wsparcie kadrowe, zapewniając kompleksowe wsparcie dla Twojej firmy.

Dowiedz się więcej o naszych usługach kadrowych >>

Zaufaj ekspertom – postaw na outsourcing kadrowo-płacowy i rozwijaj swoją firmę z pewnością, że zarządzanie kadrami i płacami jest w dobrych rękach!