Wynagrodzenie płatnika w 2025: jak firmy mogą odzyskać tysiące złotych za pobór PIT i ZUS?

Każdego roku miliony złotych przepadają polskim firmom, które nie wiedzą o przysługującym im wynagrodzeniu płatnika w zakresie PIT i ZUS. Według szacunków ekspertów, około 80% przedsiębiorstw zatrudniających pracowników nie korzysta z tego uprawnienia, tracąc tym samym od kilkuset złotych do kilkunastu tysięcy złotych rocznie.

Głównym powodem, który odpowiada za niekorzystanie z tego rozwiązania przez przedsiębiorców jest brak wiedzy oraz świadomości o istnieniu odpowiednich rozwiązań przewidzianych przez ustawodawcę. Zacznijmy więc od wyjaśnienia podstawowych pojęć.

1. Kim jest płatnik PIT i ZUS według polskiego prawa?

Zgodnie z treścią art. 8 Ordynacji podatkowej płatnikiem podatku dochodowego jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej płatnikom podatku PIT przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa.

W praktyce płatnikami uprawniającymi do wynagrodzenia są wszystkie firmy w Polsce, które:

• zatrudniają pracowników na umowę o pracę i pobierają zaliczki na PIT
• zawierają umowy zlecenia lub umowy o dzieło z opodatkowaniem według skali
• wypłacają wynagrodzenia podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym
• odprowadzają składki ZUS za swoich pracowników jako płatnik składek

Na jakiej podstawie płatnik podatku otrzymuje wynagrodzenie?

Zgodnie z treścią art. 28 Ordynacji podatkowej płatnikom podatku PIT przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa.

Aktualne przepisy regulujące wynagrodzenie płatnika określa Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatnika i inkasenta z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa (Dz. U. poz. 1377).

Kluczowe warunki uprawniające do wynagrodzenia płatnika podatku:

1. Terminowe wpłacanie zaliczek na PIT – podatki muszą być wpłacane do 20. dnia miesiąca następnego
2. Prawidłowe obliczanie i pobieranie podatku dochodowego od pracowników/zleceniobiorców
3. Brak opóźnień w płatnościach podatkowych – nawet jednodniowe opóźnienie pozbawia prawa do wynagrodzenia płatnika za dany miesiąc

2. Ile wynosi wynagrodzenie płatnika w PIT w 2025 roku i za ile lat wstecz można je otrzymać?

Od 1 stycznia 2024 roku ustawodawca utrzymuje stawkę wynagrodzenia płatnika za pobór podatków dochodowych od swoich pracowników na poziomie 0,3%. Między lipcem 2022 roku a grudniem 2023 w związku z koniecznością dostosowania się do nowych przepisów wprowadzonych Polskim Ładem, wynagrodzenie to wynosiło 0,6%.

Co istotne, nawet jeśli wynagrodzenie płatnika nie zostało pobrane na etapie odprowadzania podatku to wcale to nie znaczy, że płatnik takiego wynagrodzenia już nie odzyska. Płatnik, o ile spełni warunki do jego otrzymania, może wygenerować znaczne oszczędności, sięgającej nawet do 5 lat wstecz!

Przykładowo, 2025 rok jest ostatnim rokiem na odzyskanie wynagrodzenia płatnika za rok 2020.

Kto oblicza wynagrodzenie płatnika?

Płatnik podatku dochodowego pobierając podatek sam nalicza kwotę wynagrodzenia płatnika i odlicza je od kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu. Jest to mechanizm uprawniający płatników do automatycznego pobierania wynagrodzenia.

Jak pobierać wynagrodzenie płatnika? Procedura pobierania wynagrodzenia płatnika krok po kroku i warunki jego otrzymania

1. Obliczenie zaliczki na PIT dla wszystkich pracowników za dany miesiąc
2. Wyliczenie wynagrodzenia płatnika: suma zaliczek × 0,3% stawki wynagrodzenia płatnika
3. Potrącenie wynagrodzenia płatnika z kwoty do wpłaty do Urzędu Skarbowego
4. Wpłata różnicy do 20. dnia miesiąca następnego

Płatnik podatku dochodowego nie ma obowiązku dokonywania stosownych potrąceń należnego mu wynagrodzenia płatnika dokładnie w momencie zapłaty. Przepisy o wynagrodzeniu płatnika nie regulują również terminu, w jakim prawo do potrącenia może być zrealizowane.

Kluczowym warunkiem otrzymania wynagrodzenia płatnika pozostaje terminowe wpłacenie podatku przez płatnika w terminie przewidzianym w przepisach. Jeżeli płatnik podatku dochodowego dochował terminu wpłaty podatku tylko w odniesieniu do części pobranego podatku, to co do zasady, może otrzymać wynagrodzenie płatnika naliczone tylko od części podatku wpłaconej w terminie.

3. Wynagrodzenie płatnika w ZUS – czym jest i komu przysługuje?

Obok wynagrodzenia na gruncie PIT, ustawodawca przewidział także podobne wynagrodzenie za pełnieniem obowiązków związanych ze świadczeń chorobowych.

Wynagrodzenie przysługujące płatnikowi składek z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą wynosi 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

Warunki uprawnień do wynagrodzenia od ZUS:

• Płatnika zasiłków ustala się na każdy rok osobno, sprawdzając liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego
• Firma musi zatrudniać powyżej 20 osób objętych ubezpieczeniem chorobowym
• Pracodawca musi być płatnikiem zasiłków (wypłacać zasiłki chorobowe w imieniu ZUS)

Od jakich świadczeń przysługuje wynagrodzenie i za ile lat wstecz?

Co warte podkreślenia, płatnik składek nie ma możliwości naliczenia sobie wynagrodzenia za wypłatę świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego – wynagrodzenie płatnika ZUS przysługuje tylko od świadczeń chorobowych, nie od świadczeń wypadkowych.

Także i w tym przypadku, jeśli płatnik nie skorzystał z wynagrodzenia, może złożyć odpowiednie dokumenty korygujące, uprawniające do odzyskania wynagrodzenia za okres do 5 lat wstecz.

Jak wygląda procedura odzyskiwania należności wynagrodzenia płatnika?

1. Analiza dokumentacji płatnika z ostatnich 5 lat wstecz
2. Weryfikacja terminowości płatności podatku dochodowego za każdy miesiąc
3. Obliczenie należnego wynagrodzenia płatnika za każdy rok wstecz
4. Złożenie korekty deklaracji płatnika PIT-4R/PIT-8AR lub wniosku o stwierdzenie nadpłaty
5. Oczekiwanie na zwrot wynagrodzenia płatnika z Urzędu Skarbowego

Jak rozliczać wynagrodzenie płatnika ZUS w deklaracjach miesięcznych? Procedura pobierania wynagrodzenia od ZUS

Płatnik zasiłków chorobowych z ubezpieczenia społecznego wynagrodzenie od ZUS rozlicza w deklaracji rozliczeniowej składanej za miesiąc, w którym dokonał wypłaty świadczeń chorobowych i potrąca je z należnych od płatnika składek ZUS na ubezpieczenia społeczne.

Procedura rozliczania wynagrodzenia płatnika składek ZUS:

1. Wypłata wynagrodzenia chorobowego pracownikowi za pierwsze 33 dni (lub 14 dni dla osób powyżej 50 lat)
2. Obliczenie wynagrodzenia płatnika ZUS: kwota wypłaconych świadczeń chorobowych × 0,1%
3. Wykazanie w deklaracji ZUS za miesiąc wypłaty świadczeń chorobowych
4. Potrącenie z należnych składek społecznych w tym samym miesiącu

Należy pamiętać, że jeśli płatnik składek złożył deklarację do ZUS bez odliczenia należnego mu wynagrodzenia za świadczenia chorobowe, nie może tego wynagrodzenia płatnika ZUS odliczyć w deklaracji korygującej (inaczej niż w przypadku płatnika podatku dochodowego w PIT-4R czy PIT-8AR).

Podsumowanie

Wynagrodzenie płatnika to jeden z najłatwiejszych sposobów na wygenerowanie dodatkowych oszczędności dla polskich firm. System ten oferuje przewidywalne oszczędności finansowe dla wszystkich typów przedsiębiorstw, liczone zarówno od podatku PIT jak i świadczeń chorobowych ZUS. Co ważne, jeżeli wynagrodzenie nie zostało do tej pory pobierane, wciąż istnieje możliwość jego odzyskania za okres aż do 5 lat wstecz. Ważne, że jeśli firma zdecyduje się na odzyskanie wynagrodzenia – wyliczyła poprawnie jego wysokość, a także aby złożyła stosowne, wymagane do tego dokumenty.

Działamy skutecznie – wiemy, na co zwrócić uwagę i jak wykorzystać dostępne przepisy na korzyść klienta. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz odzyskać wynagrodzenie, którego do tej pory nie pobierałeś lub sprawdzić, czy pobierasz je w odpowiedniej wysokości.