Miesięcznik Ubezpieczeniowy: Krajowy System e-Faktur: co warto wiedzieć?

Pod koniec zeszłego roku Ministerstwo Finansów sprawiło podatnikom niemałą niespodziankę – opublikowano projekt przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”). Podatnicy już wcześniej spodziewali się, że „ten dzień” w końcu nadejdzie, natomiast aż do tego momentu nie były znane szczegóły nowego obowiązku. Obecnie wiemy dużo więcej, między innymi poznaliśmy datę wejścia w życie nowego obowiązku – na ten moment jest to dla większości podatników 1 lipca 2024 r. W niniejszym artykule przytaczamy najważniejsze rzeczy, które warto wiedzieć o KSeF w planowanym na tę chwilę kształcie i o czym pamiętać przy jego wdrażaniu.

Co zmieni KSeF?

KSeF oznacza duże zmiany. Przede wszystkim z obrotu gospodarczego znikną znane nam faktury w formie papierowej, które zostaną zastąpione plikami w formacie XML, które mieliśmy okazję poznać chociażby przy okazji wdrożenia plików JPK_V7M do comiesięcznego raportowania VAT. Wiąże się z tym konieczność zarówno wytworzenia plików XML z niezbędnymi danymi z naszych systemów finansowo-księgowych, jak i konieczność umożliwienia odczytu danych z plików w tym formacie.

Ponadto, obieg faktury nie będzie odbywał się bezpośrednio pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Po wystawieniu faktury sprzedawca będzie przesyłał ją do systemu KSeF, gdzie zostanie udostępniony nabywcy do pobrania. KSeF będzie pełnił funkcję swego rodzaju pośrednika pomiędzy kontrahentami, zapewniając organom podatkowym praktycznie natychmiastowy wgląd w krajowe transakcje dokumentowane fakturami (oraz transgraniczne transakcje sprzedaży, o czym niebawem).

Co więcej, każda faktura przed przyjęciem do KSeF będzie weryfikowana przez system pod kątem technicznym oraz pod kątem autoryzacji. Jeżeli KSeF wykryje błąd w strukturze faktury, plik zostanie odrzucony, nie dopuszczając takiej faktury do obrotu gospodarczego. Natomiast jeżeli wszystkie elementy faktury będą się zgadzały, a podmiot przesyłający fakturę wykaże się odpowiednimi uprawnieniami do jej wystawienia, system nada jej tzw. numer KSeF. W momencie nadania numeru KSeF plik XML oficjalnie stanie się fakturą, i zostanie uznany za dostarczony do kontrahenta. To właśnie korzystając z numeru KSeF podatnicy będą mogli odnaleźć dana fakturę w KSeF lub sprawdzić status jej wysyłki. Numer ten będzie również konieczny do podania na fakturze korygującej.

Co nowego wprowadza ostatni projekt ustawy?

Po publikacji przez Ministerstwo Finansów pierwszej wersji schematu dla faktury strukturyzowanej o nazwie FA(1) w 2021 roku, wielu podatników komentowało nadmierny poziom szczegółowości danych wymaganych przez tę strukturę, między innymi rozbicie danych adresowych na poszczególne składowe, z dokładnością do numeru domu i lokalu. Ministerstwo Finansów wsłuchało się w zgłoszone uwagi i przy okazji publikacji projektu ustawy przedstawiło nieco uproszczony schemat faktury pod nazwą FA(2).

Przede wszystkim, przy wprowadzeniu adresu sprzedawcy lub nabywcy nie będzie już trzeba rozdzielać poszczególnych elementów składowych adresu (np. nazwa ulicy, numer budynku, numer lokalu itd.) do odpowiednich pól, lecz będzie funkcjonowało jedno ujednolicone pole dla całego adresu (oprócz kodu kraju, dla którego przewidziane jest odrębne pole). Na konieczność dokonania tej zmiany zwracało uwagę wielu podatników, u których stosowane systemy finansowo-księgowe nie umożliwiają przechowywania danych adresowych w podziale na konkretne komponenty.

Do tej pory KSeF nie przewidywał możliwości wystawiania przez nabywców not korygujących drobne błędy na fakturze, jako że w zamyśle miał być on ograniczony jedynie do obiegu samych faktur. Doprowadzało to do sytuacji, w której jakakolwiek zmiana danych na fakturze wymagała wystawienia korekty przez wystawcę, a błąd w numerze NIP odbiorcy powodował konieczność korekty „do zera” i ponownego wystawienia całego dokumentu. Również w tym zakresie Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw podatnikom wprowadzając tzw. propozycję faktury korygującej, w której nabywca miałby możliwość zaproponowania sprzedawcy treści korekty. Po akceptacji propozycji przez sprzedawcę, propozycja „przekształcałaby się” w fakturę korygującą i uzyskała własny numer KSeF.

Kolejna istotna zmiana związana jest z dopuszczeniem przez Ministerstwo Finansów możliwości wystąpienia nagłej awarii systemu lub niedostępności systemu (wynikającej z przeprowadzania prac serwisowych KSeF). W tej kwestii ustawodawca nadal szuka optymalnych dla wszystkich uczestników obrotu rozwiązań, zarówno technicznych (w jaki sposób dostarczać faktury w trakcie awarii? Co robić po usunięciu usterek?) jak i prawnych (przede wszystkim w zakresie współmierności sankcji za niezastosowanie się do awaryjnych wytycznych). Projekt rozwiązań w tych kwestiach mamy poznać już w lutym.

Jak się przygotować na wdrożenie KSeF w naszej organizacji?

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia KSeF w organizacji powinno odbyć się na dwóch płaszczyznach – na płaszczyźnie organizacyjnej oraz na płaszczyźnie technologicznej. Podczas, gdy część technologiczna wdrożenia dokonywana jest najczęściej przez zewnętrznych dostawców oprogramowania finansowo-księgowego, część organizacyjna wdrożenia powinna mieć miejsce w sercu samej organizacji – a najlepiej jeszcze zanim grupa informatyków przystąpi do swojej pracy.

Często zdarza się bowiem, że w bardzo dużych organizacjach (a w szczególności w takich posiadających biura lokalne lub pracowników pracujących w terenie), procesy związane z wystawianiem faktur sprzedażowych i / lub otrzymywaniem faktur zakupowych nie są skoncentrowane wyłącznie w jednym zespole księgowości. Przykładowo można tutaj wskazać pojedynczych pracowników, którzy przebywając w delegacji służbowej otrzymują od sprzedawców faktury za nocleg bądź wyżywienie wystawione na rzecz ich pracodawcy. Inną przykładową sytuacją jest wystawianie faktury na życzenie klienta przez kierownika lokalnego oddziału firmy bądź agenta terenowego.

Tym samym, techniczne wdrożenie KSeF w naszej organizacji powinno zostać poprzedzone wewnętrzną analizą już istniejących procesów. Innymi słowy, dobrze jest ustalić m.in. którzy pracownicy uczestniczą w procesie otrzymywania faktur zakupowych czy wystawiania faktur sprzedażowych i jak do tego dostosować uprawnienia do dostępu do KSeF? Jakie dane chcemy pokazywać na fakturach? W jakim trybie i w jaki sposób chcemy je wysyłać do KSeF? Czy osoby odpowiedzialne za wysyłkę faktur do KSeF będą skłonne podpisywać je własnym podpisem, czy powinniśmy poszukać innego sposobu? Czy stosowane w firmie programy np. automatyzujące procesowanie faktur przychodzących są gotowe na współpracę z KSeF?

Wspomnieliśmy o konieczności analizy uprawnień, które poszczególne osoby powinny otrzymać do występowania w kontekście naszej organizacji w KSeF. Specjalnym przypadkiem takich uprawnień jest samofakturowanie. Jeżeli w naszej organizacji korzystamy z samofakturowania, powinniśmy zadbać o nadanie nam przez kontrahentów uprawnień do wystawiania faktur w ich imieniu w KSeF. Albo – z czym często się spotykamy – zrezygnować z takiej formy współpracy przed terminem wejścia obowiązkowego KSeF w życie.

W jaki sposób możemy się przygotować technicznie?

Podstawowa rzeczą do zrobienia jest skontaktowanie się z dostawcą naszego systemu finansowo-księgowego z pytaniem, czy zamierza oferować rozszerzenie do systemu umożliwiające łączenie się z KSeF. Wydawałoby się to oczywiste, jednak już do tej pory spotkaliśmy się z wieloma zaskakującymi odpowiedziami ze strony firm informatycznych. Jeżeli odpowiedź jest przecząca lub nas nie zadowala (bo, na przykład, dostawca zamierza rozpocząć prace programistyczne bardzo blisko terminu wejścia obowiązkowego KSeF w życie), należy niezwłocznie rozpocząć poszukiwania zewnętrznego rozwiązania.

Następną istotną kwestią, nad którą trzeba się pochylić, jest zakres informacji i danych wskazywanych na fakturach. Nie wszystkie pola w schemie FA(2) są bowiem obligatoryjne – część z nich podatnik może wykorzystać, jeżeli zidentyfikuje taką potrzebę biznesową. Dotyczy to, przykładowo, informacji związanych z przedmiotem transakcji, które nie stanowią obowiązkowych elementów faktury (np. szczegółów dotyczących usługi, numeru referencyjnego i nazwy konkretnego projektu, numer klienta itp.).

Z perspektywy technologicznej istotne jest również ustalenie kategorii odbiorców wystawianych przez nas faktur. Czy mamy wśród nich podmioty nie posługujące się nadanym w Polsce NIP? Takie podmioty nie mają możliwości korzystania z KSeF, wobec czego konieczne będzie dostarczanie do nich faktur alternatywnym sposobem (na przykład poprzez wysyłkę pliku PDF), przy jednoczesnym obowiązku przesłania danych faktury wystawionej na takiego kontrahenta do KSeF.

W kwestii zakresu stosowania KSeF również sytuacja jest dynamiczna. Jeszcze do niedawna jednym z wyzwań technologicznych było przygotowanie się do dystrybucji faktur do osób fizycznych. Tymczasem na początku lutego Ministerstwo Finansów zapowiedziało szereg zmian w projektowanych przepisach, między innymi wyłączających z KSeF właśnie faktury dla osób fizycznych.

Na koniec trzeba pamiętać, że KSeF to nie tylko wysyłanie, ale także odbiór faktur od kontrahentów. Wdrożone w organizacji rozwiązanie musi umożliwić monitorowanie KSeF pod kątem pojawienia się faktur zakupowych. Sam KSeF nie przewiduje bowiem wprowadzenia funkcji powiadamiania odbiorców faktur o wystawionych dla nich dokumentach. Istotne jest więc zadbanie o to, aby faktury przychodzące były importowane automatycznie. Stanowi to jeden z potencjalnych plusów wprowadzenia jednolitego standardu fakturowania – może to być okazja do automatyzacji księgowania dokumentów przychodzących.

Czy to wszystko?

Na temat KSeF i jego zawiłości można byłoby pisać bez końca. Jednak dla każdego podatnika, w tym tak szczególnego jak zakłady ubezpieczeń, ta opowieść musi zostać napisana osobno. Najważniejsze jest działanie – z dostawcami, z doradcami, ze specjalistami w organizacji. Nawet zmiana w tak newralgicznym obszarze jak fakturowanie nie będzie problemem, jeżeli rozpoznamy przeciwnika dostatecznie wcześnie.