Miesięcznik Ubezpieczeniowy: Istotne zagadnienie dla zakładów ubezpieczeń – kontrole i postępowania dotyczące obowiązków FATCA / CRS

Na zakładach ubezpieczeń, oprócz „standardowych” obowiązków podatkowych, ciąży szereg dodatkowych, istotnych powinności około-podatkowych.

Jednym z najistotniejszych z nich, są obowiązki wynikające z krajowych i zagranicznych regulacji odnoszących się do wymiany informacji o rachunkach finansowych rezydentów poszczególnych państw, w tym zwłaszcza Stanów Zjednoczonych (obowiązki FATCA / CRS).

W ciągu ostatnich miesięcy obserwujemy szczególny nacisk organów na prawidłowe realizowanie tych regulacji, co przejawia się zwłaszcza we wzmożonych kontrolach oraz wszczynanych postępowaniach w tym zakresie. Istotne jest w tym kontekście prawidłowe opracowanie (a następnie egzekwowanie) strategii na taką kontrolę, ponieważ niewypełnianie obowiązków obarczone jest ryzykiem nałożenia kary pieniężnej, której maksymalny wymiar może sięgnąć nawet 1 mln zł. Co więcej, niedopełnienie obowiązków CRS jest penalizowane na gruncie karno-skarbowym. Dlatego też w niniejszym artykule przybliżymy Państwu najistotniejsze aspekty dotyczące obowiązków FATCA / CRS, w tym zwłaszcza sposoby na minimalizację ryzyka poniesienia wysokiej kary.

Na czym polegają obowiązki FATCA?

FATCA to amerykańska ustawa o ujawnianiu informacji o rachunkach zagranicznych dla celów podatkowych (ang. Foreign Account Tax Compliance Act). Jej celem  jest zobowiązanie zagranicznych instytucji finansowych (w tym polskich zakładów ubezpieczeń) do przekazywania do USA za pośrednictwem Szefa KAS danych o saldach rachunków oraz  informacji o ich właścicielach – podatnikach USA. W ten sposób amerykańska administracja podatkowa jest zdolna do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych tych osób. Regulacje te mają zapobiec przede wszystkim zjawisku unikania opodatkowania poprzez nieopodatkowanie w USA dochodów osiąganych w innych państwach.

W Polsce obowiązki FATCA funkcjonują od 2015 r.

W praktyce, wypełnianie obowiązków FATCA sprowadza się dla zakładu ubezpieczeń do pobrania od klienta odpowiedniej dokumentacji oraz przeanalizowania jej. Drugim istotnym krokiem jest złożenie na ręce Szefa KAS raportu o amerykańskich posiadaczach rachunków.

Na czym polegają obowiązki CRS?

Analogicznym obowiązkiem jest CRS (ang. Common Reporting Standard). Jest to standard automatycznej wymiany informacji w kwestiach podatkowych pomiędzy pomiędzy tzw. państwami uczestniczącymi. W Polce obowiązki CRS obowiązują od 2017 r. na mocy ustawy z 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami. W praktyce ustawa ta nakłada na instytucje finansowe (w tym zakłady ubezpieczeń) trzy podstawowe obowiązki:

• stosowanie procedur należytej staranności oraz procedur sprawozdawczych;
• rejestrowanie czynności podejmowanych w ramach procedur należytej staranności;
• gromadzenie dokumentacji wymaganej w ramach stosowania procedur należytej staranności, w szczególności oświadczeń o rezydencji podatkowej posiadaczy rachunków (klientów).

W najbardziej ogólnym sensie, powyższe obowiązki sprowadzają się do weryfikacji kraju rezydencji podatkowej klientów i gromadzenia dowodów wskazujących na miejsce takiej rezydencji. W razie zidentyfikowania rachunków klientów zagranicznych, które podlegają obowiązkowi raportowania, zakład ubezpieczeń powinien złożyć na ręce Szefa Krajowej Administracji Skarbowej specjalny raport w terminie do dnia 30 czerwca roku następnego.

Język ustawy jest jednak na tyle szeroki, że tak naprawdę to na zakładzie ubezpieczeń jako instytucji raportującej spoczywa stworzenie adekwatnego systemu wykonywania obowiązków CRS w oparciu o własną, najlepszą ocenę. Dotyczy to zwłaszcza stworzenia odpowiednich wewnętrznych procedur CRS, doboru właściwych systemów informatycznych, czy przede wszystkim starannej weryfikacji rezydencji posiadaczy rachunków.

Brak jednolitych i konkretnych zasad realizowania obowiązków CRS może być więc polem do interpretacji. Z naszego doświadczenia widzimy, że na dzisiaj ustalonej praktyki w tym zakresie nie mają również organy, co dodatkowo utrudnia „idealne” realizowanie obowiązków raportowych.

Aktualna praktyka organów

Zgodnie z obserwowaną przez nas praktyką, w ostatnich miesiącach organy kładą szczególny nacisk na kontrolowanie prawidłowości wypełniania obowiązków CRS.

Powodów zwiększonego zainteresowania organów tym obszarem może być kilka. Do najważniejszych z nich zaliczyć można:

• fakt, że są to obowiązki stosunkowo nowe – w praktyce organów kontrole dotyczą zwykle okresów sprzed kilku (3-5) lat;
• fakt, że w poł. 2021 r. zwiększyła się liczba US które mogą taką kontrolę prowadzić – pierwotnie był to jedynie I Mazowiecki US, jednak uprawnienie to rozszerzyło się na urzędy z każdego województwa.

Przebieg kontroli

Z formalnego punktu widzenia, kontrola poprzedzona jest doręczeniem zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jest to doskonały moment na właściwe przygotowanie się do takiej kontroli.

Typowymi dokumentami, których oczekiwać może organ będą przede wszystkim:

• deklaracje CRS, ich korekty, jak i wyjaśnienia co do przyczyny złożenia korekt;
• pisemne procedury sprawozdawcze, należytej staranności, regulaminy, uchwały, instrukcje, rejestry czynności dotyczące obowiązków CRS;
• informacje o saldach rachunków;
• bazy danych (rachunków), w tym zwłaszcza bazy dotyczące klientów – nierezydentów.

Na podstawie przekazanej dokumentacji, organ przeważnie wybierze reprezentatywną próbę rachunków podlegających szczegółowej analizie. Oznacza to, że badaniu organu nie podlega każda polisa.

Kontrola CRS wymaga stałej i bieżącej kooperacji z organem. Oznacza to konieczność wyjaśniania wątpliwości organu czy też przedkładania dodatkowych dowodów.

W toku kontroli CRS organ wyda protokół kontroli zawierający wstępne ustalenia co do prawidłowości wypełniania obowiązków. W odpowiedzi na taki protokół, zakład ubezpieczeń może wnieść zastrzeżenia. W tym piśmie istnieje możliwość zajęcia własnego stanowiska co do oceny kontrolujących. Z tego względu – jeśli w protokole organ wskaże na nieprawidłowości – szczególnie ważne jest, aby zastrzeżenia przedstawiały wyjaśnienie powodów popełnienia danego błędu, lub nawet polemikę z organem i kontrargumenty na obronę prawidłowości realizowania obowiązków CRS.

Ostatecznie, na zakończenie kontroli, organ wyda tzw. wynik kontroli. W piśmie tym zawarte będą ostateczne ustalenia, opis ewentualnie wykrytych błędów, jak też zalecenia dotyczące niezbędnych do podjęcia działań naprawczych (korekt deklaracji czy zmian do procedur).

Jak działać aby zmniejszyć ryzyko?

Z naszej praktyki wynika, że przy niejednokrotnie niejasnych przepisach, nawet najbardziej rozbudowany system wypełniania obowiązków CRS nie zawsze jest „niezawodny”. Dodatkowo przy dużej skali prowadzonej działalności, nietrudno również o drobne błędy ludzkie. Jak wiemy – bazując przy tym również na praktyce organów – niemal każda kontrola prowadzi więc do zidentyfikowania mniejszej lub większej skali błędów w zakresie CRS.

W razie wykrycia naruszeń, organy mogą wszcząć postępowanie w sprawie wymierzenia tzw. administracyjnej kary pieniężnej, która może wynieść aż 1 mln zł. Niestety w rzeczywistości, nawet gdy zidentyfikowane błędy są marginalne, organy „domyślnie” wszczynają takie postępowania. Podkreślić trzeba również, że postanowienia o wszczęciu postępowania można spodziewać się nawet kilka miesięcy po zakończeniu samej kontroli.

W ramach wszczętego postępowania organ ponownie przyjrzy się ustaleniom kontrolnym, niejako ponownie oceniając sprawę. Nawet więc pomimo niekorzystnego dla zakładu wyniku kontroli, jeszcze w samym postępowaniu jest szansa na kształtowanie argumentacji na „swoją obronę”. Co ważne, w toku postępowania głównym celem jest przekonanie organu do odstąpienia od wymierzenia kary lub do miarkowania jej w maksymalnie najwyższym stopniu. Zgodnie bowiem z przepisami, wymierzana kara podlega miarkowaniu, tj. właściwemu obniżeniu stosownie do okoliczności sprawy.

Na odstąpienie od kary, lub jej korzystne miarkowanie mogą wpłynąć takie kwestie jak niewielka skala naruszeń (czy ich charakter), proaktywna postawa w toku kontroli czy przyjęcie dodatkowych działań prewencyjnych.

Biorąc to pod uwagę – bazując na naszym doświadczeniu – szczególnie kluczowe jest poważne potraktowanie już etapu kontroli i zapewnienie istotnych zasobów pozwalających na szybkie wyjaśnienie wszelkich wątpliwości organu.

To właśnie bowiem w toku kontroli organ dokonuje najistotniejszych ustaleń co do stanu faktycznego i tym samym jest to najbardziej odpowiedni moment na składanie istotnych dowodów i obronę swojego stanowiska.

Kluczowe jest więc aby już na etapie kontroli (a najpóźniej w trakcie postępowania) kształtować narrację (w ramach składanych odpowiedzi na wezwania czy zastrzeżenia) korzystną dla kontrolowanej spółki. Innymi słowy, aby podkreślać te okoliczności, które przemawiają za wymierzeniem kary w jak najniższej wysokości (wskazanie organowi argumentów przemawiających za zasadnością takiego rozstrzygnięcia).

Finalnie ewentualną karę organ wymierzy w decyzji, w której szczegółowo określi okoliczności mające wpływ na taką a nie inną wysokość sankcji.

Zakład ubezpieczeń będzie również uprawniony do skorzystania z odpowiedniej ścieżki odwoławczej, jak również możliwe jest skorzystanie z drogi sądowo-administracyjnej, poprzez złożenie skargi na niekorzystną decyzję II instancji.

Niezależnie od samej administracyjnej kary pieniężnej, niedopełnienie obowiązków CRS może stanowić również wykroczenie lub przestępstwo karno-skarbowe. Przewidzianą sankcją jest kara grzywny. Odmiennie niż w przypadku administracyjnej kary pieniężnej, odpowiedzialności KKS nie poniesienie sam zakład ubezpieczeń, a osoby, którym można przypisać odpowiedzialność za realizację obowiązków CRS.

Źródło: Miesięcznik Ubezpieczeniowy, grudzień 2023 - https://miesiecznikubezpieczeniowy.pl/