09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF?

Harmonogram wdrożenia KSeF utrzymany

17 listopada opublikowano nowe rozporządzenie, w którym Ministerstwo Finansów podtrzymało harmonogram wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zgodnie z przyjętym planem, najwięksi podatnicy – osiągający obroty powyżej 200 mln zł – zostaną objęci obowiązkiem korzystania z systemu od 1 lutego 2026 r.

Pozostali podatnicy, z nielicznymi wyjątkami, dołączą do nich od 1 kwietnia 2026 r. Choć KSeF ma docelowo charakter powszechny, ustawodawca przewidział katalog wyłączeń, które ograniczają zakres obowiązkowego fakturowania w systemie.

Wyłączenia te można uporządkować w trzy zasadnicze grupy.

📌 Po pierwsze, obejmują one czynności, które w ogóle nie podlegają fakturowaniu w KSeF.

📌 Po drugie, wskazano czynności, które nie muszą być dokumentowane w systemie, jednak podatnik może zdecydować się na ich ujęcie dobrowolnie.

📌 Po trzecie, część transakcji została objęta jedynie zwolnieniem czasowym, co oznacza, że obowiązek ich fakturowania w KSeF zostanie wprowadzony na późniejszym etapie.

Takie rozróżnienie ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia planowania wdrożenia KSeF w organizacji i pozwala właściwie ocenić, które procesy fakturowe należy dostosować już teraz, a które będą wymagały zmian dopiero w kolejnych krokach.

Kto nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF ze względu na specyfikę transakcji lub uwarunkowania techniczne?

W określonych sytuacjach – z uwagi na specyfikę branżową albo ograniczenia techniczne KSeF – ustawodawca przewidział brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (§ 2 projektu rozporządzenia). Wyłączenie to obejmuje transakcje, przy których standardowy model fakturowania w systemie jest w praktyce utrudniony lub niewykonalny.

W szczególności obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy dokumentów pełniących funkcję faktury w postaci biletów jednorazowych. Z systemu wyłączono m.in. usługi przejazdu płatnymi autostradami oraz usługi przewozu osób – koleją, autobusem, samolotem czy promem – o ile są one potwierdzane biletami jednorazowymi. Uzasadnieniem takiego rozwiązania jest przede wszystkim konieczność zapewnienia sprawnej i szybkiej obsługi pasażerów (np. na bramkach autostradowych czy w punktach sprzedaży biletów), a także uwarunkowania formalne, w tym wieloletnie umowy koncesyjne funkcjonujące w sektorze transportowym.

Jednocześnie należy wyraźnie podkreślić, że wyłączenie ma charakter wąski i obejmuje wyłącznie bilety jednorazowe. W przypadku biletów okresowych – przykładowo miesięcznych – faktury będą już musiały być wystawiane w KSeF na zasadach ogólnych.

Poza wskazanymi przypadkami, obowiązek nie obejmuje również wybranych usług o charakterze międzynarodowym, które ze swojej natury funkcjonują poza krajowymi schematami fakturowania. Przykładem są opłaty trasowe za kontrolę ruchu lotniczego, fakturowane przez EUROCONTROL, które także pozostają poza zakresem obowiązkowego KSeF.

Wyłączenia z KSeF dla usług finansowych i ubezpieczeniowych

Projektowane przepisy przewidują, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie obejmie także określonych usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT, a więc w szczególności usług finansowych i ubezpieczeniowych. Zwolnienie to ma jednak charakter warunkowy: dotyczy wyłącznie sytuacji, w których czynności te są rozliczane na podstawie dokumentów (np. polis), zawierających zakres danych węższy niż standardowa faktura wskazana w art. 106e ustawy. Innymi słowy, jeśli dokument potwierdzający wykonanie usługi ma ograniczoną treść – typową dla branżowych dokumentów finansowych czy ubezpieczeniowych – nie powstaje obowiązek jego wystawienia w KSeF.

Jednocześnie regulacja ta rodzi istotne wątpliwości interpretacyjne. Literalna treść projektu sugeruje bowiem, że „pełna” (standardowa) faktura wystawiona do polisy, zawierająca komplet elementów wymaganych art. 106e ustawy o VAT, będzie już podlegała obowiązkowi ujęcia w KSeF. Analogicznie, faktury z pełnym zakresem danych dokumentujące usługi finansowe zwolnione z VAT również powinny być wystawiane w systemie. W praktyce oznacza to, że o zakresie obowiązku przesądza nie tyle rodzaj świadczonej usługi, co forma dokumentu i poziom szczegółowości zawartych na nim danych.

Samofakturowanie a ograniczenia techniczne KSeF

Projekt rozporządzenia przewiduje ponadto wyłączenie z obowiązku KSeF określonych przypadków samofakturowania. Wynika to bezpośrednio z technicznej konstrukcji systemu, który opiera się na uwierzytelnieniu stron transakcji przy użyciu polskiego numeru NIP. W konsekwencji wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest technicznie niewykonalne w sytuacji, gdy:

1. nabywca wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy nie posługuje się polskim numerem NIP,
2. sprzedawca będący podmiotem zagranicznym nie posiada polskiego NIP, a tym samym nie ma możliwości autoryzowania w KSeF polskiego nabywcy do wystawiania faktur w swoim imieniu.

W takich konfiguracjach samofakturowanie pozostaje poza zakresem obligatoryjnego KSeF wyłącznie z przyczyn technicznych, związanych z brakiem krajowej identyfikacji podatkowej po jednej ze stron transakcji. Wyłączenie to należy zatem interpretować ściśle: jako mające zastosowanie jedynie tam, gdzie brak polskiego NIP faktycznie uniemożliwia prawidłowe wystawienie i autoryzowanie faktury w systemie.

Kto nie musi, ale może dobrowolnie korzystać z KSeF?

Druga kategoria wyłączeń ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że przepisy nie nakładają obowiązku korzystania z KSeF, ale jednocześnie dopuszczają taką możliwość, pozostawiając decyzję po stronie podatnika.

Najszerszym i najbardziej praktycznym wyłączeniem tego typu są faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązkowy KSeF obejmuje bowiem wyłącznie transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej jest – i po 2026 r. pozostanie – rozwiązaniem całkowicie dobrowolnym.

Z obowiązku wyłączono także podatników zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

W tej grupie mieści się również szczególny wyjątek związany z samofakturowaniem. Co do zasady samofakturowanie pozostaje poza zakresem KSeF, jeżeli nabywca nie dysponuje polskim NIP. Projekt rozporządzenia przewiduje jednak możliwość zastosowania KSeF w sytuacji, gdy taki nabywca posługuje się numerem VAT UE (np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów). W takim przypadku wystawienie faktury w KSeF ma charakter uprawnienia, a nie obowiązku.

Do dobrowolnych wyłączeń zaliczają się ponadto faktury VAT RR. Nabywca produktów rolnych będzie mógł wystawić taką fakturę w KSeF wyłącznie wtedy, gdy rolnik ryczałtowy uprzednio zarejestruje się w systemie oraz udzieli nabywcy odpowiedniego upoważnienia. W razie braku tych działań fakturowanie VAT RR będzie realizowane poza KSeF, na dotychczasowych zasadach.

Kto zyskał tymczasowe zwolnienie z KSeF?

Trzecia kategoria wyłączeń obejmuje podmioty, które docelowo zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF, lecz otrzymały dodatkowy czas na dostosowanie procesów. Ustawodawca wprowadził w tym zakresie dwa rozwiązania przejściowe – oba obowiązujące do 31 grudnia 2026 r. – adresowane przede wszystkim do najmniejszych przedsiębiorców.

Po pierwsze, czasowo wyłączono z KSeF paragony fiskalne zawierające NIP nabywcy, które są traktowane jako faktury uproszczone (w tym wystawiane do kwoty 450 zł). Do końca 2026 r. podatnicy będą mogli nadal dokumentować takie transakcje przy użyciu kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania tych dokumentów w KSeF zostanie rozszerzony również na tę kategorię sprzedaży.

Po drugie, przewidziano limit wartościowy uprawniający do wystawiania faktur poza KSeF. Mali przedsiębiorcy mogą dokumentować sprzedaż w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej), pod warunkiem, że łączna wartość brutto sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. To czasowe odstępstwo ma charakter przejściowy i również wygaśnie z dniem 31 grudnia 2026 r.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF zostanie wdrożony etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla podatników o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Regulacje przewidują zarówno wyłączenia trwałe – wynikające ze specyfiki transakcji lub ograniczeń technicznych – jak i wyłączenia fakultatywne, umożliwiające dobrowolne fakturowanie w KSeF w określonych przypadkach. Dodatkowo najmniejsi przedsiębiorcy zostali objęci czasowymi ulgami do 31 grudnia 2026 r., po upływie których zakres obowiązkowego KSeF ulegnie rozszerzeniu.

Interesują Cię takie treści i nie chcesz, żeby Cię ominęły?
Zapraszamy do naszego newslettera!

Zobacz wszystkie dotychczasowe wpisy z serii:

• 01. Awaria KSeF – co z terminem wystawienia faktury?  >>
• 02. Samofakturowanie w KSeF. Kiedy powstaje faktura, jak ją akceptować i jak uniknąć błędów? >>
• 03. Faktury korygujące w KSeF – jak zrobić to poprawnie? >>
• 04. Techniczne aspekty wystawiania i oznaczania faktur – czyli kody QR w praktyce >>
• 05. Dostarczanie faktur w KSeF oraz poza KSeF – praktyczne problemy >>
• 06. Co musisz wiedzieć o nowej schemie FA(3)? >>
• 07. Nowe obowiązki w JPK_VAT – rewolucja w raportowaniu przed wdrożeniem KSeF >>
• 08. Co zrobić, kiedy kontrahent nie korzysta z KSeF? >>
• 09. Kto i kiedy nie musi korzystać z KSeF? >>